در حسابداری تعهدی تمامی معاملات شامل خرید و فروش و دیگر رویداد های حسابداری در زمانی که اتفاق می افتد در دفاتر حسابداری ثبت می شود. در واقع این رویداد ها بدون توجه به اینکه چه زمانی بابت آن ها وجه نقد دریافت یا پرداخت می شود ثبت می شوند. می توان گفت در این نوع حسابداری هر گونه قرارداد و یا هر گونه تعهد پرداخت که مربوط به زمان دیگری باشد در حسابها ثبت و در صورت های مالی منعکس می شود. در ادامه بیشتر به جزئیات این نوع حسابداری می پردازیم.
تعریفی ساده از حسابداری تعهدی
حتما در مراودات روزمره خود با حسابداری تعهدی برخورد کرده اید، فرض کنید شما یک اوراق قرضه به مبلغ 10 میلیون تومان خریده اید که این اوراق به میزان 20 درصد سود قطعی دارد که می شود معادل 2 میلیون تومان، اگر چه این سود در انتهای سال به حساب شما واریز می شود ولی از آنجایی که واریز آن قطعی است می توانید از آن به عنوان دارایی خود نام ببرید در واقع شما مالک این دو میلیون تومان هستید هر چند که هنوز به حسابتان واریز نشده است.
مثال بالا تعریف ساده ای از حسابداری تعهدی است در حسابداری تعهدی چنین درامدی در دفاتر حسابداری ثبت می شود ولی در حسابداری نقدی امکان ثبت آن تا زمان واریز وجه به حساب وجود نخواهد داشت. از انجایی که اکثر معاملات در سازمان ها به صورت تعهدی انجام می شود استفاده از روش حسابداری تعهدی بسیارکاربردی و مناسب است.
فواید حسابداری تعهدی چیست؟
حسابداری تعهدی مزایا و فوایدی را به دنبال دارد که در ادامه برای شما شرح می دهیم:
- در این نوع حسابداری در هر زمان می توان اطلاعات و شرایط شرکت را مورد بررسی قرار داد و در واقع همه اطلاعات و قراردادها و معاملات انجام شده در هر زمان قابل دسترس است.
- استفاده از حسابداری تعهدی امکان مشخص نمودن میزان درآمد و هزینه های واقعی در هر دوره مالی را فراهم می آورد و در انتهای سال مالی گزارشات دقیقی در اختیار مدیریت قرار خواهد گرفت.
- از آنجایی که در حسابداری تعهدی ارزش واقعی تمامی موجودی ها و اموال سازمان ثبت می شود در هر زمان می توان ارزش واقعی اموال و موجودی های یک سازمان را دریافت نمود.
- قیمت تمام شده پروژه های شرکت به صورت دقیق تعیین می شود.
- محاسبات به صورت کاملا دقیق انجام می شود و کلیه هزینه ها از قبیل هزینه استهلاک به صورت واقعی ثبت می شود.
- دسترسی به تمامی اطلاعات برای اعمال مدیریت و برنامه ریزی دقیق امکانپذیر است.
- امکان بررسی وضعیت سازمان از لحاظ میزان دستیابی به اهداف تعیین شده و بررسی میزان مسئولیت پذیری مدیران سازمان وجود دارد.
- امکان محاسبه میزان درامدهای سازمان به صورت دقیق و مشخص نمودن وضعیت دارامد های وصول نشده برای وصول سریع آنها وجود دارد.
مراحل اجرای حسابداری تعهدی در سازمان
- ابتدا دفتری مختص این حساب ها به نام دفتر تعهدی ایجاد می شود.
- برای فصل های هزینه زیر فصل های متناسب و جدید مشخص می شود.
- حسابهای مختلف تحت عناوین مشخص و متناسب نام گذاری می شود.
- برای تمام حساب های تفصیلی، کل و معین سرفصل مشخص می شود.
- اسناد حسابداری به صورت کامل ثبت می شود.
- صورت وضعیت های مالی و صورت تغییرات در وضعیت مالی استخراج می شود.
