با بستن حساب ها در پایان دوره مالی، مانده حساب های موقت به صفر می رسد. این فرآیند یعنی انتقال مانده حساب موقت به ورودی های دائمی در ترازنامه شرکت امری مهم می باشد. حساب های موقت که هر چرخه حسابداری را می بندند، شامل حساب های درآمد، هزینه و سود پرداخت شده است.دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان در سهام ترازنامه بسته نشده است. این حساب های دائمی و مانده های آنها به عنوان مانده در دوره حسابداری بعدی، عمل می کنند.
هدف از بسته شدن حساب ها در پایان دوره مالی
اصطلاحی که اغلب برای بستن ورودی ها و حساب ها در پایان دوره مالی به کار می رود، "تطبیق" حساب های شرکت است. حسابداران برای بازگرداندن درآمد، هزینه و رسم مانده حساب موقت به صفر در آماده سازی برای دوره حسابداری جدید، ورودی های جدید را بررسی می کنند.
ورودی های پایانی همچنین ثبت می شوند تا حساب سود سهام باقی مانده در شرکت هم چنین هرگونه افزایش واقعی درآمد را از سال قبل نشان دهند و همچنین هرگونه کاهش از پرداخت سود سهام و هزینه ها را نشان داده وبررسی کنند.سود انباشته، آن دسته از سودهایی است که به عنوان سود سهامداران تقسیم نمی شود اما برای سرمایه گذاری بیشتر، اغلب در تبلیغات، فروش، تولید و تجهیزات حفظ می شود.
حساب خلاصه درآمد
حساب خلاصه درآمد به عنوان یک حساب موقتی استفاده می شود که فقط در مراحل بسته شدن استفاده می شود. این شامل کلیه درآمدها و هزینه های شرکت برای دوره حسابداری جاری است. به عبارت دیگر، این شامل درآمد خالص یا رقم درآمدی است که پس از کسر کلیه هزینه های کسب و کار، استهلاک، هزینه خدمات بدهی و مالیات باقی می ماند. حساب خلاصه درآمد در تهیه صورت های مالی تاثیری ندارد، زیرا تنها هدف آن استفاده در مراحل بسته شدن است.
چهار مرحله برای تکمیل ورودی های آخر و بستن حساب ها در پایان دوره مالی
ورودی های نهایی را با استفاده از مراحل زیر تکمیل کنید:
1-حساب های درآمد را در تراز آزمایشی قرار دهید که تمام حساب های درآمد و سرمایه را در دفتر شرکت لیست می کند؛ خواهید دید که آنها مانده اعتباری دارند. برای بازگرداندن آنها به صفر، باید برای هر حساب درآمد، ورودی بدهی انجام دهید تا مانده را به حساب خلاصه درآمد منتقل کنید.
2-حساب های هزینه را در مانده آزمایش قرار دهید؛ خواهید دید که آنها مانده بدهی دارند. برای هر حساب هزینه به حساب خلاصه درآمد اعتبار وارد کنید تا حساب هزینه به صفر برسد.
3-اگر حساب خلاصه درآمد پس از تکمیل مطالب، موجودی اعتبار داشته باشد یا مبالغ ورودی اعتبار بیش از بدهی ها باشد، شرکت درآمد خالص دارد. اگر مانده بدهی بیش از اعتبارات باشد، شرکت ضرر خالصی دارد. اکنون، خلاصه درآمد باید به حساب سود باز مانده وارد شود. برای گرفتن حساب خلاصه درآمد و اعتبار حساب بازپرداخت، یک ورودی در ژورنال قرار دهید.
4-آخرین مرحله شامل بستن حساب سود سهام در پایان دوره مالی برای سودهای بازمانده است. حساب سود سهام، مانده بدهی عادی دارد. درآمد انباشته شده اکنون منعکس کننده میزان مناسب درآمد خالص است که به آن اختصاص داده شده است. برای اکثر شرکت ها، این چرخه حسابداری را برای دوره زمانی فعلی تکمیل می کند.
چه چیزی در روند بسته شدن حساب ها در پایان دوره مالی مهم است؟
مسلماً صورتهای مالی ماهانه مهمترین ابزار استراتژیک یک سازمان است. اظهارات دقیق و به موقع، داده های کلیدی را برای پشتیبانی از نظارت مالی و تصمیم گیری، جلوگیری از اشتباهات پرهزینه و آماده سازی شما برای زمان مالیات فراهم می کند.
