هر سازمان یا هر شرکتی به حسابدار نیاز دارد، حال این حسابدار وظایف مختلفی را بر عهده دارد که باید بتواند از عهده آن ها به خوبی بر بیاید ،از طرف دیگر برای آن که شرکت از نظر مالی بتواند پیشرفت چشم گیری داشته باشد ، وجود یک حسابدار با تجربه و با مهارت یک نیاز بسیار مهم می باشد.
لازم به ذکر است که حسابداری بخش ها و زیر شاخه های متفاوتی دارد و هر چند مفاهیم حسابداری در تمامی زیر شاخه های آن ثابت می باشد ، اما هر کدام از بخش های آن اصول و قواعد خاص خود را دارا می باشند که نیاز دارند فرآیند حسابداری برای آن ها توسط کارشناس و متخصص آن انجام گیرد.
حسابداری حقوق و دستمزد نیز از جمله شاخه های حسابداری می باشد که گستردگی فراوانی دارد. علاوه بر این که تمامی سازمان ها، شرکت ها و ادارات دولتی نیاز به حسابداری حقوق و دستمزد دارند، حتی مشاغل کوچک نیز برای پرداخت حقوق کارکنان خود نیاز دارند تا در مورد حقوق و دستمزد بدانند.
در واقع حسابداری حقوق و دستمزد در یک شرکت شامل ترکیبی از محاسبه مبلغ حقوق و دستمزد، با توجه به پاداش ها و کسریات کارمندان و همچنین ثبت سوابق مالی این موارد می باشد. در صورتی که شرکت ها یا سازمان ها حسابداری حقوق و دستمزد را نداشته باشند ،ممکن است در هنگام پرداخت حقوق به کارمندان و پرسنل خود، با مشکلات گوناگونی مواجه شود.
در این مقاله از وب سایت رادین حساب، به حسابداری حقوق و دستمزد می پردازیم ،بنابراین برای کسب اطلاعات تکمیلی ،تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟
همان طور که می دانید، در حسابداری حقوق و دستمزد، اصطلاح حقوق و دستمزد به مبلغی که برای کارهایی که فرد در مدت معینی انجام داده است و باید به او پرداخت شود، اطلاق می گردد. حسابداری حقوق و دستمزد، شامل موارد مختلفی از جمله موارد زیر می باشد :
- دستمزد های ناخالص
- حقوق
- پاداش
- کمیسیون و ...
هم چنین موارد مربوط به مالیات نیز باید در حسابداری حقوق و دستمزد مورد توجه قرار بگیرد. حسابداری حقوق و دستمزد در واقع محاسبه، مدیریت، ثبت و تجزیه و تحلیل مبالغ مربوط به حقوق کارمندان می باشد. علاوه بر این حقوق و دستمزد شامل مزایا، مالیات و بیمه و بازنشستگی و ... می باشد.
محاسبات حقوق و دستمزد پرسنل و کارمندان، بسیار تحت تاثیر الزامات و قوانین قانونی هر کشور می باشد. در کشور ما محاسبه حقوق پرسنل بر اساس قوانین مربوطه در وزارت کار محاسبه می شود. لازم به ذکر است که شرکت ها و سازمان ها در پردات حقوق به کارمندان خود، باید بر طبق قوانین عمل نمایند و هیچ گاه خارج از قوانین و عرف عمل نکنند.
حسابداری حقوق و دستمزد در واقع ثبت حقوق کارمندان، پیگیری مبالغ واریز شده بابت حقوق به کارمندان و محاسبه سهم کارمندان و کارفرمایان در پرداخت مالیات می باشد. به طور معمول این کار در طی چندین مرحله انجام می گیرد که در زیر به آن ها اشاره می شود:
- استخدام کارمندان
- جمع آوری اسناد و مدارک مرتبط به حقوق کارمندان
- محاسبه و ثبت حقوق های واریزی
- تشکیل پرونده
- پرداخت به موقع مالیات
نکته بسیار مهم :
حسابداری حقوق و دستمزد بسیار مهم است و باید با دقت فراوان انجام شود تا در آن اشتباهی رخ ندهد. شایان به ذکر است که محاسبه حقوق و دستمزد اشتباه، باعث می شود که کارمندان مالیاتی نادرست را بپردازند یا حتی جریمه مالی نیز شوند، پس حسابداری حقوق و دستمزد از حساسیت های خاصی برخوردار می باشد.
