تعریف فاکتور رسمی یکی از ساده‌ترین تعاریف است. یکی از نکات مهم در این زمینه یعنی در زمینه تنظیم فاکتور این است که حتماً باید قوانین وزارت امور اقتصاد در آن در نظر گرفته شده باشد. این صورتحساب تایید شده از طرف وزارت دارایی در ماده ۱۹ قانون مالیات بر ارزش افزوده آمده است.
در اکثر معاملات و خرید وفروش‌ها درخواست ارائه فاکتور امری بدیهی است. این موضوع با توجه به تولید دستگاه‌ها چاپ و مکانیزه شدن این فرآیند، افزایش یافته است و نرم افزار حسابداری به صدور فاکتور کمک می‌کنند. این نرم افزارها کمک می‌کنند تا بتوان فاکتورها را به اشکال گوناگون و مناسب با هر شغل و حرفه‌ای طراحی کرد. چاپ این کاغذها کار بسیار ساده‌ای است و اصلاً باعث تلف شدن وقت افراد نمی‌شود.
به هر سند و یا فاکتوری که به صورت دست نویس و یا پرینت کامپیوتری به منظور تاییدیه معامله بین فروشنده و خریدار در یک معامله امضاء می گردد، و قوانین و الزامات مورد نظر وزارت اقتصاد در آن رعایت شده است، فاکتور رسمی می گوییم.این سند فاکتوری است که از سوی سازمان امور مالیاتی مورد تایید بوده و در هر مرجع قانونی دیگری می‌توان به عنوان تاییدیه ما بین فروشنده و خریدار به آن استناد کرد.
در این مقاله قبل از اینکه به هر موضوع دیگری در رابطه با فاکتور رسمی بپردازیم می‌خواهیم تفاوت بین فاکتور رسمی و فاکتور غیر رسمی را مورد بررسی قرار داده و نکاتی را ارائه کنیم تا بتوانبه راحتی این دو نوع سند را از هم تشخیص داد.
فاکتور رسمی چه تفاتی با فاکتور غیر رسمی دارد؟
همانطور که میدانیم تعاریف زیادی در رابطه با فاکتور رسمی در دسترس است که ما در این مقاله سعی می کنیم آن را به ساده ترین شکل ممکن توضیح دهیم تا بتواند مورد استفاده حسابداران و افراد مرتبط با موضوعات حسابداری در بنگاه های اقتصادی قرار بگیرد. اولین نکته‌ای که در تنظیم یک فاکتور رسمی باید به آن توجه کرد این است که می بایست تمامی قوانینی که وزارت اقتصاد و دارایی در رابطه با تنظیم این سند عنوان کرده است در آن رعایت شود. این قوانین شامل فرمت نوشتاری، نوع مشخصات لازم برای درج در سند و طرفین امضاء کننده می باشد.
اما برخلاف یک فاکتور رسمی، فاکتور غیر رسمی صرفاً با هدف اطلاع طرفین درگیر در معامله تنظیم می شود و قوانین و استانداردهایی که از نظر وزارت اقتصاد در فرمت این سند لازم است در آن رعایت نمی‌شود. در نتیجه فاکتور غیر رسمی از سوی مراجع و نهادهای ذیربط مورد تایید نبوده و تماماً مصرف داخلی برای سازمان دارد.
مراحل تهیه یک فاکتور رسمی:
امروزه شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی به نرم افزارهای حسابداری مجهز بوده و این نرم افزارها به راحتی قابلیت صدور انواع اسناد از جمله فاکتور رسمی را دارند که پس از امضای طرفین و واردکردن اطلاعات مورد نیاز، سند مربوطه رسمیت پیدا می کند.
اما به طور کلی یک فاکتور رسمی معتبر می بایست دارای اطلاعات زیر باشد:
- مشخصات فروشنده: شامل نام شخص و یا سازمان- شماره اقتصادی- شماره ثبت و یا شناسه ملی و اطلاعات ارتباطی مانند شماره تلفن و آدرس دقیق طرف فروشنده در معامله.
- مشخصات خریدار: شامل نام شخص و یا سازمان خریدار در معامله، شماره اقتصادی، شماره ثبت یا شناسه ملی و اطلاعات ارتباطی مانند شماره تلفن و آدرس دقیق طرف خریدار در معامله.
