مشاوره حسابداری حقوق و دستمزد شامل ثبت شرکت در مورد جبران خسارت کارکنان خود است که این امر شامل:
دستمزد ناخالص، حقوق، پاداش، حق کمیسیون و غیره که توسط کارمندان آن بدست آمده استنگهداری مالیات بر حقوق و دستمزد مانند مالیات بر درآمد فدرال، مالیات تأمین اجتماعی، مالیات مدیکر، مالیات بر درآمد دولت (در صورت وجود)بازپرداخت بخشی از حق بیمه درمانی کارمندان، کمک های کارمندان به برنامه های پس انداز، بررسی حقوق و دستمزد آنان.
سهم یا هزینه کارفرما برای مالیات تأمین اجتماعی، مالیات مدیکر، مالیات بیکاری ایالتی و فدرال سهم کارفرما یا هزینه مزایای حاشیه ای مانند، بیمه سلامت و دندانپزشکی، تعطیلات پرداخت شده، تعطیلات و روزهای بیماری، کمک هزینه های بازنشستگی و پس انداز، بیمه جبران خسارت کارگران و غیره.
نکات موثر در رابطه با مشاوره حسابداری حقوق و دستمزد
این یک واقعیت تجاری است، اگر شرکتی کارمندی داشته باشد، باید مزایای حقوق و دستمزد را در نظر بگیرد. در این حوزه باید مشاوره حسابداری حقوق و دستمزد صورت گیرد که شامل:
حقوق ناخالص، دستمزد، پاداش، پورسانت و حقوق اضافه کار
مالیات حقوق و دستمزد بازپرداخت شده از حقوق ناخالص کارکنان
مالیات حقوق و دستمزد که از کارمندان دریغ نمی شود و هزینه کارفرما است
مرخصی با حقوق کارفرما برای تعطیلات و روزهای بیماری
سایر هزینه های کارفرما از جمله بیمه غرامت کارگر، بیمه درمانی و سایر موارد
بسیاری از موارد دیگر که تابع مقررات دولت فدرال و ایالت است و هم چنین قراردادهای کار و سیاست های شرکت، باید بررسی گردد. در حقیقت وقتی که یک شرکت، صورت های مالی را با استفاده از موارد حسابداری تعهدی انجام می دهد، تمام حقوق و دستمزد (از جمله حقوق، کمیسیون، پاداش و غیره) که به دست آورده، باید توسط کارکنان شرکت گزارش شود.
این امر معمولاً به یک ورودی تعهدی احتیاج دارد، تا ترازنامه شرکت بدهی جاری مربوط به دستمزدی را که توسط کارمندان به دست آورده اند اما تا لحظه آخر دوره حسابداری پرداخت نشده است، گزارش کند. از طرف دیگر، این شرکت باید مبالغی را که به کارمندان خود پرداخت کرده است، به خدمات درآمد داخلی (IRS) گزارش دهد. (دلیل این امر این است که اظهارنامه مالیات بر درآمد شخصی کارمندان، با استفاده از مبنای نقدی حسابداری تهیه می شود).
- مبنای تعهدی در اصل حسابداری و تطبیق آن
از آنجا که صورت های مالی شرکت باید مبنای تعهدی حسابداری را منعکس کند، لذا هزینه های شرکت باید به شرح زیر و با مشاوره حسابداری حقوق و دستمزد گزارش شود:
در صورت وجود رابطه علت و معلولی، هزینه ها را با درآمد مربوطه مطابقت دهید. به عنوان مثال، درآمد یک خرده فروشی باید مطابق هزینه کالاهای فروخته شده آن باشد. اگر رابطه علت و معلولی وجود نداشته باشد، اما در آینده قابل اندازه گیری باشد، این امر باید به عنوان صورت سود و زیان در دوره مصرف یا انقضا هزینه گزارش شود. اگر هزینه ای در آینده ارزش نداشته باشد، باید در دوره ای که متحمل شده است، به عنوان هزینه گزارش شود . این بدان معناست که در صورت های مالی یک خرده فروش، دستمزد، حقوق، کارمزد، پاداش و غیره کارکنان آن باید به شرح زیر گزارش شود:
مبالغی که توسط کارمندان بدست آمده است و بنابراین توسط خرده فروش متحمل شده است، در طول دوره حسابداری جاری باید به عنوان هزینه در صورت سود و زیان دوره جاری خرده فروش گزارش شود (حتی اگر برخی از مبالغ در دوره حسابداری بعدی پرداخت شود یا در یک دوره حسابداری زودتر پرداخت شده است).مبالغی که توسط کارمندان بدست آمده است و به همین دلیل توسط خرده فروش متحمل شده است، اما از آخرین لحظه دوره حسابداری پرداخت نشده است، باید به عنوان بدهی جاری در ترازنامه خرده فروش گزارش شود .
