نرم افزار حسابداری

امروزه استفاده از نرم افزار حسابداری ، انجام امور مالی را برای حسابداران بسیار آسان کرده است. در واقع حسابداری کار ساده ای نیست و محاسبات و بررسی های پیچیده ای را می طلبد. در حسابداری اموری مانند مدیریت حقوق و دستمزد ها ، هزینه های پیش بینی نشده و مالیات لازم است که مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرند و هنگامی که این داده ها و اطلاعات بسیار زیاد باشند ممکن است که هر حسابداری را حتی اگر حرفه ای باشد را سردرگم کرده و او را با مشکل مواجه نماید. اما باید گفت که خوشبختانه با پیشرفت علم و تکنولوژی امکان این امر فراهم شده تا حسابداران بتوانند با استفاده از نرم افزار های مخصوصی امور کاری خود را مدیریت کرده و به انجام برسانند. این نرم افزارها با سازماندهی داده ها و اطلاعات مختلف و انجام محاسبات متفاوت به حسابداران کمک خواهند کرد تا به راحتی به امور مالی رسیدگی کنند.

بنابراین می توان بیان نمود که این نرم افزار ها از اهمیت بالایی برخوردار هستند و کارایی های بیشماری دارند که در این مقاله قصد داریم روش کار با این نرم افزار ها و چگونگی عملکرد و کاربرد های آنها را به طور کامل مورد بررسی و تحلیل قرار دهیم.

نرم افزار حسابداری چیست؟

فعالیت های تجاری شامل عملیات بیشماری است که لازم است هر یک از یک از این عملیات مدیریت شوند. در گذشته از برگه های کاغذی به منظور ارائه ی داده ها و اطلاعات مختلف استفاده می شد اما امروزه نرم افزارهای گوناگون جایگزین این برگه ها گزارش ها شده اند. نرم افزار در واقع یک برنامه ای است که قابلیت های مختلفی در آن وجود دارد و فرد می تواند با استفاده از این امکانات با سرعت بیشتری به انجام امور بپردازد. در حال حاضر نرم افزار ها در همه ی زمینه های کاری به کمک ما آمده و تغییر و تحول گسترده ی در نحوه ی انجام امور ایجاد کرده اند. در واقع حسابداران نیز از این قابلیت جدید به منظور سرعت بخشیدن به امور محاسباتی و افزایش دقت در انجام این محاسبات استفاده می کنند. در نتیجه انجام امور به طور قابل توجهی سریع شده و و در زمان صرفه جویی می شود.

چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟

بسیاری از افراد وجود دارند که در مقابل یاد گرفتن امور جدید از خود مقاومت نشان داده و معتقدند که انجام امور به روش سنتی بسیار بهتر است. در پاسخ به چنین افرادی باید بگوییم که با توجه به گسترش روز افزون فضای کسب و کار  استفاده ی از کامپیوتر در انجام حتی کوچکترین امور از اهمیت بالایی برخوردار شده است. علت این امر نیز آن است که استفاده از نرم افزارهای موجود به شما این امکان را می دهد تا امور مختلف را در زمان کوتاه تری به انجام برسانید. در دنیای امروزی مدیریت زمان بسیار مهم است چرا که هر چه شما در انجام امور خود سریع تر باشید به دنبال آن درآمد بیشتری کسب خواهید کرد. تمام مواردی که ذکر شد در مورد حسابداری نیز وجود دارد. در واقع در حسابداری زمان برابر است با پول. بنابراین در صورتی که شما عمده ی زمان خود را صرف محاسبات دستی اطلاعات بانکی و سایر امور مالی نمایید، هرگز در شغل خود به پیشرفت های لازم دست نخواهید یافت.

طبق تحقیقات صورت گرفته بیان شده که حدود 70 درصد از حسابداران اقرار کرده اند که استفاده از نرم افزارهای حسابداری باعث شده که کارایی بیشتری داشته باشند و کارهای خود را با سرعت بیشتری انجام دهند. در ضمن استفاده از نرم افزارهای حسابداری باعث شده که حسابداران تمرکز بیشتری بر روی کارهای خود داشته و در نتیجه در حسابداری پیشرفت و رشد کنند.

هزینه برای نرم افزار حسابداری کاملاً به صرفه بوده و به شما کمک می کند که در انجام امور مختلف حسابداری به سرعت مورد نظرتان دست پیدا کنید.

