تفاوت های بین حسابداری و دفترداری چیست؟

بسیاری از ما فکر می کنیم بین حسابداری و دفترداری تفاوتی وجود ندارد، در حالی که این دو معقوله کاملاً جدا از هم هستند و تفاوت های بین حسابداری و دفترداری بسیار فراوان است. این تفاوت ها بیشتر به وظیفه و فعالیت های این دو موضوع بازمی گردد. در حقیقت بخش دفترداری بیشتر به ثبت و نگهداری گزارش ها می پردازد، در حالی که حسابداری به این داده ها برای تجارت ما معنی می بخشد؛ از طرفی یک حسابدار می تواند دفتردار نیز باشد، اما عکس این قضیه صادق نیست، چرا که دفترداران مجوزهای لازم برای حسابداری را ندارند.

بسیاری از شرکت ها و سازمان های مختلف به دنبال آن هستند تا بدانند کدام یک از حسابدار یا دفتردار برای تجارت آنها مناسب است؛ در حقیقت این افراد به دنبال آن هستند تا بدانند کدام یک از معقوله های حسابداری و دفترداری می تواند نیازهای تجارت آنها را برطرف نماید.در ادامه تفاوت های بین حسابداری و دفترداری را بیان خواهیم کرد تا در نهایت با آگاهی نسبت به تفاوت های اصلی میان آنها، بهترین تصمیم برای استخدام هر یک از آنها اتخاذ کنید.

* تفاوت های بین حسابداری و دفترداری چیست؟

به منظور درک تفاوت های بین حسابداری و دفترداری چیست؟ ابتدا لازم است که برخی از وظایف آنها را برشماریم و نقش آنها در تجارت ها مورد ارزیابی قرار دهیم. دفترداری شامل ثبت فروش و دریافتها و پرداختهای جزئی مشتریان و پرسنل است، دفترداری معادل واژه (Bookkeeping) است، دفتردار تراکنش‌های مالی روزانه شرکت را ثبت می کند و به شرکت‌ها کمک می کنند تا بتوانند تمامی اطلاعات مالی کسب و کار خود را تحت کنترل داشته تصمیمات درستی در ارتباط با سرمایه گذاری و تامین مالی خود بگیرند؛ بدون وجود دفتردار کاربران خارجی که شامل افرادی مانند سرمایه گذاران و یا مؤسسات مالی و دولتی است به اطلاعات دقیق و قابل اطمینانی از عملکرد شرکت دست پیدا نخواهند کرد، در نتیجه تصمیمات استراتژیک و ارزیابی اهداف شرکت با خلل مواجه خواهد شد.

حسابداری بیشتر امری ذهنی است و مبتنی بر اطلاعاتی است که از بخش دفترداری تهیه و تدوین شده است. حسابداری و تیم مربوط به آن بیشتر با صاحبان مشاغل در ارتباط بوده و به آنها بینش مالی می دهند. فردی به نام بکر که استاد و رئیس دانشکده حسابداری در دانشگاه وایت واتر است، بیان می کند که دفترداری، سیستمی است که به تولید اطلاعات در مورد فعالیت های سازمان می پردازد، در حالی که حسابداری تبدیل داده ها و ارقام موجود به اطلاعات تجاری است.

* اهمیت حسابداری و دفترداری در مشاغل مختلف

ارزش قائل شدن به امور مالی در هر تجارتی یکی از مهم ترین عوامل موفقیت آن تجارت است، در صورتی که داده های مالی از صحت و دقت کافی برخوردار باشند، می توان از آنها به عنوان ابزاری برای اتخاذ تصمیم گیری های مهم استفاده کرد. در این جا به اهمیت حسابدار یا حسابداری در مجموعه های بزرگ می پردازیم.

همچنین با استفاده از این داده ها می توان دریافت که جریان وجه نقد در سیستم مالی شرکت ها چگونه است و آیا از سلامت لازم برخوردار است یا خیر. با رشد و توسعه مشاغل مختلف، تعداد مشتریان افزایش یافته و صاحبان مشاغل بیشتر درگیر فروشندگان و کارمندان می شوند و حجم انبوهی از امور مالی را باید مدیریت کنند که این امر بسیار دشوار بوده و از عهده آنها خارج است.

