انواع مختلفی ازسیستم های حسابداری وجود دارد که هر یک کاربرد جداگانه ای داشته و در نهایت فرایند های حسابداری را سازمان می دهند. این سیستم های مورد استفاده در حسابداری چه در مشاغل کوچک و چه در مشاغل بزرگتر کاربرد داشته و در نهایت نتیجه مهمی را به دست می دهند.
حسابداری از جمله موضوعاتی است که در هر شرکت و سازمانی از اهمیت بالایی برخوردار بوده و میتواند در تعیین استراتژی های مختلف شرکت نقش مهمی داشته باشد. با استفاده از داده های حاصل از حسابداری ، مالکان شرکت ها وضعیت خود در بازار را ارزیابی کرده و تصمیمات لازم برای دستیابی به اهداف شرکت را اخذ می کنند.
در این میان سیستم های حسابداری به کمک حسابدارن آمده و به آنها در انجام فرایند های مختلف حسابداری کمک می کنند. در این مقاله قصد داریم تا انواع سیستم های حسابداری را بیان کرده و کاربرد و مزایای هر یک را بشماریم.
انواع سیستم های حسابداری
به طور کلی دو نوع سیستم حسابداری وجود دارد که عبارتند از : سیستم تک ورودی که در آن یک تجارت کوچک همه ی معاملات صورت گرفته را در یک دفتر ثبت می کند و سیستم بعدی سیستم دو ورودی است که در آن هر تراکنش به عنوان بدهی و اعتبار در حساب های جداگانه ثبت می شود.
سیستم های حسابداری تک ورودی
یک سیستم ورودی واحد یک معامله را با یک ورودی واحد ثبت می کند و تنها یک طرف از معادله را حفظ می کند. این روش قدیمی ترین روش ضبط معاملات مالی است اما نسبت به سیستم دو ورودی از محبوبیت کمتری برخوردار است و عمدتا برای مطالب ثبت شده در صورت حساب های سود استفاده می شود.
این سیستم روشی نادرست و غیر علمی برای ثبت معاملات است که در آن هیچ ارتباطی بین معاملات و اطلاعات موجود ، وجود ندارد. در این سیستم معاملات تجاری و شخصی را با هم ترکیب می کنند. یک سیستم حسابداری واحد ، هر معادله ی حسابداری را به عنوان سوابق حسابداری ثبت می کند.
سیستم تک ورودی متمرکز بر نتایج تجاری است که در صورت حساب درآمد گزارش می شود.
انواع سیستم های حسابداری تک ورودی
سیستم تک ورودی
در این نوع صورتحساب هیچ اطلاعاتی از فروش ، خرید ، پول و مانده بانکی موجود نیست و تنها حساب های شخصی در نظر گرفته شده است. این روش را نمی توان در دنیای تجارت به کار برد چرا که هیچ گونه اطلاعاتی راجع به پول نقد ویا معاملات روزانه در اختیار شما قرار می دهد.
سیستم تک ورودی ساده
این نوع صورت حساب بر مبنای سیستم ورودی مضاعف عمل می کند اما در آن فقط دو نوع حساب به کار گرفته می شود. این دو نوع حساب عبارتند از حساب های شخصی و حساب های نقدی.
ورودی ها تنها از این حساب ها انجام می شوند و هیچ حساب دیگری در نظر گرفته نمی شود.
سیستم شبه ورودی
در این نوع سیستم های حسابداری به غیر از حساب های شخصی و نقدی ، سایر حساب های فرعی نیز نگهداری می شوند. اصلی ترین صورت حساب هایی که در این نوع سیستم حسابداری به کار گرفته می شوند عبارتند از خرید ، فروش و صورت حساب هایی که ثبت شده اند.
در این نوع سیستم گزارش های مربوط به حساب های شخصی نیز ثبت می شوند. سایر اطلاعات و داده های حیاتی مانند اجاره ، دستمزد ، حقوق و موارد دیگر نیز در این نوع سیستم حسابداری موجود است. این روش را به عنوان جایگزین سیستم های حسابداری تک ورودی نیز پذیرفته اند.
در کل با نگاهی به انواع سیستم های حسابداری یک ورودی می توان تشخیص داد که سیستم حسابداری تک ورودی به عنوان ترکیبی از سیستم ورودی مضاعف و ورودی واحد است.
مزایای استفاده از سیستم های حسابداری تک ورودی
این نوع سیستم حسابداری مزایای زیادی به همراه دارد که در ادامه به بررسی خواهیم پرداخت:
- این نوع سیستم نسبتا ساده و اجرای آسان است.
- برای برقراری این نوع سیستم در مشاغل مختلف نیازی به داشتن تخصص در زمینه ی حسابداری نیست.
- در این سیستم درآمد و هزینه به صورت روزانه حساب می شود.
