افراد به هنگام راه اندازی یک تجارت، معمولاً نیاز به ارتقا عملکرد حسابداری را در نظر نمی گیرند. حسابداری نقش مهمی در تجارت ها دارد و وظایف مختلفی را به انجام می رساند. حسابداری در ثبت، جمع آوری و تجزیه و تحلیل های مالی نقش بسزایی دارد.
اطلاعات به دست آمده از بخش حسابداری، برای انجام فعالیت های روزانه مشاغل لازم هستند. همچنین می توان از اطلاعات به دست آمده از بخش حسابداری استفاده کرد تا روش های جدیدی برای گسترش فعالیت های تجاری یافت.
تعیین یک استراتژی رشد که مبتنی بر اطلاعات مالی است، به مدیران و صاحبان مشاغل کمک می کند تا در وضعیت های مختلف شرکت، تصمیمات لازم را اخذ کنند. براساس آنچه از تجربه به دست می آید، عملکردهای یک تجارت گام به گام پیشرفت می کند.
شما به احتمال زیاد از همان روز اول به یک مدیر ارشد مالی نیازی ندارید با این حال شما همواره با گسترش فعالیت های تجاری خود به عملکرد حسابداری قوی تری نیاز خواهید داشت. درک اینکه یک تجارت یا کسب و کار چه زمانی نیاز به ارتقا عملکردهای تجاری خود دارد، بسیار حائز اهمیت است.
به همین جهت در مقاله پیش رو قصد داریم تا دستورالعمل های لازم برای درک اینکه چه زمانی به ارتقا عملکردهای حسابداری نیاز دارید را بیان کرده و اطلاعات مفیدی در رابطه با این عملکردها ارائه دهیم.
استفاده از خدمات و عملکرد حسابداری پاره وقت یا برون سپاری
هنگامی که مشاغل شروع به فعالیت می کنند، احتمالاً قادر نیستند که یک متخصص مالی تمام وقت را استخدام کنند. با این وجود حفظ سوابق مالی از روز اول بسیار ضروری و مهم است. در صورتی که صاحبان مشاغل تخصص کافی برای انجام این کار را نداشته باشند، استفاده از خدمات حسابداری پاره وقت یا برون سپاری امور حسابداری می تواند بسیار مفید باشد.
در ادامه برخی از خدماتی که این افراد یا شرکت های حسابداری ارائه می کنند را بیان خواهیم کرد.
خدماتی که سبب ارتقا عملکرد حسابداری می شوند.
خدمات مختلفی وجود دارد که توسط حسابداران پاره وقت و تیم های حسابداری برون سپاری ارائه می شود که صاحبان مشاغل را در اداره امور و توسعه شرکت ها کمک می کند. برخی از این خدمات عبارتند از:
تنظیم سیستم حسابداری
امور مالی باید به صورت روزانه به ثبت برسند و در گزارش ها و کتاب های ثبت سوابق مالی ضبط شوند. استفاده از ابزارهای حسابداری مختلف می تواند بر تسریع فرآیندهای حسابداری تاثیر زیادی داشته باشد. در واقع بسیاری از صاحبان مشاغل استفاده از چنین ابزارهای حسابداری را در تجارت خود ترجیح می دهند.
شرکت ها و سازمان های مختلف باید قالب گزارش های مالی را تنظیم کرده و در مورد روش های حسابداری تصمیم بگیرند. استفاده از سیستم های حسابداری متناسب با نیاز شما می تواند سبب صرفه جویی زیاد در وقت و هزینه ها شود.
شرکت های حسابداری یا افرادی که خدمات حسابداری را ارائه می دهند، سیستم های حسابداری را با توجه به نیاز شرکت ها طراحی کرده و نیازهای پیشرفته حسابداری آنها را برطرف خواهند کرد و با ارتقا عملکرد حسابداری به سازماندهی امور مالی کمک می کنند.
حسابداری
ثبت امور مالی در دفترهای مختلف در صورتی که کسب و کار تازه ای را شروع به فعالیت کرده باشند، امری نیست که به تخصص بالایی نیاز داشته باشد اما هنگامی که فعالیت های تجاری شرکت افزایش یابد، رسیدگی به امور مالی بسیار دشوار می شود.
به منظور تهیه چک و فاکتورهای مختلف، تهیه گزارش های مربوط به انجام معاملات تجاری مختلف و مواردی از این قبیل، استفاده از خدمات حسابداری لازم و ضروری است و نیاز به ارتقا عملکرد حسابداری دارد. یکی از روش های مفید برای مدیریت امور مالی، کنترل حساب ها از طریق حساب های بانکی است.
ثبت معاملات صورت گرفته بر اساس ورودی های موجود، امری بسیار مهم است و نیاز به بررسی کلی و تجزیه و تحلیل داده های مالی به دست آمده دارد. استفاده از این داده ها بر عملکرد کلی شرکت ها تاثیر داشته و سبب تغییرات در تصمیم گیری های مهم می شود.
