مدیریت زمان برای حسابداران

مدیریت زمان برای حسابداران از اهمیت زیادی برخوردار است. همانطور که می دانید وقت طلاست و زمان برابر است با کسب درآمد بیشتر.در واقع هرچه یک حسابدار وظایف خود را به صورت کارآمدتری انجام دهد ، درآمد بیشتری کسب خواهد کرد و در نهایت کار ها با سرعت بیشتری انجام خواهند شد.

مدیریت زمان یکی از مهارت های مهم در حسابداری است و لازم است که هر فرد در آن تخصص های لازم را کسب نماید. مدیریت زمان مؤثر برای حسابداران به معنای کسب پول بیشتر و صرف زمان برای مسائلی است که به پیشرفت شغلی شما کمک می کند.

در این مقاله قصد داریم تا اهمیت مدیریت زمان را بیان کرده روش های مختلف مدیریت زمان را به طور مفصل به شما توضیح دهیم.

نکاتی در مورد مدیریت زمان برای حسابداران

نکات مختلفی به منظور مدیریت زمان برای حسابداران وجود دارد که در ادامه برخی از مهم ترین آنها را بیان کرده و شرح خواهیم داد:

دفتر کار خود را تحت کنترل داشته باشید.

حسابداران می توانند تمام وقت خود را صرفاً در جهت تلاش برای یافتن نامه های خاص و یا به دست آوردن اطلاعات تماس مشتری ، هدر بدهند. در صورتی که دفتر کاری شما سازماندهی شده باشد و همه ی اطلاعات در جایگاه مخصوص به خود قرار داشته باشد می توانید در وقت خود صرفه جویی کرده و کارها را در مدت زمان کوتاه تری به انجام برسانید.

تنها کافی است که روزی ده دقیقه را به مرتب کردن اطلاعات موجود اختصاص دهید تا در روز بعد از تلف شدن نیمی از ساعت کاریتان پیشگیری کنید.

تلفن و ایمیل خود را تحت کنترل داشته باشید.

یک تماس تلفنی بی هنگام می تواند مقدار زیادی از زمان ارزشمند شما را هدر داده و در نهایت ثمری برای شما نداشته باشد. در واقع در طول روز ممکن است که تماس ها و ایمیل های زیادی را دریافت کنید که پاسخگویی به آنها ، بلافاصله پس از دریافت این تماس ها وقت بسیار زیادی از شما می گیرد.

به منظور صرفه جویی در وقت می توانید سه و یا چهار وعده در روز را در نظر بگیرید و تنها در این زمان ها برای پاسخگویی به این تماس ها و ایمیل ها اقدام نمایید.

چگونگی صرف زمان خود را پیگیری کنید.

در حقیقت مواقع زیادی وجود دارد که حواس شما از کارها پرت شده و در نتیجه وقت خود را تلف می کنید. به منظور کاهش این زمان هدر رفته می توانید تمامی تمرکز خود را بر روی زمان گذاشته و جاهایی که زمان بیشتری را هدر می دهید شناسایی کرده و در نهایت به منظور کاش این زمان های اضافی اقدام کند.

همچنین وظایفی وجود دارد که ممکن است که از شما وقت زیادی را بگیرد و در نهایت سبب کاهش بازدهی شما شود. یک حسابدار می تواند به منظور مدیریت زمان این فعالیت ها که زمان زیادی می گیرند را شناسایی کرده و انجام آنها را به مواقعی که تایم اضافی دارد، موکول کند.

از ابزارهای مدیریت زمان استفاده کنید.

در واقع با پیشرفت تکنولوژی امکان این امر فراهم شده تا افراد با استفاده از نرم افزارهای کاربردی کارهای خود را مدیریت کرده و زمان کمتری برای انجام دادن آنها صرف کنند. استفاده از یک نرم افزار ساده‌ی مدیریت زمان می تواند کمک زیادی به یک حسابدار برای انجام کار ها و وظایف او کند.

در حقیقت نرم افزارهای مختلفی در این زمینه وجود دارد مانند Outlook و یا Google Calendar که می تواند برای مدیریت زمان برای حسابداران مفید باشد. چنین نرم افزارهایی سبب می شوند تا حسابدارانی که قصد دارند تا تعداد مشتریان بیشتری را کنترل کنند و یا وظایف بیشتری بر عهده بگیرند ، به سادگی کار ها را مدیریت کرده و در نهایت در زمان صرفه جویی کنند.

ریتم های طبیعی خود را مشخص کنید.

افراد مختلف بسته به وجود برخی از عادات و یا رفتارهای درونی ممکن است در ساعات متفاوتی از روز بازدهی بیشتری داشته باشند. به طور مثال برخی از افراد صبح ها کارایی بیشتری داشته و برخی دیگر در ساعات عصر کارایی بیشتری از خود نشان می دهند.

