گزارش های بودجه و عملکرد در حسابداری، نقش مهمی در اداره کسب و کارها و تجارت های مختلف دارند. صاحبان مشاغل کوچک و بزرگ از ابزارهای مدیریتی مختلفی برای اداره شرکت های خود استفاده می کنند. ابزارهای مدیریتی کسب و کارها به تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی شرکت ها پرداخته و نقش بسیار مهمی در فرآیندهای مدیریتی دارد.
بودجه بندی نیز از دیگر ارکان مهم در شرکت ها به حساب می آید که به منظور مدیریت مالی مورد استفاده قرار می گیرد. از طرفی گزارش های عملکرد به ارزیابی عملکردهای خاص در محیط های تجاری و کسب و کارها می پردازد.
پیش بینی و تخصیص بودجه به بخش های مختلف امری حیاتی در کسب و کارها به حساب می آید و گزارش های حاصل از آن در بهبود عملکرد تجارت ها نقشی غیر قابل اجتناب دارد. حسابداران یا تیم حسابداری، بخشی است که این مسئولیت مهم را برعهده گرفته و به اقدامات مربوط به آن را به انجام می رساند.
در مقاله پیش رو قصد داریم تا در مورد نقش گزارش های بودجه و عملکرد حسابداری در موفقیت کسب و کارها به بحث و بررسی پرداخته و اطلاعات لازم را در اختیار شما قرار دهیم.
تاثیر گزارش های بودجه در کسب و کارها
بودجه بندی معمولاً توسط بخش حسابداری یا دارایی یک شرکت، انجام می شود. به منظور تکمیل این عملکرد، استفاده نظرات صاحبان مشاغل یا مدیران تجارت ها نیز الزامی است. بودجه ها شامل مبالغی خاص برای انجام یک عملکرد تجاری هستند.
اطلاعات حاصل از گزارش بودجه به منظور مدیریت سیستم های مالی مورد استفاده قرار می گیرند. از طرفی از گزارش های بودجه به منظور برنامه ریزی های مالی نیز استفاده می شود. به طور کلی بودجه و گزارش های مربوط به آن به منظور اهداف مختلفی مورد استفاده قرار می گیرند که در ادامه مهم ترین آنها را بیان خواهیم کرد.
برنامه ریزی هزینه های آینده
گزارش های بودجه به مشاغل اجازه می دهد که هزینه های آینده را برنامه ریزی کنند. این برنامه ریزی ها میزان فروش برای تامین بودجه مورد نیاز شرکت را تعیین می کنند. همچنین صاحبان مشاغل ممکن است که مخارج آینده و هزینه های آن را براساس بودجه های گذشته تنظیم کنند.
بررسی سوابق مربوط به بودجه بندی در شرکت ها به صاحبان مشاغل کمک می کند تا درک نمایند که چرا و چگونه در کسب و کار خود پول خرج کنند. از طرفی بودجه برنامه ریزی شده برای توسعه شرکت و تامین بودجه خارجی برای گسترش و توسعه عملیات شرکت مورد استفاده قرار می گیرد.
پیگیری هزینه های متغیر
صاحبان مشاغل غالباً واریانس هزینه ها را با استفاده از گزارش های بودجه پیگیری می کنند. در حالی که گزارش های مربوط به تقسیم بودجه به صورت سالانه تهیه می شوند، پیگیری واریانس بودجه به صورت ماهانه است. پیگیری واریانس بودجه به مشاغل کمک می کند تا درک کنند که در هر ماه با مقایسه میزان فروش از گزارش های مالی، هزینه ها به چه صورت خواهد بود.
در صورتی که واریانس هزینه بیش از بودجه باشد، صاحبان مشاغل مجبورند که روند بودجه خود را مجدداً بررسی کرده تا اطمینان حاصل کنند که هر گونه نیاز مالی را با دقت پیش بینی نمایند.
اطلاعات حاصل از گزارش عملکرد
حسابداران یا تیم های حسابداری، از گزارش های عملکرد استفاده می کنند تا علاوه بر تعیین بودجه به صاحبان مشاغل یا مدیران شرکت ها اطلاعاتی در مورد واریانس بودجه ارائه دهند. این اطلاعات اضافی ممکن است که مربوط به بخش مالی یا غیر مالی باشد که باعث می شوند بودجه از محدوده مجاز خارج شود.
نیاز به افزایش بودجه غالباً به دلایل مختلفی اتفاق می افتد که پیش بینی آنها پیش از برنامه ریزی برای تعیین بودجه، از قرار گرفتن کسب و کارها در وضعیت بحرانی جلوگیری می کند. نیاز به تعویض تجهیزات یا نیاز به کارمندان بیشتر برای تولید محصولات از جمله مواردی است که نیاز به بودجه و منابع مالی بیشتر دارد.
استفاده از نرم افزارهای حسابداری
شرکت ها یا کسب و کارهای مختلف ممکن است که برای ردیابی اطلاعات مالی مربوط به بودجه از نرم افزارهای مخصوص حسابداری استفاده کنند. بسیاری از نرم افزارهایی که برای تعیین بودجه یا تقسیم بندی آن مورد استفاده قرار می گیرند، معمولاً دارای بخشی هستند که اطلاعات را به صورت الکترونیکی دریافت می کنند.
