تصور دنیای بدون نظم، جایی که همه چیز آشفته است و هیچ کس نمی داند که چه چیزی می خواهد. جایی که پول و منابع از همه جهت ها بیرون می آیند بدون این که بدانیم چقدر صرف شده ؟ چقدر باقی مانده ؟ چنین شرایطی بسیار پایدار نخواهد بود. حالا تصور کنیم اگر این بی نظمی در محیط هتل اتفاق بیفتد؛ فعالیت های هتل طبق اصول و قانون اتفاق نمی افتد، کارکنان هتل نمی توانند حقوق خود را دریافت کنند، مهمانان چیزی را که برایش هزینه پرداخت نکنند، بهبود نخواهند داد، پول و سرمایه ناپدید خواهد شد و این شرایط، شرایط خوبی نخواهد بود
. در این شرایط هتل به یک حسابدار نیاز دارد تا به امور مالی و حساب و کتاب هتل بپردازد تا همه چیز نظم و قانون پیدا کند و در این شرایط است که حسابداری مناسب مدیریت هتل می باشد. قبل از این که متوجه شویم چه خدمات حسابداری می تواند برای مدیریت هتل انجام دهیم، ابتدا باید بدانیم که حسابداری چیست؟ و حسابدار کیست و حسابداران هتل چه کارهایی انجام می دهند.
حسابداری:
فن طبقه بندی، تلخیص، ثبت و نگهداری اطلاعات مالی و نشانگر ماهیت و وضعیت مالی دستگاه می باشد.
حسابدار:
در نظر بسیاری از مردم حسابدار فردی کاتب است که مسوولیت حساب و کتاب دارایی و اموال حجره داران را به عهده دارد . این عقیده شاید در زمان های دورتر صحیح به نظر می رسید درحالی که امروزه حسابدار کسی است که فن حسابداری را با طی مراحل علمی و در مراحل پیشرفته آن با کسب تجارب فراوان بدست می آورد و با گزارشهای مالی و مستمر خود مدیریت را در تصمیم گیری صحیح ، سریع و به موقع کمک شایانی می نماید.
حسابداری در هتل:
حسابداری مسئول جمع آوری، ثبت و نگهداری صورت حسابهای هر موسسه است و حسابداری هتل نیز موظف به انجام چنین امری است که صورت حسابها و مدارک لازم از قسمتهای مختلف هتل در حسابداری تمرکز یابد و مورد رسیدگی و کنترل قرار گیرد و در دفاتر مربوط عملی شود.
از اینجا می توان پی برد که کار حسابداری دارای اهمیت خاصی است و شایسته ی آن است که مورد توجه و دقت بیشتری قرار گیرد به خصوص در هتلهایی که با سیستم دستی کار می کنند و صورت حسابها با دست تنظیم می شوند، کار حسابداری حساس تر است و به کنترل دقیق تری نیاز دارد، یک حسابدار واقعا موفق در دنیای کسب و کار ویژگی های مشخصی دارد.
علم حسابداری دامنه ای بسيار وسيع دارد، و هر مؤسسه و واحد بازرگانی بر مبنای معاملات و مبادلات نقدی و جنسی خود، دارای دفاتر مخصوص حسابداری است. حسابداری مسئول جمع آوری، ثبت و نگهداری صورت حسابهای هر موسسه است و حسابداری هتل نيز موظف به انجام چنين امری است كه صورت حسابها و مدارك لازم از قسمتهای مختلف هتل در حسابداری تمركز یابد و مورد رسيدگی و كنترل قرار گيرد و در دفاتر مربوط عملی شود.
تفاوت حسابداری هتل با سایرارگان ها
حسابداری هتل با حسابداری شرکتها و مؤسسات، فرق زیادی دارد. آغاز کار حسابداری در هتل از همان لحظه ای است که مسافر وارد هتل می شود و رسپشنیست نام او را ثبت می کند و یک نسخه از آن را به حسابداری می دهد. به محض وصول این کارت به حسابداری ، صورت حسابی برای مسافر باز می شود و کلیه اقلام مصرفی مسافر ابتدا در صورت حساب خودش و بعد در صورت حساب کلی هتل ثبت می شود.
امور مالی و اداری و تجاری هر موسسه ای كه با عدد و رقم و خرید و فروش سروكار دارد، هرچند دارای نظام صحيح گردش كارهم باشد ، باز بی نياز از كنترل و رسيدگی نمی تواند باشد. از صحت هر محاسبه ای ، موقعی می توان اطمينان حاصل كرد كه مورد تأیيد حسابرس قرار گیرد به ویژه در امر هتلداری كه به طور دائم و مستمر، با خرید و مصرف انواع مواد غذایی و ارائه خدمات مختلف و حساب درآمد و هزینه های گوناگون ارتباط دارد .
