همان گونه که می دانید حسابداری شغل بسیار گسترده ایی می باشد که به دقت بالا نیاز دارد. در حسابداری بسیار مهم است که کارهای ثبت سند انجام شود و به عبارت دیگر تنظیم سند حسابداری انجام گیرد. می توان بیان کرد که ثبت و نگه داری پرداخت‌ها و دریافت های مالی در شرکت ها و سازمان ها یا بخش های تجاری مختلف، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می باشد. اهمیت این موضوع از چند منظر قابل بررسی است که در زیر به برخی از موارد آن اشاره می کنیم:
- می توان اذعان داشت که صاحبان مشاغل و مدیران شرکت ها این اطلاعات را برای تسلط بر نظام مالی مجموعه خود نیاز دارند. به عبارت دیگر باید همواره از مانده حساب و هزینه هایی که در امور مختلف صرف شده اطلاع داشته باشند.
- در درجه دوم حسابرسی های مالی است که برای سازمان امور مالیاتی انجام می‌شود و نیاز است که به یک شکل واحد بوده و برای ماموران مالیاتی شناخته شده باشد.
- در آخر احتمال بالای سوء استفاده در مباحث مالی است. به همین دلیل برای هرکدام از رویداد های مالی که در دفاتر ثبت می‌شوند، مستنداتی نیز ارائه می شود.
اگر مسئولیت حسابداری را بر عهده دارید ، باید توجه داشته باشید که برخی از اسناد همیشه در گزارشات شما جمع می شوند. هنگام حسابداری، ما معاملات مالی را ثبت می کنیم، آنها را تجزیه و تحلیل می کنیم و گزارش می دهیم.
کاربرد سند حسابداری چیست؟
هر بار که یک شرکت معامله مالی می کند، تعدادی کاغذ هم تولید می شوند. حسابداران این کاغذها را سند یا اسناد منبع می نامند. اگر یک تجارت کوچک برای حساب های اداری خود از حساب خود چک بنویسد، این چک و رسید اداری به اسناد منبع تبدیل می شود.سند برای فرآیند دفترداری و حسابداری ضروری است، زیرا شواهدی را در مورد وقوع یک معامله مالی ارائه می دهد. در حین حسابرسی یا حسابرسی مالیاتی، اسناد منبع از مجلات حسابداری و دفتر کل به عنوان یک دنباله معاملات غیر قابل بحث پشتیبانی می کنند.
بعد از بررسی تعریف اینکه سند حسابداری چیست، باید اهمیت و ضرورت استفاده از آن ها را بدانیم. اسناد و مدارک منبع برای مشاغل نگهداری می شوند. اگر مالیات شما حسابرسی شود، اسناد منبع اثبات وجود این خریدها را ارائه می دهند.
ضرورت تنظیم سند حسابداری چیست؟
یک سند منبع کلیه واقعیت های اصلی معامله را توصیف می کند مانند مقدار معامله، هدف از معامله و تاریخ آن. اطلاعات سند باید در اسرع وقت پس از انجام معامله در مجله حسابداری مناسب ثبت شود. پس از ضبط، تمام اسناد منبع باید در برخی از سیستم ها ثبت شوند تا در صورت نیاز و در صورت لزوم بتوان آنها را بازیابی کرد.اسناد حسابداری نقش مهمی در رسیدگی به معاملات تجاری و تهیه صورت های مالی مانند صورت سود و تراز دارند. آنها همچنین برای رعایت سوابق مالیاتی و مالیاتی مورد نیاز هستند. مشاغل در حال حاضر بسیاری از فرایندهای حسابداری را به صورت خودکار انجام می دهند. می تواند کمک خوبی برای نگهداری سوابق مالی باشد.
در موارد خاص حتی ممکن است تهیه حضانت مهم باشد تا بتوانید تعیین کنید که سند منبع مورد نظر تحت کنترل شما باقی مانده است. در پاسخ به این سوال که ضرورت تنظیم سند حسابداری چیست، باید انواع سند را هم بررسی کنیم.
انواع سند حسابداری به شرح زیر است:
چک، فاکتور، رسید صندوق های نقدی، رسیدهای رایانه ای، یادداشت اعتباری برای بازپرداخت مشتری، کارت های کارمندی، فیش های واریزی و سفارشات خرید.
