ثبت در حسابداری و فرایندهای مربوط به آن از اهمیت بالایی برخوردار است. علت اهمیت ثبت در فرایندهای حسابداری این است که با ضبط سوابق مالی و اتفاقات رخ داده در کسب و کارها، صاحبان مشاغل می توانند عملکرد کلی کار خود را مورد ارزیابی قرار دهند.
حفظ سوابق مربوط به امور مالی، به تجارت ها کمک می کند تا در هنگام بروز اتفاقات مختلف یا قرار گفتن در وضعیت حقوقی، مدارکی برای اثبات بیانیه های خود در دست داشته باشند. ثبت داده ها در حسابداری شامل انجام فرآیندهای مختلفی می شود که هر حسابدار باید به خوبی به این مراحل تسلط داشته و در نهایت در هنگام ثبت، آنها را اجرا کند.
قوانین مربوط به ثبت اسناد در کشورهای مختلف ممکن است که متفاوت باشد. نگهداری اسناد ثبت شده در دوره مشخص از ملزومات ثبت سوابق است و هر کسب و کاری باید بدان توجه داشته باشد.
در مقاله پیش رو قصد داریم تا انواع ثبت در فرآیندها و خدمات حسابداری را مورد ارزیابی قرار داده و چگونگی ثبت داده ها و کاربرد آنها را به طور کامل شرح دهیم و اطلاعات لازم در رابطه با ثبت را در اختیار شما قرار دهیم.
ثبت در حسابداری چیست و چه کاربردی دارد؟
سوابق حسابداری شامل اسناد و گزارش هایی است که در تهیه صورت حساب های مالی مورد استفاده قرار می گیرد. سوابق در حسابداری شامل موارد مختلفی می شود که از جمله آنها می توان به سوابق دارایی ها و بدهی ها، معاملات پولی، دفترچه ها و مجلات و هرگونه اسناد پشتیبان مانند چک و فاکتور اشاره کرد.
به طور کلی قواعد و قوانین مشخصی به منظور مجبور کردن اشخاص و شرکت های مختلف برای حفظ سوابق مالی در بازه های زمانی مشخص وجود دارد. در واقع هیچ گونه توافق جهانی در رابطه با چگونگی جمع آوری اسناد تجاری وجود ندارد. گروه های مختلف مانند سرمایه گذاران، سهامداران، گروه های مدیریتی اولویت های مختلفی در رابطه با ثبت در حسابداری دارند.
خواسته ها و ترجیحات این گروه ها برای ثبت اسناد به طور مداوم در حال تغییر است. در نقاط مختلف چرخه های اقتصادی، طرف های متقاضی سوابق حسابداری، درخواست خود برای ثبت اسناد را بر اساس موقعیت چرخه تغییر می دهند.
به عنوان مثال می توان گفت که در هنگام شروع صعود در چرخه تجارت، درخواست صورت حساب های مالی از شرکت ها ممکن است که زیاد باشد زیرا سرمایه گذاران در سهام، در حال افزایش هستند. در مقابل هنگامی که تجارت ها در موقعیت بحرانی قرار می گیرند، طلبکاران به جزئیات بیشتری در رابطه با ترازنامه نیاز دارند چرا که در مورد گسترش اعتبار دچار تردید می شوند.
در نهایت باید بگویم که روش های ثبت و انواع آن به طور مداوم در حال تغییر و تحول هستند تا همگام با تغییر و تحول در تجارت، خواسته های اطلاعاتی افراد را برطرف کنند.
انواع ثبت در حسابداری به چه صورت است؟
با توجه به اینکه تجارت مورد نظر، در چه زیرشاخه ای از حسابداری قرار می گیرد، قوانین مربوط به آن متفاوت بوده و ثبت در هر زیر شاخه از چندین نوع پرونده تشکیل شده است. اگر چه انواع مختلفی از سوابق مالی مانند فاکتورها، ژورنال ها و رسیدها وجود دارد اما اصلی ترین سوابق حسابداری، صورتحساب های مالی هستند که وضعیت یک تجارت را مشخص می کنند.
هر نوع سابقه حسابداری اطلاعات جامعی در مورد تجارت به افراد ارائه می دهد و ممکن است که برای اهداف دیگری نیز مورد استفاده قرار گیرد. اگرچه در حال حاضر نرم افزارهای حسابداری طراحی شده اند که تنظیم بیانیه ها را به طور خودکار انجام می دهند، اما همچنان آشنایی با انواع ثبت و چگونگی نوشتن آنها برای هر حسابدار، یک ضرورت محسوب می شود.
در ادامه برخی از مهم ترین انواع ثبت ها و خدمات حسابداری را مورد بررسی قرار خواهیم داد:
صورتحساب درآمد
در ثبت یا بیانیه مربوط به درآمد، کلیه معاملات، درآمد تجاری و هزینه های تجاری ضبط می شوند. این صورت حساب به عنوان صورت حساب سود و زیان نیز شناخته می شود و کاربرد بسیاری در تجارت ها دارد. از این نوع ثبت در حسابداری برای اندازه گیری سودآوری مشاغل استفاده می شود.
