حتماً شما نام سند حسابداری را شنیده اید ، سند حسابداری یکی از مهم ترین مباحثی است که در حسابداری وجود دارد. در واقع سند حسابداری بخش جدایی ناپذیر و پراهمیت حسابداری است که کوچکترین اشتباهی در سند حسابداری می تواند مشکلات بسیاری را برای یک سیستم حسابداری ایجاد نماید. در واقع هر مساله مالی که در یک شرکت رخ بدهد باید به صورت یک سند حسابداری ثبت شود. جزئی ترین خرید ها ، پرداختی ها ، دریافتی ها و ... همگی باید در قالب یک سند حسابداری ثبت و ذخیره شوند. یک سند حسابداری شامل کلیه اطلاعات مربوط به رویداد مالی است . به عنوان مثال یک سند حسابداری واریز شامل تاریخ واریز ، ساعت واریز ، شماره پیگیری ، فرد واریز کننده ، شماره حساب واریز شده و علت واریز است .
یکی از مهم ترین کاربرد های سند حسابداری ، سند های حسابداری خرید هستند که در واقع تمام مباحثی که مربوط به خرید یک کالا است در این سند درج شده ، در نهایت به امضای مدیر عامل یا کسی که حق امضا برای صدور خرید دارید می رسد و سپس بودجه خرید تعیین شده و در نهایت در دفتر روزنامه ثبت می شود. یکی از مهم ترین کاربرد های سند حسابداری در بخش حسابداری یک کسب و کار کاهش امکان خطا است .
در واقع تمامی سند ها پس از تایید در دفتر روزنامه ثبت می شوند و در نهایت هر زمان که نیاز به سند باشد ، می توان سند را پیگیری و اطلاعات مورد نظر را مورد بررسی قرار داد. در واقع یک سند حسابداری شامل تمامی مدارک عملیات مالی است که در نهایت به تأیید یکی از مراجع که می تواند مدیر مالی ، حسابدار ارشد ، مسئول خرید و ... می رسد و در نهایت در فایل های ایجاد شده آرشیو می شود.
اهمیت سند حسابداری
همانطور که می دانید مسائل مالی یک کسب و کار حتی اگر خیلی کوچک باشد به اندازه ای گسترده و پیچیده است که اگر بر اساس اصول حسابداری نظم پیدا نکند ، شرکت یا کسب و کار به طور قطعی دچار مشکل می شود. در واقع شرکت ها هزینه ها و درآمد های متفاوتی را بر اساس گستردگی شرکت خود و فعالیتی که به آن مشغول هستند دارا هستند . در نتیجه حسابداری شرکت ها بدون ثبت سند حسابداری امکان پذیر نخواهد بود. دقت در ثبت اسناد حسابداری به اندازه ای حائز اهمیت است که اگر کوچکترین اشتباهی در ثبت یک سند حسابداری به وجود بیاید ، زمان بسیاری برای رفع مشکل نیاز خواهد بود و تمامی مسئولینی که مسئولیتاشان در رابطه با حسابداری است باید تمامی اسناد ، پرداختی ها ، معاملات ، واریزی ها را مورد بررسی قرار دهند تا متوجه شوند که چه اشتباهی در کدام حساب رخ داده است و در ثبت کدام سند اشتباه شده است که حساب های نهایی دارای کسری هستند.
اگر بخواهیم با یک مثال توضیح دهیم یک شرکت با مسئولیت محدود هزینه های همچون هزینه مالیات در نظر گرفته شده ، هزینه بیمه کارکنان و سایر بیمه ها همچون بیمه های حوادث ، تکمیلی و ... ، برق ، آب ، تلفن ، حقوق کارمندان ، خرید برای مواد اولیه ، تنخواه و ... را دارد ، هر کدام از این هزینه ها و هر کدام از دریافتی ها باید دارای یک سند حسابداری باشند که در سند حسابداری به صورت کامل تمامی مواردی که مربوط به یک پرداخت یا واریز موجود ثبت شده باشد تا در نهایت بستانکار و بدهکاری یک شرکت ، سود دهی یا زیان و در نهایت هزینه ها مشخص شوند تا یک شرکت بتواند با برنامه ریزی و آگاهی کامل از مسائل مالی خود به کارش ادامه بدهد.
چه اطلاعاتی در ثبت یک سند حسابداری ضروری است ؟
همانطور که می دانید سند های حسابداری بر اساس اصول حسابداری ساختار و فرم مشخصی دارند که برای هر رویداد مالی باید قسمت های مشابهی پر شوند و در نهایت این اسناد در دفتر روزنامه ثبت شده و پس از طی مراحل در نظر گرفته شده برای یک فرآیند حسابداری آرشیو می شوند که هر گاه مورد نیاز بود بتوان به سند ثبت شده مراجعه کرد و متوجه شد که چه اتفاقی در آن تاریخ برای هزینه دریافتی یا پرداختی افتاده است .
