مشاغل کوچک می توانند به کمک نرم افزار حسابداری به امور حسابداری در تجارت خود رسیدگی کنند. در حقیقت با پیشرفت روز افزون تکنولوژی، استفاده از نرم افزارهای مختلف بسیار متداول شده است. به کارگیری چنین نرم افزارهایی مزایای بی شماری برای انواع کسب و کارها به همراه دارد.
مشاغل مختلف با استفاده از نرم افزارهای حسابداری، حسابداری کسب و کار خود را ایمن می کنند. همچنین به کمک چنین نرم افزارهایی، امکان سازماندهی امور مالی فراهم می شود. استفاده از نرم افزارهای حسابداری در مشاغل کوچک یا کسب و کارهای نوپا نیز مزایای مخصوص به خود را دارد.
بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک یا کارآفرینان، در ابتدای شروع فعالیت های تجاری خود، منابع لازم برای استخدام حسابدار حرفه ای را ندارند. از طرفی رسیدگی به امور مالی در تجارت های مختلف از الزامات کسب و کارهای مختلف به حساب می آید.
بنابراین استفاده از نرم افزارهای حسابداری، گزینه ای منحصر به فرد برای مشاغل کوچک است. در مقاله پیش رو قصد داریم تا برخی از دلایل نیاز مشاغل کوچک به نرم افزارهای حسابداری را بیان کرده و برخی از مزایای چنین نرم افزارهایی را شرح دهیم.
نرم افزارهای حسابداری مشاغل کوچک
نرم افزارهای حسابداری، به کاربران امکان می دهند که وظایف حسابداری و دفترداری را به راحتی انجام دهند. به منظور یافتن نرم افزار حسابداری مورد نیاز مشاغل مختلف، لازم است که تحقیقات زیادی در این زمینه صورت گیرد و به فاکتورهای مختلف توجه ویژه شود.
هدف از استفاده از نرم افزارهای حسابداری، ساده کردن امور حسابداری برای مشاغل کوچک است. نرم افزارهای حسابداری باید کاربر پسند و کاربردی باشند. به منظور یادگیری و استفاده از امکانات مختلف چنین نرم افزارهایی، لازم است که زمان کافی را برای شناختن ویژگی های مختلف آن صرف کنید.
صرف زمان در این زمینه و آموزش حسابداری سبب می شود که تجربه و دانش حسابداری شما بیشتر شود که این امر در دراز مدت بسیار ارزشمند خواهد بود. به کارگیری نرم افزارهای حسابداری برای مشاغل مختلف مزیت های بسیاری را به همراه خواهد داشت و همین امر دلیل نیاز مشاغل کوچک به چنین نرم افزارهایی است.
سازمان دهی
نرم افزار حسابداری به صاحبان مشاغل امکان می دهد که سازمان یافته شوند و تمام داده ها و اطلاعات خود را در مکانی مشخص قرار دهند. به عنوان مثال در صورتی که یک فاکتور مربوط به امور تجاری به نحوی اشتباه به ثبت برسد، این امر می تواند برای کسب و کار مورد نظر دردسر باشد.
چنانچه از نرم افزارهای حسابداری در ثبت چنین فاکتورهایی استفاده شود، امکان بروز خطا و اشتباه به حداقل می رسد. صاحبان مشاغل می توانند با استفاده از چنین امکاناتی، فاکتورها و رسیدهای مورد نظر را در کوتاه ترین زمان ممکن جستجو کرده و در صورت وجود مشکلی به اصلاح آن بپردازند.
چنین نرم افزارهایی امکان ذخیره سازی پرونده های مختلف را به کاربران می دهند. ذخیره سازی پرونده ها سبب می شود که حسابداری کسب و کارها سازمان یافته شود. از طرفی امکان دسترسی راحت به پرونده های مختلف، فراهم می شود.
