حسابداری شرکت های کوچک بسیار پر اهمیت بوده و می تواند در موفقیت شرکت های نوپا تاثیر بسزایی داشته باشد. همانطور که میدانید حسابداری برای هر شغلی ضروری است و شما به عنوان صاحب مشاغل کوچک باید از تاثیر حسابداری در رونق کسب و کارتان اطلاع داشته باشید.
پیروی از اصول حسابداری شرکت های کوچک برای موفقیت در راه اندازی و یا ادامه ی هر تجارتی ضروری است. سوابق حسابداری ، گزارش ها و صورت حساب های موجود نه تنها برای آگاهی و نظارت بر روند هزینه های شما الزامی است بلکه می تواند راه های جدید رشد و پیشرفت را نیز به شما نشان دهد.
در این مقاله قصد داریم تا اهمیت حسابداری شرکت های کوچک را بیان کرده و وظایف و اهداف حسابداری در شرکت های کوچک را توضیح دهیم.
اهمیت حسابداری شرکت های کوچک
حسابداری درشرکت های کوچک می تواند بسیار مهم بوده و در تصمیماتی که برای آینده‌ی شرکت اخذ می شود، تاثیر داشته باشد. در حسابداری شرکت های کوچک گزارش هایی تهیه و تنظیم می شود که در این گزارش ها تعهدات مالیاتی شما و یا تعهدات حقوقی نسبت به کارمندان ثبت می گردد و صاحبان شرکت می توانند از این طریق مالیات را در مؤعد مقرر پرداخت کرده و متحمل جریمه های عدم پرداخت مالیات نشوند.
حسابداری در شرکت های کوچک مستلزم مدیریت اعتبار و بدهی است و حسابدار باید این دو مورد را همواره مورد بررسی قرار دهد و اطلاعات لازم را در اختیار مسئولان شرکت قرار دهد.
حسابداری در شرکت های کوچک از این جهت برای صاحبان مشاغل کوچک حائز اهمیت است که به صاحبان ، مدیران ، سرمایه گذاران و سایر ذی‌نفعان کمک می کند تا عملکرد مالی تجارت را ارزیابی کنند. حسابداری شرکت های کوچک اطلاعاتی در مورد هزینه و درآمد ، سود و زیان ، بدهی و دارایی را در اختیار افراد قرار می دهد و از این طریق افراد می توانند این اطلاعات را در برنامه ریزی ، تصمیم گیری و کنترل فرآیندهای درون تجارت به کار گیرند.
هدف اصلی در حسابداری ثبت معاملات مالی در گزارش ها برای شناسایی ، اندازه گیری و ارتباط اطلاعات اقتصادی است. علاوه بر این نهاد های گزارشگر امور مالیاتی این اطلاعات را به منظور تطبیق آنها با قوانین موجود احتیاج دارند.
اهداف حسابداری شرکت های کوچک
معمولاً به حسابداری زبان تجارت گفته می شود و در حقیقت دانشی برای انتقال اطلاعات مالی به کاربران مختلف است. در حسابداری شرکت های کوچک اهداف مختلفی دنبال می شود که برخی از آنها ذکر خواهیم کرد:
ثبت معاملات
نقش اصلی حسابداری ثبت معاملات مالی یک شرکت به صورت منظم و مرتب است. این گزارشات در واقع ستون فقرات سیستم حسابداری هستند و در صورتی که به طور منظم تهیه و تنظیم شوند ، صاحبان مشاغل می توانند در هر زمانی که نیاز بود معاملات صورت گرفته و بازیابی و بررسی کنند.
بودجه و برنامه ریزی
صاحبان مشاغل باید بودجه و سرمایه موجود را به گونه ای مدیریت کنند که سرمایه ی لازم برای نیروی کار ، ماشین آلات ، تجهیزات و پول نقد را در نظر گرفته و برای هر یک برنامه ریزی جداگانه انجام دهند. به منظور این کار می توان از یک حسابدار در زمینه‌ی امور مالیاتی مشاوره گرفت تا در نهایت اهدافی که برای شرکت در نظر گرفته شده است ، تحقق یابند.
مؤلفه‌ی مهم مدیریت تجارت ، بودجه و برنامه ریزی است و این امر صاحبان مشاغل را قادر می سازد تا با پیش بینی های لازم برای منابع موجود برنامه ریزی کنند. در ضمن این موضوع به هماهنگی بخش های مختلف یک کسب و کار کمک شایانی می کند.
تصمیم گیری
حسابداری در طیف وسیعی از تصمیم گیری های شرکت دخالت داشته و به صاحبان مشاغل کمک می کند تا با تدوین سیاست های لازم ، کارایی فرآیندهای تجاری را افزایش دهند. برخی از نمونه تصمیماتی که بر اساس اطلاعات حسابداری صورت می گیرد عبارت است از تعیین قیمت محصولات و یا خدمات، منابع مورد نیاز برای تهیه این محصولات و خدمات و تعیین اعتبار و فرصت های شغلی.