نرم افزارهای حسابداری هزینه های شرکت ها را در مراحل مختلف توسعه، برنامه ریزی و پیش بینی می کنند. چنین نرم افزارهایی این قابلیت را دارند که به حساب های مالی شرکت ها دسترسی داشته و اطلاعاتی دقیق برای تعیین بودجه یا تقسیم بندی آن در اختیار کاربران قرار دهند.
از طرفی بسیاری از نرم افزارهای حسابداری این قابلیت را دارند که گزارش های بودجه را طراحی کرده و اطلاعات لازم را در آنها درج کنند. چنین نرم افزارهایی با استفاده از داده های ورودی و تجزیه و تحلیل آنها، گزارش هایی دقیق را برنامه ریزی می کنند که صاحبان مشاغل می توانند از چنین گزارش هایی برای برنامه ریزی، پیشرفت و توسعه کسب و کار خود استفاده کنند.
استفاده از نرم افزارهای حسابداری باعث صرفه جویی در زمان و هزینه ها می شود و تجارت های مختلف می توانند خدمات حسابداری مختلفی را از طریق این نرم افزارهای دریافت کنند.
در برنامه ریزی برای بودجه به چه نکاتی باید دقت شود؟
بودجه شامل برنامه ریزی های مالی و غیرمالی برای تحقق اهداف سازمان ها است. به منظور برنامه ریزی بودجه، حسابداران یا تیم های ارائه دهنده خدمات حسابداری لازم است که برخی نکات مهم را در نظر داشته باشند که در ادامه برخی از آنها مطرح خواهیم کرد.
پشتیبانی مدیریت
همه سطوح مدیریت باید از اهمیت بودجه در اداره شرکت آگاه باشند و باید بدانند که بودجه از حمایت های مدیریتی برخوردار است. بنابراین مدیریت ارشد باید اهداف دوربرد و اهداف مقطعی تجارت را به وضوح مشخص کرده و برای دیگر سطوح مدیریتی بیان کند.
از طرفی این اهداف باید به کل سازمان ابلاغ شده و همه افراد در جهت تحقق این اهداف تلاش کنند. اهداف دوربرد شامل افزایش کیفیت محصولات یا خدمات، افزایش نرخ فروش و درآمد و اهداف سهم تجارت از بازار است.
مشارکت در تعیین هدف مدیریت
از گزارش های بودجه برای نشان دادن چگونگی دستیابی و استفاده از منابع برای رسیدن به اهداف سازمانی استفاده می کنند. در صورتی که مدیران یا کارمندان نقشی در تنظیم بودجه یا تهیه آن داشته باشند در واقع کارمندان در جهت دستیابی به این اهداف سازمانی تلاش می کنند.
علت به کارگیری و استفاده از نظر کارمندان در تعیین بودجه این است که کارمندان از چگونگی روند کاری اطلاعات بسیار ارزشمندی دارند که می تواند به بخش حسابداری کمک کند که بودجه بسیار دقیق را برنامه ریزی کنند.
اطلاع رسانی نتایج
در صورتی که کارمندان به صورت سریع و واضح از پیشرفت خود مطلع شوند، انگیزه بیشتری برای کار پیدا می کنند. ارتباطات موثر به معنای درک متقابل، دقت کافی و ارتباط بهتر است. بنابراین در صورتی که مدیران ارتباط موثری با کارمندان داشته باشند، کارمندان هرگونه اقدام لازم برای تنظیم عملکرد خود را به کار خواهند گرفت.
نقش گزارش های بودجه بر عملکرد حسابداری
گزارش بودجه نقش بسیار مهمی را در برنامه ریزی های مالی دارند. به طور کلی هر کسب و کاری نیاز به گزارش های حاصل از برنامه ریزی برای بودجه دارد و این گزارش ها نقش مهمی در عملکردهای تجاری خواهند داشت.
برنامه ریزی
بودجه سبب عملی شدن برنامه ریزی های صورت گرفته می شود. آنها جزئیاتی در مورد آنچه مدیریت قصد دارد که انجام دهد را نشان می دهند. ارزش بودجه در برنامه ریزی به این دلیل است که در بودجه بندی نخست وضعیت اقتصادی شرکت ها و کلیه روابط اقتصادی آنها مورد بررسی قرار می گیرد.
بودجه ریزی به مدیران اجازه می دهد تا چگونگی رفتار هزینه ها و درآمدها را در طی انجام پروژه های عملیاتی بررسی کنند. این فرایند، تعارض های بین اهداف مدیریت و واقعیت های موجود را نشان می دهد. با استفاده از گزارش های بودجه، مدیریت می تواند منابع لازم برای دستیابی به اهداف و نحوه استفاده از این برنامه را شناسایی کند.