لذا در چنین موقعیتی صاحبان مشاغل باید تصمیم اتخاذ کنند که یک حسابدار یا دفتردار حرفه ای را برای رسیدگی به امور مالی انتخاب و استخدام کنند. حسابداران با رسیدگی و مدیریت مالی به صاحبان مشاغل کمک می کند تا امور مالی مختلف را سازماندهی کنند.

استخدام دفتردار یا حسابدار کاملاً به نیازهای صاحبان مشاغل بستگی دارد. وظایفی که حسابداران و دفترداران برعهده دارند، در برخی از فعالیت ها با هم همپوشانی داشته و در برخی مواقع کاملاً متفاوت از هم هستند، اما وجود هر دو بخش برای سازماندهی امور مالی تجارت ها و موفقیت آنها در بازار رقابتی الزامی است. به همین منظور لازم است که تعریف مختصری در مورد هر یک از موضوعات حسابداری، دفترداری و وظایفی که ارائه می دهند، بپردازیم.

* دفتردار چه کاری را انجام می دهد؟

از جمله تفاوت های بین حسابداری و دفترداری این است که دفترداری به تعبیر سنتی شامل ثبت سوابق مربوط به تمام پول هایی است که وارد تجارت شده است یا از آن خارج شده اند و دفترداران در حقیقت کلیه معاملات روزانه را به روشی آسان و قابل فهم ثبت می کنند، اما در حسابداری این اطلاعات به حسابداران شرکت ها کمک می کنند تا بتوانند وظایف خود را به راحتی انجام دهند.

در ادامه برخی از مهم ترین وظایف دفترداران را بیان خواهیم کرد:

- ثبت معاملات مالی

- ارسال بدهی و اعتبار

- تولید فاکتور

- مدیریت حقوق و دستمزد

- حفظ و نگهداری صورتحساب های مختلف در سازمان ها

* اصلی ترین وظایف دفتردار چیست؟

یکی از اصلی ترین وظایف دفتردار، حفظ دفتر اصلی از کلیه معاملات و ثبت های انجام شده است. در واقع این دفتر به نوعی سندی است که مبلغ حاصل از فروش و دریافت هزینه ها را ثبت می کند، به منظور ثبت آنی معاملات تجاری می توان از برگه های از پیش تنظیم شده استفاده کرد. دفتردار تنها وظیفه دارد تراکنش های مالی را در دفاتر حسابداری ثبت کند، اما وظیفه تجزیه و تحلیل این اطلاعات به عهده حسابدار می‌باشد. در واقع دفترداری قبل از فرآیند حسابداری است و دفترداران معمولا تحصیلات آکادمیک ندارند، اما برای حسابدار شدن باید حداقل مدرک کارشناسی داشته باشید.

همچنین نرم افزارهای حسابداری بسیاری وجود دارد که به کمک آنها می توان ثبت را در کوتاه ترین زمان و با دقت و صحت بالاتری به انجام رساند.توانایی استفاده از چنین نرم افزارهایی، در حال حاضر یکی از ضرورت های اصلی در دفترداری به حساب می آید. بنابراین این امر از دیگر تفاوت های بین حسابداری و دفترداری است. تمام خرید و فروش انجام شده در مشاغل باید در دفتر اصلی ثبت شوند. در برخی از مواقع همچنین ثبت معاملات به وجود مستندات نیاز دارد که در هنگام ثبت باید به این نکته نیز توجه داشت، به چنین مستنداتی اسناد پشتیبانی گفته می شود.

یکی دیگر از تفاوت های بین حسابداری و دفترداری این است که هیچ گونه الزامی در رابطه با تحصیلات در زمینه دفترداری وجود ندارد و تنها لازم است که با اصطلاحات مالی آشنا بوده و تلاش خود را برای ثبت داده ها به صورت دقیق به کار گیرید در حالی که این امر در حسابداری صادق نیست. به طور کلی فعالیت های دفتردار توسط حسابدار یا صاحبان مشاغل کوچک نظارت می شود. همواره باید توجه داشت که دفتردار، حسابدار نیست و نباید تحت عنوان حسابدار شناخته شود.

* حسابداران چه خدماتی را ارائه می دهند؟

کار حسابدار این است که، اطلاعات مالی ثبت شده توسط دفتردار را تجزیه و تحلیل می کند و اطلاعات مالی لازم را به صاحبان مشاغل انتقال می دهد و مشاوره های لازم در زمینه ی تجارت را به آنها ارائه می کند. صاحبان مشاغل نیز می توانند با استفاده از مشاوره های حسابدار و اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل داده ها، تصمیمات لازم را برای تحقق اهداف تجارت اتخاذ کنند.

