اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟

اتوماسیون اداری استفاده از فرآیندها و فناوری‌های مختلف برای خودکارسازی 5 مؤلفه که شامل ورودی، پردازش، ارسال، گزارش و بایگانی فعالیت‎‌های تجاری است. یکی از رایج‌ترین سیستم‌های اتوماسیون اداری، برنامه‌ریزی منابع سازمانی است که به دفاتر اجازه می‌دهد تا وظایف خود را برای مدیریت فرآیندهای اداری ساده و خودکار کنند. برای اینکه درک بهتری نسبت به عملکرد اتوماسیون اداری تحت وب داشته باشید، لازم است ادامه مطلب را دنبال کنید تا بتوانید از محتوای مفید این مقاله بهره‌مند شوید.

اجزای کلیدی در سیستم اتوماسیون وظایف اداری

به طور کلی در سیستم اتوماسیون اداری هر جنبه‌ای از کار اداری را می‌توان به 5 دسته در سازمان‌ها و صنایع مختلف تعمیم داد.

1. ورود اطلاعات

اولین گام در یک رویه اداری، دریافت اطلاعات یا وارد کردن آن در یک سیستم است. نمونه‌هایی از این موارد می‌توانند این باشند که مشتری سفارشی را ارسال کند که شرکت از طریق تلفن، فرم درخواست را دریافت ‌کند و آن را به صورت الکترونیکی مورد بررسی قرار ‌دهد.

2. پردازش داده‌ها

پردازش، مستلزم قوانینی است که برای اصلاح یا قالب بندی داده‌ها اعمال می شود. به عنوان مثال در بررسی سفارش مشتری، پس از دریافت سفارش، اطلاعات برای اطمینان از صحت و همچنین در صورت داشتن محصولات و خدمات، اعتبارسنجی می‌شوند.

3. انتقال داده‌ها

انتقال داده عبارت است از ارسال داده‌ها از یک سازمان به سازمان دیگر. پس از بررسی اعتبار سفارش مشتری، می‌توان آن را ارسال کرد تا از تحویل محصول اطمینان حاصل کند.

4. گزارش دهی

جمع آوری داده‌ها در سیستم اتوماسیون اداری، یک گام اساسی برای مدیریت یک دفتر است، این امکان را می‌دهد تا اطلاعات موقت درباره دوره‌های مختلف یا بلادرنگ در مورد سلامت یا توانایی یک سازمان را دریافت کنید.

5. تحلیل داده‌ها

یک مدیر ممکن است پس از بررسی گزارش خود متوجه شود که از هدف خود در فروش محصولات خارج شده است، اینجاست که به تحلیل و بررسی داده‌ها و اطلاعات خود می‌پردازد.

عملکرد سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری،سیستمی است که برای افزایش بهره‌وری کارکنان و افزایش ارتباطات در محیط کار طراحی شده‌ است. آن‌ها برای ساده‌سازی وظایف مختلف اداری ایجاد شده‌اند و مجموعه‌ای از ابزارها و فناوری‌ها را برای تسهیل عملیات روزمره ارائه می‌کنند. سیستم‌های اتوماسیون اداری  همچنین به عنوان سیستم‌های اطلاعات اداری شناخته می‌شوند، سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه هستند که هدف اصلی آنها تسهیل ارتباطات شفاهی و نوشتاری است. چنین سیستمی مجموعه ای از ابزارهایی است که اطلاعات را بین تک تک کارمندان و نهادهای تجاری، چه در داخل و چه در خارج از سازمان جمع آوری، پردازش، ذخیره، بازیابی و انتشار می‌دهد.

به یک روز معمولی در یک محیط اداری فکر کنید. نیاز به ایجاد اسناد، مدیریت ایمیل‌ها، راه اندازی جلسات و مدیریت مسئولیت‌های اداری وجود دارد. اگر این کارها به صورت دستی انجام شوند، می‌توانند زمان بر و مستعد خطا شوند، و دقیقاً زمانی است که سیستم‌های اتوماسیون اداری وارد عمل می‌شوند تا زندگی ما را راحت‌تر کنند. سیستم اتوماسیون اداری مجموعه ای جامع از راه حل‌های نرم افزاری و سخت افزاری است که اطلاعات را جمع آوری، پردازش، ذخیره، بازیابی و توزیع می‌کند. هدف آنها تسهیل ارتباطات کارآمد بین کارمندان، تیم‌ها و نهادهای تجاری داخلی و خارجی است.

ویژگی‌های اصلی در سیستم‌های اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری طیف گسترده‌ای از برنامه‌های کاربردی نرم افزاری و دستگاه‌های سخت افزاری را در بر می‌گیرد که به خودکارسازی و بهینه‌سازی فعالیت‌های اداری معمول کمک می‌کند. هدف این سیستم‌ها از بین بردن افزونگی، به حداقل رساندن دامنه خطاها و بالا بردن بهره وری کلی است. در اینجا، ما برخی از مؤلفه‌ها و ویژگی‌های ضروری اتوماسیون اداری تحت وب را بیان می‌کنیم.

