تراز آزمایشی به عنوان یکی از مفاهیم حسابداری کاربرد زیادی در دنیای حسابداری داشته و با ترازنامه تفاوت هایی دارد.دنیای حسابداری از مفاهیم گسترده ای تشکیل شده است که یکی از این مفاهیم تراز آزمایشی است که کاربرد بسزایی در حسابداری و مدیریت امور مالی دارد.
نکته قابل ذکر این است که تراز آزمایشی جزء صورت های مالی نیست برای درک بهتر تراز آزمایشی تعریفی از صورت های مالی را برای شما در ادامه بیان می کنیم تا قادر به تفکیک این دو از هم بشوید و بعد از آن به تعریف و توضیح کامل تراز آزمایشی و کاربرد و تفاوت آن با تراز نامه می پردازیم.
تعریف صورت های مالی :
در واقع نتیجه و جمع بندی کلیه فعالیت های اقتصادی یک بنگاه یا شرکت توسط صورت های مالی ارائه می شود. صورت های مالی وضعیت شرکت را منعکس می کند و مبنای تصمیم گیری برای ادامه روند کاری و یا تغییر در آن را به کارفرمایان می دهد.بر همین اساس این صورت ها باید طبق اصول حسابداری و بر پایه حقایق و واقعیت تهیه شوند تا به صورت کاملا واقعی و دقیق وضعیت شرکت را در پایان دوره مالی نمایان نمایند و مبنای درستی برای تصمیم گیری باشند.
انواع صورت های مالی :
- صورت سود و زیان
- صورت سود و زیان جامع
- صورت جریان وجوه نقد
ترازنامه
شاید با شنیدن نام ترازنامه آن را با تراز آزمایشی اشتباه بگیرید در حالی که ترازنامه جزء صورت های مالی است و با تراز آزمایشی تفاوت دارد برای درک بهتر این تفاوت با ما همراه باشید.
هدف صورت های مالی
هدف صورت های مالی ارائه اطلاعاتی تلخیص و طبقه بندی شده درباره وضعیت ، هدف صورت های مالی برای طیفی گسترده مالی ، عملکرد مالی و انعطاف پذیری مالی واحد تجاری است که از استفاده کنندگان صورت های مالی در اتخاذ تصمیمات اقتصادی مفید واقع شود.صورت های مالی همچنین نتایج ایفای وظیفه مباشرت مدیریت یا حساب دهی آنها را در اختیارشان قرار گرفته است، نشان می دهد.
به منظور دستیابی در قبال منابعی که به این هدف، در صورت های مالی یک واحد تجاری اطلاعاتی درباره موارد زیر ارائه می شود :
- دارایی ها
- دهی ها
- حقوق صاحبان سرمایه
- درآمدها
- هزینه ها
- جریان های نقدی
این اطلاعات، همراه با سایر اطلاعات مندرج در یادداشت های توضیحی استفاده کنندگان صورت های مالی را در پیش بینی جریان های نقدی آتی واحد تجاری و خصوصا در زمان بندی و اطمینان از توانایی آن در ایجاد وجه نقد کمک می کند.
مفهوم تراز آزمایشی :
تراز آزمایشی را می توان جزء گزارشات حسابداری در نظر گرفت اما در دسته صورت های مالی قرار نمی گیرد.. چرا که صورت های مالی در واقع گزارشاتی نهایی شده و کاملا مشخص هستند که مبنای تصمیمی گیری کارفرمایان می باشند.ولی تراز آزمایشی به عنوان یک گزارش حسابداری است که وظیفه آن اثبات درستی و صحت ثبت اسناد و دفاتر است. درواقع برای توازن مانده حساب های دفتر کل، نام این حساب ها و مانده آنها در تراز آزمایشی ثبت می شود و در تراز آزمایشی توازن این مانده حساب ها مورد بررسی قرار می گیرد.
اگر بر اساس خروجی تراز آزمایشی مانده حساب های دفتر کل توازن داشت در نتیجه اطلاعات موجود در دفتر کل قابل اعتماد و مبنای تهیه صورت های مالی و تصمیم گیری خواهد بود. ولی در صورتی که تراز آزمایشی عدم هماهنگی و توازن مانده حساب های دفتر کل را نشان بدهد نمی توان دفتر کل را مبنای تهیه صورت های مالی قرار دارد.
