حسابداری در تجارت های مختلف نقش بسیار مهمی را ایفا می کند به همین دلیل است که اشتباهات در حسابداری می تواند بقای یک تجارت را به خطر بیاندازد. اشتباهات در امور خدمات حسابداری ممکن است که در بخش های مختلفی رخ دهد که در نهایت منجر به بروز مشکلات جدی تر شود.
در واقع اشتباهات در بخش حسابداری می توانند سبب انتقال داده ها و اطلاعات اشتباه به صاحبان مشاغل شود. انتقال داده ها و آمار اشتباه به صاحبان مشاغل سبب می شود که این افراد با توجه به تجزیه و تحلیل های به دست آمده، تصمیمات اشتباهی را برای آینده کسب و کار خود اتخاذ کنند و در نتیجه کسب و کار را در موقعیت بحرانی قرار دهند.
راه های بسیاری وجود دارند که می توان از بروز چنین اشتباهاتی پیشگیری کرد و در نتیجه اطمینان حاصل کرد که گزارشات و اظهارنامه های تهیه شده توسط حسابداران از دقت و صحت کافی برخوردار هستند. شناخت اشتباهات رایجی که حسابداران انجام می دهند، به این افراد کمک می کند تا با تمرکز بیشتری به فعالیت های حسابداری خود پرداخته و در نتیجه کمتر چنین خطاهایی را از خود بروز دهند.
به همین جهت در مقاله پیش رو قصد داریم تا در مورد بزرگترین اشتباهات در امور حسابداری به بحث و بررسی پرداخته و تاثیر آنها بر تجارت های مختلف را مورد ارزیابی قرار دهیم.
اشتباهات در حسابداری چگونه است؟
خطاهای حسابداری امری اجتناب ناپذیر است اما می توان با برنامه ریزی و افزایش تمرکز و آموزش حسابداری، از بروز بسیاری از آنها پیشگیری کرد. همه ما می دانیم که تصحیح یک خطا زمان بیشتری را از ما می گیرد نسبت به مدت زمانی که برای انجام آن کار به صورت درست اختصاص می دهیم.
همچنین اصلاح خطای پیش آمده در اسرع وقت بسیار بهتر از زمانی است که تصحیح آن را به زمان دیگری موکول کنید. شناخت اشتباهات رایج در حسابداری سبب می شود که تجارت شما با معضل خاصی مواجه نشده و از طرفی سبب صرفه جویی در وقت و هزینه تجارت ها می شود.
همچنین پیشگیری از بروز اشتباهات در حسابداری سبب می شود که کسب و کار شما بتواند در بازار به رقابت بپردازید و از طرفی رضایتمندی مشتریان را جذب کند. در ادامه قصد داریم تا برخی از مهم ترین اشتباهات رایج در حسابداری را بیان کنیم.
عدم رعایت مراحل حسابداری چیست؟
شناختن مراحل مختلف برای حسابداری، دانشی است که حسابداران در دوره های آموزش حسابداری با آن آشنا می شوند. روش های دقیق و مستندی برای حسابداری و رسیدگی به امور مالی وجود دارد که ترتیب انجام آنها از اهمیت بالایی برخوردار است.
تهیه فرم های مختلف، لیست ها و در نهایت چک ها به طور دقیق از معاملات صورت گرفته از جمله اقداماتی است که در مراحل اولیه فعالیت های حسابداری انجام می شوند و از بروز اشتباهات در حسابداری جلوگیری می کند.
در واقع هر فرایندی در حسابداری از مراحل مختلفی تشکیل شده است که در نظر داشتن این مراحل و انجام آنها از اهمیت بالایی برخوردار است.
به عنوان مثال یک حسابدار قصد تنظیم مستندات برای فروشندگان جدید دارد. در مرحله نخست لازم است که حسابدار به اسناد، آدرس، شماره تلفن و شماره شناسایی کارفرما دسترسی پیدا کند. همچنین این فرد به اسناد دیگری مانند گواهی نامه های بیمه، نامه های پیشنهادی یا قرارداد های امضا شده نیاز خواهد داشت.
در مرحله بعدی لازم است که این اطلاعات به دست آمده، در نرم افزارهای حسابداری وارد شوند تا در نهایت بتوان آنها را به راحتی پردازش کرد.
به طور کلی لازم است که حسابدار زمان کافی برای جمع آوری اطلاعات از مشتری خود را در نظر بگیرد. یک فرم استاندارد یا چک لیست را تهیه و سپس اطمینان حاصل کنید که یک روند کلی را دنبال کرده و کلیه اطلاعات لازم را جمع آوری کرده اید. گاهی ممکن است که این مراحل از طریق دورکاری در حسابداری انجام گردد.
عدم کنترل روند بودجه
تهیه و تنظیم گزارش های مربوط به بودجه اصلی ترین مبنا برای شروع به فعالیت در تجارت های مختلف است. در حقیقت ایجاد بودجه و تقسیم بندی آن به طور صحیح مبنایی برای قضاوت حسابداران در رابطه با عملکرد آنها در شرکت است.