موارد مهم در حسابداری حقوق و دستمزد
یک کارفرما باید قبل از استخدام کارمندان خود، تصمیمات مربوط به حقوق و دستمزد آن ها را اتخاذ نماید. هم چنین باید روشن سازد که چه مدارکی برای اختصاص حقوق به آن ها لازم دارد. در هنگام استخدام کارمند باید به مدارک هویتی آ نها توجه نمود زیرا اتباع خارجی روند حسابداری حقوق و دستمزد متفاوتی خواهند داشت. در حسابداری حقوق و دستمزد موارد بسیاری هستند که باید مورد توجه قرار گیرند و در محاسبات نهایی اعمال گردند. همان گونه که بیان شد، در کشورهای مختلف ، قوانین کار و بالتبع قوانین مربوط به حقوق و دستمزد متفاوت می باشد.
در این جا به چند موردی که در حسابداری حقوق و دستمزد در اغلب نقاط جهان مورد توجه قرار می گیرند اشاره نموده ایم:
- میزان حقوق
- دوره های زمانی پرداخت
- مزایا
- کسریات
در زیر به صورت کامل هر یک از موارد بالا توضیح خواهیم داد :
میزان حقوق :
لازم است که کارفرما به بخش حسابداری حقوق و دستمزد اعلام نماید که چه میزان حقوق برای هر ساعت کاری یا حقوق ماهانه را برای کارمندان خود در نظر گرفته است. همان طور که بیان شد، بهتر است که کارفرما بر اساس قوانین مربوطه حقوق و دستمزد پرسنل خود را وضع نماید.
دوره های زمانی پرداخت :
بخش حسابداری حقوق و دستمزد باید در جریان باشد که حقوق در چه فواصل زمانی قرار است به کارمندان داده شود. باید عنوان شود که متداول ترین دوره های پرداختی حقوق ، به صورت هفتگی، ماهانه می باشد. هم چنین ارائه حقوق به صورت ساعتی نیز برای کارمندان مرسوم است.
مزایا :
از دیگر تصمیماتی که توسط کارفرما باید گرفته شود و البته بخش حسابداری حقوق و دستمزد مسئول اعمال آن می باشد، مزایای در نظر گرفته شده برای کارمندان می باشد که در هنگام پرداخت حقوق و دستمزد آن ها اعمال می شود. مزایا از مولفه های اصلی حقوق و دستمزد می باشد. به طور مثال اگر می خواهید کارمندان خود را در طرحی مشترک نمایید باید تعیین کنید که چه بخشی از مبلغ اشتراک را شما می پردازید و چه بخشی را کارمند باید بپردازد. از جمله موارد دیگری که جزو مبالغی که به حقوق دستمزد اضافه می گردند، پاداش ، اضافه کار می باشند.
کسریات :
از جمله کسریات که در حسابداری حقوق و دستمزد درج می شود، بیمه است. بیمه یکی از اصلی ترین مولفه ها در حسابداری حقوق و دستمزد می باشد. اگر پرسنلی بیمار شود، یا در حین کار آسیب ببیند، جبران خسارت به عهده کارفرمایان می باشد. بنابراین هر ماه مبلغ از کارکنان به عنوان حق بیمه از حقوق آن ها کسر می شود. که باید در حسابداری حقوق و دستمزد گنجانده شود. از دیگر کسریاتی که در حقوق و دستمزد اعمال می شود مربوط به برنامه های بازنشستگی کارکنان می باشد.
مواردی که در بالا ذکر شده است، مواردی هستند که به طور معمول شرکت ها در بیانیه درآمد و ترازنامه خود گزارش می کنند.
ثبت لیست حقوق و دستمزد
ثبت لیست حقوق و دستمزد، شامل اطمینان از صحت میزان پرداخت حقوق می باشد. حسابداران بخش حقوق و دستمزد قبل از ثبت لیست حقوقی باید آن را بررسی نموده و چک نمایند. برای مشاغل کوچک، برون سپاری بخش حسابداری حقوق و دستمزد، کمک بزرگی محسوب می گردد. و در وقت آن ها صرفه جویی می نماید.
فرمول اصلی که برای محاسبه دستمزد خالص یک کارمند به کار می رود را می توان به این صورت بیان نمود که :
پرداخت خالص برابر است با پرداخت ناخالص کارمند که مبالغ مربوط به بیمه ، مالیات و سایر موارد از آن کسر شده است.
پرداخت ناخالص در حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟
پرداخت ناخالص در حسابداری حقوق و دستمزد شامل حقوق یا دستمزدی است که در هر دوره به کارمند پرداخت می شود. فرمول محاسبه دستمزد ناخالص کارمندانی که به صورت ساعتی حقوق دریافت می نمایند را نیز می توان این گونه تشریح نمود که نرخ ساعتی کار آن ها در میزان ساعت کار ضرب می شود. و این میزان دستمزد ناخالص برای کارمندانی که سالانه حقوق می گیرند هم مساوی حقوق سالانه آن ها تقسیم بر تعداد دوره های پرداختی آن ها می باشد.