- شماره سریال صورتحساب: این شماره که می بایست حتماً در یک فاکتور رسمی وجود داشته باشد، مهمترین ویژگی آن به حساب می آید. شماره سریال می بایست با رنگ قرمز در قسمت بالای فاکتور و به صورت برجسته چاپ شده و به طور واضح و راحت قابل خواندن و شناسایی باشد. این شماره نباید به صورت دیجیتالی بر روی کاغذ چاپ شود و چاپ آن باید به صورت افست صورت بپذیرد.
- تخفیف، مالیات و عوارض: در این قسمت تمامی کالاها و خدماتی که مورد معامله قرار گرفتند باید با ذکر تعداد و قیمت هر کدام به صورت دقیق و شفاف شرح داده شوند. ضروری است اگر تخفیفی برای کالاها در نظر گرفته شده است، توضیح داده شود و پس از اعمال تخفیف مالیات و عوارض آن محاسبه شود. توجه داشته باشید که نباید مالیات و عوارض را قبل از اعمال تخفیف محاسبه کنید که در این صورت فاکتور از رسمیت خارج شده و اعتبار نخواهد داشت.
- تاریخ عقد قرارداد، توضیحات و جزئیات معامله
- شرایط فروش کالا
- مهر و امضای طرفین معامله
ضرورت صدور فاکتور رسمی:
در وهله اول باید ببینیم صدور فاکتور رسمی در چه مواقعی و برای چه کسانی دارای ضرورت است. به تصور عموم ارائه فاکتور رسمی فقط برای شرکت های بزرگ ضروری است. که این تصوری نادرست است.
باید بدانیم فاکتور رسمی و ارائه آن به خریدار برای تمامی شرکت ها و بنگاه های اقتصادی که معاملات آن ها مشمول مالیات بر ارزش افزوده می شود ضروری است و صرف نظر از اینکه خریدار محصول شما یک شخص حقیقی باشد و یا یک شرکت اقتصادی بزرگ، اگر معاملات شما مشمول مالیات بر ارزش افزوده می شود می بایست در مقابل مبلغی که از مشتری‌های خود دریافت می کنید، فاکتور رسمی به آن ها ارائه دهید. در غیر این صورت مرتکب جرم شده‌اید و خریدار می تواند موضوع را از طریق مراجع قانونی پیگیری کند.
ویژگی‌های فاکتور صوری و نحوه تشخیص آن ها:
دیده می شود که بسیاری از افراد با اهداف مختلف اقدام به درخواست و یا صدور فاکتورهای صوری می کنند که این عمل غیر قانونی بوده و می تواند پیگرد قانونی به همرا داشته باشد. متاسفانه بعضی از شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی نیز اقدام به صدور چنین فاکتورهایی می کنند. لازم است بدانیم که این فاکتورهای صوری از سوی سازمان امور مالیاتی به راحتی قابلیت شناسایی دارند.
در این قسمت راه های تشخیص فاکتور صوری را عنوان می کنیم تا مشخص شود در چه مواردی یک فاکتور از سوی سازمان امور مالیاتی کشور صوری تلقی می شود.
- یکی از راه های تشخیص فاکتور صوری بررسی دقیق فروشنده کالا می باشد. که طی این بررسی صوری بودن یک شرکت مشخص می شود و در نتیجه هرگونه سند تنظیم شده تحت عنوان آن نیز جعلی خواهد بود.
- یکی دیگر از راه های صدور فاکتور صوری استفاده از عنوان و اعتبار شرکت های غیر فعال است. لذا می‌توان با بررسی صحت شناسه ملی طرفین، به صوری بودن و یا نبودن یک فاکتور پی برد.
- اگر یک شرکت اعتبار گواهی ارزش افزوده اش به پایان رسیده باشد، صلاحیت صدور فاکتور رسمی را ندارد و هر سند تنظیم شده در این رابطه از این شرکت صوری محسوب می شود.
- عدم وجود تناسب بین کالای مورد معامله و ثبت شده در فاکتور و نوع فعالیت شرکت صادر کننده نیز منجر به صوری تلقی شدن فاکتور می گردد. لذا اگر بین این دو موضوع اختلاف وجود داشته و محصولات در رسته کاری شرکت نباشند، فاکتور معتبر نخواهد بود.
- اگر یک فاکتور صوری باشد هیچ پرداختی در نظام بانکی در ازای این خرید و فروش ثبت نمی شود. لذا با بررسی پرداخت ها می توان به صوری بودن فاکتور پی برد.