سرمایه گذاری و صرف هزینه برای نرم افزارهای مختلف، سبب می شود که صاحبان مشاغل کوچک حسابداری را با مهارت و سهولت بیشتری انجام دهند. در ضمن به کارگیری چنین ابزارهایی موجب می شود که صاحبان مشاغل به جای صرف زمان زیاد برای رسیدگی به امور مالی، بطور هوشمندانه عمل کنند.
افزایش دقت
خطاهای انسانی در امور حسابداری، اجتناب ناپذیر است و همواره بخشی از فعالیت های روزمره تجاری به حساب می آید اما بروز چنین خطاهایی در کسب و کارها می تواند برای مشاغل مختلف بسیار مضر باشد. سرمایه گذاری در نرم افزار حسابداری، امکان بروز خطا و اشتباه در امور مختلف به حداقل می رساند.
در واقع نرم افزارهای حسابداری، به منظور جلوگیری از هرگونه خطای انسانی طراحی شده اند. محاسبات مختلف مالی به کمک چنین نرم افزارهایی انجام می شود و با این کار امکان بروز اشتباه در محاسبات به حداقل خواهد رسید.
برخی از نرم افزارهای حسابداری به کاربران خود امکان می دهند تا با برنامه ریزی های صحیح، بدهی مالیاتی خود را پرداخت کنند. چنین نرم افزارهای بسیار دقیق و قابل اعتماد هستند. بنابراین می توانید با اطمینان خاطر امور مالیاتی را به آنها بسپارید و مالیات خود را در موعد مقرر پرداخت کنید.پرداخت مالیات در موعد مقرر سبب می شود که مشاغل مختلف از جریمه های مالیاتی در امان بمانند و در نهایت کسب و کارها با ضرر و زیان های مالی، مواجه نشوند.
رسیدگی به هزینه های مختلف
مشاغل کوچک می توانند با استفاده از نرم افزارهای حسابداری، در هزینه های خود صرفه جویی کنند. نرم افزارهای حسابداری از طریق روش های مختلفی، سبب کاهش هزینه کسب و کارها می شوند. در وهله اول کسب و کارهای کوچک می توانند هزینه های مربوط به تهیه لوازم التحریر یا تجهیزات مورد نیاز برای تشکیل پرونده و ذخیره صورتحساب های مختلف را پس انداز کنند.
در حقیقت مشاغل مختلف می توانند هزینه های مربوط به وسایلی مانند کاغذ، گیره های کاغذ، چاپگر، جوهر و مواردی از این قبیل را کاهش دهند. این هزینه های ناچیز در مشاغل کوچک می توانند دردسر باشند، لذا با استفاده از نرم افزار حسابداری، می توان در هزینه ها صرفه جویی کرد.
هزینه های ناشی از چنین امکاناتی را می توان به صورت ماهانه پس انداز کرد، چرا که کسب و کار شما نیازی به چنین وسایلی ندارد. البته مشورت با یک حسابدار در زمینه امور مالی برای کسب و کارهای مختلف، مزیت های بسیاری به همراه دارد.
استفاده از نرم افزارهای حسابداری هزینه های پیش رو به میزان قابل توجهی کاهش می دهد. صاحبان مشاغل می توانند به منظور نظارت بر امور مالی خود از حسابداران ساعتی کمک بخواهند. هنگامی که یک کسب و کار کوچک را اداره می کنید، پس انداز پول و تامین منابع باید از اهداف اصلی کسب و کار شما باشد. لذا نرم افزارهای حسابداری به شما در تحقق چنین اهدافی کمک می کنند.
افزایش سرعت
زمان و هزینه دو فاکتور مهم در مشاغل کوچک به حساب می آید. استفاده از نرم افزار حسابداری، به مشاغل مختلف کمک می کنند تا این دو فاکتور مهم را در نظر داشته باشند. اگرچه به کارگیری چنین نرم افزارهایی موجب صرفه جویی در زمان می شود، اما صاحبان مشاغل به منظور بهره مندی از این مزیت، باید در ابتدای کار، زمان زیادی را صرف یادگیری کار با این نرم افزارها کنند.
