درک و تحلیل معاملات تجاری در حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار است و می توان بیان کرد که یکی از مهم ترین قسمت های شغل حسابداری، تحلیل معاملات تجاری برای شرکت ها و هم چنین برای سازمان های بزرگ می باشد، به دلیل آن که با تحلیل این معاملات می توان سود و زیان شرکت را در معاملات، محاسبه کرد و به یک نتیجه بسیار مناسب رسید. لازم به ذکر است که یک سیستم حسابداری باید کلیه ی معاملات تجاری را به طور کامل ثبت و ضبط کند تا در هنگام تهیه ی صورت حساب های مالی از این اطلاعات استفاده کرده و نسبت به این داده ها اطمینان داشته باشد.
نقش صورت حساب های مالی برای شرکت ها:
صورت حساب های مالی در تصمیم گیری های مدیران و مالکان شرکت ها برای آینده ی شرکت نقش مهمی داشته و از این رو درک معاملات تجاری نیز حائز اهمیت است. معاملات مالی و تجاری صورت گرفته در شرکت ها می توانند سبب سودآوری و یا ضرر یک شرکت شوند و درک حسابدار از این معاملات می تواند یک شرکت را از وضعیت بحرانی نجات داده و یا بالعکس ، شرکت مورد نظر را در وضعیتی بحرانی قرار دهد.
بنابراین به عنوان یک حسابدار کارآمد و باهوش باید بتوانید معاملات تجاری شرکت را به خوبی تجزیه و تحلیل کنید تا شرکت را از ضرر نجات داده و درآمد حاصل از این معاملات را رونق ببخشید. به همین جهت در این مقاله از وب سایت رادین حساب قصد داریم تا اهمیت درک و تحلیل معاملات تجاری را بیان کرده و تاثیر آن بر شرکت های مختلف را مورد ارزیابی قرار دهیم. بنابراین تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
اولین سوالی که ممکن است برای افراد به وجود بیاید به صورت زیر می باشد:
معامله ی تجاری چیست و معاملات تجاری در حسابداری چیست؟
نخستین راه برای درک اهمیت معاملات تجاری در حسابداری آن است که بدانیم معامله ی تجاری به چه معناست و هم چنین چه اهمیتی در کسب و کار دارد. در حقیقت معامله ی تجاری یک فرایند و یا رویدادی است که می تواند از نظر پول سنجیده شود و بر وضعیت مالی و یا عملکرد واحد تجاری تاثیر بگذارد. باید بیان شود که معامله ی تجاری بر روی عناصر مختلفی تاثیر می گذارد که از جمله ی این عناصر می توان به موارد زیر اشاره داشت :
- حسابداری دارایی ها
- بدهی ها
- سرمایه
- درآمد و هزینه
معاملات تجاری به دو دسته ی مهم زیر تقسیم بندی می شوند:
- معاملات مبادله ای
- معاملات غیر صرافی
لازم به ذکر است که معاملات مبادله ای شامل مبادله ی جسمی مانند خرید ، فروش ، وصول مطالبات و پرداخت ها می شود.
معاملات غیر صرافی معاملاتی است که شامل مبادلات فیزیکی نمی شود و در بخش های مختلفی کاربرد دارد. در واقع در این نوع معاملات در رابطه با خرابی های تجهیزات موجود در شرکت ها ، اصطکاک وسایل ، آتش سوزی آنها و موارد دیگر ، تضمین هایی داده می شود.
در زیر نمونه هایی از معاملات تجاری عنوان شده است :
- خرید بیمه از بیمه گر
- خرید موجودی از یک تامین کننده
- فروش کالا به مشتری به صورت نقدی
- فروش کالا به مشتری به صورت اعتباری
- پرداخت دستمزد به کارمندان
- گرفتن وام از وام دهنده
- فروش سهام به یک سرمایه گذار
معامله ی تجاری همیشه باید توسط یک منبع پشتیبانی شود. به عنوان مثال خرید موجودی از یک تامین کننده با سفارش خرید پشتیبانی می شود در حالی که پرداخت دستمزد با کارمندان با استفاده از برگه ی زمانی پشتیبانی می گردد. برخی از رویدادها معاملات تجاری محسوب نمی شوند مانند:ارائه ی تور به خبرنگارن برای بازدید از شرکت ، چرا که هیچ ارزش و سود آوری ملموسی در رابطه با این رویداد وجود ندارد.