مبنای تعهدی حسابداری و اصل تطبیق آن در مشاوره حسابداری حقوق و دستمزد مستلزم این است که شرکت در هر دوره حسابداری که فروش در آن اتفاق افتاده است، 1٪ از فروش را به عنوان هزینه پاداش در صورت سود و زیان (و بدهی کل مبلغ بدهی در ترازنامه خود) گزارش کند.
اگر این شرکت با نادیده گرفتن هزینه در طول سال 2020 (زمانی که فروش واقعا اتفاق افتاده است) اصل تطبیق را نقض کند و کل مبلغ پاداش را به عنوان هزینه فقط برای یک روز (15 ژانویه 2021) گزارش کند، هر صورت سود و زیان مربوط به سال 2020 درآمد خالص بیش از حد را گزارش می کند و بیانیه درآمد که شامل 15 ژانویه 2021 است، درآمد خالص بسیار کمی را گزارش می دهد. اصل تطبیق مستلزم آن است که هزینه پاداش مربوط به فروش 2020 با فروش 2020 در صورت سود و زیان 2020 مطابقت داشته باشد.
اگر ورودی ها به درستی ثبت شوند، ترازنامه مورخ 31 دسامبر 2020، بدهی جاری نسبت به کل مبلغ پاداش بدهکار به مدیر فروش را گزارش می کند. در تاریخ 15 ژانویه 2021 (هنگامی که شرکت پاداش را پرداخت می کند) شرکت هزینه ای نخواهد داشت. در عوض، این مبلغ نقدینگی شرکت را کاهش می دهد و بدهی جاری را که هنگام ثبت پاداش به عنوان هزینه در سال 2020 ایجاد شده کاهش می دهد. در مجموع هنگامی که در مورد مشاوره حسابداری حقوق و دستمزد اطلاعات کسب می کنید، اصل تطبیق را در ذهن داشته باشید. تاریخی که یک شرکت، مزد یا مزایای اضافی را پرداخت می کند، لزوماً تاریخی نیست که شرکت هزینه را در صورت های مالی خود گزارش کند.
موارد قابل بررسی در رابطه با مشاوره حسابداری حقوق و دستمزد
- کارمندان در مقابل غیر کارمندان
مشاوره حسابداری حقوق و دستمزد، مربوط به کارمندان یک شرکت است . با این حال، برخی از افراد غیر کارمند نیز وجود دارند که برخی از کارهای شرکت را نیز انجام می دهند. در اینجا چند نمونه هستند:
بسیاری از کارهای معمول حسابداری توسط حسابدارانی که کارمند هستند انجام می شود اما برخی از وظایف توسط حسابداران غیر کارمند انجام می شود.برخی از کارهای سیستم های رایانه ای توسط کارمندان انجام می شود، اما برخی از کارهای رایانه ای توسط افرادی انجام می شود که غیر کارمند هستند.نظافت دفتر، نگهداری محوطه و سایر کارها ممکن است توسط کارمندان انجام شود و بعضی از آنها توسط غیر کارمندان انجام شود.این بسیار مهم است که کارفرمایان هر فردی را که وظایف خود را انجام می دهد، به درستی طبقه بندی کنند. یک قانون کلی این است که فرد کارمند (در مقابل یک پیمانکار مستقل، مالک انفرادی یا شریک تجاری است) اگر کارفرما:حق دارد کنترل کند که چه وظایفی انجام می شود، پس می تواند نحوه انجام وظایف را کنترل کند.