* برخی از مهم ترین فعالیت های حسابداران عبارتند از:

- ارزیابی و تحلیل داده ها

- تهیه گزارش ها

- انجام حسابرسی و تهیه سوابق گزارشگری مالی مانند اظهارنامه های مالیاتی، صورت حساب های درآمدی و ترازنامه

- ارائه ی اطلاعات برای پیش بینی ها و روندهای تجاری و فرصت های رشد

- کمک به صاحبان مشاغل در درک تاثیر تصمیمات مالی در موفقیت تجارت ها

- تنظیم داده ها در ورودی های مختلف

* پایه نقدی و پایه تعهدی:

حسابداری نقدی و تعهدی به صورت زیر تعریف می شوند.

- حسابداری نقدی:

به ثبت تراکنش ها فقط در زمانی که پول نقد دریافت و یا پرداخت می گردد، حسابداری نقدی می گویند.

- حسابداری تعهدی:

به ثبت تراکنش ها فقط زمانی که تراکنش انجام می شود، حسابداری تعهدی می گویند، حتی اگر پول نقد، دریافت و یا پرداخت نشود.

نویسنده ای به نام جان تریسی در کتاب خود به نام حسابداری برای آدمک ها نوشته است: حسابداران دیدگاه وسیعی را به دست می آورند. تریسی در ادامه توضیح می دهد حسابداران با درکی که از داده های مالی دارند به خوبی در می یابند که کدام یک از مبالغ فروش خالص یا ناخالص را باید ثبت کنند.

همچنین این حسابداران هستند که تصمیم می گیرند چگونه معاملات مالی صورت گیرند و چه نکاتی باید در قراردادهای مالی ذکر شود. این امر از دیگر تفاوت های بین حسابداری و دفترداری به حساب می آید.

از فعالیت های دیگری که برعهده ی حسابداران است، تهیه گزارش هایی در رابطه با جنبه های کلیدی امور مالی است که داده های حاصل از چنین گزارش هایی تصویر کاملی از وضعیت مالی یک تجارت را ارائه می دهد. با استفاده از این گزارش ها می توان تصمیم های لازم برای تغییر وضعیت مالی شرکت ها را گرفت.

* کدام یک از حسابدار یا دفتردار برای تجارت ما مناسب است؟

حال که با تفاوت های بین حسابداری و دفترداری آشنا شدیم، نوبت آن است که در مورد تصمیم برای استخدام دفتردار یا حسابدار فکر کنیم. همانطور که مطرح شد، حسابداران وظایف مختلفی از جمله تهیه برخی از اظهارنامه های مالی را برعهده دارند. حسابدارانی تحت عنوان حسابداران عمومی نیز وجود دارند که به اصطلاح به آنها حسابداران CAP گفته می شود. باید توجه داشت بین حسابداران عادی و CPA ها تفاوت های اصلی وجود دارد، اگرچه هر دو گروه می توانند اظهارنامه های مالیاتی را تهیه و تنظیم کنند.

حسابداران CPA از گواهینامه ها و مجوزهای بیشتری نسبت به حسابداران معمولی برخوردار هستند. همچنین این افراد می توانند تیم های حسابداری را رهبری کنند یا سرپرستی حسابداران دیگر را برعهده بگیرند، این امر یکی دیگر از تفاوت های بین حسابداری و دفترداری است. همانطور که مطرح شد، حسابداران خود به تنهایی وظیفه ثبت معاملات را نیز برعهده دارند. بنابراین چنانچه حسابدار ما چنین وظایفی را به انجام می رساند، نیازی به استخدام دفتردار و صرف هزینه های اضافی نخواهید داشت.

* استخدام حسابدار یا دفتردار، کدام یک بهتر است؟

دانستن زمان مناسب برای استخدام حسابدار یا متخصص حسابداری، بسیار دشوار است. بسیاری از مشاغل کوچک از حسابداران به عنوان مشاوران متخصص کمک می گیرند، با این حال تفاوت های بسیاری در مورد وظایف حسابداران در مشاغل مختلف وجود دارد.

