سفته یکی از اسنادی است که به معنی داشتن تعهد برای پرداخت مبلغ مورد نظر است. سفته همچنین سندی است که به عنوان ضمانت به شخص یا مؤسسه مورد نظر پرداخت می شود. سفته هم مانند سایر اسناد تجاری، باید ثبت شود. ثبت سفته در دفاتر حسابداری، به صورت های مختلفی انجام می شود. سفته به یکی از پرکاربردترین اسناد حسابداری تبدیل شده است.
سفته نه تنها برای انجام تجارت، بلکه در بین افراد معمولی هم کاربرد دارد. این سند در واقع به عنوان ضمانت نامه برای پرداخت مبلغ یا انجام کار است. در این سند، فرد متعهد می شود که تحت شرایط خاصی، پرداخت خود را انجام دهد. در برخی موارد، سفته باید در دفاتر حسابداری ثبت شده باشد.
سفته ها معمولاً مبالغ مختلفی دارند و به راحتی قابل دسترس هستند. این سند به معنای امکان پرداخت مبلغ مورد نظر است و در صورت لزوم باید مبلغ توسط فرد پرداخت شود. بعد از اینکه سفته با مشخصات مورد نظر نوشته شد، باید به صورت رسمی در دفاتر حسابداری ثبت شود. سفته را می توان به فرد دیگری داد.
شرایط ثبت سفته در دفاتر حسابداری :
سفته بیشتر به عنوان ضمانت در نظر گرفته می شود و کمتر از آن به عنوان وجه استفاده می شود. به هر حال سفته هم به عنوان سند تجاری مهمی شناخته می شود. نکته قابل ذکر این است که به همراه وجه نوشته شده در سفته می توان بهره هم دریافت کرد. این در حالی است که چک بدون بهره است. البته گرفتن بهره برای سفته چندان مناسب به نظر نمی رسد.
ثبت سفته در دفاتر حسابداری مراحل زیادی ندارد و به راحتی می توان این کار را انجام داد. برای ثبت کردن سفته، هم شخصی که آن را دریافت می کند و هم ارائه دهنده آن، قادر به ثبت خواهند بود. برای این کار نیاز به مدارک خاصی نیست و تنها باید به دفتر حسابداری مراجعه شود. ثبت کردن سفته، تنها برای کسب و کار یا تجارت، بیشتر انجام می شود.
ثبت سفته به دو صورت امکان پذیر است:
- ثبت سفته از طریق فرد صادر کننده
- ثبت سفته از طریق فرد دریافت کننده
ثبت سفته در دفاتر حسابداری از طرف دریافت کننده
در این صورت فرد در ازای دارایی و همچنین مطالبات خودش، سفته دریافت کرده است. این سند نشان دهنده بدهی به دریافت کننده سفته است. البته برای اعطای وام هم سفته گرفته می شود. زمانی که سفته دریافت می شود، به این معنی است که فرد به میزان مبلغ ذکر شده در سفته، باید مبلغی را به دریافت کننده پرداخت کند. این اسناد به طور کامل توسط دریافت کنندگان نگه داشته می شوند.
برای ثبت سفته در دفاتر حسابداری، باید در سفته ذکر شود که مبلغ مورد نظر به چه منظوری دریافت می شود. برای مثال، درون سفته نوشته می شود که به ازای فروش یا تسهیلات باید مبلغی از طرف صادر کننده، پرداخت شود. در این بین نام و مشخصات شرکت، مؤسسه یا شخص هم نوشته می شود.
شرایط ثبت سفته در دفاتر حسابداری از طرف صادر کننده
افراد در مشاغل مختلف به صورت مکرر از سفته استفاده می کنند. در این صورت بعد از انجام خرید یا نیاز به ضمانت برای پرداخت تسهیلات، از سفته استفاده خواهند کرد. صادر کردن سفته به این معنی است که فرد صادر کننده مبلغ مشخصی را بدهکار است و باید آن را در زمان مشخصی پرداخت کند. شخص صادر کننده باید قادر به پرداخت این مبلغ باشد. در صورتی که سفته صرفاً برای ضمانت استفاده شود، نیازی به ثبت کردن آن نیست اما در صورتی که برای تجارت استفاده می شود، برای افزایش اعتبار سفته، باید آن را در دفاتر حسابداری ثبت کرد.
نحوه ثبت سفته در دفاتر حسابداری به این صورت است که ابتدا شماره سند، تاریخ و بعد از آن مبلغ و شرایط دیگر در آن نوشته می شوند. بر روی سفته، قسمتی برای این کار مشخص شده است. به طور مثال نوشته می شود که مبلغ مورد نظر برای خرید کالا از یک شرکت باید پرداخت شود. در این قسمت مدت زمان اعتبار سفته هم نوشته می شود. در این صورت سفته ممکن است که چند ماهه و یا چند ساله باشد. این سند بدهی برای فرد، مؤسسه یا شرکت صادر کننده خواهد بود؛ بنابراین؛ بعد از زمان مشخص باید پرداخت صورت بگیرد.
مراحل بانکی ثبت سفته در دفاتر حسابداری
بخشی از سفته باید توسط بانک نوشته شود. در این صورت باید به بانکی مراجعه شود که برای هر دو طرف معامله قابل قبول باشد. بعد از آن که این قسمت توسط بانک کامل شد، سفته به فرد دریافت کننده ارائه می شود. در این صورت شخص، مؤسسه یا شرکت قادر خواهد بود تا در تاریخ ذکر شده، وجه مورد نظر را از بانک توافق شده دریافت کند.
در این صورت ثبت سفته در دفاتر حسابداری، با کمی تفاوت انجام خواهد شد. در این صورت نحوه نوشتن سفته برای صادر کننده و یا دریافت کننده تغییر خواهد کرد. در این جا نوشته می شود که شرکـت، مؤسسه یا فرد الف، در تاریخ مشخصی به مبلغ ذکر شده، از شرکت ب خرید انجام داده است. بعد از این باید مدت زمان وصول سفته هم نوشته شود.
ثبت سفته برای دریافت کننده هم کمی تفاوت دارد. در این صورت دریافت کننده، مدارک را به بانک تحویل می دهد. در این صورت بانک باید مبلغ سفته را به دریافت کننده پرداخت نماید. به هنگام دریافت وجه نقد، برگه ای به منزله بستانکاری به فرد تحویل داده می شود که نشان دهنده طلب وی است.
لزوم ثبت سفته در دفاتر حسابداری
در ایران سفته بیشتر به منزله ضمانت برای پرداخت اقساط وام و موارد مشابه است. علاوه بر این افراد برای پذیرفته شدن در شغل هم ممکن است که سفته تحویل دهند. در این صورت اغلب مراحل ثبت حسابداری انجام نمی شود. می توان گفت که ثبت سفته در دفاتر حسابداری چندان رایج به نظر نمی رسد. از این جهت که بیشتر معاملات با استفاده از چک صورت می گیرد. شرکت ها برای اقدامات مالی مهم کمتر از سفته استفاده می کنند. در هر صورت اگر هم از سفته برای معاملات استفاده می شود، باید به درستی ثبت شود تا مشکلی به هنگام دریافت آن پیش نیاید.
در نهایت ثبت سفته کمک می کند تا افراد با اطمینان بیشتری به معاملات بپردازند و در صورت عدم در اختیار داشتن چک هم بتوان معاملات را انجام داد. البته در این صورت سفته باید از طرف دریافت کننده هم قابل قبول باشد.