ویژگی های یک نرم افزار حسابداری کاربردی

به منظور انتخاب یک نرم افزار حسابداری و استفاده از آن لازم است که بدانید یک نرم افزار حسابداری خوب چه ویژگی هایی باید داشته باشد. در واقع حسابداری شغلی است که وظایف متعددی را برعهده داشته و باید در مدت زمان مشخصی هر یک از این وظایف را به انجام برساند. بنابراین نرم افزاری که شما به منظور انجام امور مالی خود انتخاب می کنید باید بتواند نیاز های شما را برطرف کرده و کارها و وظایف شما را سازماندهی کند. در ادامه برخی از مهمترین خصوصیاتی که یک نرم افزار در حسابداری باید داشته باشد را بیان خواهیم کرد.

بررسی کامل صورتحساب های مختلف:

یک نرم افزار حسابداری باید  توانایی محاسبات مختلف که در حسابداری کاربرد دارند را داشته باشد.

امنیت داده ها:

داده ها و اطلاعات در حسابداری از اهمیت بالای برخوردار بوده و لازم است که این داده محرمانه باقی بمانند و و از آنها محافظت شود. یک نرم افزار حسابداری مناسب باید سطوح امنیتی مختلفی برای حفاظت از داده ها داشته باشد. این داده ها و اطلاعات باید در نرم افزار رمزگذاری شده و مجوز های دسترسی تنها برای برخی از کاربران داده شود. در ضمن یک نرم افزار در حسابداری باید در مقابل حمله ی اسپم ها از امنیت کافی برخوردار باشد تا در نهایت حسابداران با اطمینان خاطر داده ها به این نرم افزار ها انتقال داده و منافع شرکت در معرض خطر قرار نگیرد.

مدیریت موجودی:

یک نرم افزار حسابداری خوب به شما این امکان را می دهد تا از میزان تولید محصولات ، سفارشات ، فروش محصولات و موجودی آنها به طور جداگانه آگاهی داشته باشید. همچنین در صورتی که خط تولید شرکتی که شما در آن مشغول به کار هستید تولید انبوه داشته باشد، شما می توانید میزان سود و ضرر هر بخش را به کمک این نرم افزار محاسبه نمایید.

سیستم حقوق و دستمزد:

چنانچه نرم افزار حسابداری یک سیستم حقوق و دستمزد مجهز باشد شما می توانید به کمک این ویژگی حقوق و دستمزد کارمندان را پردازش کنید. در ضمن چنین سیستمی به شما امکان می دهد تا بتوانید مالیات را پرداخت کرده و و گزارش های مالی و قانونی را ایجاد کنید. همچنین این سیستم حقوق کارمندان را به طور خودکار به حساب آنها واریز کرده و یا در صورت نیاز چک های لازم را مدیریت خواهد کرد. بسیاری از حسابداران می دانند که محاسبه ی حقوق کارمندان یک لیست بلند و کاری سخت و مستعد خطا است که نرم افزار های موجود این امکان را فراهم می کنند تا شما در کوتاه ترین زمان و بدون وجود خطایی به رسیدگی این امور بپردازید.

حسابداری اصلی:

از جمله مهمترین ویژگی هایی که یک نرم افزارهای حسابداری باید داشته باشد این است که کلیه ی حساب ها را در خود جای دهد. بدین معنی که در حسابداری یک سری حساب های دریافتی ، حساب های پرداختی ، دارایی های ثابت و امور بانکی وجود دارد که نرم افزار در حسابداری باید فاکتور هایی برای جداسازی این حساب ها و دسترسی آسان به آنها را فراهم کند. در ضمن نرم افزار حسابداری باید کلیه ی حساب های موجود را با معاملاتی که صورت می گیرد تطبیق داده و نتیجه ی حاصل را به حسابدار ارائه دهد.

مدیریت دارایی ثابت:

در صورتی که شرکت شما دارایی های متعددی دارد که هر یک جدا از هم می باشند، یک نرم افزار حسابداری مناسب باید بتواند هر یک از این دارایی ها به صورت جداگانه در خود جای دهد. در واقع این نرم افزار ها امکان این را فراهم می کنند که شما بتوانید دارایی های ثابت را به منظور نگهداری و اقدامات پیشگیرانه از سرقت و دزدی ردیابی کنید. نرم افزار های حسابداری شما از هزینه هایی که برای نگهداری این دارایی ها صرف می کنید آگاه کرده و به شما در تصمیم گیری در زمینه ی حفظ دارایی ها و یا فروش آنها کمک خواهد کرد.

گزارش و تجزیه و تحلیل:

نرم افزارهای حسابداری می توانند اطلاعات مالی مهمی را به حسابداران و یا مدیران مالیاتی انتقال دهند. در گذشته تحلیل داده های حاصل از محاسبات مختلف بر عهده ی حسابداران بود اما امروزه نرم افزارهایی وجود دارند که این تجزیه و تحلیل را انجام داده و اطلاعات لازم را در اختیار افراد قرار می دهند. این امر مدیریت داده ها را تسهیل کرده و به افراد کمک می کند تا بهترین تصمیم را برای پیشرفت شرکت اخذ نمایند. همچنین داده های موجود را می توان به کمک این نرم افزارها به صورت گزارش به دیگر افراد منتقل کرد.