صرف زمان برای یادگیری کار با چنین نرم افزارهایی سبب می شود که صاحبان مشاغل، با کلیه ویژگی ها و امکانات چنین نرم افزارهایی آشنا شوند. درک امکانات مختلف حسابداری سبب بهبود و تقویت حسابداری مشاغل کوچک می شود. هرچه در اجرا و استفاده از نرم افزار حسابداری، از طریق آموزش حسابداری مهارت بیشتری پیدا کنید، در خواهید یافت که استفاده از چنین نرم افزارهایی تا چه حد در زمان شما صرفه جویی می کند.
امنیت
در حقیقت در کلیه مشاغل، داده ها و اطلاعاتی وجود دارند که حفاظت از آنها از اهمیت بالایی برخوردار است. حفاظت از داده های شخصی و مختص به هر کسب و کار، امری بسیار مهم در اداره مشاغل مختلف به حساب می آید.
به طور مثال، اطلاعات مهمی در رابطه با مشتری ها و حساب های آنها وجود دارد که درج چنین اطلاعاتی به خارج از مشاغل، ادامه فعالیت های کسب و کارها را به خطر می اندازد. به همین جهت استفاده از نرم افزارهای حسابداری حفاظت شده با رمز عبور، محیطی امن برای کاربران ایجاد می کند و افراد می توانند در چنین محیطی با اطمینان خاطر به فعالیت های خود بپردازند.امکانات موجود در چنین نرم افزارهای حسابداری، به کاربران اطمینان می دهد که از داده ها و اطلاعات آنها حفاظت می شود.
انتخاب نرم افزارهای حسابداری بر اساس چه معیارهایی باید انجام شود؟
حال که مزایا و ویژگی های نرم افزارهای حسابداری آشنا شدید، برای انتخاب نرم افزار حسابداری متناسب با کسب و کار خود، باید فاکتورهای مختلفی را در نظر بگیرید. نکات مختلفی در رابطه با نحوه انتخاب نرم افزارهای حسابداری متناسب با تجارت ها وجود دارد که در ادامه برخی از مهم ترین آنها مطرح خواهیم کرد.
به دنبال ویژگی های خاص باشید.
به منظور انتخاب نرم افزارهای حسابداری مناسب، ابتدا لیستی از نیازهای کسب و کار خود را تهیه کنید. برای این کار لازم است که از افراد تیم خود مشورت بخواهید تا در نهایت اطمینان حاصل کنید که نرم افزار حسابداری مورد نظر، تمامی امکاناتی که کسب و کار شما به آن نیاز دارد را فراهم می کند.
بنابراین پیش از انتخاب نرم افزارهای حسابداری، ابتدا به خوبی نیازهای کسب و کار خود را در نظر بگیرید.
بیشتر نیازها و خواسته های مشاغل کوچک، شامل موارد زیر می شود:
· مدیریت موجودی
· ردیابی فروش
· مدیریت و ارتباط با مشتریان
· پشتیبانی حساب تجاری
· بودجه بندی
· تخمین ها
· حقوق و دستمزد
· گزارش های مالیات
برخی از نرم افزارهای حسابداری، به طور خاص برای صنایع مختلف، طراحی شده اند. به طور مثال نرم افزارهای ویژه ای برای صنایعی همچون ساخت و سازها، تولید کنندگان، توزیع کنندگان و فروشندگان عمده وجود دارد. بنابراین در صورتی که کسب و کار شما در زیر مجموعه صنعت به خصوصی قرار گرفته، استفاده از نرم افزارهای حسابداری مختص به چنین صنایعی می تواند نیازهای کسب و کار را برطرف کند.
تعیین کنید که نرم افزار مورد نظر متناسب با تجارت شماست یا خیر؟
تعیین اینکه نرم افزارهای حسابداری انتخاب شده، متناسب با کسب و کار شماست یا خیر، با طرح سوالات مختلف انجام می شود. در ادامه برخی از این سوالات را مطرح خواهیم کرد.
