در حسابداری یک معادله اصلی وجود دارد که برابر است با (دارایی = بدهی + سرمایه) که این معادله سه حساب اصلی در حسابداری را معرفی می کند. به طور کلی می توان گفت این سه حساب به عنوان منشاء تمامی حساب های حسابداری معرفی می شوند که بسیار حائز اهمیت می باشند و هر کدام زیر مجموعه های خاص خود را دارند.
برای مثال دارایی ها موارد متنوعی مانند صندوق، حساب های دریافتنی، بانک، اموال و .. را شامل می شود. در واقع در این معادله اصلی، حساب های دائمی ذکر شده است که همواره کاربرد دارد. دیگر حساب ها نیز حساب های موقت نام دارد که می تواند حساب سود و زیان، حساب درامد و برداشت و .. را نام برد. با توجه به موارد ذکر شده در ادامه به طبقه بندی حساب ها می پردازیم.
طبقه بندی حساب ها :
همانطور که گفتیم حساب های اصلی شامل دارایی، بدهی، سرمایه است که هر کدام از این ها برای کاربردی بودن از زیر مجموعه های خاص خود تشکیل شده اند. این زیر مجموعه ها امکان استفاده آسان از انواع حساب ها را به وجود می آورد.
ثبت تمامی اقلام دارایی به عنوان زیر مجموعه حساب اصلی ما را با انبوهی از حساب ها مواجه خواهد کرد که کمی گیج کننده خواهد بود به عنوان مثال حساب دارایی شامل بدهی ، کلیه حساب سرمایه و همه حساب های موقت خواهد بود. به دلیل سهولت در کار حساب ها را طبقه بندی می کنند. در این طبقه بندی برای هر سیستم حسابداری سه نوع حساب طبقه بندی شده در نظر می گیرند که این این سه حساب شامل حساب های کل، حساب های معین، حساب های تفصیلی است.
در ادامه به بررسی این سه طبقه در حسابداری می پردازیم.
حساب کل:
حساب کل همانطور که از نامش پیدا است به عنوان کلی ترین طبقه بندی در حسابداری تعریف می شود. اگر هر یک از اجزای معادله حسابداری را در نظر بگیرید، برای هر کدام از این اجزا به تعداد زیادی می توان حساب کل در نظر گرفت. در واقع برای ایجاد حساب کل حسابدار با توجه به صلاح دید خود می تواند تعداد مناسبی را در نظر بگیرد. البته استانداردهایی هم برای ایجاد این حساب وجود دارد ولی این استاندارد ها در ایجاد حساب کل به تعداد بیشتر یا کمتر برای هر یک از اجزا هیچ محدودیتی را به وجود نخواهد آورد.
اگر بخواهیم مثالی برای ایجاد حساب کل ذکر کنیم، یک حسابدار می تواند برای هر کدام از زیر مجموعه های حساب دارایی یک حساب کل مجزا ایجاد نماید مانند حساب بانک، حساب دریافتنی، حساب اشخاص، و.... برای دیگر حساب های معادله حسابداری نیز این قانون وجود دارد و امکان تعریف نامحدودی حساب کل وجود دارد و هیچ گونه حد و مرزی برای ایجاد حساب کل وجود ندارد.
حساب معین :
بعد از حساب کل نوبت به حساب معین می رسد در واقع حساب معین زیر مجموعه حساب های کل است و به عنوان دومین طبقه حساب ها در حسابداری در نظر گرفته می شود که از حساب کل جزئی تر است. به عنوان مثال حساب های معین برای حساب کل "بانک" می تواند شامل حساب بانک ملی، حساب بانک ملت ، حساب های جاری و ... باشد.در حساب های معین نیز حسابدار متناسب با تجربه و استعداد خود به تعریف و نامگذاری آنها می پردازد. و محدودیتی در نام گذاری و عنوان بندی و تعداد آن وجود ندارد.
در اینجا برای واضح تر شدن موضوع حساب های معین به ارائه مثالی می پردازیم :
فرض کنید می خواهید برای حساب کل "هزینه های جاری" حساب های معین مشخص نمایید. امکان تعریف حساب های معین با عنوان های "هزینه پذیرایی" ، "هزینه نظافت" ، " هزینه قبض ها" و... وجود دارد. و یا برای حساب کل "هزینه حقوق" می توان حساب های معین مختص به آن مانند هزینه حقوق پرسنل اداری، هزینه حقوق پرسنل تولید، و ... را تعریف کرد. در واقع حساب های معین ریز شده و زیر مجموعه حساب های کل است.
