همان طور که می دانید کار حسابداری این است که تمام خرید، فروش، هزینه، درآمد، سود، زیان و غیره را ثبت کند پس به عبارتی دیگر می توان گفت که کار ثبت اسناد مهم ترین و اصلی ترین کار در حرفه ی حسابداری است. بهترین کار برای ثبت زدن این است که شما بدانید حساب ها چه ماهیتی دارند. واضح تر اگر بخواهم توضیح بدهم این را باید بگویم که شما باید بدانید هزینه، خرید و یا فروش مورد نظر ماهیت بدهکار و یا بستانکار دارد.
ثبت حساب ها از این نظر دارای اهمیت است که شما تاریخ دقیق و مبلغ دقیق فعالیت های تجاری شرکت خود را در دسترس دارید و می دانید که در تاریخ فلان چه خرید و یا فروشی را انجام داده اید. این ثبت های حسابداری در گذشته ی نه چندان دور به صورت دستی انجام می شد در صورتی که امروزه و با پیشرفت تکنولوژی در نرم افزارها انجام می شوند.
دفاتر رسمی و یا غیر رسمی حسابداری چگونه اند؟
لازم به ذکر است که این ثبت های ذکر شده در دو دفتر ثبت و ضبط می شوند.
- دفتر رسمی
- دفتر غیر رسمی
دفترهای رسمی را معمولاً با نام دفتر روزنامه و دفتر کل می شناسیم. تمام ثبت ها و رویدادها در دفترهای روزنامه انجام می شوند سپس خلاصه ی این ثبت ها به دفتر کل انتقال داده می شود. همان طور که می دانید این ثبت ها را در یک T به انجام می رسانیم. معمولاً حسابدارها بعد از این که مطمئن شوند ثبت های حسابداری را درست انجام داده اند و از آن طرف نیز میزان بدهی و دارایی آن ها با یک دیگر برابر است ثبت های انجام شده به تراز نامه ی آزمایشی منتقل می کنند.
شایان به ذکر است که دارایی های ( اعم از دارایی های ثابت و جاری) در سمت راست و بدهی ها نیز در سمت چپ این تراز نامه ها به ثبت می رسند. دفاتر غیر رسمی نیز برای ثبت های حسابداری می باشد اما خب در مراجع قانونی به آن ها نیاز پیدا نمی کنید مثل کار برگ ها.
اهمیت ثبت های حسابداری
قطعاً به خاطر اهمیت این موضوع است که در حسابداری تا این حد به ثبت های حسابداری تأکید می شود. با ما همراه باشید تا در این بخش با یک دیگر بفهمیم که چرا انجام ثبت های حسابداری مهم و ضروری است. حسابداری در یک نگاه کلی شامل ثبت، ضبط و نگهداری از اطلاعات است. اگر در هر کدام از این موارد سهل انگاری و یا کوتاهی دیده شود در کل به ضرر شرکت و اداره ی مورد نظر می شود.
همان طور که در بخش های قبلی خدمت شما عرض کردیم حسابدار تمام رویداد های مالی شرکت را در دفاتر خود ثبت می کند این ثبت ها سبب می شوند که مدیر شرکت بداند چقدر بدهی و یا دارایی دارد، یا این که بداند در کدام دوره ی مالی سود یا زیان کرده است و غیره.
هنگامی که ثبت حسابداری انجام می شود دیگر کسی نمی تواند در آن دستی ببرد و حساب ها را جا به جا کند. دلیل دیگر اهمیت ثبت حسابداری این است که اداره ی مالیات بر اساس همین دفاتر مالی شرکت است که میزان مالیات شرکت را در سال مشخص می کند البته این اطلاعات وارد شده همه باید سند و فاکتور داشته باشند تا به تأیید حسابرس و یا حسابرسان مورد نظر برسد. لازم به ذکر است که دارایی های شرکت ماهیت بدهکار دارند در صورتی که سرمایه ها و بدهی های شرکت را با ماهیت بستانکار می شناسیم.
چند نوع ثبت حسابداری داریم
طبیعی است که با توجه به اهمیت ثبت های حسابداری انواع زیادی از آن ها داشته باشیم. ما در این بخش تمام تلاش خود را می کنیم تا یک مطلب کلی و مفید در رابطه با انواع ثبت های حسابداری در اختیار شما قرار دهیم. قطعاً می دانید که ما ۶ نوع شرکت داریم. شرکت های خدماتی که این شرکت ها در ازای انجام خدمات و کاری برای مشتری خود پول دریافت می کنند. شرکت بازرگانی یکی دیگر از شرکت های بازرگانی است که با خرید و فروش کالا به درآمد می رسند.
