نیازهای حسابداری کسب و کارهای کوچک با گذشت زمان تغییر کرده و لازم است که سیستم حسابداری نیز خود را با این تغییرات تطابق دهد. یکی از روش های ردیابی دارایی شرکت ها و کسب و کارهای مختلف، استفاده از سیستم حسابداری دو ورودی است.
سیستم حسابداری دو ورودی، در انواع مشاغل و کسب و کارهای بزرگ و کوچک انقلاب بزرگی ایجاد کرده است. حسابداری به مشاغل کمک می کند تا اطلاعات لازم برای تهیه صورت حساب های مختلف را جمع آوری کنند. حسابداری یک فرآیند استاندارد و دقیق در زمینه تجارت است.
در حقیقت فرایند حس
ابداری به صاحبان مشاغل کمک می کند تا در مورد درستی صورتحساب ها و زمان آنها، اطمینان حاصل کنند. تغییر در سیستم حسابداری برای مشاغل کوچک، امروزه به دلیل توسعه و پیشرفت فناوری، نسبت به گذشته بسیار ساده تر شده است.
به نظر می رسد که با استفاده از فناوری های حسابداری، بازدهی بسیار بالایی را از نظر عملکرد ایجاد کرده است و احتمال بروز هرگونه خطا را تا حد بسیاری کاهش داده است. اما نکته ای که در این میان وجود دارد، این است مشاغل کوچک از ایجاد تغییرات بزرگ در سیستم ها واهمه دارند.
به همین جهت در مقاله پیش رو قصد داریم تا در مورد نیازهای حسابداری آینده کسب و کارها به بحث و بررسی پرداخته و راهکارهای برطرف کردن این نیازها را بیان کنیم.
پیش بینی برای نیازهای حسابداری آینده کسب و کارهای کوچک
به منظور اینکه کسب و کارهای کوچک در بازار رقابت باقی بمانند، لازم است که با تغییراتی که در صنعت و شیوه های عملکردی رخ می دهد، خود را تطبیق دهند. با تطبیق کسب و کارها با شیوه های جدید، یک تجارت نوپا خود را از عقب ماندن در دنیای تجارت نجات می دهد.
در ادامه قصد داریم تا در مورد چند تغییر در عملکرد که برای کسب و کارهای کوچک پیش بینی شده است، صحبت کرده و اطلاعات مفیدی در اختیار شما قرار دهیم:
اتوماسیون بر جهان حاکم خواهد شد.
اتوماسیون کارها وظایف سخت را به خوبی انجام داده و با بازدهی بالا، بسیاری از فعالیت ها را با کارآمدی بیشتری انجام خواهد داد. نرم افزار حسابداری کسب و کارهای کوچک، قابلیت این را دارد تا بسیاری از وظایف و فعالیت ها وقت گیر را در مدت زمان بسیار کوتاهی به انجام برساند و از این طریق نیازهای حسابداری را رفع کند.
به عنوان مثال با استفاده از نرم افزارهای حسابداری، این امکان فراهم شده تا دستگاه با اسکن کاغذها، داده های مختلف را جمع آوری کرده و در نهایت، داده ها با دقت بالا وارد سیستم شده و در زمان سرپرست این بخش صرفه جویی خواهد شد.
استفاده از اتوماسیون به عنوان یک شیوه کاری، نه تنها به کسب و کارها کمک می کند تا به مشتریان بیشتری رسیدگی کنند، بلکه آینده بلند مدت شغلی کسب و کارها را تضمین خواهد کرد.
حسابداری کلود گسترش خواهد یافت.
در دنیای پرشتاب امروزی، کسب و کارها و مشتریان انتظار دارند که کارهای خود را در اسرع وقت به انجام برسانند. حسابداری کسب و کارهای کوچک، دیگر از طریق سیستم حسابداری مبتنی بر هارد دیسک مدیریت نمی شود.
در نهایت سیستم های حسابداری مبتنی بر هارد دیسک، دیگر به روز شده و پشتیبانی نخواهند شد و در نتیجه نیازهای حسابداری کسب و کارها را تامین نخواهد کرد. به همین دلیل است که استفاده از نرم افزارهای حسابداری کلود، برای فعالیت همه کسب و کارهای کوچک پیشنهاد می شود. بنابراین در آینده راه برای استفاده از نرم افزارهای کلود، باز خواهد شد و به ابزاری قدرتمند و همه کاره تبدیل می شود.
اداره کسب و کارها ساده تر خواهد بود.
برای اداره کسب و کارها، سیستم های پرداخت مالیات از اهمیت بالایی برخوردار هستند. در حال حاضر نرم افزارهایی در حال طراحی هستند که قابلیت این را دارند که مالیات های کسب و کارها کوچک و بزرگ را محاسبه کرده و زمان پرداخت آنها را مشخص کنند.
در واقع این نرم افزارها از طریق دسترسی به داده ها و اسناد مالی، مالیات مربوط به هر بخش را محاسبه کرده و در نتیجه کسب و کارهای نوپا را از پرداخت جریمه های مالی ناشی از عدم پرداخت مالیات در موعد مقرر، نجات می دهند.
