حسابداری یکی از رشته های پرکاربردی در تمامی مشاغل و یکی از نیاز های اولیه کسب و کار های موفق است . حسابداری فرایند ثبت معاملات مالی مربوط به یک تجارت است. روند حسابداری شامل جمع بندی ، تجزیه و تحلیل و گزارش این معاملات به سازمان های نظارتی ، تنظیم کننده ها و سازمان های جمع آوری مالیات است. امروزه این فرایند دست خوش تغییرات بسیاری شده و به صورت کاملا علمی و تخصصی به آن پرداخته میشود. همچنین بسیاری از مشاغل برای امور حسابداری ، مالی و مالیاتی خود از شرکت های متخصص در این زمینه یاری می‌جویند.
حسابداری فرایند ثبت معاملات مالی مربوط به یک تجارت است. روند این کار شامل جمع بندی ، تجزیه و تحلیل و گزارش این معاملات به سازمان های نظارتی ، تنظیم کننده ها و سازمان های جمع آوری مالیات است. صورتهای مالی مورد استفاده در حسابداری ، خلاصه ای مختصر از معاملات مالی طی یک دوره حـسابداری است که خلاصه ای از عملکرد شرکت ، موقعیت مالی و جریان وجوه نقدی است. به طور دقیق تر فرایند ثبت منظم ، اندازه گیری و برقراری اطلاعات در مورد معاملات مالی است.
وظیفه اصلی حسابدار
کار حسابدار به طور خلاصه، شامل سه مرحله ثبت، تهیه گزارش و ارایه آن است؛ یک حسابدار معمولا اطلاعات مالی را ثبت و گزارشات مالی را تهیه و به مدیریت شرکت یا مراجع قانونی ارائه می کند. حسابدارن داده های خام را در دفاتر و نرم افزارهای حسابداری ثبت و به آنها نظم می بخشند. محصول نهایی کار یک حسابدار گزارشات و صورت های مالی است که مبنای تصمیم گیری ذینفعان (مدیران، مجامع عمومی سازمان، سرمایه گذاران، دولت و…) می باشد.
محققان و تئوری پردازان حسابداری می‌پذیرند که یک تئوری پذیرفته شده عمومی برای حسابداری وجود ندارد تا بتوان استانداردهای حسابداری را بر اساس آن توجیه نمود. این حقیقت در سال 1973 توسط انجمن حسابداری امریکا مورد اشاره قرار گرفت. تئوری حسابداری ممکن است به صورت یک استدلال منطقی در قالب مجموعه‌ای از اصول کلی تعریف شود که 1- یک چارچوب عمومی برای ارزیابی روش‌های حسابداری را نشان دهد، و 2- توسعه روش‌ها و رویکردهای جدید را هدایت کند. تئوری حسابداری را می‌توان برای توضیح روش‌های موجود و درک بهتر آنها را به کار برد ولی مهم ترین هدف تئوری حسابداری باید تامین مجموعه‌ای منسجم از اصول باشد که چارچوب مرجعی را برای ارزیابی و توسعه روش‌های حسابداری مطلوب فراهم کند.
برای شناخت بهتر حسابداری سه بعدی یا چهار بعدی یا چند بعدی ابتدا از حسابداری شروع می‌کنیم. کلمه حسابداری به معنای محاسبه و نگهداشت حساب می‌باشد. در طی قرون و اعصار گذشته روش‌های مختلفی به منظور جوابگوئی به نیاز روز افزون بشر به حسابداری بوجود آمد و دامنه حسابداری وسیعتر گردید. اکنون با پیدایش و پیشرفت سیستمهای کامپیوتری نسل جدیدی از حسابداری پدید آمده که ما اسم حسابداری چند بعدی یا چند طرفه را برای آن برگزیدیم و علت آنرا در ذیل توضیح خواهیم داد. حسابداری تنها علم نیست و به فن و مهارت و تجربه هم بستگی دارد.