حساب تفصیلی :
طبقه بندی بعدی بعد از حساب های کل و حساب های معین حساب های تفصیلی می باشد که به عنوان زیر مجموعه حساب های معین در نظر گرفته می شود. در واقع این طبقه اخرین طبقه و جزئی ترین طبقه حسابداری محسوب می شود.
در این مورد نیز معادل هر حساب معین امکان تعریف نامحدودی از حساب های تفصیلی وجود دارد، که با توجه به نظر حسابدار انجام می شود. برای مثال می توان حساب کل "بانک" حساب معین "بانک ملت" و حساب تفصیلی "بانک ملت به شماره حساب125485" را به صورت طبقه بندی شده تعریف کرد. یا حساب کل "هزینه حقوق پرسنل" حساب معین "حقوق پرسنل اداری" و حساب تفصیلی"حقوق علی احمدی" و دیگر پرسنل را به ریز اسامی معرفی کرد.
البته برای ایجا حساب های تفصیلی می توان آن را سطح بندی کرد و به صورت سطح یک و سطح دو معرفی نمود. مثلا برای حساب معین حقوق پرسنل اداری می توان در سطح اول حساب تفصیلی حقوق پرسنل واحد برنامه ریزی را در نظر گرفت و در سطح دو اسامی پرسنل این واحد را منظور نمود. که این سطح بندی در بعضی از سیستم های حسابداری وجود دارد و در بعضی دیگر به صورت همان یک سطحی تعریف می شود.
انواع سطوح حسابداری کدام است؟
به طور خلاصه در توضیحات ذکر شده طبقه بندی حساب ها را بیان کردیم و گفتیم برای اینکه ثبت و استفاده از اطلاعات حسابداری آسان و قابل فهم باشد حساب ها را به سه دسته طبقه بندی می کنیم که این سه دسته به ترتیب حساب کل، حساب معین و حساب تفصیلی می باشد که هر یک زیر مجموعه قبلی است، همچنین در بعضی از سیستم ها دسته چهارمی به نام حساب تفصیلی سطح دو نیز وجود دارد که به آن نیز اشاره کردیم. که در این حالت یک سیستم چهار سطحی خواهیم داشت.
همچنین بیان کردیم که امکان تشکیل چندین حساب معین برای یک حساب کل وجود دارد و امکان تعریف چندین حساب تفصیلی برای یک حساب معین وجود دارد و در این موارد محدودیتی وجود ندارد و با توجه به تجربه و استعداد حسابدار قابل تعریف است.
کدینگ شناور و ثابت :
در اینجا نوبت به ذکر کدینگ ثابت و شناور می رسد.
- کدینگ ثابت: در کدینگ ثابت هر حساب تفصیلی فقط به یک حساب معین متصل می شود و هر حساب معین فقط به یک حساب کل متصل خواهد شد. برای مثال حساب تفصیلی حقوق علی احمدی فقط به حساب معین حقوق پرسنل اداری متصل است و حساب معین حقوق پرسنل اداری نیز فقط به حساب کل هزینه حقوق پرسنل متصل می شود. این سیستم حسابداری کدینگ ثابت در بعضی از شرکت ها استفاده می شود.
- کدینگ شناور: در کدینگ شناور وضع فرق می کند، در این حالت هر حساب تفصیلی را می توان به چند حساب معین متصل کرد و هر حساب معین را نیز می توان به چند حساب کل متصل نمود در مثال قبل فرض کنید علی احمدی علاوه بر کار در قسمت اداری در قسمت تولید نیز مسئولیتی به عهده دارد در این حالت حساب تفصیلی حقوق این شخص را می توان به حساب معین حقوق پرسنل اداری و حساب معین حقوق پرسنل تولید متصل نمود که این سیستم را سیستم کدینگ شناور می گویند و در بعضی از شرکت ها با توجه به نیازهای حسابداری اعمال می شود.
آنچه که در هر دو حالت کدینگ ثابت و شناور وجود دارد سطح بندی حساب ها است که در هر مورد سه سطح اصلی وجود خواهد داشت. شما می توانید با رادین حساب تمامی آموزش های حسابداری ها رو یاد بگیرید و از آن در کارتان استفاده کنید.