نحوه محاسبه حضور و غیاب در حسابداری حقوق و دستمزد:
در حسابداری حقوق و دستمزد، بخش دیگری نیز وجود دارد که باید با دیگر بخش ها هماهنگ و هم تراز شود. این بخش مربوط به حضور و غیاب کارکنان و هم چنین ساعات ورود و خروج آن ها می شود. حسابداری حقوق و دستمزد لازم دارد که اطلاعات مربوط به ساعات کار همه کارمندان سازمان یا شرکت را جمع آوری نموده و برای مبلغ حقوق و دستمزد آن ها بررسی نماید. این کار به انواع مختلفی انجام می شود، اکنون با پیشرفت تکنولوژی برای این کار نیز تدابیری اندیشه شده است. ساعات ورود و خروج و در واقع ساعت حضور کارکنان در سرکار ، تنها مستلزم اسکن یک نشان از طریق ساعت رایانه ای می باشد.
حسابداران بخش حقوق و دستمزد همگی می دانند که قبل از پرداخت ها باید اطلاعاتی که جمع آوری نموده اند را به سرپرستان خود برای تایید ارائه دهند و سپس بعد از تایید این که کارکنان زمان خود را به درستی ثبت نموده اند، اقدام به محاسبات بعدی نمایند. بعد از این که ساعات و زمان کاری کارکنان بدست آمد، برای هر کارمندی بنا به قراردادی که دارد و جزئیات کاری ، تعداد ساعات کار را با نرخ کارمزد برای هر کارمندی محاسبه می شود. و البته ساعات اضافه کار که شامل قوانین خاص خود می باشد را باید از بقیه ساعات کاری متفاوت دانست و محاسبات خاص خود را دارد.
نحوه محاسبه کسورات در مبحث حقوق و دستمزد
علاوه بر مبالغی که به دستمزد اضافه می گردد، برخی از مبالغ هستند که در هر دوره از مبلغ حقوق و دستمزد کسر می شود. کسریات حقوق و دستمزد در شرکت ها و سازمان های مختلف ، براساس قراردادی که با کارکنان خود می بندند متفاوت می باشد. در حسابداری حقوق و دستمزد ، مبالغ بیمه های پزشکی، بیمه عمر، به طور معمول به عنوان کسریات محاسبه می گردند. البته کارکنان ممکن است با کسریات دیگری نیز در حقوق خود مواجه شوند. به طور مثال در مواقعی که کارمندی وامی را اخذ نموده ، به طور ماهانه مبلغی به عنوان بازپرداخت کسر می گردد. نکته برای حسابداری حقوق و دستمزد این است که این کسر از مبلغ حقوق را باید تنها تا موقعی انجام دهند که باز پرداخت به طور کامل انجام شده و به هدف مورد نظر رسیده اند. پس پیگیری کسریات از مواردی است که در حسابداری حقوق و دستمزد توجه خاصی می طلبد.
نکته بسیار مهم:
باید بیان شود که در برخی از سازمان ها نیز، مبلغی به عنوان مساعده یا به صورت دستی به کارکنان پرداخت می شود، درج این مبلغ و کسر از حقوق نهایی نیز از وظایف بخش حسابداری حقوق و دستمزد می باشد.
نگه داری سوابق مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان
تقریبا می توان گفت که تمامی سازمان ها ، سوابق مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان خود را نگه داری می نمایند و البته این کار در بخش حسابداری حقوق و دستمزد انجام می گیرد. امروزه تمامی این جزئیات و موارد مربوط به حقوق و دستمزد به صورت نرم افزار در اختیار حسابداران قرار گرفته است که در وقت و انرژی آن ها صرفه جویی می نماید.برخی از سازمان ها برای پرداخت حقوق و دستمزد به کارکنان خود احتیاج دارند که کارمندان حسابی در بانک باز نمایند تا بدین وسیله از طریق ببانک مربوطه حقوق و دستمزد آن ها پرداخت شود.
در برخی دیگر از شرکت ها پرداخت حقوق و دستمزد به صورت نقدی بوده و در ازای پرداخت حقوق ، بخش حسابداری حقوق و دستمزد، رسیدی دریافت می نماید. برخی دیگر از سازمان پرداخت حقوق کارمندان خود را به صورت چک پرداخت می نمایند. هر کدام از این روش های پرداخت حقوق و دستمزد توسط کارفرما، باید با بخش حسابداری حقوق و دستمزد هماهنگ باشد و اقدامات لازم برای پرداخت حقوق توسط حسابدار انجام گیرد.
