اصلاح حساب ها در حسابداری در صورت های مالی است که قبلاً صادر شده است. این می تواند خطایی در شناسایی، اندازه گیری، ارائه یا افشای صورت های مالی باشد که ناشی از اشتباهات ریاضی، اشتباهات در استفاده از GAAP یا نظارت بر حقایق موجود هنگام تهیه صورتهای مالی است. این یک تغییر حسابداری نیست، بلکه صورت های مالی دوره قبل باید تصحیح شود تا به درستی این عمل انجام گیرد.
موارد مؤثر در اصلاح حساب ها در حسابداری
تکرار مجدد اصلاح حساب ها در حسابداری به حسابدار نیاز دارد که این امر نیازمند:منعکس کننده اثر تجمعی از خطاهای موجود در دوره های پیش از آن ارائه شده است که در مبالغ دفتری از دارایی و بدهی در ابتدای دوره اول ارائه شده است.برای تراز اولیه سودهای بازمانده برای آن دوره، تعدیل جبران کنید.صورتهای مالی را برای هر دوره قبلی ارائه شده تنظیم کنید تا اصلاح خطا را منعکس کند.
اگر صورتهای مالی فقط برای یک دوره ارائه می شود، پس منعکس کننده تعدیل در مانده افتتاحیه سود انباشته است. اگر مورد سود یا زیان را در هر دوره موقت غیر از اولین دوره میان دوره ای یک سال مالی تصحیح کنید و بخشی از تعدیل مربوط به دوره های میان دوره ای قبلی است، موارد زیر را انجام دهید:
- آن قسمت از اصلاحات مربوط به دوره موقت فعلی را در آن دوره وارد کنید.
- دوره های موقت قبلی را مجدداً بیان کنید تا آن قسمت از تصحیح اعمال شده در آنها را در آن بگنجانید.
- هر قسمت از صحیح، مربوط به سالهای مالی قبل را در اولین دوره موقت سال مالی جاری ثبت کنید.
ورودی تصحیح در حسابداری
ورودی تصحیح کننده در اصلاح حساب ها در حسابداری، ورودی ژورنالی است که به منظور رفع معامله اشتباهی که قبلاً در دفتر کل ثبت شده است، انجام می شود. به عنوان مثال، ممکن است ورودی استهلاک ماهانه به اشتباه به حساب هزینه استهلاک وارد شده باشد. در این صورت، ورودی تصحیح کننده این است که ورودی را به حساب هزینه استهلاک با اعتبار حساب استهلاک و بدهی حساب هزینه استهلاک منتقل کنید. متناوباً، ورودی اصلی می توانست معکوس شود و با ورودی جدید جایگزین شود که به درستی هزینه حساب استهلاک را می گیرد.
تصحیح ورودی ها معمولاً فقط توسط کارکنان باتجربه حسابداری انجام می شود، زیرا آنها درک بهتری از سیستم حسابداری و تأثیر ایجاد ورودی های ویژه در مجلات در صورتهای مالی دارند. این می تواند منطقی باشد که کنترل کننده قبل از انجام همه ورودی های تصحیح شده پیشنهادی را تأیید کند، تا اطمینان حاصل شود که شخص دوم تأیید می کند اثر ورودی مورد نظر است. به طور کامل مهم است که یک عامل تصحیحی را به طور کامل ثبت کنید، زیرا درک این موارد به خصوص پس از گذشت زمان دشوار است.
این به معنای پیوستن مستندات ورود به مجله از خطای اصلی و همچنین یادداشت هایی در مورد چگونگی ورود تصحیح شده برای رفع خطای اصلی است. مستندات به ویژه اگر به نظر می رسد که بعداً توسط حسابرسان یک شرکت بررسی می شود بسیار ارزشمند است. به محض کشف و ارزیابی خطا در اصلاح حساب ها در حسابداری، باید یک ورودی تصحیح شود. در غیر این صورت، کاملاً احتمال دارد که ورودی هرگز اصلاح نشود.
این به این دلیل است که تصحیح خطا خارج از جریان عادی پردازش معاملات است، بنابراین هیچ تقویم کاری یا روالی وجود ندارد که نظارت کند که آیا این معاملات انجام می شود یا خیر. تصحیح مطالب بسیار وقت گیر است. در نتیجه، ردیابی تعداد ورودی های تصحیح شده بر اساس ماه می تواند منطقی باشد، تا ببینید آیا مسائل اساسی ایجاد کننده این ورودی ها حل شده اند یا خیر. در این صورت، نیاز به تصحیح مطالب کمتر خواهد بود و کارکنان حسابداری وقت بیشتری برای سایر وظایف در اختیار دارند.
موارد قابل بررسی در اصلاح حساب ها در حسابداری
این نحوه تغییر حساب، دفتر حساب یا نوع تجزیه و تحلیل در معاملات پرداخت شده، تخصیص داده شده، ارائه شده در اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده یا شامل مصالحه بانکی را توضیح می دهد. این شامل
فاکتورها و یادداشت های اعتباری پرداخت شده
اسکناس اعتباری و فاکتورهایی که به یکدیگر اختصاص داده شده اند
فاکتورها و یادداشت های اعتباری مطابقت با مالیات بر ارزش افزوده
مالیات بر ارزش افزوده پرداخت ها و رسیدها را با هم منطبق می کند
بانک، پرداخت ها و رسیدها را با هم سازگار می کند
- مواردی که باید در اصلاح حساب ها در حسابداری در نظر گرفت:
حساب های کنترل: شما نمی توانید حساب کنترل اختصاص داده شده به یک تراکنش را تغییر دهید. این حساب های دفتر اصلی است که به طور خودکار توسط حسابدار تعیین می شود و شامل حساب های بانکی، بدهکاران تجاری، طلبکاران تجاری و مالیات بر ارزش افزوده است.
