بسیاری از افرادی که یک تجارت جدید را به راه می اندازند ، به دنبال آن هستند تا حسابدار کسب و کار خود باشند. در حقیقت در صورتی که فرد با اصول مربوط به حسابداری آشنا باشد می تواند به راحتی امور مالی خود را سامان داده و از طرفی در هزینه های خود به میزان چشمگیری صرفه جویی کند.
برای اینکه به حسابدار شغل خود تبدیل شوید لازم است که از یک سری اطلاعات در زمینه ی حسابداری آگاهی داشته باشید. حسابداری از جمله مقوله هایی است که هر تجارتی به آن احتیاج داشته و نقش مهمی در آینده ی شرکت های بزرگ و کوچک دارد.
در این مقاله قصد داریم تا روش هایی که می توان یک فرد را به حسابدار کسب و کار خود تبدیل کرد را بیان کرده و اطلاعات مفیدی در این زمینه در اختیار شما قرار دهیم.
چگونه می توان حسابدار کسب و کار خود بود؟
در ادامه 5 روش برای مدیریت حساب های کسب و کار های نوپا را بیان خواهیم کرد:
یک حساب بانکی باز کنید.
به منظور آغاز یک کسب و کار لازم است که حساب بانکی مخصوص معاملات مربوط به کسب و کار خود باز کنید که این حساب بانکی باید از حساب های بانکی شخصی شما مجزا باشد تا بتوانید حسابدار کسب و کار خود. باشید این امر ممکن است که در ابتدای کار چندان مهم به نظر نرسد اما با گذشت زمان و افزایش معاملات تجاری این کار سبب مدیریت حساب ها و صرفه جویی در وقت شما خواهد شد.
بانک های مختلف طیف گسترده ای از حساب ها را که به طور خاص برای تجارت های گوناگون طراحی شده اند ، ارائه می دهند که برخی از آنها برای شرکت های بسیار کوچک که تعداد کارمندان کمی دارند ، طراحی و تنظیم شده اند.
پیش از مراجعه به بانک برای افتتاح حساب های بانکی ابتدا نیاز های مالی خود را در نظر بگیرید. تراکنش هایی که قرار است طی یک ماه انجام دهید را در نظر بگیرید و حساب های بانکی مختلف را در مورد تخفیف برای انجام تراکنش ها با یکدیگر مقایسه کنید.
در واقع برخی بانک ها برای تجارت های نوپا ، پیشنهادات و تخفیف های خوبی را پیشنهاد می دهند که استفاده از آنها می تواند هزینه های پرداختی را کاهش دهد.
در جلسه ی خود با مشاور بانک ، پیشنهادات آنها در رابطه با کارت های اعتباری را در نظر داشته باشید. همچنین توجه داشته باشید که هنگام با استفاده از این پیشنهادات هزینه های اضافی را متحمل نشوید.
در ضمن با مراجعه به بانک ها می توانید از نحوه ی استفاده از نرم افزارهای مختلف بانکی برای پرداخت های گوناگون اطلاعات کسب کرده و یا در مورد گرفتن وام های اعتباری از آنها مشورت بخواهید.
ایجاد سیستم حسابداری
دومین گام برای اینکه به حسابدار کسب و کار خود تبدیل شوید این است که یک سیستم حسابداری ایجاد کنید. در واقع دو نوع سیستم حسابداری وجود دارد که نخستین نوع سیستم حسابداری ، سیستم حسابداری تک ورودی است.
در این نوع سیستم معاملات مالی که در هر شرکت اتفاق می افتد به عنوان یک ورودی واحد ثبت می شود. این فرایند معمولا به دلیل سادگی ، اثربخشی هزینه و عدم نیاز به آموزش رسمی توسط مشاغل کوچک و جدید مورد استفاده قرار می گیرد.
سیستم ورودی مضاعف ، به یک فرایند حسابداری بسیار دقیق تر نیاز دارد که در آن هر ورودی دارای یک ورودی مضاعف است است. منظور از این موضوع این است که در هر معامله ای دو مبحث بدهی و اعتبار وجود دارد. بنابراین در صورتی که برای یک معامله تجاری ، بدهی تعریف می شود ، لازم است که در کنار آن اعتباری نیز در نظر گرفته شود.
در ضمن لازم است که بدهی و اعتبار در صورت حساب های مالی به تعادل رسیده و با یکدیگر برابر باشند.
یک سیستم ورودی مضاعف ، سوابق کاملی را ارائه داده و امکان ایجاد صورت های مالی مناسب را فراهم می کند. امروزه نرم افزار های مختلف حسابداری نیز می توانند سیستم ورودی مضاعف را برای کسب و کار های نوپا آسان تر کنند.