شرایط ثبت یک قرارداد به عنوان معامله ی تجاری
به منظور ثبت معاملات تجاری در حسابداری لازم است که معامله ی مورد نظر از شرایط خاصی پیروی کند که در زیر به این شرایط خاص اشاره شده است:
معامله ی مورد نظر با یک طرف تجاری باشد.
معامله ای که صورت گرفته باید در جهت منافع شرکت باشد. به طور مثال می توان گفت که اگر صاحب یک کارخانه با استفاده از پول شخصی خود ، یک اتومبیل شخصی خریداری کند ، این معامله در صورت حساب های حسابداری ثبت نمی شود. به دلیل آن که این موضوع هیچ ارتباطی با تجارت ندارد.
حال چنانچه این شرکت یک کامیون مخصوص تحویل بار را خریداری کند ، یک معامله ی تجاری برای شرکت محسوب می شود، به دلیل آن که با این کامیون می توان به امور خاص شرکت رسیدگی کرد. مثال دیگری که در رابطه با این زمینه وجود دارد این است که اگر سرمایه گذاری مبلغ 20000 هزار دلار در شرکت سرمایه گذاری کند آیا لازم است که این مورد در صورت حساب های مالی ثبت شود؟ در پاسخ باید پرسید : آیا این مورد به شرکت ربط دارد ؟ در صورتی که جواب بله باشد ، لازم است که این مورد در صورت حساب های شرکت ضبط شود.
معاملات تجاری باید دارای ارزش پولی باشند.
ارزش پولی معاملات تجاری بسیار مهم است و این امر بدین معناست که با انجام معاملات تجاری در حسابداری لازم است که مبلغی پول به حساب های تحت تاثیر آن اختصاص یابد. به عنوان مثال می توان گفت که صاحب یک شرکت خدماتی را ارائه می دهد و انتظار می رود که بعد از 10 روز مبلغ 10000 دلار دریافت کند.
درآمد دریافتی در این مثال 10000 دلار بوده و قابل اندازه گیری است. پس این معامله باید در صورت حساب های مالی ثبت شود. صرف سفارش و یا درخواست مشتری برای انجام یک معامله ی تجاری ، قابل ضبط نبوده و لازم است که نخست یک فروش واقعی و یا عملکرد خدمات انجام شود تا حقی برای شرکت در نظر گرفته شده و در نتیجه معاملات تجاری در حسابداری قابل ثبت باشد.
در معاملات تجاری در حسابداری اثر دوگانه و یا دو برابری وجود داشته باشد.
هر معامله برای دو طرف دارای اثرات مختلف است. در ازای هر مقدار دریافت شده ، یک مقدار پرداخت شده وجود دارد و یا اینکه برای هر بدهی ، اعتباری وجود دارد. این موضوع در واقع مفهوم حسابداری مضاعف است. به عنوان مثال می توان گفت یک شرکت میز و صندلی را به ارزش 6000 دلار خریداری می کند.
این شرکت میزها و صندلی ها را دریافت کرده و بدین ترتیب دارایی خود را افزایش میدهد و این موضوع به معنای افزایش تجهیزات اداری می باشد. در عوض شرکت این مبلغ را به صورت نقدی پرداخت کرده است. بنابراین باید بگوییم که کاهش وجه نقد در دارایی های شرکت رخ می دهد.
معاملات تجاری در حسابداری ، توسط یک منبع پشتیبانی می شود.
به عنوان بخشی از روش های حسابداری و کنترل داخلی ، معاملات تجاری باید توسط اسناد منبع پشتیبانی شوند. اسناد منبع به عنوان پایه و اساس برای ثبت معاملات در کتاب ها و مجلات عمل می کنند.