- در این نوع سیستم های حسابداری فقط حساب های مسدودی باز می شوند ، زیرا تمام معاملات مربوط به حساب های شخصی در گزارش های مربوط به حساب های شخصی ثبت می شوند.
- همانطور که مطرح شد ، حساب های محدودی باز شده و در نتیجه اسناد مربوط به آنها محدود هستند. بنابراین نگهداری این نوع حساب های نیازمند صرف هزینه های هنگفت نیست.
- سیستم حسابداری تک ورودی صرفا بر اساس صورت حساب های سود تجزیه و تحلیل و محاسبه می شود ، بنابراین تعیین سود در این نوع سیستم بسیار راحت تر است.
مشکلات مرتبط با سیستم های حسابداری تک ورودی
علاوه بر مزایایی که برای این نوع سیستم حسابداری مطرح شد ، بکارگیری این سیستم می تواند مشکلاتی را نیز در داشته باشد :
دارایی
سیستم تک ورودی از لحاظ نگهداری ، ضبط و یا ردیابی ، دارایی های را پشتیبانی نمی کند. در این حالت امکان گم شدن و یا سرقت دارایی ها راحت تر می شود.
اظهارات حسابرسی شده
سیستم های حسابداری مضاعف برای صورت حساب های مالی و به منظور بررسی مانده حساب ها ضروری است. به کارگیری اظهارات حسابرسی شده در سیستم حسابداری تک ورودی امکان پذیر نیست. حتی چنانچه فردی بخواهد تا این اظهارات را حسابرسی کند ، باید از سیستم دو ورودی و یا سیستم ورودی مضاعف استفاده کند. در این حالت باید سیستم ورودی واحد را به سیستم ورودی مضاعف تبدیل کرد.
امکان خطا افزایش می یابد.
در این نوع سیستم امکان چک کردن مجدد حساب ها وجود ندارد و نمی توان آنها را مورد بررسی قرار داد. این امر باعث میشود احتمال بروز خطا در حساب ها افزایش یافته و در نهایت دقت حسابرسی کاهش می یابد.
تجزیه و تحلیل عملکرد
به دلیل وجود اطلاعات محدود هیچ ترازنامه ای را نمی توان تنظیم کرد. در نتیجه ی نبود ترازنامه ها نمی توان موقعیت مالی شرکت در بازار را تعیین کرد. در نهایت تمامی این عوامل به هم دست می دهند و سبب می شود تا مالکان شرکت ها و سازمان ها اطلاعات مناسبی جهت برآورد معیار های مالی نداشته باشند. بنابراین استفاده از این سیستم های حسابداری مدیریت را با مشکل مواجه خواهد کرد.
سوابق ناقص
این سیستم تنها بر روی معاملاتی تمرکز دارد که مشاغل در آنها ، با افرادی و یا شرکت هایی به غیر از شرکت خود قرارداد دارند و سایر معاملات حیاتی که برای تعیین وضعیت شرکت ضروری هستند را نادیده می گیرد. بنابراین با به کارگیری این سیستم نمی توان صورت حساب های مالی مورد نیاز شرکت را تعیین کرد.
دقت
در این نوع سیستم دقت کافی در حسابرسی به کار گرفته نمی شود چرا که این نوع سیستم ترازنامه آزمایشی را فراهم نمی کند.
تعریف سیستم های حسابداری دو ورودی
این نوع سیستم که با نام سیستم ورودی مضاعف نیز شناخته می شود به این معنی است که برای هر معامله ی تجاری ، مبالغ باید حداقل در دو حساب ثبت شوند. در این نوع سیستم حسابداری باید برای کلیه ی معاملات ، مبلغ وارد شده به عنوان بدهی با مبلغ وارد شده به عنوان اعتبار برابر باشد.
این سیستم های حسابداری معادلات حسابداری را در تعادل نگه می دارد. بنابراین در این سیستم حقوق صاحب شرکت به اضافه ی بدهی برابر با کلیه ی دارایی هاست. در این سیستم تحت یک فرایند حسابداری منظم ، فعالیت ها در حساب های مختلف ثبت می شوند تا داده ها تقسیم و طبقه بندی شوند. به طور کلی می توان گفت که چند نوع حساب وجود دارد که در همه ی آنها ورودی ها و معاملات حسابداری تجاری طبقه بندی می شوند. این نوع صورت حساب ها عبارتند از:
- دارایی ها
- بدهی ها
- دست آورد ها
- تلفات و استهلاک
- هزینه ها
- درامد
حسابداری یک فرایند مداوم برای ردیابی تغییرات در حساب است و تا زمانی که هر شرکتی به فعالیت خود ادامه می دهد ، نیاز به حسابداری همواره وجود دارد.
مزایای استفاده از سیستم های حسابداری دو ورودی
- این سیستم حسابداری از طریق ترازنامه های آزمایشی ، دقت در حسابداری را افزایش می دهد.
- سود و زیان متحمل شده در طول سال را می توان با جزئیات محاسبه کرد.