اسناد مالی چیست؟
ممکن است این سوال برای شما به وجود بیاید که اسناد مالی چیست؟ برای پاسخ به این سوال می توان عنوان کرد که اسناد مالی یک سری اسناد حسابداری مالی یا مالیاتی هستند که توسط حسابداران جمع آوری می شوند و ثبت می گردند. وجود این اسناد مالی برای شرکت ها و تجارت آن ها بسیار مهم و حیاتی است و باید به درستی ثبت و ضبط شوند
تعریف انواع سند حسابداری چیست؟
در حسابداری، اسناد زیادی به کار برده می شوند. یادداشت های نقدی و صورتحساب از انواع اسناد حسابداری هستند. مشاغل از یادداشت های نقدی به عنوان اسناد منبع استفاده می کنند. در این سند همه معاملات خرید و فروش ثبت می شوند. این یكی از اسناد حسابداری است كه مشاغل هنگام فروش نقدی یا دریافت در صورت خرید نقدی، آن را ارائه می دهند.
یادداشت نقدی شامل جزئیاتی از جمله تعداد فروش، قیمت کالا، تخفیف قابل اجرا و مالیات فروش است. معاملات موجود در یادداشت وجه نقد وارد دفتر حساب می شود و حسابرس همیشه به دنبال مراجعه متقابل دفتر نقد وجه است.
یادداشت های نقدی را بررسی کردیم اما باید بدانیم که تعریف صورت حساب به عنوان سند حسابداری چیست. به فاکتور، صورتحساب نیز گفته می شود. باید تمام فروش اعتباری یا خریدهای اعتباری در این سند ثبت شوند. هنگامی که یک شرکت فروش اعتباری انجام می دهد، فاکتور فروش را تهیه می کند. این سند جزئیات معامله را از نظر تعداد کالاهای فروخته شده، قیمت هر کالا و کل مقدار فروخته شده ارائه می دهد. فاکتورها معمولاً به صورت کپی نوشته می شوند، در حالی که نسخه اصلی به خریدار ارائه می شود در حالی که فروشنده نسخه های مشابه را نگه می دارد.
سند فیش و رسید حسابداری
مشاغل از رسید به عنوان مدرکی برای پرداخت کالاها و خدمات استفاده می کنند. این یک سند منبع است که فروشنده به دلیل دریافت پول نقد از شخص ثالث تهیه می کند. نسخه اصلی نیز به صورت نسخه ای تهیه می شود و به شخصی که پول نقد پرداخت می کند، می رسد. فروشنده نسخه المثنی را به عنوان سابقه معامله نگهداری می کند و جزئیات پرداخت شامل نام، تاریخ، کل مبلغ پرداخت شده و نوع پرداخت (پول نقد / چک) را نشان می دهد.
کاربرد فیش به عنوان سند حسابداری چیست، در پاسخ به این سوال باید گفت که فیش پرداختی گواهی سند معامله دریافت شده از بانک برای واریز پول به حساب بانکی است. این فرآیند شامل پر کردن فرم در بانک با جزئیات سپرده گذار، تاریخ معامله و مبلغ واریز شده است. فیش پرداخت باید توسط کارمند بانک با مهر رسمی بانک روی جلد کاغذ امضا شود. دفترداران از ضمانت نامه پرداخت در برگه به عنوان سند منبع برای ثبت معامله استفاده می کنند.
کاربرد چک و برگه بدهی به عنوان سند حسابداری چیست؟
چک یکی از پرکاربردترین اسناد حسابداری مالی است. این سند برای معاملات مالی مورد استفاده قرار می گیرد و پس از ارائه به بانکدار قابل پرداخت است.چک یک دستور بدون قید و شرط است که در آن یک نهاد تجاری تضمین می کند که مبلغ مشخصی پرداخت خواهد شد. دریافت کننده شخصی است که مشخصات وی روی چک ظاهر می شود.
برگه بدهی به عنوان سند شواهد استفاده می شود. مشاغل در برابر نهادهایی که مبالغ مشخصی از پول را از آنها طلب دارند، برگه بدهی می گیرند. بعد از تعریف اینکه سند حسابداری چیست، باید کاربردهای آن را مورد بررسی قرار داد. مشاغل همچنین در مواردی که مبلغی بیش از حد پرداخت می شود از برگه بدهی استفاده می کنند. تمام جزئیات لازم باید در یک برگه بدهی، از جمله تاریخ و مبلغ بدهی ذکر شوند.