امروزه با گسترش علم کامپیوتر نرم افزار های بسیاری برای سیستم های حسابداری تولید شده اند که در این برنامه ها به صورت مشترک منوی برای ثبت سند حسابداری وجود دارد. اما در گذشته سند های حسابداری به صورت دستی و درون فرم خاصی که به منظور کارایی این سند طراحی شده بود درج می شد و در نهایت شماره سند درون دفتری که به نام دفتر روزنامه شهرت دارد نوشته شده و سند را آرشیو می کردند. البته دفتر روزنامه با وجود سیستم ها و برنامه های حسابداری پیشرفته وجود دارد و اکثر شرکت ها علاوه بر ثبت اطلاعات حسابداری و سند های حسابداری در نرم افزار های حسابداری ، شماره سند را درون دفتر های روزنامه می نویسند و دفتر های روزنامه خود را آرشیو می نمایند.
اطلاعات مشخصی در تمامی سند های حسابداری اعم از دیجیتالی و کاغذی وجود دارد که باید برای یک رویداد مالی تمامی این اطلاعات ثبت شوند. این اطلاعات شامل تاریخ رویداد مالی ، میزان و مبلغ هزینه ، محل تامین هزینه ، دلیل هزینه ، شماره سند و در نهایت وضعیت حساب که می تواند بدهکار یا بستانکار باشد به علاوه مبلغ بدهکاری و بستانکاری نوشته می شود که به این قسمت آرتیکل حساب می گویند. در نهایت شماره سند که می تواند به صورت دیجیتالی توسط نرم افزار یا به صورت دستی بر روی کاغذ نوشته شود درون دفتر روزنامه ثبت می شود.
کدینگ حساب ها در سند حسابداری
یکی از موارد مهم در حسابداری و ثبت سند های حسابداری کدینگ حساب می باشد. در واقع کدینگ حساب بر اساس این مساله که در یک کسب و کار انواع متفاوتی از حساب ها و هزینه ها وجود دارد ایجاد می شوند و بر اساس ماهیت هر رویداد مالی به آن یک کد اختصاص داده می شود که به کد اختصاص داده شده کدینگ حساب می گویند. در واقع کدینگ حساب ها به جهت اینکه حسابرسی و بررسی های مالی آسان تر صورت پذیرد در نظر گرفته می شود .
به صورت کلی در حسابداری چندین نوع حساب در نظر گرفته می شود به عنوان مثال یک شرکت حساب های متفاوتی از جمله میزان دارایی ها ، میزان سرمایه گذاری ، میزان درآمد ، میزان بدهی ها ، هزینه های جاری شرکت و... را دارا است . در کدینگ حساب برای هر کدام از این حساب ها کد مشخصی در نظر گرفته می شود به عنوان مثال در مواردی که حساب مربوط به دارایی های شرکت باشد کد 1 در نظر گرفته می شود و اگر خریدی به منظور دارایی شرکت ( خرید یک صندلی ) انجام شود کدینگ 10 برای دارایی شرکت در نظر گرفته می شود. در واقع مهم ترین نقش کدینگ آسان نمودن فرایند حسابداری و حسابرسی است که به واسطه آن در زمان گزارش گیری به راحتی حساب ها قابل تشخیص خواهند بود.
به یاد داشته باشید نحوه کدینگ و در نظر گرفتن شماره ها بر اساس نوع فعالیت مالی و حجم آن تعیین می شود و در اصول حسابداری اشتراک های بسیاری برای کدینگ در نظر گرفته شده است و شما نمی توانید در سیستم حسابداری شرکت هر کد که مد نظر شما باشد برای کدینگ در نظر بگیرید. علاوه بر این موضوع تعداد کدینگ و نحوه شماره گذاری آن ها با توجه به کسب و کار و نیاز شرکت در نظر گرفته می شود و معمولا لیستی به عنوان راهنمای این کدینگ ها در شرکت ها وجود دارد.
مزایای سند حسابداری
همانطور که می دانید شرکت ها روزانه با مسائل مالی بسیاری سر و کار دارند و حجم بالایی از پرداختی و واریزی ها در یک شرکت در طول یک روز انجام می پذیرد به همین جهت سند حسابداری یکی از مهم ترین مواردی است که در شرکت ها در قسمت حسابداری ثبت و بایگانی می شود . حال این سوال پیش می آید که سند حسابداری چه مزیت هایی را برای شرکت ها به وجود می آورد که در حسابداری تا این میزان اساسی و مهم در نظر گرفته می شود.
- دلیل اول این است که سند حساب دارای مسائل مالی را آسان تر کرده و به همین جهت مدیریت مسائل مالی در یک کسب و کار به واسطه سند مالی به مراتب آسان تر از شرکتی بدون در نظر گرفتن و ثبت اسناد مالی است. در واقع شما با ثبت یک سند مالی یک کد خواهید داشت که هر گاه مورد نیاز شما باشد می توانید تمامی اطلاعات مربوط به آن رویداد مالی را بررسی نمایید .