• واژه پردازی

پردازشگرهای کلمه در هسته این اتوماسیون قرار دارند و به کاربران اجازه می‌دهند اسناد را به صورت دیجیتالی ایجاد، ویرایش، قالب بندی و ذخیره کنند. نرم افزارهای محبوب مانند Microsoft Word و Google Docs در این دسته قرار می‌گیرند که همکاری و اشتراک گذاری اسناد را در یک تیم آسان‌تر می‌کند.

• مدیریت ایمیل

سیستم اتوماسیون اداری شامل نرم‌افزارهای ایمیل مانند Microsoft Outlook است که به ارسال، دریافت و سازماندهی کارآمد ایمیل ها کمک می‌کند. با ساده‌سازی ارتباطات، پیام‌های مهم را از گم شدن در این چند وجه ایمن می‌کند.

• صفحات گسترده

مدیریت داده‌ها و انجام محاسبات با ابزارهایی مانند Microsoft Excel و Google sheets به طور قابل توجهی آسان‌تر می‌شود. این نرم‌افزار کاربران را قادر می‌سازد تا داده ها را دستکاری کنند، گزارش ایجاد کنند و تصمیمات مبتنی بر داده را بگیرند.

• برنامه‌ریزی و مدیریت تقویم

سیستم‌های اتوماسیون شامل برنامه‌های تقویمی هستند که به برنامه ریزی قرار ملاقات‌ها، جلسات و ضرب الاجل ها کمک می‌کنند. آنها یادآوری‌ها را ارسال می‌کنند و از احتمال از دست دادن رویدادهای مهم جلوگیری می‌کنند.

• مدیریت اسناد

اتوماسیون به سازماندهی و ذخیره سازی اسناد به صورت دیجیتالی کمک می کند و آنها را به راحتی قابل بازیابی می کند. این نیاز به کابینت فایل های بزرگ را از بین می برد و مدیریت نسخه اسناد را ساده می کند.

• مدیریت پایگاه داده

اهمیت پایگاه‌های داده در توانایی آنها برای ذخیره و مدیریت به حجم عظیمی از داده‌ها نهفته است. اتوماسیون سیستم‌های مدیریت پایگاه دادهرا ارائه می‌دهد که یکپارچگی و دسترسی به داده‌ها را تضمین می‌کند.

• ابزارهای همکاری

با سیستم اتوماسیون اداری، همکاری در زمان واقعی آسان می‌شود. ابزارهایی مانند Microsoft Teams، Slack یا Google Workspace به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا بدون توجه به موقعیت فیزیکی آنها، روی پروژه‌ها با هم کار کنند.

• ارتباطات و ویدئو کنفرانس

در دنیایی که به طور فزاینده جهانی شده است، این نرم‌افزار از ویدئو کنفرانس و ابزارهای ارتباطی مانند زوم یا اسکایپ پشتیبانی می‌کند و افراد و تیم‌ها را در سراسر جهان به هم متصل می‌کند.

اهمیت و مزایای سیستم‌های اتوماسیون اداری

این سیستم‌ها دارای طیف گسترده‌ای از مزایای هستند که می‌توانند تفاوت قابل توجهی در کارایی، بهره وری و دستاوردهای کلی سازمان ایجاد کنند. بیایید اهمیت و مزایای سیستم اتوماسیون اداری را بررسی کنیم.

• راندمان افزایش یافته

کارهای روزانه مانند ایجاد سند، مدیریت داده‌ها و ارتباطات ایمیلی را می‌توان به راحتی با OAS اجرا کرد. OAS یا اتوماسیون اداری فعالیت‌های شما را به صورت خودکار انجام می‌دهد و کارکنان را قادر می‌سازد تا بر روی سایر وظایف ارزشمند تمرکز کنند که در نهایت کارایی را بهبود می‌بخشد.

• کاهش خطاها

استفاده از اتوماسیون احتمال خطای انسانی را در زمینه‌های مختلف از جمله ورود داده‌ها، قالب بندی اسناد و محاسبات کاهش می‌دهد. این نرم‌افزار نقشی اساسی در حفظ و دقت داده‌ها ایفا می‌کند که برای تصمیم‌گیری آگاهانه ضروری است.

• صرفه‌جویی در زمان

با خودکار کردن کارهای تکراری، OAS در زمان با ارزش شما صرفه جویی می‌کند. زمان صرفه‌جویی شده را می‌توان برای هدایت ابتکارات استراتژیک، ترویج نوآوری و پرورش رشد سازمانی هدایت کرد.