به طور كلي برای آن كه امور مالی هتل به نحو مطلوب و منظمی انجام گيرد و كادر مدیریت هتل به درستی كار و اعمال پرسنل مربوط و ارقام و گزارشها و صورت حسابها و دفاتر حسابداری و انبار و سایر قسمتها ایمان داشته باشد و آینده ی هتل را، روشن و بی خدشه و اميد بخش مجسم كند، باید سيستم كنترل مداوم را در سرلوحه برنامه كار هتل قرار دهد و متوجه باشد كه غفلت در این امر، شالوده مالی هتل را دگرگون خواهد کرد و زیانی پيش خواهد آورد كه جبرانش بسيار مشكل ، و در مواقعی غير ممكن خواهد بود .موارد عدیده ای در امور مالی باید مورد رسيدگی مامور كنترل واقع شود
تمام دفاتر و مدارك باید مورد بررسی قرار گيرد تا اطمينان حاصل شود كه آنچه بابت مواد غذایی و خدمات به حساب گذاشته شده، با قيمتهای واقعی تطبيق می كند یا خير اگر كنترل به درستی انجام گرفته باشد، شيتها معتبر خواهد بود و می توان با اطمينان در دفاتر حسابداری ثبت كرد. به این ترتيب در دفاتر حسابداری نيز شبهه ای باقی نمی ماند، زیرا در صورتی كه ارقام صحيح به حسابداری برسد، دفاتر حسابداری نيز ترتيب صحيح و منظمی خواهد داشت وگرنه اگر مدارك و اسناد مورد عمل ، مخدوش و ناقص باشد، مسلماً ارقام دفاتر حسابداری نيز غير قابل اعتماد خواهد بود.
مسئولیت های کلیدی حسابداران هتل عبارتند از:
- تهیه ی یک مجموعه ی دقیق از حساب های پایان ماه
- مقایسه سود با دوره های پیشین و انجام پیش بینی برای دوره های آینده
- تهیه بودجه و برنامه ریزی کسب و کار
- بیانیه مالی و تولید ترازنامه
- اظهارات جریان نقدی
- کنترل حقوق و دستمزد
حسابداری هتل دفاتر مختلفی دارد که عبارت اند از:
- دفاتر معین
- دفتر صندوق
- دفتر روزنامه
- دفتر کل
- دفتر پانسیون
- دفتر انبار
دفاتر معین: شامل کلیه سر فصلهای ریز دفتر کل می شود.
دفتر صندوق: کلیه درآمدهای نقدی حاصل از کرایه اتاق، درآمد رستوران، درآمد تریا و هر پولی که بدست آید داخل این دفتر ثبت می شود، بدین ترتیب صندوق همیشه به صاحب مؤسسه یا هتل بدهکار است.
کلیه ی دریافتی صندوق، روزانه در ستون بدهکار آن منعکس می شود و کلیه مبالغی که صندوق روزانه پرداخت نماید در ستون بستانکار دفتر صندوق منعکس می گردد و در پایان هر روز، پس از کسر ارقام ستون بستانکار از ارقام ستون بدهکار، موجودی صندوق معلوم می شود و صندوقدار موظف است این مبلغ را در ستون بدهکار روز بعد ثبت کند و در مقابل آن جمله ی موجودی روز قبل نوشته شود.
دفتر روزنامه: کلیه درآمد و مخارج نقدی و عملیات انتقالی و نسیه در دفتر روزنامه ثبت می شود.
- :دفتر کل
کلیه معاملات هتل از قبیل نقدی و انتقالی بدهی دارایی، سرمایه، موجودی صندوق، موجودی در بانک و موجودی اثاثیه در این دفتر ثبت می شود و بدین ترتیب تمام اتکای یک موسسه از نظر بررسی وضع مالی و دارایی به دفتر کل است، دفتر کل به ترتیب سر فصل باز می شود:
الف ) صندوق؛
ب ) بانک؛
ج ) موجودی اثاثیه و غیره.
رئیس حسابداری هتل به محض باز کردن دفتر کل می تواند بفهمد که مثلاً در شش ماهه اول سال هتل ، چقدر خرج و چه مبلغ هزینه داشته و درحال حاضر به کدام مؤسسه بدهکار و از چه کسی طلبکار است.