سوابق حسابداری مربوط به درآمد برای بازه زمانی خاصی تهیه و تنظیم می شود که این بازه زمانی می تواند به صورت روزانه، ماهانه، سه ماه یا سالانه باشد. بررسی و ارزیابی صورت حساب های درآمد به صاحبان مشاغل امکان می دهد تا هزینه های مربوط به بخش های مختلف را مورد تجزیه و تحلیل قرار داده و با توجه به درآمد کسب شده، می توان برای کمبود بودجه یا مازاد آن برنامه ریزی های لازم را انجام داد.
بنابراین صورتحساب های درآمد مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و از نتایج به دست آمده برای برنامه ریزی های آینده می توان استفاده کرد و در نهایت به اهداف مورد نظر صاحبان مشاغل دست یافت.
ترازنامه ها
ترازنامه ها از دیگر انواع ثبت در حسابداری هستند که دارایی ها و بدهی های شرکت ها و کسب و کارها را ثبت می کنند. دارایی ها و بدهی ها در ترازنامه به دو دسته کلی تقسیم می شوند که شامل دارایی و بدهی های جاری و دارایی و بدهی های دراز مدت است.
دارایی ها و بدهی ها به ترتیب نقدینگی فهرست می شوند. به طور کلی بیان می شود که حساب های جاری در طی یک سال مصرف یا پرداخت در نظر گرفته شوند و حساب های دراز مدت برای دوره هایی با بیش از یک سال مورد ارزیابی قرار می گیرند.
همچنین بیشترین دارایی های نقدی در ترازنامه ها ثبت می شوند و این کار با در نظر گرفتن مانده حساب های نقدی و حساب های دریافتی انجام می شود. از دیگر مواردی که در ترازنامه ها مطرح می شود، حقوق صاحبان سهام است.
ترازنامه به عنوان نوعی ثبت در حسابداری در بسیاری از کسب و کارها و تجارت ها از اهمیت بالایی برخوردار هستند. علت این امر آن است که ترازنامه ها می توانند وضعیت کلی یک شرکت را نشان دهند و وام دهندگان و کسانی که قصد سرمایه گذاری در شرکت را دارند، از ترازنامه ها برای ارزیابی وضعیت شرکت استفاده می کنند.
گزارش گردش پول نقد
صورت حساب مربوط به پول نقد، ورود و خروج پول نقد را ثبت می کند. این صورت حساب با صورتحساب های مربوط به درآمد تفاوت بسیاری دارد. در واقع صورت حساب سود ممکن است که حاوی اطلاعاتی در مورد درآمد کسب شده باشد که مشتریان هنوز پرداخت های مربوط به آن را انجام نداده اند یا ممکن است که شامل هزینه هایی باشد که کسب و کار شما هنوز آن را پرداخت نکرده باشد.
اما صورتحساب جریان پول نقد، فقط معاملاتی را مورد بررسی قرار می دهد که مبالغ مربوط به آنها به حساب وارد شده یا از حساب شرکت کسر شده است. این صورت حساب ها جریان پول نقد واقعی را که از سرمایه گذاران دریافت شده یا مبلغی که برای سرمایه گذاری در نظر گرفته شده است را نشان می دهد.
در مورد کاربرد صورت حساب جریان پول نقد به عنوان یکی از انواع ثبت در حسابداری ، باید بگوییم که از این گزارش ها برای تعیین اینکه تجارت مورد نظر از لحاظ مالی، توانایی پرداخت هزینه های خود را دارد یا خیر، استفاده می شود.
متد حسابداری
متد حسابداری که برای نوشتن ثبت های مختلف در حسابداری مورد استفاده قرار می گیرد، بر نحوه ارائه اطلاعات در صورتحساب های مالی تاثیر می گذارد. بسته به زمینه ای که کسب و کارها در آن مشغول به فعالیت هستند، و ترجیح بخش حسابداری یا صاحبان مشاغل، می توان از دو روش حسابداری نقدی یا تعهدی برای ثبت در حسابداری استفاده کرد.
چنانچه حسابدار از متد پول نقد استفاده کند، در مدل کسب و کارها هنگامی که دریافت صورت می گیرد، ثبت انجام می شود یا هزینه ها هنگام پرداخت ثبت می شوند در حالی که طبق روش تعهدی، وقتی که درآمد کسب کرده اید، درآمد را به حساب می آورند، حتی اگر مشتریان هنوز هزینه ای را پرداخت نکرده باشند یا هزینه های مربوط به معامله های تجاری توسط شرکت شما پرداخت نشده باشد.