حسابداری یعنی:
• طبقه بندی حسابها
• ثبت به موقع
• ضبط اسناد و مدارک
• ارائه گزارشات یک بنگاه اقتصادی
انواع حسابداری
• یکطرفه
• دوطرفه
• سه طرفه
• چهار طرفه یا به نظر ما چند طرفه (چند بعدی)
ما در اینجا به مفهوم حسابداری دوبل یا دوطرفه می پردازیم.
سیستمهای حسابداری
حسابداری یک طرفه:
تاجر هر چه می‌گیرد در ستون بستانکار حساب و هر چه می‌دهد در ستون بدهکار حساب ثبت میکند و در نهایت این دو ستون را از هم کسر و مانده گیری میکند. (وجود مشکل در کنترل حسابها و کشف اشتباه)
حسابداری دو طرفه:
ره آورد آن ایجاد حسابهای واسط بود، مثل حساب صندوق، حساب اسناد پرداختنی، حساب سرمایه، حساب فروش، حساب بهای تمام شده کالا و حساب سود و زیان و…، که با طبقه بندی و کدینگ حساب ها، حسابداری دوبل کاملتر و کنترل حسابها بهتر گردید.(هنوز کنترل دقیق همه ابعاد یک بنگاه اقتصادی ممکن نبود) به رغم تحولات خصوصی و عمومی از قرن شانزدهم تا عصر حاضر، عناصر اصلی سیستم حسابداری دو طرفه همچنان بدون تغییر باقی مانده است. دلیل آن در سادگی اصول، انعطاف پذیری و قابلیت آن در ثبت، انتقال و گزارش اطلاعات است. با این حال، با پیشرفت جامعه بشری، خواسته‌های جدید از سیستم حسابداری ایجاد گردید که به همان نسبت هم به ابعاد کنترلی اضافه نمود که ضرورت سیستمهای حسابداری چند بعدی را نشان می‌دهد.
ایجیری در چهارمین رساله خود در انجمن حسابداری امریکا نوشته است: “برای شناخت گذشته، باید آینده را شناخت.” به این معنی که “گذشته قابل لمس‌تر میشود، اگر بتوان آنرا جهت بررسی تاثیر آینده در جهات مطلوب به‌کار بست.”
حسابداری دو طرفه چیست؟
همه کسب و کارها چه از روش حسابداری نقدی استفاده کنند و چه از روش حسابداری تعهدی، از حسابداری دو طرفه به منظور نوشتن دفاتر مالی خود استفاده میکنند. حسابداری دوطرفه رویه‌ای است که به حداقل سازی اشتباهات و افزایش شانس تراز شدن دفاتر حسابداری کمک میکند. این روش نام خود را به دلیل آن که دوبار تراکنش ها وارد می‌شوند، کسب کرده است.
زمانی که صحبت از حسابداری دوطرفه می شود، فرمول کلیدی (سرمایه + بدهی = دارایی) برای ترازنامه نقش اصلی را ایفا میکند.به عبارت دیگر حسابداری دوبل سیستمی است جهت ثبت تراکنش های مالی بصورتی که هر تراکنش حداقل در دو حساب ثبت می شود.
در اینجا هیچگونه محدودیتی جهت استفاده از حساب برای درج در سیستم حسابداری وجود ندارد ولی باید یکسری از قوانین رعایت شود که در زیر توضیح داده می شود. در سیستم دوبل برای هر حساب دو سطر وجود دارد سطر اول بدهکار در سمت راست و سطر دوم بستانکار در سمت چپ ، همچنین جمع بدهکار و بستانکار باید با هم مساوی باشد تا ثبت شما درست باشد در غیر این صورت اشتباهی صورت گرفته است . وقتی که جمع دو طرف مساوی باشد به اصطلاح گفته می شود ثبت شما تراز می باشد .
هر معامله ای دو اثر دارد حسابداری در این زمینه سعی دارد که هر دو تراکنش را ثبت نماید و در صورت های مالی آن را گزارش نماید .بدون استفاده از حسابداری دوبل ، اسناد مالی فقط یک بخش از عملیات شرکت را گزارش می نماید . تصور کنید یک شرکت در سال جاری یک خودرو خریداری می نماید اما حسابداری فقط خرید خودرو را ثبت می نماید بدون اینکه در مقابل خرید خودرو وجه نقد و یا بانک خود را کم کند.