اما صورتهای مالی تنها زمانی ارزشمند هستند که با استفاده از مبنای محکم حسابداری مانند اصول حسابداری عمومی پذیرفته شده (GAAP) به طور دقیق تهیه شده و در مدت زمان معینی پس از پایان ماه تولید شوند.
این نتیجه به فعالیت های کنترل شده و هماهنگ در طول ماه نیاز دارد. این همچنین به معنای فرایندها و رویه هایی است که کاملاً تفکر شده، مستند شده و شامل کنترل های داخلی مانند تفکیک وظایف در تمام بخش های مناسب است. گزارشهای موفق ماهانه (یا سایر دوره های مثلاً سه ماهه) برای تهیه صورتهای مالی و سایر داده ها مانند KPI برای پشتیبانی از نیازهای گزارشگری مدیریت و هم چنین برای بستن حساب ها در پایان دوره مالی حیاتی است.
وظایف اصلی برای بستن حساب ها در پایان دوره مالی را به یک سری هشت مرحله ای تقسیم می کنیم:
1. ثبت معاملات مالی عملیاتی روزانه
از آنجا که هدف ایجاد صورتهای مالی انجام به موقع و دقیق آن است، هر روشی که بتواند در عملیات روزانه ادغام شود، روند بسته شدن حساب ها را در پایان دوره مالی تسهیل می کند. در حالت ایده آل، فعالیت باید هنگام وقوع ثبت شود، نه اینکه منتظر بمانید تا پایان ماه.
همچنین، بخش هایی که فعالیت های آنها بر سوابق مالی تأثیر دارد، باید برای تکمیل فعالیت ها به طور مداوم ثبت نام شوند. آنها باید اطمینان حاصل کنند که اداره حسابداری، اسناد، منبع کامل و دقیق را برای ثبت اطلاعات در سیستم حسابداری دریافت می کند.
2. آشتی مجدد ماژول های سیستم حسابداری و دفترهای فرعی
سیستم های حسابداری اغلب ماژول های یکپارچه ای مانند بدهی ها، فروش (هدایای غیرانتفاعی) یا سرمایه گذاری برای مدیریت عملکرد خاص شرکت دارند. بخشی از روند بسته شدن حساب ها در پایان دوره مالی، آشتی دفتر فرعی با دفتر کل است.
3. ثبت ماهانه مجلات
ارائه نمایندگی کامل و دقیق از سازمان معمولاً مستلزم ثبت ماهانه ژورنال برای هزینه های تعهدی، استهلاک و سایر فعالیت ها است. در بیشتر موارد، سیستم های حسابداری قادر به ثبت خودکار در مجلات هستند.
4. آشتی با حساب های ترازنامه
ابتدا حساب های نقدی را بررسی کنید. این یکی از ساده ترین راه ها برای تعیین مکان ورودی های نادرست است، زیرا پول نقد، بخشی از ساختار بیشتر معاملات است. سازمان هایی که معاملات ماهانه بی شماری دارند نیز از آشتی وجه نقد به صورت روزانه یا هفتگی بهره مند خواهند شد. این به شما کمک می کند تا بدانید که چه مقدار پول نقد در هر زمان موجود است.
پس از اینکه حساب های نقدی را آشتی دادید و تغییرات لازم را انجام دادید، آماده آشتی حساب های مانده ترازنامه هستید.
5. حساب های درآمد و هزینه را مرور کنید
در آخر، حساب های درآمد و هزینه را بررسی کنید تا صحت آنها را تأیید کنید. درآمد، اغلب به یک دفتر فرعی وابسته است و بنابراین سازگار شده است. هزینه ها را بررسی کنید تا ببینید آیا در حساب های صحیح و در دوره صحیح ثبت شده است یا خیر، اقلام تعهدی و پیش پرداخت ها به طور دقیق منعکس می شوند.
6. صورتهای مالی را تهیه کنید
هنگامی که تیم حسابداری از صحت دفتر کل اطمینان پیدا کرد، شما آماده تهیه صورتهای مالی هستید. بسیاری از سازمان ها می توانند این بیانیه ها را از طریق سیستم های حسابداری خود تولید کنند، در حالی که دیگران نیاز به اجرای گزارش ها و جمع آوری داده ها دارند که اغلب به یک سند اکسل منتقل می شود. بررسی مفید دیگر، مقایسه واقعیات با بودجه با استفاده از صورت فعالیت ها (صورت سود و زیان) است.
