مزایای نرم افزارهای حسابداری بسیار گسترده است و به واسطه این مزایا نرم افزارهای حسابداری کاربردهای بیشماری دارند. با توجه به گسترش تکنولوژی و انجام کارها به وسیله کامپیوتر امکان این امر فراهم شده تا افراد بتوانند با استفاده از نرم افزارها کارهای خود را به صورت متفاوتی به انجام برسانند و این موضوع به علت مزایای نرم افزارهای حسابداری است.
حسابداری از جمله شغل‌هایی است که نیازمند سازماندهی دادهها و اطلاعات مختلف و همچنین محاسبات پیچیده است که برای انجام آن به واسطه انسان‌ها زمان زیادی مورد نیاز می‌باشد اما سرعت به عنوان یکی از مزایای نرم افزارهای حسابداری می باشد که در زمان این کار صرفه جویی نموده است.
نرم افزارهای موجود در حسابداری در زمینه‌های بسیار متنوعی به کمک حسابداران آمده و به کار آنها سرعت و نظم بخشیده است. در واقع نرم افزارهای حسابداری به دلیل قابلیت هایی مختلفی که دارند بسیار مورد توجه حسابدارن قرار گرفته‌اند و از محبوبیت زیادی برخوردار شده‌اند که این مسأله نشان دهنده مزایای نرم افزارهای حسابداری است.
روزانه افراد بیشتری در سراسر جهان از نرم افزارهای حسابداری استفاده کرده و از مزایای نرم افزارهای حسابداری بهره مند می شوند. در مقاله ی پیش رو قصد داریم تا تمامی مزایای نرم افزارهای حسابداری و علت اینکه چرا باید از این نرم افزارها استفاده کنید را شرح خواهیم داد.
افزایش سرعت از مزایای نرم افزارهای حسابداری
از مهمترین مزایای نرم افزارهای حسابداری این است که می‌تواند به کارهای شما سرعت ببخشد. این نرم افزارها با داشتن قابلیت انجام همزمان بسیاری از فعالیت‌های حسابداری در کوتاه‌تر شدن زمان لازم برای انجام امور حسابداری کمک شایانی خواهند نمود. در حسابداری انجام امور محاسباتی به صورت دستی بسیار زمانبر بوده و ممکن است که با خستگی حسابدار احتمال بروز خطا در محاسبات افزایش یابد.
در نرم افزارهای حسابداری شما می توانید فاکتورها و گزارش های لازم را تهیه کرده و به طور همزمان به پرداخت های بانکی بپردازید. همچنینن افزایش سرعت انجام امور مالیاتی سبب می شود که زمان فرد کمتر هدر رفته و بتواند از این زمان در راستای یادگیری روش‌های جدید و یا امور مختلف استفاده کند تا در نتیجه با افزایش آگاهی و سواد حسابدار، میزان اعتبار او نزد مدیران افزایش یافته و مسئولیت‌های بیشتری به آنها واگذار شده و در نتیجه درآمد آنها به طرز چشمگیری افزایش خواهد داشت.
افزایش دقت
از دیگر مزایای نرم افزارهای حسابداری می توان به این مورد اشاره نمود که احتمال بروز خطا در این نرم افزارها بسیار کم است. در صورتی که داده‌های ورودی به نرم افزار که توسط حسابدار وارد می شود از صحت کافی برخوردار باشد ، نتایج به دست آمده از نرم افزارهای حسابداری کاملاً دقیق خواهد بود که این مسأله مهمترین مزایای نرم افزارهای حسابداری می باشد.
هنگامی که یک حسابدار به صورت دستی و سنتی به محاسبات مختلف می پردازد خطا در یک محاسبه و عدد می تواند تمامی نتایج حاصل را تحت تأثیر قرار دهد. اما در صورتی که این محاسبات به نرم افزارهای حسابداری سپرده شود به احتمال بسیار زیاد هیچ خطا و یا اشتباهی در محاسبات رخ نخواهد داد.