در این صورت خودرو خریداری گشته است ولی وجه نقد آن هنوز در موسسه باقی مانده است (ثبت غلط) . اشتباهی که در این صورت در موسسه پیش می آید این است که تراز های مالی موسسه دچار سردرگمی می گردند و دیگر نمی توان به آنها اعتماد نمود .بطور سنتی دو اثر حسابداری را بدهکار (بد) و بستانکار(بس) می نامند .مبنای حسابداری بر اساس مفهوم بدهکار قرار دارد که همیشه با مقدار بستانکار برابر می باشد ، این مفهوم حسابداری دوبل یا دوگانه می باشد .
ثبت بدهکار باعث اثرات زیر می شود :
1- افزایش دارایی ها
2- افزایش در هزینه ها
3- کاهش بدهی ها
4- کاهش حقوق صاحبان سهام
5- کاهش درآمد
ثبت بستانکار باعث اثرات زیر می گردد:
1- کاهش دارایی ها
2- کاهش هزینه ها
3- افزایش بدهی ها
4- افزایش حقوق صاحبان سهام
5- افزایش درآمد
حسابداری دوبل طبق فرمول زیر همیشه برابر باقی می ماند (به این فرمول اصلی حسابداری می گویند )
سرمایه = دارایی – بدهی ها
هرگونه افزایش در هزینه ها (بدهکار) بوسیله کاهش دارایی ها (بستانکار) یا افزایش حقوق صاحبان سهام (بستانکار) خنثی می شود ،و یا بالعکس .
ماهیت حسابها در حسابداری دوبل
در حسابداری هر حساب دو سطر دارد که سطر اول سمت راست بدهکار و سطر دوم سمت چپ بستانکار نامیده میشود. حساب‌هایی که با بدهکار شدن آنها مانده حساب افزایش می‌یابد ماهیت آنها بدهکار است و حساب‌هایی که با بستانکار شدن آنها مانده افزایش می یابد ماهیت آنها بستانکار است.در حسابهای دائمی دارایی ماهیت بدهکار دارد و بدهی و سرمایه ماهیت بستانکار دارند و در حسابهای موقتی یا سود زیانی خرید و هزینه ماهیت بدهکار و درآمد و فروش ماهیت بستانکار دارند.
تاثیر رویداد های مالی برعناصر معادله اساسی حسابداری
ما تاثیر رویداد های مالی بر عناصر معادله اساسی حسابداری را با توجه به نقشی که در افزایش یا کاهش دارایی بدهی وسرمایه دارند ارزیابی می کنیم برای مثال خرید زمین به صورت نسیه باعث افزایش دارایی و افزایش بدهی می شود ودر این حالت معادله اساسی حسابداری متوازن است چرا که در هر دو طرف معادله ما شاهد افزایش به یک میزان خواهیم بود.
آرتیکل
در حسابداری دوبل هر عمل حسابداری که آرتیکل نامیده میشود، به صورت جابجایی بین حسابهای بدهکار یا بستانکار ثبت می‌گردد. پس ثبت هر آرتیکل شامل ثبت تاریخ وقوع فعالیت مالی، ثبت حسابهای بدهکار و بستانکار و شرح عملیات است. در هر آرتیکل ابتدا حساب بدهکار و سپس حساب بستانکار ثبت میشود.
حسابداری دو طرفه در عمل
همه کسب و کارها چه از روش حسابداری نقدی استفاده کنند و چه از روش حسابداری تعهدی، از حسابداری دو طرفه به منظور نوشتن دفاتر مالی خود استفاده میکنند. حسابداری دوطرفه رویه‌ای است که به حداقل سازی اشتباهات و افزایش شانس تراز شدن دفاتر حسابداری کمک میکند. این روش نام خود را به دلیل آن که دوبار تراکنش‌ها وارد می‌شوند، کسب کرده است.زمانی که صحبت از حسابداری دوطرفه میشود، فرمول کلیدی (سرمایه بدهی = دارایی) برای ترازنامه نقش اصلی را ایفا میکند.