مفهوم تراز نامه و تفاوت آن با تراز آزمایشی
تراز نامه با تراز آزمایشی متفاوت است تراز نامه در واقع از جمله صورت های مالی است که از اهمیت بالایی برخوردار است و نمایانگر وضعیت مالی یک شرکت در پایان سال مالی است. ترازنامه در دو شکل وجود دارد تراز نامه حسابی و تراز نامه گزارشی.تفاوت تراز نامه و تراز آزمایشی در این است که در تراز آزمایشی همانطور که ذکر کردیم هم حساب های دائم و هم حساب های موقت ثبت می شود در حالی که ترازنامه یک صورت مالی است که مانده حساب های دائمی را ارائه می دهد. تراز نامه در انتهای دوره مالی تهیه می شود در صورتی که تراز آزمایشی در پایان هر ماه قابل ارائه است.
در واقع هدف از تراز آزمایشی کنترل توازن مانده حساب های دفتر کل است که به صورت ماهانه این گزارش قابل ارائه است. در حالی که هدف از ترازنامه بررسی وضعیت مالی یک بنگاه و شرکت در پایان دوره مالی است که می تواند برای تصمیم گیری مدیران یک پایه و مبنا باشد.
اجزای تشکیل‌دهنده ترازنامه
هر ترازنامه‌ای فارغ از شکل گزارشی یا حسابی آن، باید شامل اطلاعات زیر باشد:
۱- عنوان:
عنوان ترازنامه شامل سه سطر جداگانه به شکل زیر است:
نام کامل واحد اقتصادی: که در ردیف اول عنوان نوشته می شود.
نام گزارش یا صورت حساب مالی : نام این گزارش “ترازنامه” می باشد و در دومین سطر عنوان، ذکر می شود.
تاریخ گزارش :در سطر سوم عنوان، تاریخ آخرین روزی که این گزارش نمایش می دهد، ذکر می شود. این مورد باید به تاریخ خاصی اشاره داشته باشد و نه به دوره زمانی خاصی.
۲- واحد اندازه‌گیری:
واحد اندازه گیری استفاده شده جهت ثبت رویدادهای مالی، باید در ترازنامه تهیه شده نمایش داده شود. این واحد در حال حاضر در ایران ریال می باشد و در کشورهای دیگر با توجه به واحد پولی آن کشور، واحد اندازه گیری متفاوت می باشد.
۳- بخش حساب‌ها:
در این قسمت از ترازنامه مانده هر یک از حساب‌های مربوط به گروه دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام نمایش داده می‌شود.در صورتی که ترازنامه به شکل حساب تهیه شده باشد، در سمت راست آن ابتدا دارایی‌ها و در سمت چپ آن، در قسمت بالا، ابتدا بدهی‌ها و در زیر آنها حقوق صاحبان سهام نمایش داده می‌شود. در صورتی که ترازنامه به شکل گزارش تهیه شده باشد ابتدا دارایی‌ها نمایش داده می‌شوند، بعد از آن حساب بدهی‌ها در زیر دارایی‌ها نمایش داده می‌شود و در نهایت حقوق صاحبان سهام آورده می‌شود.
نکته: در بخش دارایی‌ها ابتدا دارایی‌های جاری و سپس دارایی‌های بلند مدت ذکر می‌شود و در بخش بدهی‌ها نیز ابتدا بدهی‌های جاری و سپس بدهی‌های بلند مدت ذکر می‌گردد.
۴- جمع حساب‌ها:
پس از وارد کردن اطلاعات در ترازنامه باید جمع نهایی هر ستون نوشته شود. در نوشتن جمع نهایی باید موارد زیر رعایت شود:
در ترازنامه به شکل حساب، جمع دوطرف ترازنامه همیشه باید با هم مساوی می باشند
در ترارنامه به شکل گزارش باید جمع بدهی ها و حقوق صاحبان سهام با جمع دارایی ها برابر باشد.
انواع مختلف تراز آزمایشی
انواع تراز آزمایشی در هر بنگاه و شرکت تهیه و ارائه می شود که با توجه به کاربرد آن و نظر حسابدار قابل تهیه است. از انواع آن می توان به تراز آزمایشی دو ستونی، تراز آزمایشی چهارستونی، تراز آزمایشی شش ستونی، تراز آزمایشی هشت ستونی، اشاره کرد که مهمترین نمونه های تراز آزمایشی می باشد. در ادامه به توضیح این تراز آزمایشی ها می پردازیم.