موارد استفاده دیگر سند حسابداری چیست؟
یادداشت اعتباری یکی دیگر از انواع سند حسابداری است. مشاغل از یادداشت اعتباری استفاده می کنند تا نشان دهند که طرف مشخصی را که در سند نشان داده شده، مبلغی را پرداخت کرده است. این سند برای خریدار نوشته شده است تا نشان دهد که این معامله تجاری را در دفترچه های خود ثبت کرده است. درصورتی که پرداختی را انجام می دهید که کمتر از حد معمول است، می توانید یادداشت اعتباری تهیه کنید.
در پاسخ به این سوال که موارد استفاده از سند حسابداری چیست، باید کوپن هم مورد بررسی قرار بگیرند.
کوپن هم یک سند تجاری است که نوع معامله ای را که باید در دفاتر مالی ثبت شود، ثبت می کند. کوپن ها با استفاده از اسناد منبع تهیه می شوند و معاملات را به عنوان بدهی و اعتبار شناسایی می کنند. دو نوع کوپن وجود دارد. کوپن نقدی و غیر نقدی.در این بین مشاوره حواله برای جزئیات پرداخت های ارسالی به یک تامین کننده استفاده می شوند.
صورت حساب هم سندی است که توسط تأمین کننده برای مشتری ارسال می شود و در آن معاملات حساب مشتری شامل همه فاکتورها و اسکناس های اعتباری صادر شده و کلیه پرداخت های دریافتی از مشتری آمده است.
نکات مهم سند حسابداری چیست؟
پس از شناخت مهم ترین اسناد حسابداری، فروشنده باید بداند چگونه از آنها استفاده کند تا بهترین نتیجه را بگیرد. برخی از این اسناد به عنوان اثبات فروش عمل می کنند و بنابراین، هنگامی که مورد نیاز هستند، باید کامل باشند. علاوه بر این، اسناد حسابداری در هر زمان قابل تغییر هستند، بنابراین فروشنده باید بداند چگونه آنها را با جزئیات مورد نیاز به روز کند. با این حال، تا زمانی که فرد فرآیند حسابداری را بفهمد و بداند که چگونه قوانین محلی را برآورده کند، همه چیز خوب خواهد بود.
همیشه یک نسخه الکترونیکی از اسناد حسابداری باید نگه داشته شوند. شاید تهیه نسخه الکترونیکی کمی دشوار به نظر برسد اما دانستن اینکه مزیت های نگهداری از سند حسابداری چیست، قطعا کمک کننده خواهد بود. پس از تهیه یادداشت های نقدی، رسیدها و سایر اسناد در حسابداری، فروشنده باید یک نسخه الکترونیکی نیز تهیه کند.
امروزه مدیریت نسخه های الکترونیکی آسان است و در ضمن ممکن است نسخه های چاپی از بین بروند. همچنین به راحتی می توان آنها را با سهولت بازیابی کرد و با خیال راحت تری ذخیره کرد.
با این حال، مهمترین مزیت نسخه الکترونیکی این است که برای بقیه سوابق به عنوان پشتیبان عمل می کنند. اگر نسخه چاپی گم شود، می توان آن را بازیابی و چاپ کرد. بنابراین، در صورت عدم وجود نسخه های چاپی، این نسخه ها به حل اختلافات نیز کمک می کنند.
مزایای سند حسابداری چیست؟
اسنادی که در حسابداری استفاده می شوند به داده های منابع مختلف احتیاج دارند و برای اهداف خاصی مورد استفاده قرار می گیرند. به عنوان مثال، یادداشت های نقدی با داده های مربوط به اقلام فروخته شده ثبت می شوند. به همین دلیل، فروشنده باید اطمینان حاصل کند که تمام جزئیات در اسناد ثبت شده است. وقتی این اسناد به عنوان سند اثبات فروش مورد استفاده قرار می گیرند، از اهمیت بیشتری برخوردار می شوند.
در این صورت، اگر فروشنده جزئیات را به طور کامل بررسی نکند، در نقطه دشواری قرار خواهد گرفت. لیست اسناد حسابداری نشان می دهد که هرکدام برای دستیابی به اهداف خاص نیاز به گرفتن داده دارند و خوب است که هنگام استفاده از آنها نکاتی در نظر گرفته شوند.
آموزش ثبت سند حسابداری:
ثبت سند حسابداری برای شرکت های مختلف و هم چنین موارد خاص، با یک دیگر متفاوت می باشد برای مثال ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد موسسات و شرکت ها با ثبت حسابداری پیمانکاری تفاوت های بسیاری دارد. شما می توانید برای آموزش ثبت سند حسابداری به وب سایت رادین حساب مراجعه کرده و با مشاوران این مجموعه مشورت نمایید.