در حسابداری جهت ترازکردن حساب ها، از ترکیبی از بدهکاران و بستانکاران استفاده می‌کنید. ممکن است یک بدهکار را در محاسبات خود به شکل تفریق در نظر بگیریم زیرا پی برده‌ایم که بدهکاران معمولا به معنی کاهش در تراز بانکی می‌باشند و ممکن است بستانکاران غیر مترقبه در بانک و یا حساب کارت اعتباری خود را که به معنی پول بیشتر هستند به نفع خود افزایش دهیم. حال تمام آن چیزی را که در مورد بدهکاران و بستانکاران آموخته اید فراموش کنید. در حسابداری معانی آنها ساده نیستند.زمانی که بحث بستانکاران و بدهکاران در حسابداری پیش می‌آیند تنها موضوع مشخص آن است که بدهکار در سمت راست یک تراکنش و بستانکار در سمت چپ آن قرار می‌گیرد.
کاربرد حسابداری دوطرفه
امروزه در سرتاسر دنیا از سیستم حسابداری دو طرفه استفاده میشود به این دلیل که در هر معامله حداقل در یک حساب به عنوان بدهکار و در یک حساب به عنوان بستانکار ثبت میشود و برای هر معامله مجموع اقلام بدهکار باید همیشه برابر باشد با مجموع اقلام بستانکار و اگر اینطور نباشد می‌توان به این پی برد که مشکلی در معامله وجود دارد. امروزه در کسب و کارها حسابداری یک طرفه تنها در بخش غیر رسمی و در داد ستد‌های خیلی کوچک، که تقاضا برای حسابرسی و ثبت بسیار کم می‌باشد، کاربرد دارد.
در حسابداری ثبت دوطرفه حسابهای گوناگونی وجود دارند که به دو نوع بدهکار و بستانکار تقسیم میشود. این حسابها جدا از مفهوم بستانکار و بدهکار در زبان محاوره‌ای می‌باشند.در روش حسابداری یک طرفه فقط فهرست هزینه‌های اقلام به شکل تکی و مجموع آنها آورده میشود، به عبارتی دیگر در حسابداری یک طرفه تنها حساب بدهکار تحلیل و بررسی میشود و حساب بستانکار بدون بررسی رها میشود.حسابهای صندوق، ملزومات اداری، حساب بدهکاران، هزینه‌ها و حساب خرید از گونه ی بدهکار می‌باشد و حسابهای فروش، بستانکاران و درآمد‌ها از نوع بستانکار است.
افزایش در حسابهای بدهکار،حساب مورد نظر را بدهکار و کاهش در حسابهای بدهکار، حساب مورد نظر را بستانکار میکند و همچنین به طور مشابه داریم افزایش در حسابهای بستانکار، آن حساب را بستانکار و کاهش در حسابهای بستانکار آن را بدهکار میکند.
به عنوان مثال زمانی که پولی از صندوق برداشت میشود به دلیل اینکه حساب صندوق از نوع بدهکار است و به این دلیل که موجودی صندوق کاهش یافته است، گفته میشود که حساب صندوق بستانکار است و یا مثلا زمانی که وسیله برای شرکت خریداری میشود به این دلیل که خرید وسایل جزو ملزومات به حساب می‌آید، گفته میشود که حساب ملزومات بدهکار شده است.معرفی حسابهای سود و زیانی و پیوستگی آنها با حسابهای ثروت در حقیقت اساس و ویژگی متمایز کننده دفتر داری دو طرفه است.
دفتر داری دو طرفه قطعه ثروت (رخداد) و قطعه سود (دلیل آن) را به شیوه‌ای به هم پیوند می‌دهد که عدم وجود یکی از آنها در هر معامله‌ای منجر به عدم موازنه اندازه گیری کلی دو طرف حساب میشود. این سیستم دفترداری دوطرفه، زبان تجارت بوده و قدرت مرتبط ساختن آنچه که اتفاق افتاده با دلیل رخداد آن را دارد. در دفترداری یک طرفه، ثبت ثروت کافی است. دوگانگی بدهکار و بستانکار جهت ایجاد ماتریس‌های حسابداری استفاده می شود. ویژگی متمایز آنها این است که یکی برای ثبت‌های بدهکار و دیگری برای بستانکار استفاده میشود.