• ارتباطات بهبود یافته

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب با ارائه ابزارهایی برای مدیریت ایمیل، ویدئو کنفرانس و همکاری، ارتباطات را افزایش می‌دهد. این کار را برای اعضای تیم آسان‌تر می‌کند که علیرغم جغرافیایشان، با هم کار کنند

• پشتیبانی کار از راه دور

OAS همکاری از راه دور را پشتیبانی می‌کند، به خصوص در دوره ای که کار از راه دور رایج‌تر می‌شود. کارمندان را قادر می‌سازد به منابع لازم دسترسی داشته باشند و از هر مکانی به طور یکپارچه ارتباط برقرار کنند.

• مزیت رقابتی

سازمان‌هایی که OAS را پذیرفته اند، مزیت رقابتی به دست می‌آورند. آنها توانایی تطبیق سریع با تغییرات بازار، تصمیم‌گیری سریع و پاسخگویی به نیازهای مشتری را با چابکی بیشتر دارند.

• اثرات زیست محیطی

دیجیتالی شدن با OAS نیاز به کاغذ و سایر منابع فیزیکی را کاهش می‌دهد و به محیط اداری سازگارتر با محیط زیست و پایداری کمک می‌کند.

چگونه سیستم اتوماسیون اداری بر رشد کسب و کار تأثیر می‌گذارد؟

اتوماسیون اداری و ابزارهای مختلف می‌تواند از جهات مختلف برای مشاغل مفید باشد، اما مهم‌ترین مزیت این نرم‌افزار این است که رویه‌های اداری موجود را بهینه می‌کند و به صرفه‌جویی در هزینه، زمان و تلاش‌های انسانی کمک می‌کند. اکنون، اجازه دهید به برخی از تاثیرات این نرم‌افزار در رشد کسب و کارها نگاهی بیاندازیم. برخی از انواع متداول ابزارهای اتوماسیون اداری عبارتند از: اتوماسیون فرآیند، نرم افزار تجاری، مدیریت داده، ارتباطات، کنترل‌های داخلی، اینترانت و مدیریت دانش.

1. به مدیریت دقیق داده‌ها کمک می‌کند: یکی از مهم‌ترین اجزای اتوماسیون، مدیریت داده‌ها است. مدیریت صحیح داده‌ها به شرکت کمک می‌کند تا با ساده سازی مدیریت و پردازش اطلاعات و داده‌های ارزشمند، از مزایای استراتژیک و تاکتیکی مختلف نسبت به رقبای خود برخوردار شود.

2. افزایش دقت: دقت برای اداره یک تجارت در شرایط بازار امروز بسیار مهم است. بزرگترین مزیت استفاده از برنامه‌های کامپیوتری این است که وقتی همه باگ‌ها از برنامه حذف شوند، هر چند وقت یکبار نتایج ۱۰۰ درصد دقیق را به شما می‌دهد. در مقایسه با انسان، برنامه‌های کامپیوتری نتایج دقیق را به طور مداوم در مدت زمان کوتاهی تولید می‌کنند و در سناریوی فعلی بازار، زمان به پول تبدیل می‌شود.

3. کمک به کاهش هزینه: به دلیل پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، سازمان‌ها نیازی به تلاش اضافی برای پر کردن منابع ندارند و این به شرکت‌ها کمک می‌کند تا هزینه عملیات خود را کاهش دهند. با صرفه جویی در این هزینه‌های ناخواسته، شرکت می‌تواند آن را در موارد مختلف سرمایه گذاری کند تا سود بیشتری ایجاد کند و عملیات خود را گسترش دهد.

4. کمک به ذخیره سازی و دستکاری داده‌ها: ذخیره سازی دقیق و دوره ای داده‌ها برای شرکت بسیار مهم است و اگر هر یک از داده‌های ذخیره شده از بین برود، تأثیر نامطلوبی بر عملکرد یکپارچه شرکت خواهد داشت. اتوماسیون اداری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا حداکثر داده‌ها را بدون از دست دادن چیزی ذخیره کنند. این داده‌های ذخیره شده می‌تواند برای انجام مطالعات مختلف و درک روند رشد شرکت، تجزیه و تحلیل رقبا و درک تغییر سلیقه مشتریان مفید باشد.

5. کمک به تبادل آسان داده‌ها: تبادل اطلاعات یا داده‌های ذخیره شده یکی دیگر از بخش‌های مهم سیستم اتوماسیون اداری شرکت است. برنامه‌های کاربردی انتقال الکترونیکی به شرکت‌ها و کارمندان آنها کمک می‌کند تا داده‌های ذخیره شده و دستکاری شده را به راحتی بین یکدیگر مبادله کنند و این تضمین می‌کند که عملیات روزانه کسب و کارها بدون هیچ گونه نقص عمده ای بدون مشکل پیش می‌رود.

سخن پایانی

در مجموع سیستم اتوماسیون اداری کار دستی را به حداقل می‌رساند. این امر باعث صرفه جویی در زمان و هزینه شما می‌شود. می‌توانید از طریق مشاوره با افراد متخصص در این حوزه از دانش علمی آن‌ها استفاده نمایید.