همه دانش آموختگان حسابداری با اصطلاح دفتر روزنامه آشنا هستند و میدانند که دفتر روزنامه یکی از مهمترین روند های محاسبات حسابداران هستند.هر شرکت و هر سازمانی باید برای هزینه ها و معاملات خود حسابدار داشته باشند. یکی از مهمترین و اصولی ترین مبانی حسابداری، دفتر روزنامه است.همانطور که میدانید در دفتر روزنامه تمامی معاملات انجام شده را وارد می کنید و به وسیله آن بتوانید محاسبات و حساب و کتاب های اصولی را انجام دهید.
قبل ثبت معاملات در دفتر روزنامه ابتدا باید با تعریف معاملات آشنا شویم که به این صورت می باشد که معامله یک توافق بین خریدار و یک فروشنده برای مبادله کالا، خدمات و یا ابزارهای مالی می باشد که در حسابداری رویدادهایی که در تأثیر مالی در یک کسب و کار تأثیر می گذارد، باید روی کتاب ها ثبت شوند؛ و اگر شرکت از حسابداری تعهدی به جای حسابداری نقدی استفاده کند یک حسابداری متفاوت خواهد داشت.
حسابداری تعهدی معاملات را هنگام تحقق درامد یا هزینه ثبت می کند درحالی که در حسابداری نقدی معاملاتی ثبت می شود که در واقع در تجارت خرج شده و یا پول دریافت می کند؛ که این امر ممکن است نیاز به تفاهم نامه دارد.
ثبت معاملات حسابداری در دفتر روزنامه چیست؟
شاید از خود بپرسید که چگونه باید معاملات و محاسبات خود را در دفتر روزنامه وارد کنیم؟برای ثبت معاملات در دفتر روزنامه باید از فرمول خاصی استفاده کنید که در ادامه توضیح خواهیم داد. ثبت معاملات حسابداری در دفتر روزنامه به هر فعالیت تجاری اطلاق می شود که نتیجه مستقیمی بر وضعیت مالی و صورت های مالی تجارت میگذارد.
این گونه معاملات به اشکال مختلفی از جمله:
- فروش به صورت نقدی و اعتباری به مشتریان
- دریافت پول نقد از مشتری با ارسال فاکتور
- خرید دارایی های ثابت و دارایی های متحرک
- وام گرفتن
- پرداخت وام های گرفته شده
- پرداخت وجه نقد از یک فاکتور ارسال شده به تأمین کننده.
لازم است به یاد داشته باشید که در هر معامله باید تعادل بین دارایی ها و بدهی ها یا بدهی ها و اعتبارها مشخص باشد، به گونه ای که دریافت پول نقد از مشتری برابر است با افزایش درامد یا اینکه خرید از یک تأمین کننده برابر است با افزایش در هزینه ها و کاهش پول نقد.
ثبت معاملات حسابداری در دفتر روزنامه و انواع معاملات حسابداری :
ثبت معاملات حسابداری در دفتر روزنامه و انواع معاملات حسابداری ممکن است بر اساس دیدگاه های مختلف باشد. اولین موردی که باید در مورد آن ها صحبت شود انواع معاملات حسابداری یعنی معاملات خارجی و داخلی است.
معاملات خارجی: در واقع معاملات خارجی شامل تجارت کالا و خدمات پول است؛ بنابراین می توان گفت هر معامله ای کi توسط دو شخص یا دو سارمان با خرید و فروش انجام شود معامله خارجی تلقی می شود؛ که به آن معامله تجاری را هم میگویند.
معاملات داخلی: معاملات داخلی فرایندهای دیگری را در سازمان یا دفتر تشکیل می دهند که این ممکن است شامل محاسبه حقوق کارمندان و برآورد ارزش استهلاک یک دارایی خاص می باشد.
ثبت معاملات در دفتر روزنامه و درک معاملات انجام شده در آن :
هنگام ثبت معاملات در دفتر روزنامه، معاملات باید از نظر میزان فروش بین خریداران و فروشندگان نسبتاً ساده است. در واقع شخص خدمات یا کالای مالی مشخصی را می گیرد. معاملات میتوانند در دنیای حسابداری پیچیده تر شوند زیرا مشاغل ممکن است گاهی اوقات معامله هایی انجام دهند که تا آینده تسویه حساب نشود یا ممکن است درامد یا هزینه هایی داشته باشند که شناخته شده هستند اما هنوز موعد مقرر آن ها تعیین نشده است.
