حساب های پرداختی

روش های مختلفی برای بهینه سازی حساب های پرداختی وجود دارد که به کار بردن این روش های کارآمد می تواند سبب صرفه جویی در هزینه ها و زمان شود. برای بسیاری از مشاغل و شرکت ها و سازمان های مختلف بخش قابل پرداخت حساب ها ، توجه زیادی را به خود جلب نمی کند مگر اینکه در این بخش اشتباهی رخ دهد.

در حقیقت بخش حساب پرداختی نقش مهمی در جریان پول نقد در مشاغل مختلف دارد و با استفاده از این بخش می توان فرصت هایی جهت کسب سود بیشتر و کاهش ضررهای مالی ، به وجود آورد.

یک واحد پرداختی خوب در یک شرکت و سازمان ها باید بتواند از تخفیف های حجمی ، تخفیف پرداخت های زودهنگام و موارد دیگر به منظور نگه داشتن پول در دسترس برای تجارت و سایر هزینه ها و سرمایه گذاری ها استفاده کند.

در ضمن این بخش باید اطمینان حاصل کند که تامین کننده های مختلف بر اساس توافق نامه ها و قرارداد ها عمل می کنند و در صورت عدم رعایت حجم و یا استاندارد های کیفیت ، لازم است که اقداماتی در جهت اصلاح و برطرف کردن این مشکلات انجام دهند.

در این مقاله قصد داریم تا روش های بهینه سازی حساب های پرداختی را بیان کرده و اطلاعات مفیدی در این زمینه در اختیار شما قرار دهیم.

مشکلات معمول در حساب های پرداختی

اگرچه روش های بیشماری برای کاهش هزینه ها و به جریان انداختن پول نقد وجود دارد اما باید بگوییم که موانعی متعددی نیز وجود دارند که مشاغل در مسیر دستیابی به اهداف خود با آنها روبرو هستند. براساس مطالعات صورت گرفته پروسه های کاغذی حساب های پرداختی بزرگترین مشکل سازمان های مختلف بوده که لازم است تا حسابدارن زمان زیادی را به این امر اختصاص دهند. سایر منابع اصلی نگرانی در این زمینه عبارتند از :

• اطمینان از انجام پرداخت ها در موعد مقرر
• ساده سازی روند تصویب فاکتور
• به کارگیری بهترین شرایط پرداخت در همکاری با تهیه کنندگان و اطمینان از تعهدات هر دو طرف
• برخورداری از انواع سیستم های حسابداری و صورتحساب های تامین کننده
• ضبط و تایید امنیت داده ها و معاملات صورت گرفته

بسیاری از موارد ذکر شده در بالا با اتکا به پروسه های کاغذی بدتر می شوند. صورت حساب های کاغذی گمشده یک معضل بزرگ در همه ی سازمان هاست که به طور مکرر اتفاق می افتد و منجر به پرداخت های دیرهنگام و یا از دست رفته می شود.

در حال حاضر باید بگوییم که بسیاری از مشاغل علاقه مند به الکترونیکی کردن مدارک خود هستند در حالی که بسیاری از تهیه کنندگان هنوز از فاکتور های کاغذی استفاده می کنند. بنابراین لازم است که تهیه کنندگان نیز از این روش جدید استفاده کرده و نیروهای انسانی به منظور ایجاد نسخه ها و مدارک دیجیتالی به کار بگیرند.

استفاده از اسناد کاغذی روند تصویب فاکتور را کند می کنند چرا که این نسخه ها به منظور بررسی های بیشتر باید به تایید مدیران و مسئولان شرکت نیز برسد. همچنین هنگامی که صورت حساب ها به صورت دیجیتالی در دسترس نباشند ، تجزیه و تحلیل آنها توسط حسابدار می تواند کاری بسیار دشوار و چالش برانگیز باشد.

بهینه سازی حساب های پرداختی

با توجه به مشکلاتی که در زمینه ی صورت حساب های پرداختی بیان شد لازم است که شرکت ها و سازمان های مختلف روش هایی برای بهینه سازی وقت و هزینه ها خود در نظر بگیرند که این بخش قصد داریم تا سه روش از موثرترین روش های بهینه سازی حساب ها را بیان کنیم:

• به منظور دیجیتالی کردن کارهای اداری از روش تشخیص بارکد استفاده کنید.
• از درگاه های آنلاین که در دسترس تامین کنندگان است ، استفاده کنید.
• گردش کار مدیریتی ایجاد کنید.

برخی از شرکت ها از اسکنر برای ایجاد نسخه های دیجیتالی استفاده می کنند ، بنابراین این کار با ایجاد تصویری از سند که در رایانه ذخیره می شود ، انجام می شود. این امر بدان معناست که هنوز لازم است تا اطلاعات بانکی را به صورت دستی در کاغذ ها وارد شود که کاری زمان بر است اما از این جهت که اسکن کاغذها و اطلاعات موجود در آن گم نمی شوند ، می تواند مفید باشد.