تاریخچه حسابداری تعهدی
در گذشته حسابداری تعهدی وجود نداشته و تمامی مراحل حسابداری بر اساس حسابداری نقدی انجام می شده است. اما به مرور زمان با توجه به نیاز سازمان ها و مدیران مالی به این نوع حسابداری، محققان این نوع حسابداری را پایه ریزی کردند و نام حسابداری تعهدی را روی آن نهادند. در واقع روش معاملات به سمت معاملات اعتباری و ایجاد حساب های پرداختنی پیش رفت و باعث به وجود آمد این نوع حسابداری شد.
امروزه استفاده از حسابداری تعهدی در تمامی سازمان ها وجود دارد و دلیل آن نیز بیشتر شدن پرداخت های تعهدی و کارت های اعتباری و گسترش و جایگزینی ان ها به جای وجه نقد است. به جرات می توان گفت دیگر شرکتی وجود ندارد که همه مبادلات و معاملات خود را به صورت نقدی و در لحظه انجام دهد لذا استفاده از حسابداری تعهدی در تمامی شرکت ها انکار ناپذیر است.
حسابداری تعهدی و ارائه صورت دقیق دارایی ها
از آنجایی که در حسابداری تعهدی میزان دارایی ها به صورت دقیق ارائه می شود نسبت به حسابداری نقدی گزارشات بسیار دقیق تری از دارایی های یک مجموعه ارائه خواهد داد. برای مثال اگر یک سازمان نیاز به ارائه صورت دارایی ها به سازمان و یا افراد داخلی یا خارجی داشته باشد در صورتی که از حسابداری تعهدی استفاده نمایند فردی که صورت دارایی ها را ملاحظه می کند می تواند تمامی موجودی شرکت را در صورت حساب ها به طور واضح مشاهده نماید حتی مبالغی را که قرار است در اینده به حساب شرکت واریز شود نیز قابل مشاهده است و این گونه تصویری واضح از دارایی های یک سازمان ارائه خواهد شد.
استفاده از حسابداری تعهدی برای ارائه میزان دقیق درامد ها
میزان درامد یک سازمان برای تعیین میزان دقیق سود و زیان آن سازمان اهمیت بسزایی دارد. استفاده از حسابداری تعهدی باعث می شود در هر زمان بتوان میزان دقیق درآمدهای سازمان را بدست آورده و در نهایت سود و زیان مجموعه را مشخص نمود. در واقع ثبت تمامی درآمدهایی که هنوز به صورت نقدی به حساب شرکت واریز نشده است در حسابداری تعهدی به حسابرس یا حسابدار این امکان را خواهد داد تا در هر زمان به میزان دقیق در آمد های یک سازمان دسترسی داشته باشد، در حالی که در حسابداری نقدی این امکان وجود ندارد. با حسابداری تعهدی امکان ارائه سود و زیان واقعی یک شرکت به حد قابل توجهی افزایش می یابد.
استفاده از حسابداری تعهدی برای ارائه دقیق صورت هزینه ها
در حسابداری تعهدی تمامی هزینه هایی که قطعا اتفاق می افتد ولی در زمان دیگر قرار است پرداخت شود ثبت می شوند بدین ترتیب می توان میزان دقیق هزینه های یک شرکت را به درستی مشخص نمود. برای مثال به هزینه حق سنوات کارمندان یک شرکت اشاره می کنیم، می دانیم که در همان دوره مالی باید پرداخت شوند ولی در زمان گزارش گیری هنوز پرداخت نشده اند .
اگر از روش حسابداری نقدی استفاده شود این هزینه ها در گزارشات منعکس نشده و باعث خدشه دار کردن گزارشات خواهد شد ولی در حسابداری تعهدی تمامی هزینه های دوره مالی به درستی ثبت می شود حتی اگر زمان وقوع آن هنوز فرا نرسیده باشد و به این ترتیب صورت دقیقی از گزارش هزینه های یک شرکت در اختیار مدیران قرار خواهد گرفت. و می توان میزان سود را به درستی مشخص نمود.