مخارج خود را دسته بندی کنید.
سومین قدم برای اینکه به حسابدار کسب و کار خود تبدیل شوید این است که هزینه های شرکت را طبقه بندی کنید. دسته بندی هزینه ها در سازماندهی امور مالی در شرکت نقش بسزایی داشته و صاحبان کسب و کار ها می توانند از این طریق هزینه های مربوط به مالیات و بودجه و موارد دیگر را تقسیم بندی کنند.
به طور مثال می توان مخارج یک کسب و کار را تحت عنوان های زیر دسته بندی کرد:
- هزینه های تبلیغات
- هزینه های وسیله ی نقلیه ی تجاری
- حقوق و دستمزد
- مزایای کارمندان
- وعده های غذایی و هزینه های مربوط به سرگرمی
- مخارج اداری
- لوازم اداری
- خدمات حرفه ای
- اجاره بها و قبوض آب ، برق و تلفن
- مخارج سفر
قوانین مربوط به پرداخت مالیات معمولا برای کسب و کارهای نوپا و جدید نسبت به سایر شرکت ها و سازمان ها متفاوت بوده و این قوانین تخفیف هایی را برای کسب و کار ها در نظر می گیرند. بنابراین این امر در کاهش هزینه ها نقش مهمی داشته و به کسب و کار های جدید کمک شایانی می کند.
ایجاد بودجه
چهارمین گام برای اینکه به حسابدار کسب و کار خود تبدیل شوید اسن است که پس از طبقه بندی مخارج ، بودجه ی لازم را برای سال را تعیین کنید. این امر به خصوص در زمانی اهمیت پیدا می کند که کارمندانی نیز در کسب و کار شما مشغول به کار باشند.
در صورتی که کارمندان از میزان بودجه ی در نظر گرفته شده آگاهی داشته باشند ، ممکن است که در هزینه های مصرفی صرفه جویی کرده و انتظارات زیادی از شما نداشته باشند.
یک رقم کلی را برای هزینه های خود تعیین کرده و سپس آن را بین دسته هایی که در قسمت های پیشین تعیین کردید تقسیم کنید. بسیار محتمل است که در یک و یا دو سال اول شروع کسب و کار ، این مبالغ دستخوش تغییر شوند اما در نهایت با گذشت زمان ، میزان بودجه ی مورد نیاز را ثابت می شود.
این کار به شما در مورد محدودیت هزینه ها آگاهی داده و به صاحبان مشاغل اجازه می دهد تا بهتر در مورد آینده کاری شرکت و اهداف آن برنامه ریزی کنند.
استفاده از نرم افزارهای حسابداری برای صورت حساب های مختلف و حقوق و دستمزد ها
صورت حساب ها و حقوق و دستمزدها دو فرایند مهم در حسابداریهستند که شما باید به عنوان حسابدار کسب و کار خود به این دو اهمیت بدهید. لازم است که به منظور ارائه ی توضیح بیشتر در این زمینه جزئیات را بررسی کنیم.
وجود صورت حساب ها و تهیه ی فاکتور های مختلف برای هر کسب و کاری یک الزام محسوب می شود. در واقع لازم است که فاکتور هایی که از مشتریان دریافت می کنید ، سفارشات ، جریان پول نقد و موارد دیگر در گزارش هایی ثبت و تایید شوند.
امروزه نرم افزار هایی وجود دارند که به شما را قادر می سازند تا با استفاده از اصول استاندارد حسابداری ، فاکتورهایی مربوط به شرکت خود را تهیه و تنظیم کنید. این گونه نرم افزار ها هر بار که با فاکتور ایجاد می کنید ، به طور خودکار تعدادی فاکتور جدید را ایجاد می کنند ، شرایط پرداخت را تنظیم کرده و هنگام تاخیر در پرداخت های مشتری به شما در این مورد اطلاع می دهند.
همچنین برخی از این نرم افزار ها دارای پشتیبانی آنلاین بوده که در صورت وجود سوال و ابهامات ، می توانید از این طریق آنها را برطرف کنید.
پیش از ارسال اولین فاکتور ، آن را چندین بار با دقت بخوانید تا اطمینان حاصل کنید که الگوی مناسبی را برای فاکتور های خود در نظر گرفته اید.
فرایند حقوق و دستمزد
حقوق و دستمزد فرایندی است که در آن به کارمندان خود در ازای ارائه ی خدمات ، پرداخت هایی انجام می دهید. این امر یک فرایند قابل اعتماد به دو دلیل مهم است. نکته اول این است که بسته به بزرگی شغل شما ، می تواند بزرگترین هزینه ی مورد نیاز باشد.
