شروع روند دفترداری با اسناد منبع حسابداری از قبیل: سند افتتاحیه و مدارک آغاز می شود. در بیشتر موارد، هنگامی که یک معامله تجاری انجام می شود، سندی تولید می شود که حاوی جزئیات هر معامله است. نام این اسناد از این واقعیت گرفته شده که منشأ اطلاعاتی هستند که در دفاتر حسابداری ثبت می شوند.
هر دو مشاغل (یا افرادی) که در معامله شرکت می کنند، کپی سند منبع حسابداری تولید شده را دریافت می کنند. این اسناد به انواع شکل ها، اندازه ها، رنگها و انواع کاغذها ارائه می شوند. آنها می توانند روی کاغذهای فیزیکی یا پرونده های الکترونیکی مانند PDF باشند.
هر سند افتتاحیه چند مورد مشترک دارد:
- تاریخ معامله
- مقدار
- نام هر دو مشاغل / افراد
- یک شماره مرجع
- شرح معامله
انواع سند های افتتاحیه در حسابداری
انواع مختلفی از سندهای افتتاحیه وجود دارد. در زیر لیستی از 5 مورد آورده شده است که به طور منظم در بیشتر مشاغل استفاده می شوند.
- 1. قیمت ها
ممکن است خریدار برای کالاهایی که می خواهد خریداری کند از فروشندگان مختلفی قیمت بگیرد. قیمت ها مورد بررسی قرار می گیرد، بحث می شود و تصمیم گیری در مورد اینکه کدام محصول را از فروشنده خریداری می کند، معمولاً بر اساس ارزان ترین قیمت تعیین می شود. پس از آن سفارش انجام می شود و تأمین کننده قیمت را به فاکتور فروش تبدیل می کند.
- 2. سفارشات
هنگامی که یک کسب و کار نیاز به خرید کالایی دارد، فرم سفارش را تکمیل می کند.فرم سفارش ممکن است به سادگی یک برگ A5 از یک فرم تکراری باشد، یا ممکن است یک فرم ارائه شده توسط فروشنده از طریق وب سایت یا کاتالوگ آنلاین خود باشد.فرم های سفارش همیشه هزینه را نشان نمی دهند، زیرا ممکن است خریدار هنگام ثبت سفارش از هزینه آن اطلاع نداشته باشد.
- 3. حواله های تحویل
در بسیاری از موارد، فروشنده یک حواله تحویل با کالاهایی که ارسال، یا تحویل داده می شود، فراهم می کند. در این موارد معمولاً توضیحاتی در مورد تحویل کالا ارائه می شود تا خریدار بتواند بلافاصله پس از ورود آن را در برابر سفارش خود بررسی کند.
- 4. فاکتورهای خرید و فروش
هنگام فروش کالا، فروشنده سندی را تحت عنوان سند افتتاحیه ارائه می دهد که کلیه جزئیات فروش در آن موجود است. اگر فروشنده پیش از ارسال کالا انتظار پول نقد نداشته باشد، آنها در فاکتور خود شرایط پرداخت را ذکر می کنند، یعنی مدت زمانی که خریدار تا زمان پرداخت آن دارد. یک نمونه این است که پرداخت حداکثر تا 30 ماه پس از تاریخ فاکتور دریافت شود.
فروشنده، سند را به عنوان فاکتور فروش وارد سیستم خود می کند و خریدار آن را به عنوان فاکتور خرید وارد سیستم خود می کند.
- 5. یادداشت های اعتبار و بدهی
اگر خریدار تصمیم به نگهداری کالایی نگیرد اما آن را به فروشنده بازگرداند، فروشنده یادداشت ویژه ای را برای نشان دادن مبلغ بازپرداخت شده صادر می کند. در سیستم دفترداری تأمین کننده، این یک یادداشت اعتباری نامیده می شود، زیرا مبلغ بدهی مشتری را کاهش می دهد.
سایر موارد بررسی شده در سند افتتاحیه
- 1- مشاوره پرداخت / حواله
هنگامی که مشتری قبض خود را پرداخت می کند، یک حواله به تهیه کننده ارسال می کند که جزئیات مقدار و شماره فاکتور پرداخت شده را نشان می دهد. اگر پرداخت توسط بانکداری اینترنتی انجام شود، حواله همراه با چک ارسال خواهد شد. حواله ها را می توان از قبل تهیه کرد که به صورت یک برش کوچک در پایین، یا در سمت راست فاکتور فروش / خرید چاپ شده باشد.
- 2- چک
چک یک اسکناس بانکی ویژه است که نشان دهنده وجه نقدی است که توسط مشتری پرداخت می شود. چک به امضای شخصی که امضا کننده مجاز حساب بانکی است که چک از آن صادر می شود، نیاز دارد. هر چک دارای شماره خاصی است که باید در سیستم دفترداری در سند افتتاحیه ثبت شود.
- 3- رسیدها
پس از اینکه مشتری قبض خود را پرداخت کرد، تأمین کننده می تواند رسید صادر کند. رسید گواهی بر انجام پرداخت است که ایده خوبی هنگام پرداخت نقدی است. در هنگام خرید چیزی از فروشگاه، رسید معمولاً به طور خودکار ارائه می شود.
- 4- فیش
واریزی هنگامی که مشتری از طریق چک یا پول نقد پرداخت می کند، فروشنده یک برگ سپرده بانکی می نویسد که به بانک منتقل می شود و همراه با چک و پول نقد ارائه می شود. برگه واریز، مبلغ کل واریز شده به علاوه تفکیک مبلغ چک و پول نقد را نشان می دهد.