چگونه باید اسناد را در حسابداری به ثبت رساند؟
در گذشته بیشتر ثبت در حسابداری ، توسط حسابداران و به صورت دستی انجام می شود اما امروزه نرم افزارهای رایانه ای این وظیفه را برعهده گرفته اند و حسابداران می توانند با وارد کردن داده ها در صورت حساب های از پیش طراحی شده توسط نرم افزارها، اسناد مالی و تجاری مربوط به کسب و کارها را به ثبت برسانند.
در روش دستی ثبت اسناد به طور معمول از روش تی استفاده می شود. در این روش از دو ستون برای نشان دادن افزایش و کاهش جریان های نقدی استفاده می شود. در مورد اینکه افزایش و کاهش پول نقد در کدام سمت ستون قرار گیرد، باید بگوییم که امری کاملاً انتخابی است و بیشتر به این بستگی دارد که بدهکار یا بستانکار در کدام سمت ستون تعبیه شده است.
نخستین مرحله برای ثبت در حسابداری جمع آوری اطلاعات و داده های مالی مهم است. در واقع اسناد و مدارک موجود باید نشان دهنده چگونگی ورود و خروج پول از یک تجارت باشند. همچنین هر معامله ای که در واحدهای تجاری صورت می گیرد، هر چند بسیار ناچیز به نظر برسد، باید به ثبت رسیده و اسناد مربوط به آن نگهداری شود.
سندهای مختلف در حسابداری به ثبت می رسد که یکی از مهم ترین آنها اسناد مربوط به خرید و فروش است که در ادامه به معرفی و بررسی چگونگی تهیه آن می پردازیم.
ثبت اسناد مربوط به خرید و فروش
به طور کلی اسناد مربوط به خرید و فروش در تمامی شرکت های تجاری وجود دارند و لازم است که برای حفظ داده های مربوط به آنها به صورت گزارش هایی ثبت شوند. به طور کلی در حسابداری خرید و فروش با دو نوع ثبت مواجه هستیم.
صورتحساب های خرید و صورتحساب های مربوط به فروش محصولات دو نوع اصلی ثبت در حسابداری خرید و فروش هستند. صورتحساب های مربوط به خرید زمانی مورد استفاده قرار می گیرند که محصولی برای فروش، خریده شود.
این نوع صورتحساب در اسناد مربوط به بدهی، ثبت می شوند. از طرفی صورتحساب های فروش محصولات زمانی مورد استفاده قرار می گیرند که محصولات خریداری شده را به فروش برسند. اسناد مربوط به صورتحساب های فروش محصولات در اسناد بستانکار قرار می گیرد و در این بخش به ثبت می رسد.
ثبت سند حسابداری در نرم افزارها چه مزایایی دارد؟
ثبت اسناد مختلف حسابداری در نرم افزارهای حسابداری نیز انجام شده و به طور کلی قابلیت های بی شماری را برای حسابداران به همراه دارد که در ادامه برخی از آنها مورد ارزیابی قرار می دهیم.
آسان سازی مدیریت
اسناد حسابداری که تهیه و تنظیم می شوند، وارد دفتر شده یا در سیستم های به خصوصی به ثبت می رسند. هر یک از اسکن ها به عنوان یک رکورد الکتریکی در بخش های به خصوصی فهرست بندی شده و در مواقع لزوم از آنها استفاده می شود و از این طریق به ثبت در حسابداری کمک می کند.
افزایش بهره وری
با استفاده از نرم افزارهای حسابداری و خدمات حسابداری زمان دسترسی به فایل ها به طور چشمگیر کاهش پیدا می کند. در هنگام ثبت فایل ها و اسناد به صورت الکتریکی می توان آنها را با شناسه های مخصوصی مشخص کرد که با استفاده از این شناسه های می توان به راحتی به فایل ها دسترسی پیدا کرد.
خطای انسانی از بین می رود
اسناد بسیاری وجود دارند که لازم است تا حسابداران آنها را به ثبت برسانند و بروز خطا به دلیل وجود حجم زیادی از داده ها اجتناب ناپذیر است. وجود کاغذها و پرونده های بسیار سبب سردرگمی شده و در نتیجه باعث می شود که برخی از اسناد در این میان گم شده یا از بین بروند. به همین جهت است که استفاده از نرم افزارهای ثبت در حسابداری می تواند احتمال بروز خطاهای دستی را کاهش دهد.
هزینه ها را کاهش می دهد.
ثبت اسناد حسابداری به صورت دستی، دو نوع هزینه را برای مشاغل به همراه دارد: هزینه های مربوط به فضای ذخیره اسناد و هزینه های مربوط به خرید کاغذ. با استفاده از نرم افزارهای ثبت، دیگر نیازی به تدارک برای فضاسازی به منظور قرار دادن اسناد مالی نیست و از طرفی دیگر کاغذی برای به ثبت رساندن این اسناد مورد استفاده قرار نمی گیرد.