7. بررسی مدیریت
مرحله نهایی زمانی اتفاق می افتد که کلیه اسناد و مدارک مورد نیاز برای تهیه صورتهای مالی، همراه با خود صورتها، جهت بررسی در اختیار مدیریت ارشد قرار گیرد. این یک کنترل داخلی حیاتی است، زیرا شخصی که بیانیه ها و اسناد پشتیبان را بررسی می کند، به طور معمول بخشی از روند آماده سازی نیست.
8. بستن سیستم های حسابداری برای ماه
پس از رضایت مدیریت از صورتهای مالی، دوره حسابداری به طور فیزیکی در سیستم پایان دوره مالی بسته می شود و از ثبت ناخواسته معاملات آینده در دوره ای که گزارش شده است جلوگیری می کند. ممکن است تعطیلی ماهانه را یک "ممیزی کوچک" تصور کنید که کتاب های ماه جاری را می بندد.
پایان ماه و بستن حساب ها در پایات دوره مالی
قبل از این که به روش های بسته شدن حساب ها در پایان دوره مالی بپردازیم، باید بدانید که آن چیست. بنابراین، پایان ماه چیست؟ در حسابداری، تعطیلی ماهانه مجموعه ای از مراحل یک تجارت برای بررسی، ثبت و سازگاری اطلاعات حساب است.مشاغل برای سازماندهی اطلاعات حسابداری و اطمینان از حسابداری کلیه معاملات دوره ماهانه، به بررسی پایان یک ماه می پردازند.
برخی از اطلاعاتی که باید قبل از بستن حساب ها در پایان دوره مالی خود جمع آوری کنید شامل موارد زیر است:
- جمع درآمد
- اطلاعات حساب بانکی
- سطح موجودی
- اطلاعات صورت مالی
- ترازنامه ها
- کل دارایی های ثابت
- اطلاعات حساب درآمد و هزینه
- داده های دفتر کل
روند بسته شدن حساب ها در پایان دوره مالی
از نکات زیر استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که روند بسته شدن حساب ها در پایان دوره مالی شما روان است.
1. ثبت پول نقد ورودی
هنگام بستن ماهانه حساب ها، باید وجوهی را که در طول ماه دریافت کرده اید ثبت کنید. برخی از وجوه نقدی ورودی که ممکن است لازم باشد ثبت کنید شامل موارد زیر است:
- درآمد
- وام
- پرداخت فاکتور
2. حساب های قابل پرداخت را به روز کنید
احتمال این وجود دارد که شما احتمالاً وقت ندارید هر روز معاملات را ثبت کنید. در این صورت، اطمینان حاصل کنید که خریدهای خود را یادداشت کرده و رسیدها را سازماندهی می کنید. به این ترتیب، می توانید حسابهای خود را برای تعطیلات ماهانه خود به شکل مرتب نگه دارید .
پس از پیگیری معاملات خود، آنها را در پایان هر هفته یا ماه در حساب خود ثبت کنید. در طول تعطیلی ماهانه، سوابق خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید همه صورتحساب ها و فاکتورها را پرداخت کرده اید.
3. بررسی مجدد حساب ها
در طی مراحل بسته شدن حساب ها در پایان ماه خود، باید تمام حساب های خود را بررسی کنید. برای انجام این کار، سوابق خود را با اظهارات حساب خود از ورودی های خارجی، مانند بانک مطابقت دهید. با انجام سازش صورت حساب بانکی، از صحت سوابق ماه خود اطمینان حاصل کنید.
به طور معمول، می توانید حساب های خود را به سه دسته تقسیم کنید:
- حساب های نقدی، چک و پس انداز
- وام و اسکناس بانکی
- حساب های پیش پرداخت یا تعهدی
4- نقدینگی خرد را مرور کنید
اگر از پول نقد خرد استفاده می کنید یا صندوق خرده نقدی دارید، باید در پایان ماه نیز حساب آنها را حساب کنید. تمام رسیدهای اقلامی را که خریداری کرده اید با استفاده از پول نقد خرد، ثبت کنید. مطمئن شوید که رسیدها و سوابق شما با مانده صندوق خرد نقدی شما مطابقت دارد. اگر اینگونه نباشد، احتمال اینکه شما معامله ای را از دست داده باشید، وجود دارد.
نکات قابل بررسی در بستن حساب ها در پایان دوره مالی
- دارایی های ثابت را نگاه کنید
دارایی های ثابت شما اقلام بلند مدت هستند که به کسب و کار شما ارزش افزوده می دهند. مواردی مانند ساختمان ها، تجهیزات، مبلمان، وسایل نقلیه و زمین به عنوان دارایی ثابت در نظر گرفته می شوند.دارایی های ثابت شما معمولاً به صورت نقدی تبدیل نمی شوند و از آنجا که دارایی های ثابت به طور کلی خریدهای بزرگتری هستند، می توانند ارزش آنها را با گذشت زمان کاهش دهند. هنگام بسته شدن حساب ها در پایان دوره مالی خود، هرگونه پرداخت مربوط به دارایی های ثابت خود را ثبت کنید.