تراز آزمایشی دو ستونی
یکی از ترازهای آزمایشی ساده و پر کاربرد تراز آزمایشی دو ستونی است که یک ستون بدهکار و دیگر بستانکار است و کلیه مانده حساب های دفتر کل به این دو ستون منتقل می شود. در نهایت برابری و توازن این دو ستون بررسی می شود که باید توازن داشته باشند. البته ستون های دیگری نیز به تراز آزمایشی اضافه می شود که اطلاعات جانبی را ارائه می دهند و این دو ستون ستون های اصلی می باشد.
تراز آزمایشی چهار ستونی
تراز آزمایشی چهار ستونی از دو ستون بدهکار و بستانکار و دو ستون گردش حساب تشکیل شده است. اگر به ظاهر تراز آزمایشی چهار ستونی دقت نمایید خواهید دید که در هر سطر ستون بدهکار و بستانکار فقط یک ستون داری عدد است ولی در ستون های گردش حساب هر دو ستون در یک سطر می تواند دارای عدد باشد.
در این تراز آزمایشی نیز در صورت درست بودن اطلاعات دفتر کل باید توازن برقرار باشد یعنی مانده دو ستون گردش حساب باید برابر باشد و همچنین مانده دو ستون بدهکار و بستانکار نیز باید با هم برابر باشد. مزیت این تراز آزمایشی این است که می تواند اطلاعات دقیق تری را در اختیار کاربران قرار دهد و در تصمیم گیری ها کمک نماید.
تراز آزمایشی شش ستونی
تراز آزمایشی 6 ستونی دو ستون بیشتر نسبت به قبلی دارد و این دو ستون گردش حساب قبل از دوره را نمایش می دهد. در واقع علاوه بر داشتن دو ستون برای مانده بدهکار و بستانکار و دو ستون برای گردش حساب دوره مورد نظر، دو ستون نیز برای گردش حساب قبل از دوره مورد نظر در این تراز آزمایشی ارائه می شود.
فرض کنید قصد تهیه تراز آزمایشی 1 تا 30خرداد را دارید در تراز آزمایشی 6 ستونی دو ستون اول گردش حساب قبل از این دوره یعنی اول سال تا 1 خرداد را نمایش می دهد و دو ستون بعدی گردش حساب 1تا30خرداد را نمایش می دهد و در نهایت نیز دو ستون پایانی مانده بدهکار بستانکار را نمایش میدهد که باز هم باید مانده هر دو ستون باهم برابر باشند.
تراز آزمایشی هشت ستونی
در تراز آزمایشی هشت ستونی علاوه بر داشتن شش ستون قبلی که برایتان در تراز آزمایشی شش ستونی توضیح دادیم دو ستون دیگر نیز دارد. در این دو ستون مانده ابتدای دوره مالی ثبت می شود. این مانده در انتهای سال مالی و هنگام بستن حساب ها از دوره مالی سال قبل به دوره مالی سال جدید منتقل شده است. این تراز آزمایشی کامل ترین تراز آزمایشی است که از این جهت همه اطلاعات در آن وجود داشته و برای کاربران مفید تر است.
بررسی توازن یا عدم توازن در تراز آزمایشی
همانطور که گفتیم اصلی ترین ستون های تراز آزمایشی دو ستون بدهکار و بستانکار است که نام حساب و مانده آن در این دو ستون ثبت می شود.بعد از ثبت اطلاعات در این دو ستون در انتها جمع مقادیرثبت شده در ستون بدهکار باید با جمع مقادیر ثبت شده در ستون بستانکار برابر باشد و در واقع میان این دو توازن ایجاد شود .
در صورتی که جمع این دو ستون با یکدیگر برابر نباشد باید به دنبال علت این ناهماهنگی بود. این عدم توازن می تواند دلایلی مختلفی داشته باشد که باید بررسی شود، اولین بررسی این است که مانده حساب ها را با دفتر کل مقایسه کنید که اشتباه در ثبت و ورود این اطلاعات از دفتر کل به تراز آزمایشی وجود نداشته باشد.
بعد از تایید این مرحله اگر تمام حساب ها را به درستی از دفتر کل وارد کرده بودید بهتر است به بررسی دفتر کل بپردازید ممکن است هنگام انتقال مانده حساب ها از دفتر روزنامه به دفتر کل اشتباهی رخ داده باشد و یا یک ستون یا حساب هنگام انتقال حذف شده باشد.به طور کلی تراز آزمایشی که اصولا ماهانه تهیه می شود تمام ایراد ها و اشتباهات را نمایان کرده و با رفع انها این اشتباهات به پایان سال مالی منتقل نخواهد شد و در انتهای دوره مالی کار جمع بندی حساب ها و بستن صورت های مالی راحت تر خواهد بود.