نوع دیگر شرکت های تولیدی است قطعاً نام این شرکت بیان کننده ی کار آن ها می باشد و دیگر نیازی به توضیح بیشتر ندارد. شرکت پیمان کاری از دیگر شرکت ها است که در قبال قرار دادی که با کار فرما می بندد و پس از انجام کار خود مبلغ طی شده را دریافت می کند. شرکت های دولتی نیز می دانید که به چه شرکت هایی گفته می شود این شرکت ها برای دولت به مردم خدمات رسانی می کنند اما آخرین نوع شرکت که باید خدمت شما عرض کنیم شرکت های وارداتی یا همان اعتبارات اسنادی هستند. اگر بخواهیم ثبت های شرکت ها را تقسیم بندی کنیم آن ها به شرح زیر می باشند.
- ثبت حسابداری شرکت های دولتی
- ثبت حسابداری شرکت های بازرگانی
- ثبت حسابداری شرکت های خدماتی
- ثبت حسابداری شرکت های تولیدی
- ثبت حسابداری شرکت های پیمان کاری
- ثبت حسابداری شرکت های وارداتی.
مهم ترین ثبت هایی که در دفاتر دیده می شوند
معمولاً ثبت هایی مثل خرید و فروش را در دفاتر شرکت های بازرگانی می بینیم زیرا کار این نوع شرکت ها خرید و فروش است. شایان به ذکر است که قبل از انجام ثبت های حسابداری بهتر است ماهیت حساب ها را بدانید برای مثال خرید و همچنین برگشت از خرید و تخفیف هایی که ممکن است در خرید انجام شود ماهیتی بدهکار دارند و در طرف مقابل نیز فروش و برگشت از فروش و تخفیفات را با ماهیتی بستانکار می شناسیم.
دارایی ها ( چه دارایی نقد باشد و چه غیر نقد) به عنوان بدهکار ثبت می شود و از آن طرف سرمایه و بدهی های شرکت را بستانکار ثبت می زنیم. حواستان باشد که برای انتقال به دفتر کل نیز به همین اصل های بدهکار و بستانکار توجه می کنیم و هر کدام را در جای درست خود به ثبت می رسانیم.
یک مثال کوچک از این ثبت ها
شاید در شرکت هایی مثل خدماتی ثبت های خرید و فروش خیلی کم دیده شود و یا این که حسابداری که در شرکت تولیدی است اصلاً کاری با اعتبارات اسنادی نداشته باشد اما یک ثبتی وجود دارد که برای حسابدار اصلاً فرقی نمی کند که شرکت شما چه نوع شرکتی است و در هر صورت این ثبت در دفترهای روزنامه و کل دیده می شود. ثبت حقوق و دستمزد است خب قطعاً همان طور که می دانید هر شرکت و تجارتی با کمک چند نفر پیش می رود و شما باید در زمان مشخص و مقرر بابت کار آن فرد دستمزد بپردازید.
نکته ی قابل توجه این است که علاوه بر حقوق پرداختنی معمولاً شرکت ها حق اولاد، حق ماموریت، حق مسکن، حق بیمه سهم کارگر و کارفرما، وام و تسهیلات، مزایا، اضافه کاری و غیره را پرداخت می کند که تمام این موارد باید شناسایی و ثبت شود. لازم به ذکر است که حساب حقوق و دستمزد نیز ماهیتی بدهکار دارد و پس از ثبت در دفاتر روزنامه باید آن ها را در دفاتر کل ثبت کنید و در پایان سال نیز حساب های مربوط به سال را ببندید.
این بستن حساب ها چگونه است
خب قطعاً می دانید که خرید و فروش و یا انجام کاری برای فرد دیگر ممکن است نسیه انجام شود و شرکت مقابل تا پایان سال آن مبلغ را تسویه نکند آن وقت چاره چیست؟ برای ثبت حساب ها بهتر است بدانیم که حسابی که قصد بستن آن را داریم حساب دائمی است و یا حساب موقت. معمولاً حساب های موقت را در پایان دوره مالی بدون هیچ مشکلی می بندیم اما حساب های دائمی مثل حساب های دارایی های ثابت و جاری را به دوره ی مالی بعد انتقال می دهیم.