یادگیری حسابداری حقوق و دستمزد
افرادی که علاقمند به حسابداری حقوق و دستمزد می باشند، باید در مورد روند واقعی محاسبه حقوق و دستمزد بیاموزند، هم چنین آنان باید به قوانین مربوط به حقوق و دستمزد ، بیمه، مالیات و سایر موارد مربوطه مسلط باشند. حسابداران در این بخش باید جزئیات بسیار این نوع حسابداری را فرا گرفته و هم چنین بیاموزند که چگونه در دفتر کل و دفتر روزنامه باید وارد شود. هم چنین لازم است که به کار نرم افزارهایی که به منظور کمک به حسابداری حقوق و دستمزد طراحی شده اند مسلط باشد.
نرم افزار هایی که برای انجام امور حسابداری طراحی شده اند، بسیار دقیق می باشد و هر حسابدار ماهر و با تجربه ایی نیاز دارد تا کار با این نرم افزار ها را یاد بگیرد، بنابراین اگر به دنبال آن هستید که یک حسابدار حرفه ای باشید، یکی از مهارت هایی که شما نیاز دارید ،کار با نرم افزار های مخصوص رشته حسابداری است.برای کسانی که می خواهند حسابداری حقوق و دستمزد را بیاموزند و حقوق و دستمزد کارکنان خود را محاسبه نمایند نیز می توان گفت که به طور کلی 5 مرحله برای فرایند حقوق و دستمزد لازم می باشد ،که در زیر بیان شده است:
- اولین مرحله استخدام پرسنل در سازمان مربوطه یا شرکت می باشد.
- در مرحله دوم باید مدارک از افراد استخدام شده اخذ شود که این مدارک شامل مدارک تحصیلی و شماره تماس و سایر موارد مورد نیاز می باشد.
- مرحله سوم باید میزان حقوق و دستمزد پرسنل به صورت دستی یا با نرم افزارهای موجود حقوق و دستمزد محاسبه گردد.
- در مرحله چهارم نیز باید میزان پرداختی بابت حقوق و دستمزد ثبت شود.
- در مرحله پنجم برای هر فرد پرونده مختص حقوق و دستمزد تشکیل شود.
از مهمترین بخش های حسابداری در هر سازمان کدام است؟
فارغ از وسعت و گستردگی شرکت و تعداد کارکنان آن، بخش حسابداری حقوق و دستمزد از جمله مهم ترین بخش های حسابداری هر سازمانی می باشد. حسابداری حقوق و دستمزد از آن جهت مورد توجه است که میزان حقوق و دستمزدی که شرکت می پردازد، بر درآمد خالص شرکت ها تاثیرگذار است و نهایتا بر مالیاتی که باید بپردازند نیز تاثیر خواهد داشت. هم چنین حقوق و دستمزد برای گیرندگان آن که کارکنان شرکت هستند نیز بسیار اهمیت دارد.
باید بدانید که روحیه کارکنان تحت تاثیر اشتباهات محاسبات حقوق و دستمزد قرار می گیرد و اگر بی نظمی یا اشتباهی در حقوق و دستمزد صورت گیرد، کارکنان نیز تحت تاثیر قرار خواهند گرفت. بنابراین یک سازمان باید بخش حسابداری حقوق و دستمزد خود را به روش های مناسب و دقیقی مدیریت نماید و تا حد امکان از بروز اشتباه در آن جلوگیری شود. در تمامی کشورها حقوق و دستمزد نیز غالبا تابع قوانین و مقررات بسیاری است که حسابداری حقوق و دستمزد باید آن ها را رعایت نماید.
سخن آخر:
اگر از پیچیدگی های مباحث مربوط به حسابداری حقوق و دستمزد کمی نگران هستید، باید به شما بگوییم که نگران نباشید. شما تنها نیستید. حسابداری مربوط به حقوق و دستمزد را به کارشناسان و متخصصان حسابداری حقوق و دستمزد واگذار نمایید. البته باید بگوییم که هرچند رایانه ها به کمک حسابداران آمده اند و به محاسبات سرعت بخشیده اند، اما آن ها تنها یک ابزار هستند که در صورتی که حسابداران اطلاعات دقیقی در رابطه با حقوق و دستمزد نداشته باشد، نمی توانند به درستی از آن ها استفاده نمایند.