- دفتر پانسیون:
دفتری که برای باز کردن حساب به نام مسافر مورد استفاده قرار می گیرد و به ترتیب اتاق نوشته می شود،دفتر پاسیون است. مثلاً چنانچه مسافری اتاق 122 را گرفت، پس از آن که رسپشنیست کارت ورود را به حسابداری داد، حسابی به نام آن مسافر در دفتر پانسیون باز می شود و کلیه مخارج او در آن حساب ثبت می شود، ضمناً در صورت حساب وی هم جداگانه منعکس می گردد، پانسیون موظف است یک صورتحساب هم برای خود پانسیون داشته باشد، بنابراین عملیات مربوط به مخارج مسافر در سه قسمت ثبت می شود:
الف ) صورت حساب خود مسافرکه در دو نسخه است و یک نسخه آن در هتل نگهداری می شود؛
ب ) صورتحساب بزرگ هتل؛
ج ) دفتر پانسیون
- :دفتر انبار
مهمترین قسمت در یک هتل انبار است، مدیر هتل باید در تعیین و انتخاب انباردار نهایت دقت را به کار برده و شخص مطلعی را برای احراز این سمت برگزیند. برای گردش کار انبار، سه نفر با یکدیگر همکاری دارند:1-صندوقدار؛ 2-مأمور خرید؛ 3-انباردار.
Night Auditor نایت ادیتور
نایت ادیتور برای كار شب در هتل استخدام می شود .كار او این است که رسيدگی كند تا گزارشهای قسمتهای مختلف هتل كه به حسابداری داده شده، دقيق و صحيح و بدون اشتباه باشد و اطمينان حاصل شود كه در هيچ كدام از گزارشها و در مجموع آنها خلاف و خدشه ای وجود ندارد.
ماشين های حساب را می گيرد و با قيد Report استفاده می شود NCR نایت ادیتور درهتل هایی كه از سيستم ماشين های مسؤوليّت، حساب ماشينها را صفر می كند. نایت ادیتور (نوار ژورنا ل ) یعنی نوار اصلی ماشين های حساب را كه تمام ارقام عمليات صندوقدارها در آن ثبت شده، پس از صفر كردن حساب ماشين، برداشته و نوار نو داخل ماشين قرار می دهد.
تشكيلات حسابداری، باید به قدری منظم و مرتب باشد كه بتواند هر نوع آماری را در هر زمانی به مدیریت هتل ارائه دهد. این آمارها ، در تصميم گيری و تعيين خطوط و شيوه های كار آينده كادر مدیریت كمك مؤثری محسوب می شود و با توجه به مقایسه درآمدها و هزینه ها می توانند از چگونگی و كنه جریان كار آگاه شوند و تصميماتی اتخاذ نمایند. مثلاً اگر قسمت رستوران، ضرر بدهد، در صدد چاره اندیشی برآیند و به طریقی جلوی ضرر را بگيرند و اگر سودآور بوده است،
به نتيجه فعاليت خود پی ببرند و به كوشش خود بيافزایند واگر مخارجی زاید تشخيص داده شود، باید جلوگيری كرد و تا حد امكان به صرفه جویی پرداخت. البته بعضی از اقلام هزینه ها، از قبيل مبل و صندلی و دستگاههای سرد كننده و وسایل لباسشویی و نظایر این ها از مخارجی است كه جزو دارایی و سرمایه هتل محسوب می شود و با هزینه های مصرفی روزمره، امثال سبزی و گوشت ونان و مواد خوراكی یا تنظيف و غيره تفاوت دارد.
هزینه هایی كه برای خرید مواد به مصرف می رسد و پس از فروش، درآمدی عاید هتل می گردد باید ادامه یابد، ولی مخارج ساختمانی در صورتی كه اتاقها فروش و درآمدی ندارد باعث ركود سرمایه یا استهلاك تدریجی خواهد شد.
دفتر كل:
دفتری است كه كليه معاملات هتل از قبيل نقدی و انتقالی بدهی دارایی، سرمایه، موجودی صندوق، موجودی در بانك و موجودی اثاثيه در آن ثبت می شود و بدین ترتيب تمام اتكای یك موسسه از نظر بررسی وضع مالی و دارایی به دفتر كل است، دفتر كل به ترتيب سر فصل باز می شود:
١) صندوق؛
٢) بانك؛
٣) موجودی اثاثيه و غيره
رئيس حسابداری هتل به مجرّد باز كردن دفتر كل می تواند بفهمد كه مثلاً در شش ماه اول سال هتل ، چقدر خرج و چه مبلغ هزینه داشته و درحال حاضر به كدام مؤسسه بدهكار و از چه كسی طلبكار است.