- موجودی را حساب کنید
اگر می خواهید موجودی خود را درست انجام دهید، باید شمارش موجودی ماهانه را انجام دهید. شمارش موجودی ماهانه به شما امکان می دهد سطح پایان موجودی را در پایان ماه در حساب های خود به طور دقیق ثبت کنید. به علاوه، انجام یک شمارش موجودی ماهانه به شما کمک می کند تا تصمیم بگیرید چه مواردی را به طور مرتب پر کنید.
ممکن است لازم باشد برخی از موجودی ها را بیش از بقیه کنترل کنید. اگر موجودی خود را به طور دقیق ردیابی نکنید، می توانید مشکلاتی مانند کوچک شدن موجودی را تجربه کنید. مثلا شما صاحب بستنی فروشی هستید و تعداد شیر موجود در مغازه را دارید. از آنجا که شیر می تواند خراب شود، شما باید مرتباً موجودی مواد غذایی فاسدشدنی خود را بررسی کنید. هنگام انجام مراحل آخر ماه، از تعداد موجودی خود برای تنظیمات و بررسی حساب های خود استفاده کنید.
- صورتهای مالی را تنظیم و بررسی کنید
در پایان ماه، شما مسئولیت سازماندهی و بررسی کلیه صورتهای مالی خود را دارید. اینها عمدتا شامل موارد زیر است:
- دفتر کل
- ترازنامه تجارت
- صورت سود و زیان
هر ماه به طور مداوم اظهارات خود را سازماندهی کنید. به این ترتیب، شما در پایان ماه در جستجوی اسناد نیستید. یکی از راه های منظم ماندن، استفاده از نرم افزار حسابداری اساسی برای ردیابی معاملات و ذخیره گزارشات است.
کاربرد بستن حساب ها در پایان دوره مالی
می توانید از صورت های مالی خود به عنوان فرصتی برای بهبود تجارت کوچک خود استفاده کنید. به عنوان مثال، هنگامی که اظهارات خود را مرور می کنید، ممکن است متوجه شوید که هزینه زیادی را برای کالایی که فروش نمی یابد، هزینه کرده اید. ممکن است تصمیم بگیرید از مواد ارزانتری برای تولید محصول استفاده کنید یا ممکن است تصمیم بگیرید که کلاً محصول را فراموش کنید.
- حساب های درآمد و هزینه را بررسی کنید
در پایان ماه، حسابهای درآمد و هزینه خود را مرور کنید تا صحت حساب آنها را تأیید کنید. بررسی کنید که آیا هزینه های خود را در حساب های صحیح دوره ثبت کرده اید. مطمئن باشید اقلام تعهدی و هزینه های پیش پرداخت به طور دقیق در حساب های شما ثبت می شود.
- قبل از بستن، اطلاعات را مرور کنید
قبل از بستن کامل حساب ها در پایان دوره مالی، در نظر داشته باشید که دسته دوم کار خود را مرور کنید. شخصی که اطلاعات حسابداری شما را بررسی می کند می تواند مدیر یا سرپرستی باشد که تجربه دستیابی به حساب های شما را دارد.
- برای ماه آینده آماده شوید
برای اینکه مسئولیت حسابداری ماهانه خود را حفظ کنید و زمان صرف شده برای بسته شدن حساب خود در پایان دوره مالی را کاهش دهید، یک تقویم مالی ماهانه ایجاد کنید. تقویم شما می تواند به شما کمک کند تا ماه آینده حساب های خود را ببندید و تقویم شما می تواند به شما کمک کند تا از بررسی حساب خود عقب نمانید.
در تقویم خود، برنامه ریزی کنید که چه زمانی قصد جمع آوری گزارش، ثبت معاملات و بستن حساب های خود در پایان دوره مالی را دارید. یک تاریخ بسته شدن تعیین کنید که در آن تمام هزینه ها و درآمد باید ارسال شود. حتماً تاریخ بسته شدن را با کسی که به تنظیم دفترچه دسترسی دارد را نشان دهید.با گذشت زمان، می توانید تقویم خود را تغییر دهید و در صورت یافتن فرایندی و نظمی که برای شما و تجارتتان بهتر کار کند، انجام دهید.