تشخیص بارکد و یا OCR  شامل اسکن یک سند و بازیابی داده هاست. این داده ها می توانند به صورت خودکار به یک بانک اطلاعاتی اضافه شوند. فرآیند OCR به کاهش خطا در هنگام وارد کردن دستی داده ها کمک شایانی می کند و امکان این را فراهم می کند تا به محض دریافت اسناد ، اطلاعات مربوط با آن در رایانه ثبت شود. OCR ممکن است که به اندازه ی اسکن کاغذها ، زمان ببرد.

پورتال های تهیه کننده ها

به کارگیری و استفاده از پورتال های آنلاین به سازمان ها این امکان را میدهد تا روند ثبت فاکتورها و داده های یک سیستم را راحت تر انجام دهند و از طرفی به تهیه کنندگان امکان میدهد تا سفارشات را از طریق این پرتال ها ردیابی کرده و از اطلاعات مختلف فاکتور ها مانند زمان پرداخت و موارد دیگر آگاهی پیدا کنند.

در دسترس قرار دادن این داده های برای تعدادی از کارکنان سازمان ها سبب می شود تا این افراد بر حساب های پرداختی نظارت داشته و زمان لازم برای تایید فاکتورهای مختلف به حداقل برسد.

همچنین استفاده از این پرتال ها ، به منظور ارسال فاکتورها و پیگیری پرداخت ها مفید بوده و در صورتی که مشکلی در آنها وجود داشته باشد ، افراد می توانند از این مشکل آگاهی پیدا کنند.

فرایند های کاری و گردش های مالی را مشخص شوند.

با اینکه بسیاری از فرایند هایی که در شرکت های مختلف انجام می شوند تحت نظارت مدیران هستند اما لازم است تا یک فرآیند تعیین شده برای مدیریت حساب ها و پرداخت ها وجود داشته باشد..

این امر مشاغل را قادر می سازد تا در صورت بروز خطا در بخش های مختلف کار ، این خطاها را تشخیص داده و در نهایت برای اصلاح آنها اقدام کنند.

در حقیقت این فرایند ها باید جزئیات مربوط به حساب های پرداختی در هنگام دریافت فاکتور ، چگونگی وارد کردن داده ها ، به اشتراک گذاری داده ها و روند تایید فاکتور ها را شرح دهند. همچنین لازم است تا دستورالعمل هایی به منظور تعیین بهترین راه های پرداخت به تهیه کنندگان وجود داشته باشد.

اگرچه بسیاری از تامین کنندگان تخفیف هایی برای پرداخت های 30 روزه و یا 90 روزه ارائه می دهند اما اگر انجام چنین کاری مانع از گردش پول نقد در سازمان شود ، ممکن است که ارزش تخفیف را نداشته و در نتیجه شرکت را با مشکل مواجه کند.

همچنین باید روشی برای تایید اینکه شرکت مورد نظر و تامین کنندگان بند های موجود در توافق نامه را رعایت میکنند ، طراحی شود تا در نهایت هیچ یک از دو طرف از انجام مسئولیت های خود شانه خالی نکنند. بنابراین گردش کار در این مقوله به شرکت ها کمک می کند تا در مورد تهیه کنندگان اطلاعاتی در دست داشته و در فرصت های بعدی انتخاب های بهتری داشته باشند.

هنگامی که تهیه کنندگان تحویل را به موقع انجام نمی دهند ، شرکت ها می توانند پرداخت فاکتور ها تا زمان تحویل به تاخیر بیندازند. علاوه بر این حساب های پرداختی سبب می شوند تا شرکت بتواند از تخفیف های خود را حفظ کرده و متحمل پرداخت جریمه به دلیل تاخیر در پرداخت ها نشود.

برون سپاری

برون سپاری می تواند به شرکت ها در ایجاد گردش کار کمک کند. در حقیقت دیجیتالی کردن سوابق و اسناد موجود ، اجرای OCR و استفاده از پرتالی که تهیه کنندگان به آن دسترسی دارند ، اگرچه ممکن است برای مشاغل کوچک امری ضروری نباشد، اما این سبب نمی شود که از مزایای فراوان این روش غافل شوند.

هزینه های تنظیم و نگهداری سیستم های پرداخت حساب ها ممکن است برای بسیاری از سازمان ها کوچک و متوسط مضر باشد ، بنابراین استفاده از این سیستم ها در چنین سازمان هایی الزامی نیست.

انواع مختلفی از ارائه دهندگان خدمات پرداخت حساب ها برون سپاری وجود دارد که شرکت ها و سازمان ها می توانند ، حساب های پرداختی و وظایف خود را به این شرکت های ثالث برون سپاری کنند.