نمونه هایی از اسناد مبدا عبارت ند از :
- رسید رسمی هنگام دریافت پول نقد
- فاکتور فروش برای معاملات فروش
- کوپن نقدی برای پرداخت به صورت نقدی
- صورت حساب های مربوط به تامین کنندگان
- فاکتور فروشنده
- فاکتور سفته
- و سایر اسناد تجاری
لازم به ذکر است که نخستین گام در فرایند حسابداری تهیه ی سند مبدا و تعیین تاثیرات معاملات تجاری بر حساب های شرکت است. پس از آن حسابدار معامله را از طریق یک ژورنال ثبت می کند.
انواع معاملات تجاری در حسابداری
معاملات تجاری در حسابداری می تواند بسیار متنوع باشد و طیف وسیعی از معاملات را در بر بگیرد. اما به طور کلی می توان گفت که معاملات تجاری به ماهیت تجارت بستگی دارند.
به عنوان مثال :
- اگر یک بنگاه در حال فروش کالا و یا خدمات به صورت نقدی و یا اعتباری به مشتریان باشد.
- یک شرکت با استفاده از وجه نقد اقدام به خرید دارایی می کند.
- گرفتن وام از وام دهندگان
- پرداخت بدهی به طلبکاران
- پرداخت پول نقد به تامین کنندگان پس از دریافت فاکتور آن ها
معاملات تجاری در حسابداری به دو دسته ی زیر تقسیم بندی می شوند :
- معاملات داخلی
- معاملات خارجی
معاملات خارجی چیست؟
این نوع معاملات بین دو شرکت و یا سازمان انجام می شود. از آنجا که این معامله بین دو شرکت صورت می گیرد ، در بر دارنده ی مبادله ی پول و یا دارایی است. به طور معمول کلیه ی معاملات به غیر از معاملات داخلی ، در دسته ی معاملات خارجی قرار می گیرد و این معاملات خارجی در واقع معاملاتی است که یک تجارت به طور روزانه انجام می دهد.
گرفتن وام از وام دهندگان و یا افزایش بدهی از طلبکاران ، فروش کالا به مشتریان ، خرید دارایی های ثابت برای استفاده در تجارت ، پرداخت اجاره به صاحب ملک ، پرداخت قبوض مختلف و پرداخت حقوق به کارمندان نیز نوعی معامله ی خارجی به حساب می آید.
معاملات داخلی چیست؟
معاملات تجاری در حسابداری شامل فرایند های درون سازمان ها می شود. به عنوان مثال کاهش ارزش یک دارایی با کاهش ارزش آن در سال می تواند نمونه ای از معاملات داخلی باشد. در بودجه بندی سرمایه، اگر یک شرکت دارایی ثابت را خریداری کند، معمولا کل ارزش دارایی به عنوان هزینه حساب نمی کنند، حتی اگر شرکت این دارایی را به صورت نقدی خریداری کرده باشد.
به منظور ارائه ی توضیح بیشتر در رابطه با معاملات داخلی می توان گفت که این نوع معادلات در مبادله ی ارزش بین دو شرکت دخیل نبوده ، اما این معامله از نظر مالی و پولی قابل اندازه گیری بوده و بر وضعیت مالی تجارت تاثیر می گذارد.
نمونه های دیگری از این معاملات شامل موارد زیر می باشد:
- ثبت استهلاک دارایی های ثابت
- تحقق ضرر دارایی های ناشی از آتش سوزی و غیره
ثبت معاملات تجاری در حسابداری
ضبط معامله های تجاری فرایندی چند مرحله ای است. از آنجا که ثبت این نوع معاملات اهمیت زیادی در تجارت های مختلف دارد ، لازم است که حسابدار در هنگام ثبت داده ها و اطلاعات مربوط به معاملات نهایت دقت و تمرکز خود را به کار گیرد تا در نهایت از صحت صورت حساب های ثبت شده، اطمینان داشته باشد.