آیا نرم افزار حسابداری مورد نظر، قابلیت ارتقا دارد؟
در هنگام انتخاب نرم افزارهای حسابداری، توجه داشته باشید که نرم افزار مورد نظر، قابلیت اضافه کردن امکانات مختلف را داشته باشد. به عنوان مثال یکی از امکاناتی که کسب و کارهای کوچک با گذشت زمان به آن نیاز خواهند داشت، حسابداری حقوق و دستمزد است. اطمینان حاصل کنید که نرم افزار مورد نظر، قابلیت افزودن امکانات مختلف را داشته باشد. همچنین در مورد آپلود چنین نرم افزارهایی به نرم افزارهای دیگر تحقیق کنید.
آیا بانک از آن پشتیبانی می کند؟
امکان پیگیری معاملات مالی از طریق نرم افزارهای حسابداری بسیار مهم است و سبب صرفه جویی در زمان می شود. لذا وجود چنین امکاناتی را در نرم افزار حسابداری در نظر بگیرید.
آیا باید آنلاین باشد؟
نرم افزار حسابداری آنلاین، نرم افزاری مبتنی بر وب است که از طریق یک مرورگر اینترنتی و با امنیت کافی مورد استفاده قرار می گیرد. نرم افزارهای حسابداری آنلاین برای سهولت دسترسی به داده های حسابداری پیشین، بسیار مناسب هستند.
آیا دسترسی برای برخی از کاربران را محدود می کند؟
چنانچه بیشتر از یک نفر از نرم افزارهای حسابداری استفاده کند، لازم است که دسترسی به داده های مختلف برای افراد دیگر محدود شود. لذا در نظر گرفتن محدودیت های دیگر کاربران بسیار مهم است.
آیا نرم افزار حسابدارینسخه آزمایشی دارد؟
پیش از خریداری نرم افزارهای مختلف حسابداری، بهتر است که نسخه رایگان آن را در مدت مشخصی، مورد استفاده قرار داده و به نوعی آزمایش کنید تا دریابید که چنین نرم افزاری برای کسب و کار شما مفید است یا خیر؟
برای امکانات غیر ضروری هزینه نکنید.
در واقع کسب و کارهای کوچک، به امکانات کمتری نسبت به تجارت های بزرگتر نیاز دارند. از طرفی پیچیدگی امور مالی در مشاغل کوچکتر بسیار کم است و نیازی نیست که از نرم افزارهای حسابداری حرفه ای برای رسیدگی به امور مالی استفاده شود.
به طور کلی شما برای ویژگی ها و امکانات مختلف در نرم افزارهای حسابداری، هزینه پرداخت می کنید. چنانچه کسب و کار شما در آینده توسعه یافته و نیازهای حسابداری آن نیز به نسبت افزایش یابد، پرداخت هزینه ای اضافی در ازای نرم افزارهای حسابداری حرفه ای قابل توجیه است. اما چنانچه کسب و کار شما به چنین نرم افزارهایی نیاز ندارد، می توان تنها از نرم افزارهای ویژه مشاغل کوچک استفاده کرد.
در نهایت باید بگوییم که استفاده از نرم افزار حسابداری، برای مشاغل کوچک یک ضرورت محسوب می شود. برای انتخاب نرم افزارهای حسابداری مناسب، نکاتی را که مطرح شدند، در نظر بگیرید و از همکاران خود و با استفاده از تجاربی که از طریق آموزش حسابداری بدست آورده اید، می توانید کمک بگیرید.
استفاده از نرم افزارها سبب می شود که برنامه ریزی برای کسب و کارهای مختلف بر پایه اطلاعات دقیق انجام شود. با برنامه ریزی های دقیق نیز می توان اهداف مالی و سازمانی را تحقق بخشید و کسب و کارهای کوچک را توسعه داد.