اتوماسیون:

اتوماسیون مهم ترین اصل در یک نرم افزار حسابداری است که اعتماد افراد را به این گونه نرم افزارهای حسابداری جذب خواهد کرد. در حقیقت نحوه ی عملکرد یک نرم افزار باید به این صورت باشد که فرآیند های مختلف را ساده سازی کند و این امر را در معاملات ساده حسابداری تا معاملات پیچیده در این زمینه فراهم نماید. امروزه بسیاری از شرکت ها از نرم افزار های حسابداری به منظور ایجاد گزارش های حقوق و دستمزد ، هزینه ی کارکنان ، بودجه ی شرکت ، خرید های لازم ایجاد فاکتور های مورد نیاز و تشکیل پرونده ها و رسیدگی به امور مالیاتی استفاده می کنند. اگر یک مورد باشد که برای حسابداران از اهمیت ویژه ای برخوردار باشد آن اتوماسیون یک نرم افزار حسابداری است.

مدیریت مالیات:

قوانین مالیاتی با گذشت زمان تغییر کرده و دچار تغییر و تحول می شوند. یک نرم افزار حسابداری خوب باید به روز بوده و خود را قوانین به روز تطبیق دهد. این گونه نرم افزار ها به صورت مرتب در هنگام پرداخت مالیات هشدار می دهند و با شما می توانید با پرداخت به موقع مالیات از جریمه های مالیاتی پیشگیری کنید. چنین نرم افزار هایی نگرانی افراد از پرداخت هزینه ها را با وجود قوانین سخت گیرانه برطرف می کنند و آنها را در اداره ی امور مختلف یاری خواهد کرد.

دسترسی به اطلاعات از طریق تلفن همراه:

نرم افزارهای مورد استفاده در حسابداری نسخه ای برای اجرا شدم بر روی تلفن همراه نیز دارند که این ویژگی به شما امکان می دهد تا در هر زمانی در جریان امور و اطلاعات قرار بگیرید. در ضمن این خصوصیت به شما امکان می دهد در زمان هایی که در شرکت حضور ندارید خطوط ارتباطی شما با مشتریان و فروشندگان قطع نشده و بتوانید امور مختلف را مدیریت نمایید.

ادغام:

نرم افزارهای حسابداری ممکن است از این قابلیت برخوردار باشند که بتوانند بر روی پلتفرم های مختلف اجرا شوند و یا ارتباطاتی با سایر نرم افزارهای حسابداری داشته باشند. در ضمن قابلیت ادغام به شما امکان می دهد تا به طور همزمان بر روی چندین پروژه کار کرده و آنها را پیش ببرید. ادغام در مقایسه با زمانی که شما مجبور هستید تا پنجره های بیشتری باز کنید ، بازدهی بیشتری برای شما به همراه خواهد داشت.

برنامه ریزی:

یک نرم افزار حسابداری مناسب با پیش بینی هزینه های لازم برای تولید یک کالا و یا انجام یک پروژه می تواند به شما در تقسیم بندی بودجه کمک شایانی مرده و شرکت شما در جهت عملکرد بهتر راهنمایی کند. در ضمن برخی از نرم افزارها قسمت‌هایی دارند که شما می توانید در آنها امور مربوط به حسابداری را وارد کرده و به کمک نرم افزار این امور را سازماندهی و برای انجام آنها برنامه ریزی کنید.

امضای الکتریکی:

برخی از نرم افزارهای حسابداری از این قابلیت برخورداند که هویت فرد را تشخیص دهند. در واقع امضای الکتریکی این امکان را فراهم می کند تا صلاحیت فرد برای انجام امور مالیاتی مانند پرداخت ها و دریافتی ها ، سنجیده شده و امنیت را به طور چشمگیری افزایش می دهد.

در پایان باید گفت گرچه نرم افزارهای موجود در زمینه ی حسابداری بسیار متنوع و گسترده هستند و کارهایی مختلف را به انجام می رسانند اما باعث نمی شود که شما بدون یادگیری مهارت های اولیه در حسابداری و تنها به صرف استفاده از این گونه نرم افزارها، این شغل را برگزینید. در واقع حسابداری مانند هر شغل دیگری نیاز دارد که به طور مداوم در مورد روش های جدید آموزش دیده و تحقیق کنید. در ضمن شما باید بتوانید اطلاعات حاصل از این گونه نرم افزار حسابداری را تحلیل کرده و نتایج را به زبان ساده به مدیران شرکت منتقل نمایید.