بازاریابی و مهارت های فروش حائز اهمیت می شوند.
از آنجا که خدمات و فناوری های جدید، سبب صرفه جویی در زمان و هزینه می شوند، این بازاریابان و مسئولان فروش هستند که نقش بسیار مهمی در موفقیت کسب و کارهای کوچک ایفا می کنند. در واقع کسب و کارهای مختلف باید خود را از دیگر رقیبان بازار متمایز کنند.
برای انجام این کار باید دلیل قانع کننده ای برای مشتریان، راجع به اینکه چرا در کاری که انجام داده یا محصولی که ارائه می دهید، بهترین هستید، بیان کنید. بنابراین به منظور اینکه کسب و کاری در بازار رقابت باقی بماند و پیشرفت و سوددهی دست یابد، افزایش مهارت های بازاریابی و فروش یک ضرورت محسوب می شود.
راهکارهای رفع نیازهای حسابداری آینده کسب و کارهای کوچک
راهکارهای بسیاری وجود دارند که قابلیت این را دارند که نیاز حسابداری کسب و کارهای کوچک را برطرف کرده و آنها را در بازار رقابت حفظ کنند و سبب می شود که کسب و کارها به اهداف مدیریتی و سودآوری خود برسند. در ادامه برخی از این راهکارها را بیان خواهیم کرد.
۱. انتقال داده ها به کلود
صاحبان مشاغل کوچک، وظایف بسیاری دارند که باید به آنها رسیدگی کرده و مدیریت این وظایف را برعهده گیرند. به همین جهت است که این افراد زمان لازم برای انجام فعالیت های حسابداری را ندارند. استفاده از برنامه های حسابداری کلود، نیازهای حسابداری آینده کسب و کارها را برطرف کرده و سبب صرفه جویی در زمان می شود.
کارشناسان بسیاری توصیه کرده اند که صاحبان مشاغل امروزی فرایندهای حسابداری خود را به کلود انتقال دهند. بنابراین تمامی فعالیت های کسب و کارها مانند مدیریت هزینه و گزارش های مختلف باید مبتنی بر کلود باشد.
به واسطه استفاده از این برنامه، صاحبان مشاغل می توانند بر بخش های دیگر مدیریتی کسب و کارها تمرکز کرده و از این طریق به اهداف برنامه ریزی شده دست پیدا کنند. این افراد با استفاده از نرم افزار حسابداری کلود، زمان کمتری را برای انجام فعالیت های اداری خود، صرف می کنند.
۲. حسابداری و فرایندهای حسابداری خود را خودکار کنید.
هنگامی که صاحبان کسب و کارهای کوچک از نرم افزارهای خودکار حسابداری برای رفع نیازهای حسابداری خود استفاده می کنند، باید با تمامی قابلیت ها و محدودیت های نرم افزار مورد استفاده آشنا باشند.
با این کار، منابع موجود به هدر نمی روند و بیشترین استفاده را خواهند داشت. کسب و کارهای کوچک باید حسابداری خود را به صورت خودکار انجام دهند تا در نهایت بتوانند تمامی هزینه های کسب و کار خود را ردیابی کنند.
با استفاده از نرم افزار حسابداری که خدمات حسابداری مختلفی را ارائه می کنند، کنترل و مدیریت کسب و کارها آسان تر خواهد بود. با استفاده از چنین نرم افزارهایی به حساب های بانکی خود متصل شده و به طور خودکار، رسیدها را ذخیره و معاملات صورت گرفته را بررسی کنید.
واگذاری چنین نیازهای حسابداری به نرم افزارهای حسابداری، سبب می شود که در وقت به میزان زیادی صرفه جویی شده و در نتیجه صاحبان مشاغل می توانند وقت ارزشمند خود را صرف تمرکز بر رشد و توسعه شرکت کند.
۳. مخارج شخصی خود را از مخارج تجاری جدا کنید.
بیشتر نرم افزارهای حسابداری کسب و کارهای کوچک، به صاحبان مشاغل امکان می دهند تا هزینه های شخصی خود را از هزینه های تجاری جدا کنند. کارشناسان حسابداری توصیه می کنند که مشاغل کوچک، برای رفع نیازهای حسابداری می بایست حساب های چک، کارت اعتباری و حساب های پس انداز جداگانه ای برای مشاغل خود ایجاد کنند.
این امر به صاحبان مشاغل کوچک اجازه می دهد تا بدون در نظر گرفتن حساب های شخصی، هزینه های شغلی خود را به طور دقیق ردیابی کنند. با انجام این کار، پرونده های مربوط به اظهارنامه های مالیاتی بسیار ساده تر خواهد شد.
مزایای رفع نیازهای حسابداری با استفاده از نرم افزارهای حسابداری
با پیشرفت فناوری و نرم افزارهای حسابداری، این نرم افزارها می توانند خدمات حسابداری مختلفی را ارائه کنند. با استفاده از این نرم افزارها، حسابداران و صاحبان مشاغل می توانند در یک محیط کار آمد و ایمن به داده ها و اسناد مالی دسترسی داشته و از خدمات این نرم افزارها بهره مند شوند.