همچنین این نرم افزارها با داشتن قابلیت پرداخت های مختلف سبب می شوند که تمامی پرداخت های مالی و بانکی و مالیاتی به طور کاملاً دقیق انجام شوند و خطایی در اینگونه پرداخت ها رخ ندهد.
صورتحساب های مالی :
صورتحساب های مالی در حسابداری از اهمیت بالایی برخوردارند و علت این امر نیز آن است که مدیران و مسئولان شرکت و ادارات مختلف از این گزارش‌ها و یا صورتحساب‌ها به منظور اخذ تصمیمات مهم و راهبردی شرکت‌ها استفاده می‌کنند. نرم افزارهای حسابداری اینگونه گزارش‌ها و صورتحساب ها را به صورت هفتگی به مدیران ارائه می دهند تا آنها در جریان کامل امور قرار دهد.
در ضمن اینگونه گزارش‌ها به صورت سالانه نیز ارائه میشوند که نوشتن آنها به صورت دستی بسیار سخت خواهد بود و نرم افزارها اینگونه گزارش های سخت را به راحتی و در کمترین زمان به شما ارائه می‌دهند. در نتیجه به واسطه مزایای نرم افزارهای حسابداری شما می توانید در سریع ترین زمان ممکن گزارشات خود را در اختیار داشته باشید.
مدیریت جریان نقدی
از مزایای نرم افزارهای حسابداری این است که به شما امکان می دهد تا در جریان کامل پول های نقد خود قرار بگیرید. این نرم افزارها به شما کمک می کند تا مبالغ قابل پرداخت ، بدهی ها ، وام ها و دارایی های شرکت را مدیریت کرده و هر یک را در زمان مورد نیاز پرداخت نمایید.
در ضمن برخی از این نرم افزارها از این قابلیت برخورداند که شما زمان پرداخت وام ها و یا بدهی ها مختلف را به آنها بدهید و این نرم افزارها در زمان موعد به طور خودکار مبالغ لازم را پرداخت نمایند.
در ضمن چنین نرم افزارهایی به شما با تجزیه و تحلیل دادهها به شما می گویند که به منظور انجام یک پروژه و یا تولید یک کالا به چه مقدار بودجه نیاز خواهید داشت. نرم افزارهای حسابداری گزارش‌های مورد نیاز در باره پرداخت های پول نقد را در اختیار شما قرار خواهند داد.
ارائه ی نمودارهای ترسیمی
حسابداری حرفه ای است که در آن از تعداد و ارقام بسیاری استفاده می شود و گاهی درک این اعداد و آمار مختلف برای حسابدار و یا مسئولان شرکت بسیار سخت خواهد بود. بنابراین بسیاری از حسابدارن نتیجه گرفتند که استفاده از نمودارها به منظور انتقال مطلب بسیار کارآمدخواهد بود. اما رسم نمودارها به صورت دستی کاری بسیار سخت و دشوار است.
امروزه نرم افزارهای حسابداری این قابلیت را دارند که وارد کردن اطلاعات و داده ها و تعریف هر قسمت نمودار بتوانید نمودارهای لازم را به راحتی به دست بیاورید. یک حسابدار می تواند با استفاده از نمودارها گزارش های سود و ضرر را به راحتی به مدیران منتقل کرده و آنها را در جریان کامل امور قرار دهد.
افزایش تمرکز
از دیگر مزایای نرم افزارهای حسابداری این است که مدیریت امور مالی شما با استفاده از این نوع نرم افزارها متمرکز خواهد شد. زیرا با استفاده از این نرم افزارها شما می توانید با برنامه هایی از قبیل مدیریت موجودی ، صورتحساب ، حقوق و دستمزد و یا حتی ارتباط با مشتری را از داخل این نرم افزارها هدایت کرده و تنها از یک نرم افزارها برای انجام کلیه ی این امور استفاده نمایید. نرم افزار های حسابداری با سازماندهی و مرتب کردن اینگونه امور باعث صرفه جویی در زمان و هزینه ی شما خواهند شد. چرا که نیازی به خرید نرم افزارهای جداگانه برای انجام اینگونه امور نخواهید داشت.