اگر منابع موجود نتوانند اهداف برنامه ریزی شده را برآورده کند، روند بودجه بندی می تواند پیامدهای مالی گسترده ای را برای شرکت به همراه داشته باشد.
انگیزه
مدیریت می تواند از بودجه برای ایجاد انگیزه به جهت دستیابی به اهداف کلی سازمان با تعهد به برنامه های از پیش تعیین شده، استفاده کند. به طور کلی می توان گفت که انگیزه دارای دو عنصر است: جهت و قدرت.
گزارش های بودجهبه این ترتیب جهت می دهند که یک بودجه نشان دهنده اهداف مدیریت است. هنگامی که فرآیند بودجه ریزی کامل شد، لازم است که به هدف خاصی منجر شود. برای رسیدن به این اهداف یک مدیر باید متعهد باشد که به سمت آن حرکت می کند.
ارزشیابی
گزارش های بودجه به عنوان معیاری استاندارد برای بررسی عملکرد مدیریتی یا واحد تجاری مورد استفاده قرار می گیرند. با استفاده از این گزارش ها می توان عملکرد فعلی شرکت را در دوره های پیشین مقایسه کرد. چنانچه با استفاده از این گزارش ها مشخص شود که مدیریت عملکرد ضعیفی را در پیش گرفته است و در صورت نیاز تغییرات لازم اجرا می شوند.
متغیرهای غیرقابل کنترل بسیاری وجود دارند که ممکن است که در گزارش های حاصل از بودجه تاثیر بگذارند که از جمله آنها می توان به تغییر در مقررات دولتی، ناآرامی کارگری، کمبود یا افزایش غیرمنتظره در هزینه مواد اولیه اشاره کرد.
هماهنگی
گزارش های بودجه در هماهنگی بخش های مختلف نیز نقش دارند. بودجه های مالی با هماهنگی بخش های مختلف یک سازمان به تهیه برنامه عملیاتی یکپارچه کمک می کنند. به طور کلی گزارش های به دست آمده از بودجه از این طریق سبب هماهنگی می شود.
بودجه ریزی در سازمان ها باید تا حدی غیرمتمرکز باشد. در بیشتر شرکت ها صاحبان مشاغل به کمک حسابداران برنامه ریزی های سال آینده بودجه را طراحی می کنند. بنابراین این برنامه ریزی در سطح بالای شرکت صورت گرفته و پیش بینی و اقدامات لازم در نظر گرفته می شود و در نتیجه هماهنگی در بخش ها برقرار خواهد شد.
تولید با فروش پیش بینی شده مطابقت دارد. برنامه های تهیه مواد با برنامه تولید هماهنگ می شود، توزیع در خطوط محصول با هماهنگی انجام می شود و در نهایت بازاریابی یا عملیات فروش بررسی می شود. به طور کلی گزارش های بودجه پس از تکمیل، به عنوان ابزاری برای هماهنگی فعالیت های کل سازمان مورد استفاده قرار می گیرد.
همچنین در صورتی که نیاز به تجدید نظر در بودجه باشد، فعالیت های مختلف شرکت در نظر گرفته شده و در نتیجه با برنامه ریزی در تهیه بودجه تجدید نظر می شود.
طبقه بندی گزارش های بودجه به طور کلی بودجه ها در سه دسته مختلف قرار می گیرند.
بودجه سرمایه
گزارش های مربوط به بودجه برای سرمایه گذاری، هزینه های سرمایه گذاری و برنامه ریزی های صورت گرفته برای شرکت یا تجارت را در دوره های یک تا ده سال آینده نشان می دهد. این گزارش ها از قبل به تایید صاحبان مشاغل و بخش مدیریت رسیده اند.
بودجه مالی
چنین گزارش هایی شامل صورتحساب های جریان نقدی، ترازنامه ها و بیانیه های منابع و کاربرد صندوق ها را طراحی و برنامه ریزی می کنند و بر فعالیت های کلی شرکت تاثیر می گذارند و از این جهت بسیار حائز اهمیت هستند.
بودجه های عملیاتی
گزارش های بودجه عملیاتی شامل موارد مختلفی می شود که از جمله آنها می توان به هزینه کالای فروخته شده، هزینه های عمومی و اداری، فروش و تولید اشاره کرد. با استفاده از چنین گزارش هایی می توان انتظارات و اهداف عملکردی را عملی کرد.
در نهایت باید بگوییم که گزارش های بودجه نقش بسیار مهمی در عملکرد حسابداری یک کسب و کار دارد. با استفاده از گزارش های حاصل از بودجه، برنامه ریزی های لازم برای دستیابی به اهداف سازمانی صورت گرفته و در نتیجه در صورتی که به درستی و با دقت کافی بودجه بندی صورت گیرد، شرکت ها با توسعه و پیشرفت همراه خواهند شد.
در حال حاضر شرکت های حسابداری بسیاری در سراسر دنیا وجود دارند که خدمات حسابداری در زمینه برنامه ریزی برای بودجه برای ارائه می دهند. استفاده از چنین خدماتی می تواند به صاحبان مشاغل در برنامه ریزی بودجه کمک کند.