محافظت در برابر کلاهبرداری
هنگامی که کسب و کارها در مراحل اولیه فعالیت های خود قرار دارند، بیشتر در معرض کلاهبرداری و سرقت قرار می گیرند. علت این امر نیز آن است که در زمان شروع فعالیت های شرکت، هیچ روش استاندارد عملیاتی مشخصی وجود ندارد و شیوه صحیح مدیریت حسابداری در شرکت ها هنوز برقرار نشده است.
هنگامی که تصمیم می گیرید تا عملکرد حسابداری شرکت خود را ارتقا دهید، در واقع شرکت خود را در مقابل کلاهبرداری ها و سرقت ها محافظت کرده اید. ارتقا عملکردهای حسابداری از این جهت سبب محافظت در برابر کلاهبرداری ها می شود که به شرکت ها در مدیریت بهتر پول کمک می کنند.
طبق تحقیقاتی که صورت گرفته است، نیمی از مشاغل کوچک تحت تاثیر چنین فعالیت های کلاهبرداری از سمت کارمندان یا عوامل خارجی قرار دارند. به همین جهت است که ارتقا عملکرد های حسابداری برای همه مشاغل بسیار حائز اهمیت است.
تهیه مالیات
با رشد و توسعه کسب و کار، باید خود را برای پرداخت کلیه مالیات ها آماده کنید. پرداخت های مالیات بسته به نوع فعالیت ها بسیار متفاوت بوده و ممکن است که شما نیاز به پرداخت مالیات فروش، مالیات بر املاک، مالیات حقوق و دستمزد و فعالیت های دیگر را داشته باشید.
به منظور ثبت مالیات لازم است که با یک مشاور متخصص مشورت کنید. مشاوره با متخصص از این جهت بسیار حائز اهمیت است که ثبت مالیات نیاز به دانش و تخصص اولیه دارد و لازم است فردی که برای این فعالیت انتخاب می شود، درک عمیقی از سیستم مالیات داشته باشد.
با توجه به اینکه قوانین مربوط به تجارت همواره در حال تغییر است و از طریق عدم پرداخت مالیات در موعد مقرر می تواند جریمه های نقدی بسیاری را برای تجارت یا کسب و کار به همراه داشته باشد، استفاده از خدمات حسابداری و ارتقا آن تاثیر زیادی بر جلوگیری از قرار گرفتن شرکت در وضعیت بحرانی دارد.
ارتقا عملکرد حسابداری چگونه انجام می شود؟
هنگامی که فعالیت های تجاری شرکت ها در حال گسترش باشد، لازم است که حسابداری شرکت خود را به افراد حرفه ای و تمام وقت در این زمینه بسپارید. در واقع این زمان، بهترین وقت برای تبدیل کردن کارمند نیمه وقت به تمام وقت یا استخدام کارمندانی دائمی برای انجام فعالیت های حسابداری است.
شرکت ها ممکن است که نه تنها به یک حسابدار بلکه به یک CFO برای نظارت بر کارها نیاز داشته باشند. یک CFO باید توانایی پاسخگویی به انواع سوالات را داشته باشد و به همراه مدیران و صاحبان مشاغل، صورتحساب های مالی را تفسیر کنند، با بانک ها و سرمایه گذاران مشورت کنند و امور مالیاتی را برعهده بگیرند، بودجه مورد نیاز شرکت ها را پیش بینی کرده و در نهایت از دارایی های شرکت شما محافظت کنند.
هنگامی که کسب و کار شما در مقیاسی است که هزینه استفاده از خدمات حسابداری برون سپاری با هزینه استخدام یک CFO حرفه ای یکسان باشد، بهتر است که مورد دوم را انتخاب کرده و از خدمات این فرد بهره مند شوید.
هنگامی که یک CFO به استخدام شرکت شما در می آید، منافع شرکت را نیز در نظر گرفته و در نتیجه برای موفقیت شرکت و تحقق اهداف سازمانی تلاش می کند. بنابراین چنانچه قصد دارید تا عملکرد حسابداری شرکت خود را بهبود بخشید، می توانند از خدمت تمام وقت یک CFO استفاده کنید.
حسابداران چه خدماتی را برای ارتقاء عملکرد حسابداری ارائه می دهند؟
حسابداران با توجه به دانشی که در طی سال ها تجربه کسب کرده اند، خدمات مختلفی را به شرکت ها و کسب و کارهای مختلف ارائه می کنند. به طور کلی این افراد با سیستم های حسابداری به خصوص، به یک میز کار مجازی دسترسی پیدا کرده کل تیم حسابداری و بخش مالیاتی در یک محیط امن و کارآمد می توانند به پرونده و اسناد مالی مهم دسترسی داشته باشند.
از جمله خدماتی که توسط حسابداران یا تیم های حسابداری به شرکت های بزرگ و کوچک ارائه می شود، می توان به حسابداری کامل یا جزئی، مدیریت جریان وجوه، بودجه بندی و پیش بینی بودجه، مدیریت فروشندگان، بررسی و کنترل حسابهای پرداختی و دریافتی، مشاوره در مورد فرآیندهای کنترل، تنظیم گزارش های سفارشی و موارد دیگر اشاره کرد.