به روز رسانی امور
از دیگر ویژگی های یک نرم افزار حسابداری این است که این نرم افزارها باید با توجه به قوانین جدید حاکم بر دنیای تجارت به روز رسانی شوند. در واقع قوانین و روش های موجود در حسابداری به طور مداوم در حال تغییر و تحول هستند لازم است که حسابدار نیز از این تغییر و تحولات آگاهی داشته و این قوانین جدید را اجرا نمایید. در ضمن در مورد گزارش های مالی ممکن است که در لحظه در آنها تغییری ایجاد شود که لازم است یک نرم افزار حسابداری همواره به روز بوده و تغییرات موجود را اعمال کند.
در دسترس بودن داده ها از جمله مزایای نرم افزارهای حسابداری
دسترسی ساده به دادهها و اطلاعات موجود در رابطه با امور مالی از دیگر مزایای نرم افزارهای حسابداری است. شما می‌توانید با استفاده از این گونه نرم افزارها در هر زمانی به اطلاعاتی که می‌خواهید دست یافته و در امور مختلف آن را به کار ببرید. تنها نکته حائز اهمیت این است که شما باید در هنگام دادهها و اطلاعات لازم به نرم افزار دقت کافی را به کار ببرید تا در نتیجه در هنگام استفاده از نرم افزار و استفاده از داده ها دچار مشکلی نشوید.
یادگیری
برخی از نرم افزارهای موجود در حسابداری از این امکان برخوردارند که در آنها آموزش های لازم برای پیشرفت در زمینه ی حسابداری وجود دارد. این نرم افزار ها با به روز رسانی و یافتن روش های جدید در امور حسابداری به شما کمک می کند تا بتوانید راهکارهای جدید در رسیدگی به امور حسابداری را یاد گرفته و از این روش ها در راستای ارتقای سطح خود استفاده کنید. روش های جدید به شما امکان می دهد تا وظایف مربوط به حسابداری را در زمان کمتری به انجام رسیده و در نتیجه از سرعت بیشتری بهره مند شوید.
صرفه جویی در هزینه ها
از دیگر مزایای نرم افزارهای حسابداری این می باشد که به شما امکان می دهند تا با انجام کارها به صورت الکتریکی انجام دهید. در واقع با تولید گزارش های حسابداری به صورت الکتریکی و انتقال آنها به صورت آنلاین به مدیران دیگر از کاغذ و برگه ها ی مختلف استفاده نشده و در هزینه های شما صرفه جویی خواهد شد. در ضمن اینگونه نرم افزارها با انجام امور بانکی به صورت آنلاین این امکان را فراهم می کنند که دیگر نیازی نباشد تا شما به صورت شخصی به بانک ها مراجعه کرده و نسبت به پرداخت مبلغ اقدام نمایید.
به حداقل رساندن خطاها از جمله مزایای نرم افزارهای حسابداری
هنگامی که از یک سیستم کامپیوتری استفاده می کنید در هنگام تایپ کردن و یا در هنگام محاسبه ی مبالغ مختلف اشتباهات را کاهش داده و کمتر دچار سردرگمی می شوید. در واقع نرم افزارهای حسابداری با بررسی و به انجام رساندن امور مختلف حسابداری به شما امکان می دهد که با اطمینان خاطر و بدون نیاز به بررسی و یا محاسبه مجدد به انجام کارها بپردازد و نگرانی و استرس کاری شما را به شدت کاهش خواهد داد.
انجام امور مالیاتی توسط نرم افزار های حسابداری
یکی از ارزشمندترین ویژگی‌ها و مزایای نرم افزارهای حسابداری این است که مالیات را محاسبه کند. قوانین مالیاتی معمولاً باگذشت زمان دچار تغییر و تحول میشوند و لازم است که حسابدار در صورت نیاز به محاسبه ی مجدد مالیات بپردازد.