اعداد این بردار، مانده حسابهای ثروت و سود و زیانی را نشان می‌دهد با این تفاوت که علائم مانده حسابهای سود و زیانی به گونه‌ای معکوس میشود که خالص اجزای محور بدهکار به صفر اضافه شده و ثروت کسب شده را با سود انباشته خنثی میکند. معادله ثبت دو طرفه، ثروت کسب شده = سود انباشته، را می‌توان جهت ایجاد ماتریس‌های دیگری استفاده کرد که ستونهای آن حسابهای ثروت و ردیف‌های آن حسابهای سود و زیانی است (البته نقش ستون و ردیف را می‌توان جا به جا کرد). ماتریس نامتقارن، تقابل بهتری بین حسابهای ثروت و حسابهای سود و زیانی فراهم می‌آورد و با قرار دادن حسابهای ثروت در ستون ماتریس و حسابهای سود و زیانی در ردیف‌های آن (قابل جابجایی اند) انجام میشود.
به دلیل اینکه حسابداری دوبل قادر به کنترل دقیق همه بعدهای یک بنگاه اقتصادی نمی‌باشد و تنها در کنترل حسابها می‌تواند نقش بسزای داشته باشد مثلا صندوق یا بانک و... به دلیل حجم بالای عملیات روزمره و نبود نیروی متناسب قابل کنترل نبوده مثل کنترل به روز موجودی انبار، یا محاسبه بهای کالای فروش رفته و ده‌ها مورد مشابه اینجاست که سیستمهای چند بعدی نقش غیر قابل انکار خود را بازی میکنند و به کمک حسابداری و حسابدار می‌آیند.
حال اگر ما سیستم مالی چند بعدی نداشته باشیم برای محاسبه سود و زیان از انباردار می‌خواهیم موجودی تعدادی به ما بدهد و با کمک از نرم افزارهای حاشیه‌ای مثل EXCELL مقدار ریالی را پیش بینی می‌کنیم و براین اساس سود و زیان را تنظیم می‌کنیم که در نتیجه این سود و زیان غیر واقعی بوده و از وجهات لازم بر خوردار نیست. یعنی حسابدار کارش را انجام نداده ؟ حقیقتا نمی‌شود به حسابدار ایرادی وارد نمود چون او چند برابرکار کرده تا بتواند این امر محقق کند پس مشکل از حسابدار نیست بلکه از سیستم حسابداری آن می‌باشد.
حسابداری دوطرفه از زمان پیدایش به سرعت در بین بازرگانان و تجار و سپس در بنگاههای دولتی مورد استقبال قرار گرفت و به تدریج کامل شد. خوب ره آورد این نوع حسابداری چه بود؟ ره آورد آن ایجاد حسابهای واسط بود مثل:
• حساب صندوق
• حساب اسناد دریافتنی ( چک دریافتی )
• حساب اسناد پرداختنی ( چک پرداختی )
• حساب سرمایه
• حساب شرکا
• حساب خرید
• حساب برگشت از خرید
• حساب تخفیفات خرید
• حساب فروش
• حساب برگشت از فروش
• حساب تخفیفات فروش
• حساب موجودی اول و پایان دوره
• حساب درآمدهای عملیاتی و غیر عملیاتی
• حساب هزینه ها
• حساب تولید
• حساب ذخایر
• حساب پیش دریافت
• حساب پیش پرداخت
• حساب کالای بین راهی
• حساب انتقال بین انبار ها
• حساب در جریان وصول
• حساب چک برگشتی نزد صندوق
• حساب بهای تمام شده کالا یا محصول فروش رفته
• حساب سود و زیان
• و....سایر حسابها اعم از انتظامی و غیر انتظامی
این دستاورد بزرگی بود و انقلابی در این صنف بوجود آورده بود.