نمی توانید حساب دفتری تغییر دهید که برای استفاده در این نوع معامله تنظیم نشده باشد. به عنوان مثال، شما نمی توانید حساب دفتر حساب را در یک فاکتور خرید، به یک حساب تنظیم شده فقط برای فروش تغییر دهید. نمی توانید نوع تجزیه و تحلیل را تغییر دهید که نوع معامله در آن تنظیم نشده است. به عنوان مثال، شما نوع تجزیه و تحلیل موجود در فاکتور خرید را به صورتی تغییر می دهید که فقط برای فروش تنظیم شده باشد.
حقوق دسترسی: فقط کاربرانی که دسترسی کامل دارند می توانند تصحیح و اصلاح حساب ها در حسابداری را ارسال کنند. کاربرانی که دسترسی خواندن دارند می توانند صفحه سابقه اصلاحات را مشاهده کنند اما نمی توانند تصحیح کنند.
کاربران: فقط یک کاربر می تواند در هر زمان تصحیح کند. سایر کاربران قبل از اینکه تصحیح خود را انجام دهند باید منتظر بمانند تا تصحیح کامل ارسال شود.
- معاملات را برای تغییر پیدا کنید
از تنظیمات، معاملات صحیح را انتخاب کنید.
اصلاح را انتخاب کنید.
برای یافتن معاملات مربوطه از معیارهای جستجو استفاده کنید.
مثلاً، اگر تعدادی فاکتور خرید برای تأمین کنندگان مختلف ایجاد کرده اید و می خواهید حساب دفتر را از 5000 به 5010 تغییر دهید، از حساب Ledger و نوع معامله برای محدود کردن جستجوی خود استفاده کنید.
- حساب دفتر یا نوع تحلیل را تغییر دهید
نوع حساب جدید یا نوع تجزیه و تحلیل را از لیست کشویی Change to Choose انتخاب کنید.
در صورت لزوم، دلیل تغییر مورد را وارد کنید.
بررسی و سپس به روزرسانی را انتخاب کنید.
معامله به روز نشده است؟
اگر تغییری که شما درخواست کرده اید انجام نشود، این پیام نشان داده می شود
پردازش معاملات و اصلاح حساب ها در حسابداری
- رویه اداری
تنظیم حقوق و دستمزد را تعیین کنید و اگر مجاز است به معاملات حقوق و دستمزد پردازش شده در دفتر کل سیستم مالی سازمانی یا سیستم مدیریت منابع انسانی مراجعه کنید. تنظیمات در اصلاح حساب ها در حسابداری باید به موقع پردازش شوند.
- نوع معامله:
توزیع مجدد هزینه ها در بین حساب هایی که برای یک فعالیت مشترک پرداخت می کنند: در این شرایط، هزینه ها از طرف دیگران به یک رشته Chartfield محکوم می شود. این کار به طور کلی برای اهداف کارایی انجام می شود. بخش هایی از هزینه به سایر رشته های مربوطه Chartfield منتقل می شود.
- دستورالعمل ها یا معیارهای مجاز:
هزینه های نادرست نباید ایجاد شود. هزینه ها باید در سال مالی که در ابتدا ثبت شده است منتقل شود.
مقدار حساب باید ماهیت هزینه را منعکس کند و عملکرد باید نشان دهنده هدف هزینه باشد.
محدودیت های صندوق باید دقیق اعمال شود. برخی از هزینه های ثبت شده در صندوق های بدون محدودیت در صندوق های محدود مجاز نیستند.
یکپارچگی کد عملکرد باید حفظ شود.
- اصلاح حساب ها در حسابداری
بر اساس اصلاح حساب ها در حسابداری، می توانیم خطاها را به دو دسته گسترده زیر طبقه بندی کنیم:
خطاهایی که بر تراز آزمایشی تأثیر نمی گذارند
خطاهایی که بر تراز آزمایشی تأثیر می گذارند
خطاها باید در این دسته ها دسته بندی شوند زیرا ما معمولاً می توانیم خطاهایی را که در تراز آزمایشی تأثیری ندارند با تصویب یک مجله اصلاح کننده اصلاح کنیم. در حالی که خطاهای مؤثر بر مانده آزمایشی فقط روی یک حساب تأثیر می گذارند و برای اینها، ما نمی توانیم از یک مجله استفاده کنیم. با این حال، ما فقط می توانیم با باز کردن Suspense A / c، از یک ورودی ژورنال عبور کنیم.
- اصلاح خطاهایی که بر تراز آزمایشی اثرگذار نیستند
این خطاها به طور همزمان روی دو یا چند حساب تأثیر می گذارند؛ بنابراین، اینها خطاهای دو طرفه هستند. ما می توانیم با گذراندن یک ورودی در ژورنال، بدهی و اعتبار صحیح به حساب ها، این موارد را اصلاح کنیم. به منظور اصلاح حساب ها در حسابداری، ما نیاز به لغو اثر از بدهی اشتباه و یا اعتباری با معکوس کردن آن و بازگرداندن اثر درست بدهی یا اعتباری آن داریم.
وقتی بدهی کوتاه یا اعتبار اضافی در یک حساب وجود دارد، ما باید حساب مربوطه را بدهکار کنیم. در حالی که، در صورت وجود اعتبار کوتاه یا بدهی مازاد در یک حساب، ما باید اعتبار مربوطه را اعتبار دهیم. حذف کامل ثبت مدخل در ژورنال یا کتابهای تابعه، ثبت نادرست معاملات در کتاب ها، حذف کامل ارسال و اشتباهات اصولی نمونه هایی از این خطاها است.