دوم اینکه سیستم حقوق و دستمزد باعث می شود که کارمندانی را که استخدام می کنید ، راضی نگه دارید. بنابراین برای اینکه به حسابدار کسب و کار خود تبدیل شوید ، لازم است که سیستم منظم برای حقوق و دستمزد طراحی کنید.
در ضمن پیش از پرداخت های مربوط به حقوق و دستمزد ، مالیات های مربوط به بیمه ، امنیت و موارد دیگر را کسر کنید. به دلیل اینکه حقوق و دستمزد می تواند یک فرایند وقت گیر باشد ، امروزه بیشتر مشاغل برای صرفه جویی در زمان ، از نرم افزار ها کمک می گیرند.
این نرم افزار ها کسر مالیات را کنترل کرده و مبلغ خالص حقوق را به طور خودکار به حساب های بانکی کارمندان هدایت می کنند. بسته به نیاز صاحبان مشاغل ، برخی از نرم افزار ها می توانند دستمزد کارمندان را به صورت ساعتی محاسبه کرده و حقوق کارمندان را تعیین کنند.
سایر نکات برای اینکه حسابدار کسب و کار خود باشید.
به طور کلی می توان گفت که وظایف یک حسابدار بسیار متنوع است اما به طور معمول آنها در زمینه های زیر نظارت و فعالیت می کنند:
- مدیریت داده ها
- تجزیه و تحلیل مالی و مشاوره
- تهیه ی گزارش های مالی
- انطباق گزارش ها موجود با مقررات
گزارش های مالی خود را به طور مرتب مقایسه کنید.
برای اینکه حسابدار کسب و کار خود باشید لازم است که گزارش های مالی را به صورت دوره ای با یکدیگر مقایسه کنید. در واقع حساب های مختلفی که در کسب و کار خود به کار می برید باید با یکدیگر همخوانی داشته و همچنین نباید با هم اختلاف داشته باشند.
حل این مسئله ممکن است مقداری دشوار باشد بنابراین در صورتی که از حساب های خود سر در نمی آورید می توانید از حسابدارهایی که به صورت ساعتی کار می کنند ،کمک بگیرید.
به منظور مقایسه ی اطلاعات داده ها لازم است که فاکتور های مربوط به پرداخت ، فاکتور های دریافتی از مشتریان و موارد دیگر را ثبت کرده و به منظور بررسی عملکرد کسب و کار خود آنها مورد بررسی قرار دهید. در این صورت علاوه بر اینکه حسابدار خود هستید، می توانید به طور همزمان عملکرد شرکت خود را نیز بررسی کنید.
از روز اول حسابدار کسب و کار خود باشید.
به محض اینکه کسب و کار خود را راه اندازی کردید ، ثبت هزینه های متحمل شده و همچنین هر نوع فروش را ثبت کنید. در واقع برای شروع هر کسب و کاری ممکن است که هزینه های اولیه و پیش از شروع کار را متحمل شوید که لازم است این هزینه ها از سود شما کسر شده و در نهایت سبب کاهش مالیات شما شوند.
شروع به ضبط همه چیز از روز اول برای اینکه به حسابدار کسب و کار خود تبدیل شوید لازم بوده و اطمینان حاصل کنید که پرداخت های مختلف را با ذکر تاریخ ثبت می شوند تا در نهایت با پرداخت های به موقع مالیات ، متحمل پرداخت جریمه های سنگین نشوید.
داده های موجود را تجزیه و تحلیل کنید.
یکی از مهمترین وظایفی که برای تبدیل شدن به حسابدار کسب و کار خود بر عهده دارید این است که داده ها و اطلاعات را با توجه به دانشی که دارید تجزیه و تحلیل کنید. در واقع با این کار می توانید بخش هایی که شما را متحمل ضرر و زیان کرده اند، شناسایی کرده و در نتیجه تصمیمات لازم را برای بهبود ان اخذ کنید.
همچنین با بررسی میزان سود دهی بخش های مختلف می توانید برای انجام پروژه های بیشتر و بزرگتر برنامه ریزی کرده و در نهایت به اهداف خود از راه اندازی شرکت دست یابید.
برای انجام این کار می توانید از نرم افزار های مختلف نیز استفاده کرده و نمودارهای مربوط به سود و زیان را با کمک این نرم افزار ها رسم کنید. با این کار در واقع حسابدار خود شده و نیازی به صرف هزینه برای به کارگیری حسابداران حرفه ای ندارید.
در نهایت باید بگوییم که اینکه حسابدار کسب و کار خود باشید ، اگرچه می تواند در هزینه ها صرفه جویی زیادی داشته باشد اما در نهایت با رشد و پیشرفت کسب و کارتان ، لازم است که از یک حسابدار حرفه ای برای انجام امور مربوط به حسابداری کمک بگیرید.