با استفاده از چنین نرم افزارهایی خدمات مختلفی مانند مدیریت جریان وجوه، حسابداری جزئی و کامل بخش های مختلف، بودجه بندی، مدیریت فروشندگان و مشتریان و مدیریت حساب های دریافتی و پرداختی را می توان ادامه و کنترل کرد.
نرم افزارهای حسابداری مختلف را می توان با پرداخت هزینه ای مقرون به صرفه به صورت اختصاصی خریداری کرده و از خدمات متنوع آنها برای رفع نیازهای حسابداری بهره مند شد.
یافتن بهترین ساختار تجاری
حسابداری و فناوری های مربوط به آن تنها برای محاسبه امور مالی مورد استفاده قرار نمی گیرند. در حال حاضر فناوری هایی وجود دارند که با استفاده از آنها می توان بهترین ساختار تجاری را پیدا کرده و آن را در سیستم های حسابداری شرکت ها اجرا کرد.
تحلیل مالی
برای هر کسب و کار موفق، تجزیه و تحلیل مالی بسیار مهم است. به همین جهت، برای داشتن یک برنامه تجاری موفق، حسابداری امری حیاتی است. با استفاده از فناوری ها و تکنولوژی های نوین می توان تجزیه و تحلیل های دقیقی را به دست آورده و از آنها برای برنامه ریزی و تحقق اهداف سازمانی استفاده کرد.
پیگیری هزینه ها
استفاده از فناوری های جدید به منظور پیگیری تمام هزینه های کسب و کار، امری ضروری است. در واقع در هر معامله تجاری که صورت می گیرد، صاحبان مشاغل باید در مورد هزینه ها و درآمدی که این معامله برای آنها به دنبال داشته است، اطلاعات لازم را کسب کنند.
در صورتی که کسب و کار مورد نظر، از سوابق مالی صحیح و دقیق برخوردار نباشد، نمی تواند نیازهای حسابداری خود را برطرف کرده و در نهایت در محاسبات مربوط به معاملات مالی، دچار سردرگمی خواهد شد.
چرا از فناوری های جدید برای رفع نیازهای حسابداری استفاده می کنیم؟
دلایل مختلفی وجود دارند که سبب می شود که کسب و کارهای کوچک برای رفع نیاز حسابداری خود از خدمات حسابداری نرم افزارها و تکنولوژی های جدید استفاده کنند. در ادامه برخی از مهم ترین آنها مورد بررسی قرار خواهیم داد.
سازماندهی سیستم های حسابداری
روزهایی که کسب و کارها از کتاب ها و پرونده های مختلف برای سازماندهی امور حسابداری استفاده می کردند، گذشته است. امروزه استفاده از خدمات آنلاین بسیار فراگیر شده و کتاب ها و صورتحساب های کاغذی جای خود را به چنین خدمات آنلاینی داده اند.
تمام آنچه اکنون کسب و کارهای کوچک برای سازماندهی امور خود نیاز دارند، استفاده از نرم افزارهای حسابداری قدرتمند است. با استفاده از چنین نرم افزارهایی می توان کارهای دشوار را راحت و در کوتاه ترین زمان به انجام رسانده و در نهایت صاحبان مشاغل، تمرکز خود را بر توسعه و پیشرفت فعالیت های شرکت قرار خواهند داد.
برای رشد تجارت
اهمیت بخش های مالی در کسب و کارهای مختلف، بر هیچکس پوشیده نیست. چنانچه صاحبان مشاغل قصد دارند که کسب و کار خود را توسعه دهند، باید کنترل امور مالی در دست داشته باشند. بدون برخورداری از یک برنامه تجاری مشخص یا سوابق مالی دقیق، ممکن است که نتوان به اهداف توسعه تجارت ها دست پیدا کرد.
بنابراین عدم آگاهی از سوابق مالی، می تواند مانع از رشد تجارت ها و کسب و کارهای مختلف شود.
باعث صرفه جویی در وقت و هزینه می شود.
استخدام حسابدار، می تواند زمان زیادی را از صاحبان مشاغل گرفته و در نهایت بازدهی لازم را نداشته باشد. در ضمن در صورت استخدام حسابدار، هزینه های شرکت نیز با افزایش مواجه خواهد شد. برای پیشگیری از وقوع این امر، می توانید از با استفاده از نرم افزارهای حسابداری، نیازهای حسابداری خود را برطرف کرده و در وقت و هزینه های خود به میزان زیادی، صرفه جویی کنید.
در نهایت باید بگوییم که به مرور زمان، نیازهای حسابداری کسب و کارهای کوچک تغییر کرده و لازم است که این کسب و کارها برای ادامه فعالیت های خود، از فناوری ها و نرم افزارهای جدید استفاده کنند. در واقع استفاده از چنین تکنولوژی هایی سبب می شود که کسب و کارهای کوچک در بازار رقابتی باقی مانده و به اهداف تجاری خود دست یابند.