اولین قدم برای ثبت یک معامله تجاری ، بررسی معامله و تصمیم گیری در خصوص اینکه چه حساب هایی با انجام این معامله تحت تاثیر قرار خواهند گرفت. مرحله ی دوم در ثبت معاملات تجاری این است که حسابدار تصمیم بگیرد مبلغی دریافتی حاصل از این معامله تجاری به کدام حساب واریز شود و یا مبلغ پرداختی از کدام حساب شرکت کسر گردد. سومین مرحله در ثبت معاملات تجاری ، مستند سازی معاملات در یک ژورنال است.
ژورنال های ثبت معاملات تجاری
ژورنالی که به عنوان یک منبع اصلی شناخته می شود ، اولین جایی است که معاملات تجاری در حسابداری ، در آن ثبت می شود. حتی هنگامی که حسابدار از یک نرم افزار حسابداری برای انجام کارهای خود استفاده می کند ، معاملات تجاری باید در ژورنال های مخصوصی به ثبت برسند.
ثبت یک معامله به این صورت است که وارد مجله و یا ژورنال مورد نظر می شوید و با ذکر تاریخ کار ثبت معامله را شروع می کنید. پس از آن حسابی که بدهکار است و حسابی که پول به آن واریز می شود را در خط اول ذکر کرده و در نهایت میزان مبلغ واریزی و یا دریافتی را ثبت می کنید. باید بیان شود که هر پرونده در ژورنال ها ، ورودی ژورنال نام دارد. نوشته های موجود در مجله طبق اصول معادله ی حسابداری به تصویب رسیده و از قانون اعتبار بدهی پیروی می کند. نوشته های موجود در یک ژورنال اطلاعات زیر را نشان می دهد:
- تاریخ معامله
- نام حساب های درگیر در معامله
- ستون های بدهی و اعتباری برای وارد کردن مبلغ به دلار
چگونگی انجام معاملات تجاری در حسابداری
برای دانستن انجام معاملات تجاری به موارد زیر توجه کنید
هر گونه مستندات مربوط به معاملات تجاری را جمع آوری کنید.
این امر می تواند شامل فاکتورهای تامین کنندگان ، صورت حساب های خدمات ، یادداشت های اعتباری صادر شده به مشتریان ، صورت های مالیاتی ، چک های صادر شده و اطلاعات حقوق و دستمزد باشد. پیش از ثبت این فاکتورها در ژورنال ها لازم است تا از صحت هر صورت حساب و یا پرداخت های دریافتی اطمینان حاصل کنید. همچنین لازم است که همه ی این اطلاعات توسط مدیران شرکت و سازمان مورد نظر نیز به تایید برسند.
حساب های مالی و یا دسته های مختلفی را برای انواع معامله ها تنظیم کنید.
حساب های مالی می تواند شامل پول نقد ، موجودی ، هزینه و غیره باشد. لازم است که به عنوان یک حسابدار حساب های زیر را تنظیم کنید: فروش و یا درآمد حاصل از فروش ، هزینه هایی که مشاغل خرج می کنند ، دارایی های یک شرکت مانند پول نقد و دارایی های غیر مادی و موارد دیگر.
تصمیم بگیرید که کدام حساب ها برای بدهی و یا اعتبار است.
لازم است که هر برای معامله ای اعتبار و بدهی توصیف کرد. هم چنین ضروری است که بدهی و اعتبار ها با یکدیگر برابر باشند. اطلاعات بیشتر در این زمینه را در پاراگراف های پیشین بیان کردیم.
سخن آخر:
در نهایت باید بگوییم که درک و تحلیل معاملات تجاری در حسابداری بسیار مهم بوده و می تواند در پیشرفت و رشد شرکت های مختلف نقش غیر قابل انکاری داشته باشد. شناخت انواع معاملاتی که در تجارت صورت می گیرد و آشنایی با اصول آن به حسابدار کمک می کند تا وظایف خود را به درستی به انجام رسانده و اطلاعات و داده های موجود را به ثبت برساند. ثبت معاملات صورت گرفته نیز می تواند به سازماندهی اطلاعات کمک شایانی کرده و در از طرفی شرکت را در تحقق اهداف خود یاری کند.