برای مثال برخی از مشاغل کوچک از نرم افزارهای حسابداری برای ثبت معاملات و انجام امور دفترداری استفاده می کنند و در ادامه به منظور بررسی بیشتر داده های حاصل را به صورت هفتگی، ماهانه یا سه ماهه به حسابداران ارائه می دهد و از آنها در رابطه با امور مالی مشورت می گیرند. در برخی از موارد استخدام حسابدار یا دفتردار با توجه به تفاوت های بین حسابداری و دفترداری برای یک کسب و کار لازم است. بنابراین به منظور استخدام این افراد گواهینامه ها و تجربه کاری آنها را مورد بررسی قرار داده و در می یابید که این افراد شرایط لازم برای کار در تجارت شما را دارا هستند یا خیر.

* استخدام دفتردار

کسانی که به دنبال استخدام دفتردار معتبر هستند، ابتدا باید تصمیم بگیرند که قصد دارند که دفتردار را به طور تمام وقت یا پاره وقت استخدام کنند.در صورتی که تجارت و کسب و کار ما به اندازه کافی بزرگ است که توانایی پرداخت هزینه های مربوط به دفتردار را داشته باشیم، استخدام او به صورت تمام وقت می تواند به نفع تجارت ما باشد.

در نظر داشته باشیم که استخدام دفتردار به تحقیقات بیشتری نسبت به استخدام حسابدار نیاز دارد و این یکی دیگر از تفاوت های بین حسابداری و دفترداری است. دلیل این امر نیز آن است که دفترداران برخلاف حسابداران گواهینامه های مختلفی ندارند و لازم است که در زمینه دفترداری تجربه داشته باشند.

* استخدام حسابدار

دلیل آنکه افرادی به دنبال استخدام حسابدار حرفه ای هستند، به خاطر این است که در کسب و کارشان پیشرفت کرده اند و رسیدگی به امور مالی مختلف برای آنها دشوار تر شده است. برخی از این امور مالی که از پیچیدگی های بسیار برخوردارند عبارتند از:  مدیریت امور مالیاتی، مدیریت جریانهای چندگانه درآمد، مدیریت سرمایه گذاران خارجی و مواردی دیگر.

استخدام حسابدار حرفه ای با توجه به تفاوت های بین حسابداری و دفترداری می تواند مانع از اتلاف وقت شده و به صاحبان مشاغل کمک کند تا علاوه بر مواردی که ذکر شد، فعالیت های دیگری مانند: مدیریت امور مربوط به حقوق و دستمزد، پرونده های مالیاتی و اظهارنامه های مربوط به آن و دیگر مواردی از این نوع را بررسی کرده و مسائل مربوط به آنها را حل و فصل نمایند.

به منظور استخدام حسابدار مناسب می توانیم از همکاران خود یا دوستانمان در صنعتی که در آن مشغول به کار هستیم، کمک خواسته و با آنها در این زمینه مشورت کنیم. همچنین می توانیم از انجمن های حسابداری معتبر موجود در شهر خود کمک خواسته و فردی مناسب را برای رسیدگی به امور مالی خود انتخاب کنیم.

به طور خلاصه تفاوت های دفترداری و حسابداری عبارتند از:

- گذراندن چند دوره حسابداری و توسعه درک پایه ای از حسابداری، برای دفترداری کافی است.

- حسابدار ها برای کسب تمامی مراحل حسابداری واجد شرایط هستند، در حالی که دفتردار ها فقط صلاحیت ثبت مبادلات مالی را دارند.

- برای اطمینان از صحت و دقت، حسابداران اغلب به عنوان مشاوران دفتردار ها عمل می کنند و فعالیت آنها را مورد بررسی قرار می دهند.

- دفتردارها مبادلات مالی را ثبت و طبقه بندی می کنند و زمینه را برای حسابداران مهیا می سازند که به تجزیه و تحلیل داده های مالی بپردازند.

* نکته پایانی در مورد تفاوت های بین حسابداری و دفترداری

در نهایت باید گفت هرچند تفاوت هایی بین حسابداری و دفترداری وجود دارد اما می توان بیان کرد که وظایف دفترداری در حیطه کاری حسابداران نیز قرار می گیرد. در صورتی که تجارت و کسب و کار ما گسترش یافته و نیاز داریم که معاملات تجاری مختلف را به صورت ثبت کنیم، بهتر است از خدمات دفتردار بهره گیریم. از طرف دیگر در صورتی که کسب و کار ما کوچک و نوپا است، خود به تنهایی می توانیم وظیفه ی ثبت معاملات را برعهده گرفته و از یک حسابدار حرفه ای بخواهیم تا بر فعالیت های ما نظارت کند.