یکی از مهم ترین وظایفی که حسابداران برعهده دارند، تعیین ارزش و قیمت محصولات است. تعیین ارزش محصولات در درآمد و سودآوری شرکت ها نقش بسیار مهمی دارد و به همین جهت است که باید توسط فردی متخصص صورت گیرد.
مزایای ارتقاء عملکرد حسابداری
بسیاری از کارآفرینان موفق، عملکرد حسابداری در مشاغل خود را یک سرمایه گذاری مهم می دانند. بنابراین حسابداری و خدمات مربوط به آن مزایای بسیار زیادی برای کسب و کارهای در حال رشد دارند. در ادامه قصد داریم تا در مورد برخی از مزایای ارتقا عملکردهای حسابداری اشاره نماییم.
تصمیمات آگاهانه تر
چنانچه در کسب و کار خود سود و درآمد لازم را کسب می کنید در واقع در تجارت موفق هستید و چنانچه درآمد یا سودآوری شرکت شما متوقف شده است، لازم است که نشانه های آن را جدی بگیرید. در پایان دوره های مالی که می تواند به صورت ماهانه یا شش ماهه باشد، سلامت مالی کار شما تعیین می کند که آیا تجارت مورد نظر موفق بوده یا با شکست همراه خواهد شد.
به همین دلیل است که درک اقتصادی در اتفاقاتی که در تجارت ها رخ می دهد، مهم است. ارتقا عملکرد حسابداری می تواند به کسب اطلاعات مهم اقتصادی کمک کند. کسب چنین اطلاعاتی به صاحبان مشاغل کمک می کند تا در هر زمانی، تصمیم گیری هایی را انجام دهند که تاثیر مثبتی بر سلامت مالی دارد.
افزایش انعطاف پذیری در برابر مشکلات
عدم اطلاع از آینده و بروز اتفاقات ناگهانی می تواند منجر به تصمیم گیری های ضعیف شود. چنین تصمیم گیری هایی می تواند ادامه فعالیت های یک تجارت را مختل کند. چنانچه بخش حسابداری و خدمات مربوط به آن را ارتقا دهید، می توانید با برنامه ریزی لازم برای رویارویی با هر اتفاقی آماده شوید.
شرکت های فعال و پیشرو، با ارتقا عملکرد بخش حسابداری خود، در هنگام بروز اتفاقات غیر منتظره به راحتی مشکلات پیش آمده را برطرف کرده و از این طریق می توانند به اهداف تعیین شده در موعد مقرر دست پیدا کنند.
تامین بودجه
چنانچه شرکت ها یا کسب و کارهای مختلف از بخش حسابداری قوی برخوردار باشند، می توانند مدارک لازم برای دریافت وام از بانک ها را فراهم کرده و با کسب سرمایه بودجه مورد نیاز شرکت ها را تامین کنند. مدارک لازم برای دریافت وام از بانک ها نیاز به سوابق مالی درستی دارد.
عملکرد مالی ضعیف یک تجارت، شانس تجارت مورد نظر را برای دریافت وام محدود کرده و به همین دلیل شرکت نمی تواند برنامه ریزی های صورت گرفته برای پیشرفت و توسعه را اجرا کند. بنابراین تنها راه برای پیشرفت و توسعه تجارت، نظارت دقیق بر وضعیت مالی است از طریق ارتقا عملکرد حسابداری شرکت است.
هزینه های آینده
بسیاری اوقات حسابداری ضعیف می تواند منجر به افزایش هزینه ها در آینده شود. به طور مثال به کارگیری یک حسابدار پاره وقت برای بررسی سوابق مالی سه سال گذشته، هزینه های بسیار بیشتری از استخدام یک حسابدار در طول این سه سال دارد.
بنابراین برنامه ریزی برای ارتقا بخش حسابداری نقش بسیار مهمی در کاهش هزینه ها و صرفه جویی در آنها دارد و می توان هزینه های پس انداز شده را برای توسعه بخش های دیگر مورد استفاده قرار داد.
فروش مشاغل
برخی از صاحبان مشاغل، زمانی که قصد بازنشستگی از فعالیت های خود را دارند، فروش تجارت خود را به عنوان گزینه ای پیش رو در نظر می گیرند. به منظور فروش مشاغل لازم است که بخش حسابداری فعالیت های گسترده ای را به انجام برساند و در نتیجه مدارک و اطلاعات لازم برای فروش را آماده می کنند.
در صورتی که بخش حسابداری، سوابق مالی را به درستی را ارائه کند، ارزش تجاری شرکت افزایش یافته و فروشنده می تواند شرکت خود را با قیمت بالاتری به فروش برساند.
در نهایت باید بگوییم که ارتقا عملکرد حسابداری برای همه کسب و کارهای در حال رشد، یک ضرورت محسوب می شود و شرکت ها می توانند با انتخاب زمان مناسبی برای ارتقا بخش حسابداری، امور مالی شرکت را در دست گرفته و در نتیجه اقدامات لازم برای موفقیت شرکت را انجام دهند.