اما نرم افزارهای حسابداری با به روز بودن و محاسبه ی درصدهای مالیاتی مختلف این مشکل را برطرف و رفع نموده اند. برخی از این نرم افزارها از این قابلیت برخورداند که مبالغ مالیاتی را در موعد مقرر پرداخت می کنند. این یک مزیت مهم است چرا که پرداخت نکردن مالیات ممکن است که جریمه های سنگینی را برای شرکت به دنبال داشته و شرکت را با مشکل مواجه نماید.
فاکتورهای کامپیوتری
از مزایای نرم افزارهای حسابداری این است که فاکتورهایی را برای مشتریان فراهم می کند. در اینگونه فاکتورها مواردی مانند میزان بدهی مشتریان ، میزان مبلغ پرداختی به آنان و موارد دیگر بیان می شود. با وجود چنین امکاناتی شما می توانید در صورت بدهکار بودن مشتریان با آنها تماس گرفته و مزیان ها به حداقل برسانید. این امر به حسابدار کمک می کند تا بتواند با در نظر گرفتن بدهی های شرکت و مبالغ پرداختی میزان بودجه را در دوره ی مشخصی تعیین کرده و نسبت به چگونگی استفاده از آن برنامه ریزی نماید. این مزیت به شرکت‌ها و ادارات مختلف این امکان را می دهد تا به سرعت لازم که نیاز دنیای تجارت امروزی است دست پیدا کنند.
سازمان دهی
در گزارش هایی که به صورت دستی تهیه میشوند امکان این امر وجود دارد برگه‌های گزارش گم شده و یا حسابدار برخی از اطلاعات را فراموش کند. با وجود یک نرم افزار حسابداری مناسب تمامی اطلاعات و دادهها به راحتی در دسترس هستند و به طور منظم سازماندهی شده‌اند. در ضمن در صورت احتیاج به اطلاعات حسابدار می‌تواند به راحتی آنها را چاپ کرده و مورد استفاده قرار دهد. در شرکت‌های بزرگ و یا ادارات دولتی که دادهها و اطلاعات زیادی وجود دارد اینگونه نرم افزارهای حسابداری می‌توانند بسیار مفید واقع شده و تمامی این اطلاعات را به صورت جداگانه و مرتب سازماندهی کنند.
صحت اطلاعات
سازمان‌های مختلف باید سوابق مالی خود را به صورت اسناد نگهداری کنند. این امر از اهمیت بالایی برخوردار است چرا که در صورت بروز مشکلات قانونی فرد می‌تواند با ارائه مدارک موجود مسئله را حل و فصل نماید. نوشتن این سوابق مالی بسیار وقت گیر بوده و نیازمند دقت بالا و قدرت تجزیه و تحلیل زیاد می باشد. بنابراین این امر موضوعی طاقت فرسا برای حسابداران است. نرم افزارهای حسابداری در این زمینه نیز به کمک حسابداران آمده و آنها را در محاسبه و رسیدگی به این سوابق کمک شایانی خواهد نمود.
در نهایت باید بگوییم با وجود اینکه که نرم افزارهای حسابداری مزایای زیادی دارند معایبی نیز به همراه دارند. چنین نرم افزارهایی باعث میشوند که شما بتوانید بدون داشتن دانش اولیه در زمینه حسابداری به انجام امور حسابداری بپردازید.
اما در کل باید گفت که این نرم افزارها کمک بزرگی برای حسابداران محسوب شده و سبب این میشود که کارها با دقت بالاتر انجام شوند. اینگونه نرم افزارهای حسابداری باعث می شود که حسابداران در زمان کوتاه کارهای بیشتری انجام داده و در نتیجه درآمد آنها با توجه به انجام کارهای بیشتر ، افزایش یابد. در واقع مزایای نرم افزارهای حسابداری سبب شده است تا این نرم افزارها به عنوان نرم افزارهای محبوب مورد استفاده قرار بگیرند.