معاملات شخص ثالث نیز می تواند رخ دهد که آیا در یک تجارت معاملات درامد و هزینه را با استفاده از روش تعهدی حسابداری ثبت می کنند یا روش حسابداری نقدی که گزارش مالی و مالیات روی شرکت یا دفتر روزنامه تأثیر گزار است.
ثبت معاملات در دفتر روزنامه با حسابداری تعهدی و نقدی :
هنگام ثبت معاملات در دفتر روزنامه در حسابداری تعهدی یک شرکت هنگام تکمیل خدمات و با هنگام ارسال و تحویل کالا، درامد را ثبت می کنند.اگر هنگام حسابداری از درامد یک شرکت موجودی موردنیاز نباشد و شرکت یا دفتر به طور معمول دریافت ناخالص داشته باشد، در این صورت دفتر روزنامه معمولاً از روش تعهدی حسابداری برای فروش و خرید استفاده میکند. حسابداری تعهدی روی زمانی که درامد کسب می شود و هزینه های انجام شده متمرکز می شوند.
تمام معاملات بدون توجه به زمان مبادله پول نقد ثبت می شود. هنگام ثبت معاملات در دفتر روزنامه در حسابداری نقدی به این صورت است که به مواردی که با پول نقد پرداخت می شوند اشاره دارند؛ و رایج ترین نوع معاملات هستند.درواقع هزینه تعهدی حسابداری عبارت است از هزینه ای که مربوط می شود قبل از پرداخت آن بر روی کتاب ها تشخیص داده شود. هزینه در دوره حسابداری ثبت می شود.
از آن جایی که هزینه های جمع شده نشان دهنده تعهد دفتر با شرکت برای پرداخت وجه نقدی در آینده می باشد لذا آن ها در یک ترازنامه در روزنامه یا یک شرکت به عنوان بدهی های جاری نشان داده می شوند.
هم چنین هزینه های براورد شده فقط یک تخمین می باشد و احتمالاً با فاکتور تأمین کننده متفاوت است. به دنبال روش تعهدی حسابداری هزینه ها هنگام وقوع شناخته می شوند لذا هنگام پرداخت آن‌ها اگر هزینه ای قابل توجه نباشد معمولاً به حساب نمی آید؛ زیرا حسابداری تعهدی به کار چندین مجله نیاز دارد.هم چنین حسابداری تعهدی به مطالب روزنامه های بیشتری نیاز دارد که حسابداری ساده تر یعنی نقدی را در بر می گیرد.
ثبت معاملات در دفتر روزنامه و انواع معاملات حسابداری بر اساس اهداف مشخص شده :
همانطور که در قسمت فوق ذکر شد، برای ثبت معاملات در دفتر روزنامه باید اهداف مشخصی را دنبال کرد و براساس آن ها دفتر روزنامه شرکت را هماهنگ کرد.
سه نوع معاملات حسابداری مبتنی بر هدف در هنگام ثبت معاملات در دفتر روزنامه قابل بررسی می باشد که به شرح زیر است:
معاملات تجاری ، غیر تجاری و شخصی؛ که در معاملات تجاری به این صورت می باشد که شامل :
- خرید و فروش
- اجاره فضای اداری
- تبلیغات
- سایر هزینه ها
بوده که این ها معاملات روزمره ای می باشند که تجارت را ادامه می دهند. در معاملات غیر تجاری که نه تنها شامل خرید و فروش نمی باشد بلکه ممکن است کمک های مالی و مسئولیت اجتماعی را در برگیرد؛
معاملات شخصی که معمولاً برای اهداف شخصی مورد استفاده قرار می گیرد.حسابداران برای پیگیری معاملات تجاری خود را فرم‌های ویژه ای به نام ژورنال استفاده می کنند که ژورنال سیستمی است که حسابداران اولین بار اطلاعات خود را وارد آن می کنند؛که یک ژورنال اغلب به عنوان کتاب ورودی اصلی خوانده می شود زیرا مکانی است که اطلاعات در ابتدا وارد سیستم می شوند.