بنابراین لازم است که افراد ساعات اوج بازدهی خود را شناسایی کرده و طبق این ساعات برنامه ریزی های لازم را انجام دهند. شما می توانید در این ساعات اوج بازدهی، وظایف سخت و وقت گیر را قرار داده و آنها در مدت زمان کمتری به انجام برسانید. به جهت انجام کارها به این صورت نیاز به مدیریت زمان برای حسابداران است.

تعداد مدارک و مستندات موجود را کاهش دهید.

در شرکت های حسابداری و یا بخش حسابداری در سازمان های مختلف مدارک و صورت حساب های بسیار زیادی وجود دارد که لازم است برخی از آنها به دلیل قوانین موجود نگهداری شوند. وجود تعداد زیادی از مستندات می تواند شما را سردرگم کرده و زمان زیادی را از شما صرف کند.

برای حل این مشکل می توانید با استفاده از نرم افزار های موجود ،مستندات و مدارک را به صورت دیجیتالی نگهداری کنید. چنین کاری می تواند در مدیریت زمان برای حسابداران مفید واقع شود. در ضمن حسابدار می تواند مدارک مربوط به مشتریان در کمترین زمان پیدا کرده و کار ها را با سرعت بیشتری به انجام رسانده و خدمات لازم را ارائه دهد.

مهمترین مزیت این روش یعنی تبدیل مدارک به صورت دیجیتال ، امکان سوء استفاده از مدارک و مشکلات دیگر مانند گم شدن و یا به سرقت رفتن آنها  را به شدت کاهش می دهد.

کارهای خود را اولویت بندی کنید.

یکی از کارآمدترین روش هایمدیریت زمان برای حسابداراناولویت بندی کارهاست. قانون پارتو که بیان می دارد که 80 درصد از نتایج کارهای شما از 20 درصد تلاشتان حاصل می شود. این امر بدین معناست که لازم است هر فردی کارها و وظایفی را برعهده بگیرد که بیشترین بازدهی را در آنها داشته و نتایج بهتری در آن زمینه کسب می کند.

این موضوع می‌تواند در برنامه‌ریزی شما تاثیر بسزایی داشته و به شما کمک کند که در زمان کمتری کارهایی با بازدهی بیشتر انجام دهید و  در واقع بتوانید مدیریت زمان خود را در دست بگیرید.

در برخی موارد "نه" بگویید.

زمان های بسیاری وجود دارد که لازم است حسابدار برخی از وظایف و کارهایی که به او پیشنهاد می شود را رد کند. و این همان معنای مدیریت زمان برای حسابداران میباشد. علت این موضوع آن است که گاهی قبول مسئولیت های گوناگون سبب می شود که فرد مدیریت زمان خود را از دست داده و در نهایت حتی توانایی کنترل وظایف قبلی را نیز نداشته باشد.

پس بهتر است که زمانی وظایف بیشتری را بر عهده بگیرید که مطمئن باشد توانایی انجام آنها در زمان به خصوصی را دارید. تعدد وظایف و مسئولیت ها سبب می شود که حسابدار دچار استرس و سردرگمی شده و در نهایت نتواند کارهای به صورتی که لازم است انجام گیرند ، به پایان برساند.

برای پروژه های پیچیده تر زمان بگذارید.

چنانچه یک مشتری با مشکلات مالیاتی پیچیده دارید که نیاز به تمرکز و محاسبات بیشتری دارد ، زمان طولانی تری برای او در نظر بگیرید. در حقیقت در چنین موقعیتی بهتر است که حسابدار برای انجام وظایف خود زودتر به دفتر رفته و یا در پایان روز دیر تر از بقیه افراد دفتر را ترک کند.

تمرکز برای انجام پروژه های پیچیده ممکن است که زمان زیادی را از شما صرف کند ، پس بهتر است که در چنین وضعیتی زمان خود را مدیریت کنید تا در نهایت با مشکلی مواجه نگردید.

لیست وظایف خود را کوتاه کنید.

از روش های مدیریت زمان برای حسابداران تهیه لیست هایی کوتاه از وظایف است. اگر لیست کارهای شما 20 مورد طولانی باشد ، قبل از شروع روز خود احساس بدی خواهید داشت و ممکن است که تمرکز خود را از دست بدهید. راهکار این مشکل آن است که به جای لیست هایی با موارد طولانی ، تنها سه کار با اولویت بالا را انتخاب کرده و بر روی انجام آنها تمرکز کنید.

چنین کاری باعث میشود که کارهای دارای اولویت بالا را سریع تر انجام داده و در ادامه ی روز به انجام کارها و وظایف دیگر بپردازید و در نهایت مدیریت زمان برای حسابداران با انجام این کار را رعایت شود.

به خودتان پاداش دهید.

همواره امکان این وجود دارد که در حین شلوغی های کار نتوانید به خود توجه کرده و از خودتان غافل شوید. به منظور رفع خستگی و انجام کارها با انگیزه ی  بیشتر می توانید پاداش برای خود در نظر بگیرید. به طور مثال می توانید پس از به پایان رساندن یک کار به مدت 5 دقیقه راه بروید و حرکات کششی را در محل کار خود انجام دهید. چنین کارهایی باعث می شود که حسابدار با روحیه ی بهتری به ادامه ی انجام وظایف خود بپردازد و در نتیجه مسئولیت های خود را در زمان کوتاه تری انجام دهد.

