در چند دهه اخیر موسسات و شرکت ها، رشد زیادی نموده و فعالیت های مختلفی از جانب آن ها به انجام رسیده است، فعالیت های بزرگ و کوچکی که هزینه‌های زیادی را به شرکت تحمیل نموده و از طرفی مدیریت آن ها نیز به یک دغدغه بزرگ تبدیل شده است.
اقدام به پرداخت این هزینه ها، فرایندهای اداری مخصوص به خود را نیاز دارد که در واقع باعث اتلاف وقت می شوند. مثلاً یک شرکت اداری نیاز به ملزومات اداری مختلفی دارد که در رابطه با آن ها، هم پرداخت هزینه برای به دست آوردن محصول و هم پرداخت هزینه جدا برای موارد مرتبط با حمل و نقل نیاز است. این پرداخت ها باید فرایندهای مالی مختص خود را طی کنند که خود نیاز به هزینه و زمان جداگانه دارند.
برای حل شدن این مشکل، راه حل لازمه استفاده از یک سیستم حسابداری مخصوص می باشد که به آن تنخواه می گویند. حال سوال اینجاست که تنخواه گردان حسابداری چیست؟ و اهداف آن کدامند؟
تنخواه گردان حسابداری به مقدار وجوه نقد موجود در هر موسسه یا شرکت گفته میشود که برای سهولتِ انجام خریدهای روزمره در هر کسب و کار تعیین میشود. در واقع پرداخت هزینه های جزئی مرتبط با هر شرکت، قابل پرداخت توسط این بخش از دارایی های شرکت می باشد.
معمولاً وجه تنخواه به یکی از پرسنل و کارکنان معتمد شرکت سپرده میشود. در بهترین حالت میتوان آن را به مأمور خرید شرکت تحویل داد. وی موظف است تمامی خرید ها و وجوه پرداختی برای هر یک را طبق فاکتور و قبض، تحویل گرفته، نگهداری کند و در زمان لازم به مدیریت ارائه نماید.
کوچک ترین و جزئی ترین هزینه ها نیز باید طبق مدارک جمع آوری شوند، چرا که یک شرکت در طول ماه، بسیاری از این ریز هزینه ها را متقبل شده و جمع آن ها قطعا مبلغ قابل توجهی را تشکیل می دهد. وجود اسناد و مدارک کافی حسابداری برای مدیریت بهتر هزینه ها توسط تنخواه گردان لازم و ضروری می باشد لذا تنخواه گردان باید اسناد لازمه را با جزئیات پرداخت ثبت نموده و در زمان مقرر شده به حسابدار مجموعه تحویل دهد.
تمامی این رسید ها پس از تحویل به حسابدار زیر نظر مدیریت بخش حسابداری و همچنین مدیر عامل، امضا شده و وارد بایگانی شرکت می شوند. فردی که برای تنخواه داری انتخاب میشود باید قابل اطمینان باشد و صادقانه همه امور را با جزئیات ثبت کند.
انتخاب یک فرد مورد تایید مدیریت مجموعه باعث می شود تا اعتماد بیشتری برای مجموعه حاصل شود چراکه منابع مالی موجود در حساب تنخواه حتماً باید صرف موارد مالی مرتبط با شرکت شود و استفاده شخصی از آن به هیچ عنوان جایز نیست، این مسئله بسیار حساس و مهم است.
اصلی ترین اهداف تنخواه گردان حسابداری چیست؟
از مهمترین اهداف تنخواه گردان می توان به موارد زیر اشاره کرد، در واقع هدف از ایجاد حساب تنخواه گردان سه مورد زیر می باشد:
وجوه نقد موجود در شرکت کنترل می شود.
حجم عملیات حسابداری کاهش می یابد.
پرداخت هزینه ها به صورت آسان و سریع به انجام می رسد.
کنترل وجوه نقد :
در هر شرکت یا موسسه مبالغ نقدی وجود دارد که میتوان آن ها را صرف هزینه های جزئی و کوچک نمود. کنترل این وجوه نقد مسئله مهمیست که برای مدیریت بهتر آن میتوان از حساب تنخواه گردان استفاده نمود. بدین ترتیب تمامی ریز هزینه ها، ثبت شده و به صورت حساب شده در اختیار حسابداری شرکت قرار می گیرند.
کاهش میزان عملیات حسابداری :
برای اینکه از میزان حجم عملیات کاری حسابدار در یک مجموعه کاسته شود می توان از تنخواه گردان استفاده کرد چرا که این حساب می تواند حجم عملیات های پرداختی شرکت را کاهش دهد که به این مورد حسابداری هزینه ها نیز گفته می شود.
اگر ریز هزینه های یک شرکت با پرداخت های بانکی یا پرداخت از طریق صندوق داخلی شرکت به انجام برسد سرعت پرداخت کاهش پیدا کرده و از طرفی عملیات حسابداری پیچیده تر و همچنین طولانی تر خواهد شد. این در حالی است که با استفاده از تنخواه می توان بخشی از هزینه ها را به طور جداگانه مدیریت کرد و فشار حسابداری را کاهش داد.