درواقع یک ژورنال حسابی است از کلیه معاملات قابل ثبت با دفتر یا شرکت که مورد بررسی قرار می گیرد؛به عبارت دیگر وقتی اطلاعات را وارد یک ژورنال می کنیم گفته می شود که معاملات در دفتر روزنامه ثبت می شود؛که در واقع ثبت معاملات در دفتر روزنامه دومین مرحله از چرخه حسابداری می باشد.ثبت معاملات در دفتر روزنامه و انواع معاملات حسابداری در آن شامل دو نوع قابل مشاهده و نامرئی می باشند؛که در معاملات قابل مشاهده در دفتر روزنامه شامل دارایی های واقعی مانند ماشین آلات، ابزار و... می باشند؛
معاملات نامرئی همان طور که از اسمش پیداست چنین معاملاتی را نمی توان دید؛ که شامل:
- تخفیف
- استهلاک دارایی ها
- پرداخت بهره برای دارایی های خریداری شده
- نام گذاری شده
ثبت معاملات در دفتر روزنامه و قالب بندی هنگام ثبت معاملات :
ثبت معاملات در دفتر روزنامه به وسیله یک ژورنال به این صورت است که دارای ستون هایی با عنوان بدهی و اعتبار می باشد؛ که بدهی در سمت چپ و اعتبار در سمت راست آن قرا می گیرد؛ که هنگام پر کردن ژورنال قوانینی وجود دارد که برای بهبود دفتر روزنامه هنگام ثبت ضروری و لازم است. قالب بندی هنگام ثبت معاملات در ژورنال به این صورت است که:
- تاریخ وقوع معامله را درج کنید.
- عنوان حساب های بدهی همیشه اول و در سمت چپ می باشد؛ و عنوان حساب های اعتباری همیشه بعد از وارد شدن همه عناوین بدهی و در سمت راست قرار می گیرد.
- عناوین حساب های اعتباری زیر حساب های بدهی قرار می گیرند. در واقع در ثبت معاملات در دفتر روزنامه هزینه های واریز شد بر خلاف هزینه های پیش پرداخت است. هزینه های پیش پرداخت هزینه هایی است که از قبل برای کالاها و خدماتی که انجام می شود انتظار می رود در آینده ارائه یا مورد استفاده قرار گیرد. در حالی که هزینه های جمع شده نشان دهنده بدهی ها هستند و هزینه های پیش پرداخت به عنوان دارایی در ترازنامه شناخته می شوند.
ثبت معاملات در دفتر روزنامه و تاریخ حسابداری معاملات :
برنامه هزینه گذاری برای تنظیم تاریخ حسابداری در ثبت معاملات در دفتر روزنامه ضروری می باشد؛ که برای موجودی معاملات حتی در صورت عدم ورود سریع یا به ترتیب برنامه طراحی شده است.
این کار با فعال کردن پشتیبان گیری از معاملات انجام می شود. این برنامه معمولاً معاملات را با تعیین تاریخ هزینه سفارش می دهد. برای حفظ یکپارچگی محاسبات قبلی و اطمینان از توازن موجودی با مانده حساب های عمومی تاریخ هزینه را نمی توان قبل از معامله های که قبلاً پردازش شده اند به تاریخ تعیین کرد.
پارامترهای پردازنده هزینه ای که افراد تعریف می کنند شامل تاریخ قطع هزینه است که به افراد امکان می دهد تراکنش هایی که میخواهند پردازش کنند از جمله: معاملات عقب افتاده را کنترل کنند. در واقع این روش رویکردی مناسب برای حسابداران و حسابرسان می باشد که حسابداری تاریخ معامله را از تاریخ توافق به جای تاریخ نهایی شدن معامله ثبت می کند که این امر موجب می شود اگر معامله شامل بهره باشد تا زمان رسیدن تاریخ تسویه بهره روی کتاب ها ثبت نشود.
نتیجه گیری: هنگام ثبت معاملات در دفتر روزنامه حتماً باید به حسابداری تعهدی در مقابل حسابداری مبانی نقدی توجه بیشتری شود. چرا که روش حسابداری تعهدی روشی پرتحرک است و به روزنامه نگاری گسترده نیاز دارد؛ که دران روش اندازه گیری دقیق معاملات و رویدادهای یک شرکت برای هر دوره تعیین می شود که باید بدان توجه نمود.
هنگام ثبت معاملات در دفتر روزنامه معمولاً از دو روش حسابداری تعهدی و نقدی استفاده می شود که در حسابداری تعهدی، عملکرد و موقعیت دفتر یا یک شرکت را با شناخت رویدادهای اقتصادی آن بدون در نظر گرفتن زمان وقوع معاملات نقدی اندازه گیری میکند. لذا این ایده کلی که رویدادهای اقتصادی با تطبیق درامد ها و هزینه ها در زمانی که معامله اتفاق می افتد به جای زمان انجام پرداخت یا دریافت آن، شناخته شود امری مهم و ضروری می باشد.