برای انجام کارها دستیار در نظر بگیرید.

چنانچه شما به عنوان حسابدار به صورت تیمی کار می کنید ، می توانید وظایف خود را با سایر همکاران تقسیم کرده و در نهایت کارها را با سرعت بیشتری انجام دهید. در فصل های شلوغ کاری ممکن است که چندین پروژه  ی مختلف به شما واگذار شده و نتوانید انجام همه ی آنها را کنترل کنید.

در چنین مواقعی در صورتی که به عنوان یک حسابدار تنها فرد مشغول به کار باشد ، می تواند فردی را به عنوان دستیار انتخاب کرده و وظایفی را به او محول کند.

در ضمن می توانید کارهای دیگر مربوط به زندگی شخصی خود را نیز در فصول شلوغ مدیریت کنید. به طور مثال می توانید خرید مواد غذایی را به صورت آنلاین انجام داده و یا تمیز کاری های منزل خود را به شخص دیگری بسپارید. در نهایت همه ی این امور سبب می شود تا در نهایت حسابدار بتواند وظایف خود را به درستی به پایان برساند و مدیریت زمان برای حسابداران رعایت شود.

وقفه در زمان خود ایجاد کنید.

یکی از روش های مدیریت زمان برای حسابداران ایجاد زمان های اضافی برای انجام کارهاست. اگر هر دقیقه از روز خود را برنامه ریزی کنید و انجام کاری را در آن زمان در نظر بگیرید، چنانچه کار، تماس و یا جلسه ی غیر منتظره ای رخ دهد ، تمامی برنامه ریزی شما بهم ریخته و امکان این وجود دارد تا از برنامه ریزی خود ناامید شوید.

به همین سبب لازم است که برای انجام هر کاری وقفه ای 10 الی 15 دقیقه ای در نظر بگیرید تا در صورت بروز مشکلی بتواند زمان را مدیریت کرده و در نهایت کار خود را در موعد مقرر به پایان برسانید.

انتظارات مشتری خود را مدیریت کنید.

در مورد آنچه می توانید انجام دهید واقع بین بوده و تنها به سود حاصل از کار نیندیشید. در عوض سعی کنید که کمتر وعده داده و بیشتر کارها را به پایان رسانده و تحویل مشتری دهید. به طور مثال می توانید در صورتی که زمان کافی برای انجام کارهای مشتریان را ندارید می توانید به آنها پیشنهاد دهید تا تنها برخی از کارهای اساسی حسابداری را برای آنها انجام دهید. انجام این مراحل اساسی به آسان‌تر کردن آماده سازی مالیاتی کمک شایانی خواهد کرد.

با انجام این کار مشتریان خود را از دست نداده و می توانید در آینده خدمات بیشتری به آنها ارائه دهید.

هدف خود را تعیین کنید.

از روش های مدیریت زمان برای حسابداران تعیین هدف است. در صورتی که اهداف شما از انجام کارها و وظایف روزانه مشخص باشد ، شما با انگیزه بیشتری به انجام کارها پرداخته و کمتر خسته و ناامید خواهید شد. در نظر بگیرید که با انجام وظایف خود می توانید به درآمد بیشتر دست یافته و یا از نظر جایگاه شغلی ارتقا پیدا کنید.

چنین اهدافی سبب می شود تا همواره به یاد داشته باشید که برای چه چیزی تلاش کرده و در پایان چه چیزی را به دست می آورید. تعیین اهداف به مدیریت زمان برای حسابداران کمک کرده و اعتماد به نفس بیشتری به آنها خواهد داد.

مراقبت از ذهن

از مهم ترین روش‌های مدیریت زمان برای حسابداران مراقبت از ذهن است. به منظور اینکه یک حسابدار وظایف را در زمان معین به انجام برساند لازم است که ذهنی آزاد داشته و فکر او درگیر مسائل دیگری نباشد. این امر به ایجاد تمرکز کمک زیادی می کند و باعث می شود که کارها با دقت بیشتر و در زمان کمتری با انجام برسند.

سعی کنید هنگامی که وارد دفتر کار می شوید تمامی مسائل شخصی خود را فراموش کرده و تنها تمرکزتان بر بر روی به پایان رساندن وظایفی که به شما محول شده است ، بگذارید.

بازدهی شما به عنوان یک حسابدار به توانایی مدیریت زمان شما متکی است. به دست آوردن مدیریت زمان برای حسابداران سبب می شود تا حسابدار وظایف خود را با کارایی بیشتری به انجام رسانده و همچنین مشتریان از خدمات بهتری بهره مند شوند. چنانچه اصولی که بیان شد را رعایت کنید از اینکه تا چه حد سرعت و کارایی و بازدهی شما افزایش می یابد ، شگفت زده خواهید شد.