بانک سابقه پرداخت را انجام می دهد تا در صورتحساب بانک پرداخت کننده به عنوان پرداخت دریافت شده و در صورتحساب بانکی مشتری به عنوان پرداخت انجام شده نشان داده شود.
- 5- سایر
سندهای افتتاحیه در حسابداری ممکن است شامل توافق نامه وام یا اجاره نامه با خلاصه پرداخت پیوست شده باشد که مبلغ کل بدهی به علاوه بهره و هزینه های اداری را نشان می دهد.
ثبت سند افتتاحیه
ثبت کلیه اسناد منبع حسابداری و سند افتتاحیه به گونه ای ضروری است که در صورت بروز هرگونه سؤال در صورت امکان بازیابی آنها در تاریخ بعد آسان باشد. متداول ترین روش این است که همه چیز را به ترتیب تاریخ و سپس به ترتیب حروف الفبا بایگانی کنید.
بیشتر ادارات مالیاتی از شما می خواهند که حداقل 5 یا 7 سال یک سیستم بایگانی در دفتر کار را حفظ کنید.
- اصطلاحات / کلمات مشترک
- گیرنده، شخص یا مشاغلی که در حال پرداخت یا دریافت پول هستند.
- پرداخت کننده، شخصی که پرداخت وجه را به تجارت یا شخص دیگری انجام می دهد.
- فروشنده، تأمین کننده (پرداخت کننده)
- خریدار، مشتری (پرداخت کننده)
ایجاد سند افتتاحیه برای حساب بانکی
افتتاح حساب کسب و کار با استفاده از سند افتتاحیه می تواند به شما در مدیریت و رشد تجارت کمک کند. ناگفته نماند، شرکت هایی که شخص حقوقی جداگانه ای دارند، لازم است حساب های بانکی مشاغل را باز کنند.
هنگامی که وجوه تجاری و شخصی خود را جدا می کنید، می توانید نحوه عملکرد کسب و کار خود را تعیین کنید. شما متوجه خواهید شد که دقیقاً چه مقدار پول از کسب و کارتان جهت انجام کار لازم است که به شما کمک می کند بودجه ای دقیق برای کسب و کار کوچک ایجاد کرده و جریان نقدی پروژه را تهیه کنید.
ردیابی درآمد و هزینه ها هنگامی که بودجه مختلط دارید دشوار است. اما وقتی حساب بانکی مشاغل را باز می کنید، می توانید با استفاده دقیق تر از صورتحساب بانکی خود یک دنباله کاغذی ایجاد کنید. شما می توانید دفاتر حسابداری خود را به صورت حساب بانکی بدون نیاز به وجوه شخصی مقایسه کنید.
اگر تقاضای کسر مالیات مشاغل دارید، باید سوابق پشتیبان مطالبات خود را داشته باشید. اختلاط در امور مالی شخصی و شغلی، اثبات هزینه های تجاری و شخصی، هر کدام می تواند حسابرسی IRS را ایجاد کند.
راه اندازی حساب بانکی با استفاده از سند افتتاحیه
راه اندازی حساب بانکی با استفاده از سند افتتاحیه مشاغل، بخشی جدایی ناپذیر در نظم بخشیدن به امور مالی شما است. نحوه راه اندازی حساب بانکی مشاغل شامل موارد زیر است:
1- یک بانک را انتخاب کنید
اولین قدم برای تنظیم سند افتتاحیه در حساب کاربری تصمیم گیری در مورد بانک است. شما باید بانکی پیدا کنید که نیازهای شغلی شما را برآورده کند، این بدان معناست که شما باید آنچه را که به دنبال آن هستید در یک حساب تجاری شناسایی کنید.
آیا به دنبال بانکی هستید که بتواند یک خط اعتباری ارائه دهد؟ آیا به ویژگی های خاصی مانند مدیریت وجه نقد، سازگاری سپرده یا خدمات سپرده چک همراه نیاز دارید؟ به نیازهای فوری مشاغل خود و همچنین مواردی که ممکن است به آن نیاز داشته باشید، توجه کنید.
افتتاح و مدیریت حساب در برخی از بانک ها رایگان است، به شرط آنکه تعادل خاصی را حفظ کنید. از اطرافیان سؤال کنید تا ببینید حداقل شرایط موجودی در هر بانک چیست. شما همچنین باید در نظر بگیرید که آیا سود بهره وجوه حساب، برای شما مهم است یا خیر و برخی از بانک ها ممکن است پاداش نقدی ارائه دهند.
2- اسناد را تهیه کنید
مرحله بعدی افتتاح حساب کسب و کار، نظم بخشیدن به اوراق بهادار است. مواد مورد نیاز شما تا حد زیادی به ساختار تجارت شما بستگی دارد. همه مشاغل برای افتتاح حساب بانکی مشاغل به شماره شناسایی مؤدیان (به عنوان مثال شماره تأمین اجتماعی یا شماره شناسایی کارفرما) نیاز دارند. اگر صاحب مشارکت یا شرکتی هستید یا کارمندی دارید، ملزم به درخواست شماره شناسایی کارفرما هستید.
طبق گفته اداره تجارت کوچک، این مدارکی است که شما باید بر اساس ساختار مشاغل خود داشته باشید:
- مشاغل انفرادی
- شماره تأمین اجتماعی یا شماره شناسایی کارفرما (EIN)
- پروانه کسب یا سند تشکیل نام تجاری
- شراکت
- قرارداد مشارکت
- سند تشکیل نام تجاری
3- حساب را بصورت آنلاین یا حضوری باز کنید
پس از تحقیق در مورد بانک ها و جمع آوری تمام مدارک لازم، می توانید حساب را باز کنید یا می توانید برای راه اندازی حساب به بانک بروید یا آن را بصورت آنلاین باز کنید.