- با بکارگیری این نوع سیستم حسابداری می توان سوابق حسابداری را با جزئیات ثبت کرده و آنها را نگهداری کرد. این امر به کنترل شرکت و مدیریت آن کمک شایانی می کند.
- از جزئیات ثبت شده می توان برای مقایسات استفاده کرد. با این کار می توان جزئیات مربوط به سال اول را نسبت به سال دوم مقایسه کرد و در نهایت می توان انحرافاتی که در این مقایسه ها یافت می شود را پیدا کرد.
مقایسه ی سیستم های حسابداری تک ورودی و دو ورودی
یکی از اصلی ترین تفاوت های سیستم تک ورودی و سیستم دو ورودی نوع ثبت در صورت حساب های ورودی و روشی که ثبت حساب های صورت می پذیرد. در سیستم حسابداری تک ورودی تنها بدهی و یا تنها اعتبار یک معامله ثبت می شود.
اما همانطور که مطرح شد در سیستم حسابداری ورودی مضاعف برای هر معامله هم اعتبار و هم بدهی ثبت و ضبط می شود.
کاربرد سیستم های حسابداری تک ورودی و ورودی مضاعف
پیچیدگی و تعداد معاملات نقش مهمی در انتخاب نوع سیستم حسابداری دارد. سیستم ورودی واحد بیشتر توسط سازمان های تجاری کوچک مورد استفاده قرار میگیرد که شامل مالکین و مشارکت های انحصاری است.
سیستم ورودی مضاعف بیشتر برای ضبط فعالیت های مالی مورد استفاده واقع می شود. بنابراین معمولا سازمان های بزرگ برای ثبت معاملات خود از سیستم ورودی مضاعف استفاده می کنند.
هزینه های موجود در سیستم ورودی واحد و مضاعف
به منظور به کارگیری سیستم های حسابداری واحد ، هیچ هزینه ای برای اجرا در نظر گرفته نمی شود. چرا که برای استفاده از این سیستم نیازی به کمک گرفتن از نیروهای متخصص وجود ندارد و هر سازمانی می تواند به راحتی و با آشنایی کمی با اصول حسابداری این سیستم را به کار ببرد.
اما باید بگوییم که سیستم حسابداری مضاعف نیازمند به کارگیری افراد متخصص است. در واقع به منظور کمک گرفتن از افراد متخصص در این زمینه لازم است که شرکت ها و سازمان ها هزینه ی زیادی را برای ثبت معاملات پیچیده توسط این افراد ، مصرف کنند.
تشخیص خطاها در سیستم تک ورودی و یا ورودی مضاعف
تشخیص خطا ها و اشتباهات رخ داده در سازمان های مختلف در سیستم های تک ورودی کاری بسیار دشوار و یا غیر ممکن است. در این سیستم به دلیل اینکه فعالیت های تجاری ثبت نمی شوند ، نمی توان معاملات را با یکدیگر مقایسه کرد و در نهایت عدم دقت در این گونه سیستم ها بسیار شایع است.
در سیستم های ورودی مضاعف به دلیل اینکه تمامی معاملات تجاری در شرکت های ثبت می شوند ، به راحتی می توان آنها را با یکدیگر مقایسه کرد. در این نوع سیستم های حسابداری اطلاعات در کتاب هایی ثبت می شوند و به راحتی می توان طلبکاران و بدهکاران شرکت را شناخته و حساب های مربوط به آنها را مورد بررسی قرار داد.
تهیه مانده حساب آزمایشی
با استفاده از سیستم ورودی واحد نمی توان مانده ی حساب آزمایشی شرکت را تهیه کرد ، چرا که در این نوع سیستم معاملات تجاری ثبت نمی شوند. تراز آزمایشی را تنها می توان با استفاده از اطلاعات و داده های ثبت شده در کتاب ها تهیه کرد. چرا که در این کتاب ها بدهی و اعتبارات مربوط به معادلات حفظ می شود.
حساب سود و زیان
با به کارگیری سیستم تک ورودی نمی توان سود و ضرر مربوط به یک شرکت را مورد ارزیابی قرار داد. این امر بدین معناست که با استفاده از این نوع سیستم ها نمی توان وضعیت مالی شرکت را تحلیل کرد. در حالی که در سیستم حسابداری مضاعف ، به دلیل اینکه معاملات مالی ثبت می شوند ، میتوان سود و زیان را تعیین کرد.
در نهایت باید بگوییم که به کارگیری سیستم های حسابداری مختلف توسط شرکت ها و سازمان ها به نیاز آنها بستگی دارد. در واقع بسیاری از شرکت ها با استفاده سیستم حسابداری مناسب می توانند امور مالی شرکت را کنترل کنند. با استفاده از این سیستم ها می توان در مورد بودجه ی یک شرکت ، سرمایه گذاری و موارد دیگر تصمیم گیری کرد.