دفتر پانسيون:
دفتری است كه برای باز كردن حساب به نام مسافر مورد استفاده قرار می گيرد و به ترتيب اتاق نوشته می شود، مثلاً چنانچه مسافری اتاق ١٢٢ را گرفت، پس از آن كه رسپشنيست كارت ورود را به حسابداری داد، حسابی به نام آن مسافر در دفتر پانسيون باز می شود و كليه مخارج او در آن حساب ثبت می شود، ضمناً در صورتحساب وی هم جداگانه منعكس می گردد، پانسيون موظف است یك صورتحساب هم برای خود پانسيون داشته باشد، بنابراین عمليات مربوط به مخارج مسافر در سه قسمت ثبت می شود:
١) صورت حساب خود مسافركه در دو نسخه است و یك نسخه آن در هتل نگهداری می شود؛
٢) صورتحساب بزرگ هتل؛
٣) دفتر پانسيون.
روزی كه مسافر قصد خروج را داشته باشد ، هنگامی كه ورقه خروج از رسپشن به حسابداری رسيد، حسابداری صورتحساب مسافر را جمع می زند و به قسمت رسپشن می فرستد تا وجه را دریافت نماید و پس از دریافت وجه، آن را تحویل صندوق دار می دهد تا در ستون درآمد روزانه صندوق ثبت نماید.
دفتر انبار:
مهمترین قسمت در یك هتل انبار است، مدیر هتل باید در تعيين و انتخاب انباردار نهایت دقت را به كار برده و شخص مطلعی را برای احراز این سمت برگزیند. برای گردش كار انبار، سه نفر با یكدیگر همكاری دارند:
١) صندوقدار؛
٢) مأمور خرید؛
٣) انباردار
صندوقدار:
شخصی است كه كليه درآمد و هزینه روزانه هتل را در دفتر صندوق ثبت می كنند و قبلا شرح آن داده شده.
مأمور خرید:
شخصی است كه احتياجات روزانه هتل را از خارج تهيه می كند برای این كه كار مأمور خرید آسان شود، صندوقدار مبلغی وجه در اختيار او می گذارد تا پس از ارائه فاكتورهای خرید، تصفيه حساب كند.برای انجام این كار، یك حساب در دفتر كل باز می شود به نام (تنخواه گردان پرداختی هتل ) این حساب از این جهت باز می شود كه مأمور خرید مجبور نباشد هر روز چند بار برای دریافت پول به صندوق مراجعه كند و در نتيجه از اتلاف وقت جلوگيری می شود.
انبار دار:
همانطور كه قبلا گفته شد، قسمت مهم و اساسی هتل، انبار و انبارداری است، لذا انباردار هتل باید بصير و مجرب و در كار خود متخصص باشد. انباردار در وهله ی اول شروع به كار می كند، باید یك دفتر اساسی به نام دفتر انبار تهيه كند و برای ثبت تمام اجناس موجود در هتل، مثل حساب گوشت، روغن، برنج و غيره، یك صفحه اختصاص دهد .
موقعی كه مأمور خرید، جنسی می خرد و آن را تحویل انبار می دهد، انباردار موظف است بعد از دیدن جنس، قبضی به نام قبض انبار جهت او صادر كند و كليه اقلامی كه خریداری شده به تفكيك در دفتر انبار ثبت نماید . مثلاً چنانچه ۴٠٠ كيلو برنج ، ٣٠٠ كيلو روغن و غيره خریداری شده، در دفتر انبار باید در صفحه برنج و روغن، فاكتور ارائه شده ثبت شود و ميزان موجودی جدید را تعيين كند.
اجناسی را كه ممكن است فاسد شود (مثل گوشت، و كره و مر غ ) فوراً تحویل آشپزخانه یا سردخانه دهد .حتی چنانچه در یك روز بيست نوع جنس خریداری شود، انباردار موّظف است هر یك از آن اجناس را در ستون مخصوص به خود آنها ثبت كند تا در آخر هر روز موجودی هر یك از اجناس مشخص باشد . هر جنسی كه از انبار خارج می شود پس از صدور قبض حواله انبار، انباردار باید به تفكيك، هر یك از آنها را از ميزان موجودی كسر کند تا موجودی معلوم باشد.
البته در اغلب هتلها، مثلاً در قسمت تریا نيز دفتری مانند دفتر انبار دارند و اجناسی را كه از انبار تحویل می گيرند در آن ثبت می كنند و هر روز بعد از فروش، فاكتورهای موجود را در آخر شب در دفتر مزبور عمل می كنند و اجناس مصرف شده را از ميزان موجودی كسر می کنند. چنانچه معامله نقد یا نسيه باشد، از نظر دفتر موجودی تریا تفاوت نمی كند و در هر حال، اجناس مصرف شده را از دفتر كم می كنند، منتهی صورت حساب مسافرینی را كه جنسی را نسيه مصرف كرده اند، برای حسابداری ارسال می کنند تا در ستون مخصوص صورت حساب مسافر نمایند.