بنابراین سازمان ها می توانند برای انجام فرایند های مختلف مربوط به حساب پرداختی و تجزیه و تحلیل قراردادهای تهیه کنندگان ، روی کمک برون سپاری حساب کنند.

سازمان های مختلف ممکن است که نتوانند به تنهایی هزینه های مربوط به اجرای انواع سیستم های IT را به تنهایی تامین کنند ، بنابراین سپردن امور پرداخت ها به یک شخص ثالث برای این شرکت ها بسیار مقرون با صرفه است.

نکات لازم در مورد برون سپاری حساب های پرداختی

در واقع لازم است تا مشاغل مختلف طرف های خارجی را به منظور مقایسه ی قیمت ها و پس اندازهای احتمالی و ارزش جریان پول نقد نسبت به یکدیگر بسنجند که برون سپاری به این شرکت ها اجازه می دهد تا فناوری و سیستم هایی استفاده کنند که بسیار گران قیمت هستند.

• اطمینان حاصل کنید که فاکتورهای خرید برای هر سفارش جدید ایجاد شده است.
• تایید کنید که فاکتور ها با محصولات دریافتی مطابقت دارند و تهیه کنندگان توافق نامه های ایجاد شده را رعایت میکنند.
• سوابق را بررسی کنید تا اطمینان حاصل کنید که پرداخت ها به موقع انجام شده اند و تکراری نیستند.
• برای کاهش هزینه ها بهترین روش پرداخت فاکتورها از طریق کارت های اعتباری است.

روند صورت حساب ها و گزارش دهی

یکی دیگر از روش های بهینه سازی حساب های پرداختی است که در این روش لازم است تا اطمینان حاصل کنید که حساب های مالی به روز بوده و منعکس کننده ی مانده پرداخت های حساب های جاری هستند.

قابلیت گزارش دهی در زمان معین با استفاده از اتوماسیون های امکان پذیر بوده و از این طریق می توان از در جریان بودن پول نقد اطمینان حاصل کرد. برای تقویت روند کار مراحل زیر را دنبال کنید:

• به درستی تمام پرداخت ها را ردیابی کنید.
• روش های پرداخت را انتخاب کنید.
• اعتبار فاکتور هایی که توسط تهیه کنندگان ارائه داده می شود را تایید کرده و از صحت صورت حساب ها اطمینان حاصل کنید.

اهمیت به کارگیری روش های بهینه سازی حساب های پرداختی

روش هایی که تاکنون مطرح شدند چند گام اساسی و در عین حال موثر برای کمک به مدیریت بهتر کارکرد های ATP است. روند پرداخت حساب ها بر اعتماد بین سازمان ها و تهیه کنندگان تاثیر می گذارد. شرکای مناسب تضمین می کنند که بندهای موجود در قراردادها ، به طور کامل عملی شده و هر دو طرف به این بند ها پایبند هستند.

با انجام این کارها می توان مدیریت هزینه در شرکت ها را ایجاد کرد ، خطرات احتمالی را به حداقل رساند ، پیچیدگی های کار را ساده تر کرده و و انعطاف پذیری در قرارداد فروشنده را افزایش داد.

استفاده از نرم افزارهای مخصوص پرداخت ها

با گسترش تکنولوژی در زمینه های مختلف امکان این فراهم شده تا امور مربوط به حسابداری را با دقت و سرعت بیشتری به انجام رساند. در حقیقت امروزه نرم افزارهای مختلفی وجود دارند که به کمک حسابداران امئده و آنها در انجام کارها یاری می کنند. این نرم افزار ها به سهولت کار کمک شایانی می کنند و سبب می شوند تا حسابداران در زمان کمتری ، کارهای بیشتری را انجام دهند.

این نرم افزار های مخصوص پرداخت ها با افزایش دقت پردازش ، حساب های پرداخت شده را مدیریت می کنند. زمان های پرداخت به منظور بهره مندی از تخفیف های موجود را تعیین و شرکت ها را از وجود این شرایط آگاه می کنند.

نرم افزار های موجود هزینه ی کلی خدمات را بهینه کرده و از طرفی به رویکرد هماهنگ بخش های مختلف کمک می کنند. به کارگیری این نرم افزار های می تواند برای رشد و پیشرفت شرکت کارآمد بوده و در نتیجه برای شرکت و یا سازمان مورد نظر سود آور باشد.

قابلیت دسترسی داخلی به حسابدار امکان میدهد تا زمان بندی پروژه های مختلف را ارزیابی کرده و سفارشات خود را بر مبنای این زمان الویت بندی کنند.

در نهایت باید بگوییم که روش های بهینه سازی حساب های پرداختی می تواند به امور مالی شرکت ها در مورد تامین مواد اولیه و موارد دیگر سامان داده و از طرفی سبب کاهش هزینه ها شود.

به کارگیری روش ها به پیشرفت شرکت ها و سازمان ها کمک کرده و آنها در جهت دستیابی به اهدافشان کمک می کند.