- دومین مزیت سند مالی این است که در شرکت شما با ثبت سند های مالی افزایش بهره وری وجود خواهد داشت ، در واقع تنها با یک جست و جو ساده شما به هر فایلی که بخواهید دسترسی خواهید داشت و به همین جهت پرسنل شما زمان بیشتری برای سایر فعالیت های شرکت خواهند داشت .
- از بین رفتن خطای انسانی به عنوان سومین مزیت سند حسابداری مطرح می شود ، در واقع سند حسابداری یکی از مراحلی است که از اشتباهات و خطاهای انسانی جلوگیری خواهد کرد. در واقع بدون سند حسابداری ، فاکتور ها ، واریزی ها و هزینه ها پیچیده شده و بررسی آنها به سختی امکان پذیر خواهد بود. توجه داشته باشید گاها خطاهای انسانی جبران ناپذیر و آسیب زننده خواهند بود.
- چهارمین مزیت سند حسابداری کاهش هزینه ها است ، شما به واسطه سند های حسابداری به خصوص سند های حسابداری الکترونیکی در فضای خود صرفه جویی بیشتری خواهید داشت و اینکه فضای زیادی برای ذخیره اسناد مورد نیاز نخواهد بود البته این مزیت غالبا برای کسانی مطرح می شود که از نرم افزار های حسابداری استفاده میکنند و سند های حسابداری دیجیتالی دارند.
- به عنوان پنجمین مزیت سند حسابداری می توان به بهبود روابط انسانی اشاره نمود در واقع به واسطه وضوح اصول حسابداری شما مشکلات کمتری با مشتریان خود خواهید داشت و به این واسطه ارتباط شما با مشتریان به صورت قابل توجهی بهبود پیدا می نماید.
- ششمین مزیت سند های حسابداری افزایش امنیت حسابرسی در یک شرکت است ، در واقع ثبت جزئیات در تاریخ های وقوع امکان پیگیری های بعدی به مسئولین را می دهد و هر مشکلی که وجود داشته باشد به راحتی قابل پیگیری است و مشکلاتی از قبیل کلاهبرداری های مالی از بین می روند.
- هفتمین مزیت امکان نظارت و بررسی دقیق سند های حسابداری است ، در واقع با ثبت سند حسابداری هر رویداد مالی قابل پیگیری خواهد بود به همین دلیل امکان ایجاد مشکلات مالی در شرکت هایی که سند های حسابداری خود را به موقع ثبت می نمایند به مراتب کمتر خواهد بود ، علاوه بر این موضوع اگر ثبت سندهای حسابداری به واسطه نرم افزارهای مالی باشد شما راحت تر به سند ها دسترسی خواهید داشت و هر مشکلی که در ثبت سند ایجاد شود ، سیستم به شما هشدار خواهد داد.
چرا از نرم افزار های حسابداری برای سند حسابداری استفاده نماییم ؟
یکی از مواردی که در این قسمت مورد بحث و بررسی قرار گرفت استفاده از نرم افزارهای حسابداری است . در واقع با پیشرفت علم و گسترش علم کامپیوتر و نرم افزاری ، نرم افزارهای متعددی به جهت حسابداری ایجاد شده اند که می توانند برای هر کسب و کاری مورد استفاده قرار بگیرند. در این قسمت این مطلب را که چرا باید از نرم افزار های حسابداری برای ثبت سند حسابداری استفاده کنیم را مورد بررسی قرار می دهیم .
اولین و مهم ترین دلیل برای استفاده از نرم افزار های حسابداری دسترسی بسیار راحت به فایل ها خواهد بود در واقع شما به واسطه استفاده از نرم افزارهای حسابداری نیاز نخواهید داشت تا کاغذ های بسیاری را درون یک اتاق آرشیو نمایید و در نهایت برای دسترسی به سند حسابداری مورد نظر وقت زیادی را بگذارید تا رسید کاغذی را پیدا کنید ، به واسطه استفاده از نرم افزار های حسابداری شما با یک کلیک خواهید توانست سند مورد نظر خود را پیدا کنید.
علاوه بر این موضوع به واسطه استفاده از نرم افزار های حسابداری شما اشتباهات انسانی را نخواهید داشت و در صورت ورود اطلاعات نامعتبر ، سیستم ارور می دهد و باید اطلاعات اصلاح شود. به واسطه استفاده از این نرم افزار ها در زمان شما صرفه جویی خواهد شد. در نهایت استفاده از نرم افزارهای حسابداری به جهت ثبت سند های حسابداری به شما پیشنهاد می شود تا بتوانید با حداقل زمان حداکثر کارایی و با بالاترین سطح دقت خواهید داشت.