عملکرد تجاری
با استفاده از گزارش های تجاری ، صاحبان مشاغل می توانند چگونگی عملکرد یک تجارت را ارزیابی کنند. گزارش های مالی منبعی قابل اعتماد برای سنجش شاخص های کلیدی عملکرد شرکت است. بنابراین صاحبان مشاغل با استفاده از این گزارش ها می توانند عملکرد خود در گذشته را عملکرد حال خود مقایسه کرده و یا از عملکرد خود در مقایسه با سایر رقبا اطلاع پیدا کند.
وضعیت مالی
صورت حساب های مالی ایجاد شده در پایان چرخه ی حسابداری بیانگر وضعیت مالی یک تجارت در آن زمان است. این موضوع می تواند معیار های مختلفی مانند میزان سرمایه‌ی مورد استفاده قرار گرفته ، میزان وجوه تجاری، سود و زیان، تعداد دارایی‌ها و بدهی های یک تجارت را نشان دهد.
میزان اعتبار
یکی از دلایل اصلی ورشکست شدن کسب و کارهای کوچک سوء مدیریت پول نقد است. حسابداری در تعیین نقدینگی شغلی که شامل پول و سایر منابع نقدی است ، برای کمک به پرداخت تعهدات مالی کمک می کند. چنین اطلاعاتی می تواند قسمت هایی که دچار مشکل هستند را شناسایی کرده و در نهایت خطر ورشکستگی را کاهش دهد.
تأمین مالی
حسابداری شرکت های کوچک به صاحبان مشاغل کمک می کند تا سوابق مالی گذشته و همچنین پیش بینی های مالی را تهیه کنند که این امر می تواند در هنگام درخواست وام و سرمایه گذاری برای تجارت مورد نظر بسیار کارآمد باشد.
کنترل
حسابداری با قرار دادن چک های مختلف در سازمان به جلوگیری از ضرر و زیان ناشی از سرقت، کلاهبرداری ، اشتباهات و آسیب های سوء مدیریت کمک شایانی می کند. حسابداری شرکت های کوچک با کنترل داخلی، دارایی ها را محافظت کرده و از ضرر های بلند مدت پیشگیری می کند.
الزامات قانونی
قوانین حاکم تجارت های مختلف را ملزم می‌کند تا یک پرونده‌ی مالی دقیقی از معاملات صورت گرفته داشته باشند و این گزارش ها با سهامداران و ماموران مالیاتی به اشتراک گذاشته و در اختیار آنها قرار دهند. صورت حساب های مالی برای اهداف تشکیل پرونده های مالیاتی به صورت مستقیم و غیر مستقیم لازم است.
مزایای حسابداری شرکت های کوچک
مدیریت مالی ضعیف یکی از دلایل اصلی عدم موفقیت شرکت های کوچک به ویژه در سال اول فعالیت است. از آنجا که مشاغل کوچک دارای بودجه و منابع محدودی هستند ، حسابداری نقش مهمی در ارائه‌ی اطلاعات دارد که این اطلاعات در پیشرفت شرکت بسیار حائز اهمیت خواهد بود.
برای صاحبان مشاغل کوچک حسابداری به دلایل زیر ضروری است:
- جریان گردش پول را ردیابی کنید. در واقع به منظور خنثی شدن جریان نقدینگی شغلی باید سیاست هایی را برای ثبت اسناد کارآمد در نظر گرفته و همچنین استراتژی های مالی سالم را اجرا کنید.
- به منظور درک مفاهیم هزینه های ثابت ، هزینه های متغیر و نحوه‌ی دقیق هزینه های یک پروژه ، صاحبان مشاغل کوچک می توانند به حسابداری هزینه اعتماد کنند. بدین ترتیب شما در پروژه هایی که تصور می کنید برای شما سود به همراه دارد، متحمل ضرر نخواهید شد. در حقیقت حسابداری درک بهتری از رفاه شغلی به شما می دهد و شما می توانید این کار را با یادگیری خواندن ترازنامه به انجام برسانید.
- از دیگر مزایای حسابداری شرکت های کوچک این است که به شما در تشخیص و جلوگیری از کلاهبرداری و سرقت توسط مشتریان، کارمندان و افرادی که در زمینه‌ی تأمین مواد کار می کنند، کمک خواهد کرد.
- این موضوع که شما یک کارگر انفرادی هستید و یا افرادی برای شما کار می کنند در رشد تجاری شما تأثیر گذار بوده و تهیه‌ی صورت حساب های مالی سبب می شود که شما ناکارآمدی افراد مختلف را شناسایی کرده و نتیجه با صرفه جویی در هزینه‌های مختلف می توانید به نتایج مورد نظر دست پیدا کنید.