پرداخت سریع هزینه ها :
هزینه های جاری و جزئی شرکت توسط حساب تنخواه با دقت و سرعت بیشتری پرداخت شده و حتی در مواردی می توان برای پرداخت هزینه های ضروری و اصلی شرکت نیز به حساب تنخواه دسترسی داشت.(در صورتی که امکانات بانکی برای پرداخت آن ها در لحظه در دسترس نباشد)
انواع تنخواه گردان در حسابداری :
با توجه به موارد گفته شده در رابطه با حساب تنخواه اکنون می توانیم به این مسئله بپردازیم که انواع تنخواه گردان حسابداری چیست؟ و چه فردی می تواند وظیفه تنخواه گردانی در یک شرکت را به عهده بگیرد؟ یک تنخواه دار معمولاً وظایف مختلفی دارد که بر اساس سیاست‌های تعیین شده در شرکت به چند دسته مختلف تقسیم می شود. در ادامه مهمترین انواع تنخواه گردان را به شما معرفی نموده و توضیح مختصری در رابطه با هر یک ارائه می نماییم؛
تنخواه گردان متغیر :
در تنخواه گردانی متغیر، حداکثر مبلغ مورد نیاز برای پرداخت هزینه‌های کوچک شرکت توسط مدیر مشخص شده و این مبلغ به حساب تنخواه گردان واریز می شود. پس از مدت زمان معین شده، جزئیات پرداخت ها و همچنین اسناد رسمی و رسید ها به همراه مبلغ باقیمانده، به حسابداری تحویل داده میشود.
تنخواه گردان ثابت :
در تنخواه گردانی ثابت، با در نظر گرفتن نیازهای شرکت در یک بازه زمانی مشخص(مثلاً یک ماه) طبق تایید مدیریت مالی، مبلغ ثابتی در حساب تنخواه گردان قرار می گیرد که این مبلغ طبق روال، مربوط به هزینه های داخلی شرکت می باشد.
طی این بازه زمانی مشخص، مسئول تنخواه گردان باید نیازهای شرکت را بررسی کرده و خرید های مرتبط با آن را مشخص نماید و تحویل بخش حسابداری دهد. پس از دوره مشخص شده نیز خلاصه پرداخت ها باید به امور مالی گزارش داده شود. یکی از نکات قابل اهمیت در رابطه با تنخواه گردانی ثابت این است که به جز هزینه های مشخص شده نباید هیچ هزینه دیگری انجام شود.
تنخواه گردان مشترک(اصلی) :
در روش تنها گردانی مشترک، شرکت برای تامین تنخواه مربوط به واحدهای مختلف و پرداخت هزینه های مرتبط با هر یک نمی‌تواند روی چک های صادر شده شرکت حساب کند به همین خاطر مدیریت مالی و مدیر عامل شرکت به طور اشتراکی یک توافق و امضای مشترک برای تامین نمودن منابع تنخواه های فرعی به انجام می رسانند.
تنخواه گردان تعهدی:
یکی دیگر از روش های ایجاد حساب تنخواه در هر شرکت به صورت تعهدی می باشد که در این روش مسئولین وظیفه دارند به طور ماهانه گزارش های دقیقی مبنی بر تعهدات خود به امور مالی را جمع آوری و ارائه نمایند.
تفاوت صندوق با تنخواه گردان حسابداری چیست؟
حساب تنخواه گردان و صندوق شرکت با یکدیگر شباهت دارند و ماهیت آن ها به یک صورت است اما تفاوت بین آن ها خلاصه میشود در دو مورد؛یک اینکه پرداخت های مرتبط با صندوق شرکت باید به طور روزانه ثبت شوند ولی پرداخت هایی که با حساب تنخواه در ارتباط هستند هنگام واریز مبالغ مرتبط با هزینه ثبت می شوند.
دوم اینکه پرداخت های مرتبط با صندوق محدودیت نداشته و ممکن است بین میزان پرداختی صندوق یک ماه با ماه دیگر تفاوت زیادی وجود داشته باشد، این در حالی است که پرداخت های مرتبط با حساب تنخواه معمولاً یک رنج و محدوده مشخص دارد. تمامی مبالغ موجود در این حساب نیز جهت هزینه های کاملاً مشخصی صرف میشود.
نکات مرتبط با حساب تنخواه و فرآیند های پرداختی :
با توجه به مطالب فوق، حال می دانید که تنخواه گردان حسابداری چیست؟ و انواع تنخواه گردان در حسابداری به چه مواردی تقسیم می شوند، لذا در ادامه نظر شما را به چند نکته جلب می نماییم؛
- مبلغی که قرار است در اختیار تنخواه قرار بگیرد باید مورد تعیین و تشخیص هیأت مدیره قرار گرفته باشد و به یکباره پرداخت شود.
- احراز هوییت و احراز مسئولیت فرد مورد نظر برای بر عهده گرفتن مسئولیت تنخواه گردانی، باید مورد اثبات و صلاحیت قرار گرفته باشد.
- هرگونه پرداخت یا دریافت وجه به حساب تنخواه باید دارای رسیدی معتبر باشد.
- همه رسید ها و اسناد مرتبط با پرداخت در حساب تنخواه باید به خوبی نگهداری شوند و در مجموعه بایگانی مرتبط قرار بگیرند.
- تنخواه موظف است هزینه های پرداخت شده را با ارائه رسید و مدرک معتبر ثبت نماید.
- در صورت تمایل می توان چک یا سفته از تنخواه دار دریافت کرد.
در انتها این نکته قابل ذکر است که برخی از شرکت ها پس از پایان سال یا یک دوره مالی مشخص، حساب تنخواه را می بندند و برخی دیگر مانده حساب آن را به دوره بعدی انتقال می دهند.