اگر شما در دانشگاه رشته ی حسابداری خوانده باشید و یا جز علاقه مندان به این رشته ی جذاب باشید می دانید که یک اصل در رشته ی حسابداری وجود دارد که از قضا اصل مهمی نیز هست و به آن اصل تطابق گفته می شود.
این اصل به این منظور است که شما در پایان دوره مالی از هزینه ها و درآمد های خود مطمئن باشید. گاهی ممکن است که هنگام انجام ثبت های حسابداری فرد دچار اشتباه شود و یک ثبت را انجام ندهد در این صورت فرد باید ثبتی به نام ثبت اصلاحی باز کند و درست شده ی ثبت مورد نظر را در دفتر خود بنویسد. لازم به ذکر است که حسابدار پس از ثبت های روزانه و انجام این اصلاحی های لازم سپس ثبت ها را به دفتر کل منتقل می کند زیرا دفتر کل شما به هیچ وجه نباید خط خوردگی داشته باشد پس در انجام این کار بهتر است تمرکز حواس و دقت خود را بالا ببرید.
مزیت های مهم به روز رسانی ثبت های حسابداری چیست
مزیت های مهم به روز رسانی ثبت های حسابداری شامل موارد زیادی می شود که ما خلاصه ای از آن ها را خدمت شما عرض می کنیم. اولین مزیت به روز رسانی ثبت های حسابداری این است که مدیر شرکت، هیات مدیره و غیره می توانند بر اساس این اسناد و ثبت ها بفهمند در دوره ی مالی جاری و یا گذشته تا چه میزان سود و یا ضرر کرده اند آن وقت آن طور که شایسته است برای شرکت برنامه ریزی کنند و به یک تصمیم جامع برسند پس هرگونه سهل انگاری و کم کاری در انجام ثبت های حسابداری به ضرر کل شرکت خواهد بود.
شایان به ذکر است که حتی اگر یک کسب و کار کوچک و تازه رونق گرفته ای دارید فعالیت های خود را ثبت کنید زیرا یکی دیگر از مزیت های مهم به روز رسانی ثبت های حسابداری این است که شما می فهمید در چه مکان و یا زمانی هزینه ای انجام داده اید و می دانید تا جایی که ممکن است جلوی این هزینه ها را بگیرید و یا بفهمید چقدر از آن ها سوخت شده است. مطمئن باشید انجام این کار در زمانی که شرکت شما رونق بگیرد نیز کلی به شما کمک می کند و شما می فهمید تا چه میزان هزینه کرده اید و چقدر درآمد به دست آورده اید و یا این که آیا در این دوره ی مالی سود و یا زیانی کرده اید یا خیر.
دیگر مزیت های به روز رسانی ثبت های حسابداری چیست
یکی دیگر از مزیت های به روز رسانی ثبت های حسابداری این است که شما می دانید در فلان تاریخ با چه شرکتی قرار داد بسته اید و یا این که چه مبلغی را طی کرده اید و برای این حرف خود سند دارید و یا این که شرکت و یا فرد مقابل چه قدر را نقد پرداخته و یا چه قدر بدهکار است.
شاید با خود تصور کنید که این ثبت ها را در ذهن خود نگه می دارید و دیگر نیازی به ثبت های حسابداری نیست در صورتی که باید خدمت شما عرض کنیم که این گونه نمی شود زیرا پس از گذشت مدتی شما بخش و یا کل اطلاعات مورد نظر را فراموش می کنید و دیگر اطلاعات در دست شما دقیق نیست علاوه بر این نمی توانید از هزینه های قابل اجتناب جلوگیری کنید چون چیزی به صورت مکتوب پیش روی شما نیست که شما به مقایسه ی آن بپردازید.
صد البته از ساعت ها فکر کردن شما جلو گیری می کند این نکته نیز یکی دیگر از مزیت های به روز رسانی ثبت های حسابداری است و شما می توانید با صرفه جویی در وقت و انرژی خود به جزئی ترین مسائل مالی خود دسترسی پیدا کنید و همچنین شما می توانید این دفاتر را به مامور اداره ی مالیات تحویل بدهید و آن ها خودشان به بررسی این ثبت ها برسند و مالیات مورد نظر را برای شما تعیین کنند. مطمئن باشید که شما با انجام مستمر و دقیق ثبت های حسابداری نقاط ضعف و قوت کار خود را متوجه می شوید و می توانید به کار خود توسعه بدهید پس به هیچ وجه از ثبت های حسابداری غافل نشوید.