- کارمندان
در مشاوره حسابداری حقوق و دستمزد وقتی شرکتی کارمند داشته باشد، موارد زیر را در بر خواهد گرفت:
داشتن شماره شناسایی کارفرما (EIN) دریافت شده از خدمات درآمد داخلی (IRS)
تکمیل فرم خدمات شهروندی و مهاجرت، تأیید صلاحیت استخدام برای هر فردی که استخدام شده است. با تکمیل فرم از سوی کارمندان، گواهینامه های کمک هزینه بازدارندگی کارکنان که کارمندان بر اساس آن مشخص می کنند که آیا میزان بازپرداخت مالیات بر درآمد فدرال آنها به صورت مجرد یا متاهل و تعداد کمک های مالیات آنها مالیات می گیرد یا خیر.
ثبت ساعات کار هر کارمند و مبالغ به دست آمده از آن.
نگهداری مالیات تأمین اجتماعی، مالیات مدیکر، مالیات بر درآمد و کسرهای داوطلبانه.
بازپس گیری از حقوق و دستمزد و حقوق و دستمزد پرداخت شده توسط کارفرما
حذف کسری های داوطلبانه
صدور فیش حقوقی کارمندان یا پردازش سپرده های مستقیم آنان
ارائه فرم کارکنان و دستمزد و بیانیه مالیات آنان
تشکیل پرونده و اظهارنامه مالیاتی فدرال توسط کارفرما
ثبت فرم و اظهارنامه مالیاتی سالانه بیکاری فدرال توسط کارفرما
برای نیازهای دیگر، از جمله تاریخ های مهم و روش های واریز مالیات بر حقوق، تشکیل فرم های حقوق و دستمزد و توزیع فرم ها به کارمندان، بهتر است موارد زیر را بررسی کنید:
بخشنامه راهنمای مالیات کارفرمایان
راهنمای مالیات تکمیلی کارفرمایان
راهنمای مالیات کارفرمایان برای مزایای حاشیه ای
قوانین و مقررات آژانس ها یا دپارتمان های ایالتی
- پیمانکاران مستقل
از پیمانکاران مستقل غالباً غیر کارمند یاد می شود. از این رو، یک پیمانکار مستقل کارمند، مالک انحصاری تجارت یا شریک تجاری نیست. حقوق پیمانکاران مستقل از طریق سیستم قابل پرداخت حساب های شرکت، پرداخت می شوند. در نتیجه، یک پیمانکار مستقل برای خدمات ارائه شده، فاکتور ارسال می کند و شرکت چک غیر حقوق و دستمزد را صادر می کند.
- صاحبان و شرکا
یک شرکت انحصاری، صاحب مشاغلی است که به عنوان یک شرکت انحصاری سازمان یافته است و به عنوان کارمند یا پیمانکار مستقل در نظر گرفته نمی شود. به همین ترتیب، شرکای مشارکت تجاری نه کارمند تجارت و نه پیمانکاران مستقل هستند.
سایر کاربردهای مشاوره حسابداری حقوق و دستمزد
در حالی که بسیاری از اصطلاح "دستمزد" برای نشان دادن خسارت دریافتی کارمندان با حقوق ساعتی آنان استفاده می کنند، سرویس درآمد داخلی (IRS) اغلب از این اصطلاح به معنای دستمزد، حقوق، پاداش و غیره پرداخت شده به یک کارمند استفاده می کند. به عنوان مثال حداکثر مبلغ سالانه مشمول مالیات تأمین اجتماعی "محدودیت دستمزد سالانه" نامیده می شود. در طول مشاوره حسابداری حقوق و دستمزد، پاداش پرداختی به کارمندان و کمیسیون فروش پرداختی به کارکنان، بخشی از حقوق یا دستمزد آنان در نظر گرفته می شود.