انتخاب روش درست حسابداری شرکت های کوچک
در حسابداری در شرکت های کوچک دو روش حسابداری وجود دارد که بسته به تمایل می توانید هر یک از این روش ها را انتخاب کنید:
حسابداری بر مبنای پول:
بسیاری از مشاغل کوچک با استفاده از روش مبنای پول نقد شروع می کنند و در ادامه تعهدی را در قبال حسابدار قبول می کنند.
حسابداری بر مبنای تعهد:
در این نوع حسابداری که در مشاغل کوچک کمتر به کار برده می شود ، صاحبان مشاغل در ازای دریافت خدمات از حسابداران ، تعهد مالی از سود حاصله را قبول می کنند.
در واقع در صورتی که برخی از شرایط در یک شرکت وجود داشته باشد ، حسابداری تعهدی انتخاب می شود که این شرایط عبارتند از درآمد ناخالص ، موجودی کالا و حساب های سنگین که باید پرداخت شوند.
تنظیم نمودار حسابهای کسب و کارهای کوچک
چارت و نمودار حساب ها در واقع لیستی از حساب های مورد استفاده برای طبقه بندی هر معامله‌ی مالی است که کسب و کار شما در ایجاد آن دخالت دارد. به طور کلی ۵ نوع حساب وجود دارد که چارت حساب ها را تشکیل میدهد: دارایی ها ، بدهی ها ، وحقوق صاحبان سهام ، درآمد و هزینه ها. درآمد و هزینه ها نیز در صورت وجود سود و زیان ظاهر می شوند و بدهی ها و حقوق صاحبان سهام در ترازنامه قرار می گیرد.
در ادامه در مورد حساب هایی که بیان شد توضیحات لازم را ارائه خواهیم کرد:
دارایی ها
دارایی ها مواردی هستند که تجارت شما آنها را در اختیار دارد. به عنوان مثال پولی که در حساب های بانکی دارید، موجودی که در اختیار دارد و تجهیزاتی که در تجارت خود استفاده می کنید ، دارایی هستند. در ضمن باید بدانید که دارایی ها را باید در گزارش های ترازنامه ذکر می شوند.
بدهی
بدهی ها مبالغی هستند که تجارت شما به دیگران بدهکار است. به عنوان مثال می توان به موادی مانند وام هایی که برای خودرو های انتقال بار دریافت کرده اید، وام مسکنی که برای خرید انبار استفاده نموده اید و سایر موارد ، به عنوان بدهی اشاره کرد. همانند دارایی ها ، بدهی ها نیز در گزارش های ترازنامه ذکر می شوند.
حقوق صاحبان سهام
حقوق صاحبان سهام در حقیقت هر چیزی است که تجارت شما در اختیار دارد. به عنوان مثال می توان به پولی که مالک در تجارت خود سرمایه گذاری می کند اشاره کرد. همچنین سود پس انداز سود سهام است و به معنای سود خالص و یا زیانی است که از زمان شروع کار در تجارت نگهداری می شود.
درآمد
درآمد در واقع حاصل از فروش محصولات و یا ارائه‌ی خدمات است. درآمد در گزارش های سود و زیان که به عنوان صورت سود نیز شناخته می‌شود، درج خواهد شد.
مخارج
هزینه‌ی هر نوع خرید و پرداختی که شما برای انجام امور روزمره ی تجاری خود خرج می کنید، به عنوان مخارج در نظر گرفته می شود. به عنوان مثال هزینه های تبلیغاتی، لوازم اداری و حقوق و مزایای کارمندان از جمله مواردی هستند که تحت عنوان مخارج در نظر گرفته می شوند.
استفاده از نرم افزارهای حسابداری شرکت های کوچک
با توجه به گسترش دانش و تکنولوژی امکان این امر فراهم شده تا افراد بتوانند با استفاده از نرم افزارهای موجود حسابداری را در کسب و کار خود به کار گیرند و مزایای آن بهره مند شوند. صاحبان مشاغل با استفاده از نرم افزارهای از نزدیک حساب های دریافتی خود را رصد کرده و روند تغییرات هر یک را بررسی کنند و می توانند بر پرداخت های مشتریان نیز نظارت داشته باشند.
با استفاده از اینگونه نرم افزارهای حسابداری شرکت های کوچک ، افراد می توانند میزان بودجه ی لازم هر بخش را تعیین کرده و و قسمت هایی که متحمل ضرر شده اند را شناسایی و به منظور بهبود عملکرد آن بخش تصمیماتی را اخذ کنند.
در پایان باید بگوییم که حسابداری در شرکت های کوچک امری ضروری بوده و سبب می شود تا صاحبان مشاغل درک دقیقی از موقعیت مالی خود داشته باشند و در صورت نیاز شرکت برای دریافت وام اقدام کنند. استفاده از حسابداری در شرکت های کوچک سبب می شود تا صاحبان مشاغل کوچک به درستی شرکت را هدایت کرده و تصمیمات لازم برای گسترش شرکت و کسب درآمد بیشتر را اخذ کنند.