پیش بینی بودجه نه تنها به مشاغل کمک می کند تا از خرج ها و پرداخت های اضافی خودداری کنند، بلکه در صورتی که تقسیم بندی آن به طور دقیق صورت گرفته باشد، می توان از آن برای تحقق اهداف مالی کسب و کار استفاده کرد. در نتیجه با این کار می توان اشتباهات در حسابداری را کاهش داد.
بودجه باید به صورت حقیقی در نظر گرفته شود. در حقیقت بودجه به دست آمده از طریق افزایش درآمد به دست آمده و در هزینه های عملیاتی مصرف می شود. برنامه ریزی برای بودجه، به کسب و کارها کمک می کند تا بتوانند در بخش های سودآور سرمایه گذاری کرده و در صورتی که کسب و کار با ضرر مواجه شده، بتوان خسارت های به وجود آمده را جبران کرد.
خطا در وارد کردن داده ها
خطا در وارد کردن داده ها از دیگر اشتباهات در حسابداری است. این خطا امری رایج در حسابداری محسوب می شود. به طور کلی حسابداران نمی توانند از بروز خطا در وارد کردن داده ها اجتناب کنند اما می توان یک خط مشی برای وارد کردن داده ها در نظر گرفت که با دنبال کردن آن خطاهای حسابداری به حداقل برسد.
به عنوان مثال یک حسابدار قصد دارد تا ثبت معاملات بانکی، حساب های تسویه شده و حساب های دریافتی و قابل پرداخت را انجام دهد. این فرد می تواند برای شناسایی خطاهای احتمالی در طبقه بندی درآمدها و هزینه ها، واریانس بودجه در مقایسه با واقعیت را حساب کند.
همچنین حسابداران می توانند رسیدهای مشتری و گزارش پرداخت فروشنده را به صورت دوره ای مجدد مورد ارزیابی قرار دهند تا اطمینان حاصل کنند که کلیه رسیدها و پرداختها منطقی به نظر می رسند.
از طرفی معاملات غیرمعمول نیز باید مورد بررسی قرار گرفته و اطمینان حاصل شود که هیچ اشتباهی در وارد کردن اطلاعات رخ نداده است و این معاملات از صحت لازم برخوردار هستند.
عدم هماهنگی بودجه با استراتژی
اطمینان از تطابق بودجه با استراتژی های تجاری یکی از بنیادی ترین وظایف حسابداران به حساب می آید و عدم هماهنگی بودجه با استراتژی از اشتباهات در حسابداری محسوب می شود. به منظور پیشگیری از بروز چنین خطاهایی بهتر است که ابتدا بودجه شرکت در نظر گرفته شود.
بودجه در واقع منبعی است که به کمک آن می توان به اهداف تعیین شده برای تجارت ها دست یافت. بنابراین بهتر است که از منابع در جهت دستیابی به اهداف مشاغل استفاده شود.
عدم تهیه نسخه پشتیبان از نرم افزارهای حسابداری
حسابداران باید به طور مرتب از نرم افزارهای حسابداری که در کسب و کار خود استفاده می کنند، نسخه پشتیبان تهیه کنند تا از بروز اشتباهات در حسابداری پیشگیری شود. بسیاری از برنامه های نرم افزاری، به طور اتوماتیک نسخه پشتیبان از اطلاعات وارد شده به سیستم را تهیه می کنند.
اما در صورتی که از چنین نرم افزارهایی استفاده نشود، لازم است که حسابدار به صورت دوره ای از اطلاعات وارد شده، نسخه پشتیبان تهیه کند. همچنین حسابداران باید زمانی را برای بررسی مجدد پرونده های پشتیبان خود اختصاص دهند تا اطمینان حاصل کنند که نسخه های پشتیبان تهیه شده مطابق استانداردهای لازم هستند.
بسیار پیش می آید که برخی از پرونده ها قدیمی می شوند، به همین دلیل است که تهیه نسخه پشتیبان از تمامی داده ها الزامی نیست. چک کردن و بررسی سریع فایل پشتیبان به حسابداران امکان می دهد تا مشکلات مربوط به فرایند تهیه نسخه پشتیبان را شناسایی کنند. در نهایت حسابداران باید اطمینان حاصل کنند که همه چیز را برای ادامه کار خود مهیا کرده اند.
بیش از حد کار کشیدن از حسابدار
برون سپاری وظایف اداری که سود و منفعتی برای کسب و کارها ندارد، می تواند به نفع آن تجارت باشد. به عنوان مثال یکی از اشتباهات در حسابداری این است که حسابداران، وظایف حسابداری را که در آن تخصص ندارند بر عهده می گیرند و در نتیجه ضمن صرف زمان زیاد، نمی توانند این وظیفه تخصصی را آن طور که باید به انجام برسانند.
به عنوان نمونه می توان بیان کرد یک حسابدار مالیاتی، احتمالاً آشنایی بیشتری با قوانین مالیاتی دارد. بنابراین برون سپاری برنامه ریزی و امور مربوط به مالیات به حسابداران و مشاغل این امکان را می دهد تا بدهی های مالیاتی خود را کاهش دهند.