در این مقاله ویژگی های یک فاکتور رسمی را مورد بررسی قرار دادیم و پی بردیم برای صدور یک فاکتور رسمی چه قوانینی باید رعایت شود تا از سوی مراجع ذیربط مورد تایید قرار بگیرد. موضوع دیگری که در این بحث به آن پرداختیم لزوم ارائه فاکتور در هر معامله ای بود که تحت قوانین مالیات بر ارزش افزوده انجام می گیرد. یادآوری می کنیم که یکی از بهترین راه های صدور فاکتور رسمی استفاده از نرم افزارهای حسابداری معتبر است که به صورت اتوماتیک و بدون نقص اقدام به صدور این فاکتور مهم و قانونی می‌کنند.
نحوه صدور فاکتور رسمی
صدور فاکتورهای رسمی در گذشته اغلب به صورت دستی صادر می‌شود و امروزه به صورت ماشینی انجام خواهد شد. تمام موارد ذکر شده از جمله نام دقیق کالا و خدمات، تعداد آنها، قیمت هر واحد کالا و خدمات، تخفیفات و مالیات ذکر شود. همچنین می‌توان به صورت دو برگ یا سه برگ صادر شود. فرقی در کاغذ انتخابی برای صدور فاکتور وجود ندارد و شاید دیده باشید که مجموعه‌های مختلف فرمت‌های خاصی برای فاکتور رسمی فروش خود داشته باشند. در اغلب موارد هم اشخاص حقوقی و حقیقی فاکتور خود را در برگه A4 صادر می‌کنند اما انتخاب برگه A5 هم هیچ مشکلی ندارد.
در مورد صدور فاکتورهای رسمی هم نکته مهم بعدی چاپ شماره سریال است. حتماً باید دارای رنگ قرمز است و اغلب از روش چاپ افست یا ملخی برای آن استفاده می‌شود که باید کمی هم برجسته باشد تا در امور دارایی قابل تشخیص باشد.
نکته مهم بعدی هم برای صدور فاکتور رسمی فروش باید به آن توجه شود، نوع کاغذ است. برای چاپ فاکتور توسط پرینتر و صدور آن به شکل ماشینی، بهترین کاغذ، کاغذ تحریر 80 گرمی است. در صورت که تحریر دستی برای صدور فاکتور انجام می‌شود کاغذ تحریر 60 گرمی انتخاب بهتری خواهد بود. همچنین بهتر است بعد از صدور فاکتور، مجدداً بررسی شود تا در صورت بروز خطا و یا اشتباه تصحیح شود.
چه کسانی ملزم به استفاده از فاکتور رسمی هستند؟
فاکتور رسمی برای کلیه‌ی کسب وکارهایی که ملزم به ارجاع اسناد حسابداری خود به اداره‌ی امور مالیاتی‌اند، ضرورت دارد. برخلاف تصور برخی افراد، اندازه و مقیاس شرکت و یا بنگاه اقتصادی تاثیر چندانی بر التزام استفاده از این سند را ندارد؛ بلکه بنگاه‌های کوچک یا بزرگ اقتصادی که هر کدام به نوعی شامل قانون مالیات بر ارزش افزوده باشند، باید نسبت به تهیه‌ی فاکتور رسمی اقدام کنند.
یک نسخه از این فاکتور از طرف فروشنده به مشتریان داده می‌شود و نسخه‌ی دیگر آن را فروشنده به سازمان امور مالیاتی کشور می‌دهد. همچنین تفاوتی میان نوع کالا یا خدمات برای لزوم اخذ فاکتور رسمی نیست و کالاهای فیزیکی، مجازی، خدمات گوناگون و … همگی می‌توانند مشمول این قانون شوند.
برخی از مشاغل کوچک مانند مغازه‌ها و فروشگاه‌های خرید محلی، ممکن است مالیات آنها به صورت علی‌الراس (بررسی و تنظیم مالیات از طرف ماموران مالیاتی صورت می‌گیرد) محاسبه شود. در چنین شرایطی صاحبان این فروشگاه‌ها و مغازه‌های محلی می‌توانند تنها در صورت درخواست مشتری به آنها فاکتور (غیر رسمی) بدهند و نیازی به دادن نسخه‌ی دیگری از آن فاکتور به اداره‌ی مالیات نیست.