همچنین با برون سپاری مالیات، حسابداران از انطباق داده های موجود با قوانین و استانداردهای مالیاتی اطمینان حاصل می کنند. در نهایت حسابداران می توانند زمان خود را صرف امور مختلف حسابداری و آموزش حسابداری کنند و مدیریت مالی کسب و کارها را برعهده بگیرند.
بسیاری از مشاغل علاقه ای به برون سپاری امور ندارند اما برون سپاری امور حسابداری، حقوقی، IT و سایر کارکردهای اداری می تواند خطاها را کاهش دهد و همچنین می توان اطمینان یافت که کارها توسط افرادی با تخصص بالاتر انجام می شوند.
عدم طبقه بندی صحیح درآمد و هزینه ها
تمامی وجوه و مبالغی که وارد کسب و کار می شوند یا از آن خارج می شوند، باید به دسته بندی مناسبی اختصاص داده شوند. حسابداران باید با تهیه صورت حساب های درآمد و هزینه، و یا جزوه حسابداری دریابند که به طور مثال مشتری چه مقدار مبلغ را پرداخت کرده است و چه مقدار از آن باقی مانده است.
عدم طبقه بندی درآمد و هزینه ها از اشتباهات در حسابداری محسوب می شود که محاسبه امور مالیاتی را در پایان دوره مالی بسیار دشوار می کند. همچنین عدم انجام این امر به طور صحیح سبب می شود که تهیه اظهارنامه های مالیاتی دشوار شود و زمان بسیار زیادی را از حسابداران بگیرد.
عدم اولویت بندی
یکی از اشتباهات در حسابداری این است که افراد تیم حسابداری در جلسات بررسی بودجه زمان زیادی را صرف صحبت در موارد کم ارزش می کنند. عدم اولویت بندی در اهداف مختلف یک تجارت، سبب از بین رفتن منابع در دسترس می شود.
با تعیین استراتژی دقیق می توان دریافت که کدام یک از اهداف از اهمیت بیشتری برای تجارت و موفقیت آن برخوردار هستند و با برنامه ریزی های لازم می توان به اهداف مورد نظر دست یافت.
عدم درک نظریه محدودیت ها
کنترل هزینه ها یکی از اشتباهات در حسابداری است. در واقع وظیفه اصلی حسابداران در جریان قرار دادن صاحبان مشاغل در مورد هزینه ها و درآمد است. کنترل هزینه ها تنها با در نظر گرفتن محدودیت های مالی امکان پذیر است.
یک حسابدار باید مشاوره های لازم را به صاحبان مشاغل در مورد منابع و هزینه ها موجود انتقال دهد. همچنین صاحبان مشاغل نیز باید در نظر داشته باشند که هزینه های اضافی و نامربوط می تواند آنها را با کمبود بودجه مواجه کرده و شرکت را در وضعیت بحرانی قرار دهد.
مقاله مرتبط: حسابداری بیمه و حسابداری تولیدی را نیز مطالعه نمایید.
عدم جلب اعتماد مشتریان
ارتباط میان مشتریان و حسابداران در کسب و کارهای مختلف از اهمیت بالایی برخوردار است. در حقیقت مشتریان ثابت برای تجارت ها بسیار مهم هستند و تشویق آنان به ادامه همکاری با شرکت ها بسیار حائز اهمیت است.
یک رابطه مبتنی بر اعتماد با گذشت زمان به دست می آید. حسابدار در ارتباط با مشتری نقش یک مشاور را ایفا می کند. به همین جهت است که برای کسب رضایت مشتری لازم است که حسابدار خواسته های مشتری را به صاحبان مشاغل انتقال دهد.
همچنین در رابطه باید سود و منفعت کسب و کار نیز در نظر گرفته شود. یکی از راه های ارزیابی عملکرد حسابداران، روابط آنها با مشتریان خود است. روابط آنها با مشتریان شرکت ها باید سودآور باشد و در صورتی که این اتفاق نیفتد، لازم است که در مورد حسابدار تجدید نظر شود.
نادیده گرفتن برداشت های منفی
از جمله اشتباهات در حسابداری این است که برخی حسابداران انتقادات وارد شده به آنها را در نظر نمی گیرند. برای پیشگیری از بروز چنین اشتباهاتی بهتر است که حسابداران انتقادها منفی را در مورد خود بشنوند و در صورتی که این انتقادات به جا باشند، بهتر است که حسابدار نسبت به اصلاح اشتباه خود اقدام کند.
شاید یک مشاور مالی بتواند با ارائه راهکارهای مناسب از بروز اشتباهات در حسابداری جلوگیری نماید.
در نهایت باید بگوییم که اگرچه اشتباهات در حسابداری غیر قابل اجتناب هستند اما تنها کافی است که حسابداران از اصول حسابداری پیروی کنند. این افراد می توانند با افزایش تمرکز و برنامه ریزی برای هر اقدامی در رسیدگی به امور مالی، وظایف خود را به خوبی و به طور کامل انجام دهند.
کسب تجربه در زمینه حسابداری سبب می شود که حسابداران با گذشت زمان استراتژی های خاصی برای فعالیت های خود در نظر بگیرند و با این کار اشتباهات خود را به حداقل برسانند.
