رشته حسابداری ثبات شغلی و فرصت کار با افراد یا شرکت های بزرگ را ارائه می دهد. کسانی که به عنوان حسابدار کار می کنند، به چندین ابزار برای حسابداری نیاز دارند که می تواند به آن ها در انجام امور کاری کمک فراوانی کند.
نکات قابل توجه در استفاده از ابزارهای لازم برای کار یک حسابدار
وقتی یک کار کوچک را شروع می کنید و نمی توانید یک حسابدار را کاملاً توجیه کنید، چه می کنید؟ شما بهترین نرم افزار حسابداری مشاغل کوچک را برای تأمین بودجه و نیازهای خود پیدا می کنید. اگر به تازگی این جستجو را شروع می کنید، طولی نمی کشد که شما فضای نرم افزاری حسابداری را پیدا می کنید. دانستن اینکه از کجا باید شروع شود، کدام راه حل ها ویژگی های مورد نیاز شما را ارائه می دهند و اینکه آیا برای اندازه شرکت یا اندازه راه اندازی بهتر هستند، ممکن است دشوار باشد. بنابراین، می توانید لیستی از بهترین ابزارهای حسابداری برای مشاغل کوچک را تهیه کنید که به شرح زیر است:
- - لیست را مرور کنید و راه حلی پیدا کنید که به رشد کسب و کار شما کمک کند
داشتن لیستی از نرم افزار بسیار خوب است، اما چگونه می توانید یکی از موارد مناسب کسب و کار خود را تشخیص دهید؟ در اینجا چند نکته وجود دارد که باید هنگام جستجوی نرم افزار حسابداری یا دفترداری به خاطر بسپارید.
- - نیازهای خود را شناسایی کنید.
آیا به پلتفرمی نیاز دارید که به شما امکان ردیابی موجودی کالا را بدهد یا نگرانی های مستقیم تری برای دریافت و ردیابی مالیات را داشته باشد؟ لیستی از نیازها و ابزارهای حسابداری خود را تهیه کنید و آنها را از حداقل به مهم ترین آنها اولویت بندی کنید. قبل از شروع تحقیق در مورد راه حل ها، در مورد تعدادی از اهداف مورد نیاز نرم افزار خود اطلاعاتی کسب کنید. شما می توانید در اینجا انعطاف پذیر باشید، اما به راحتی می توانید ابزاری داشته باشید که نیاز شما را برطرف می کند.
- - در مورد بودجه خود صادق باشید
قبل از شروع مرحله تحقیق خود، مشخص کنید که چقدر می توانید برای نرم افزار حسابداری به عنوان ابزار حسابداری خود هزینه کنید. پس از دانستن میزان بودجه خود، سعی کنید زمان زیادی را صرف ارزیابی نرم افزاری نکنید که از حیطه امکان شما خارج است. بودجه ها معمولاً دارای بخش های تکان دهنده ای هستند، اما این قانون را ایجاد کنید که اگر راه حلی بیش از 25٪ از بودجه تعیین شده شما باشد، از این کار فاصله خواهید گرفت.
- - درباره ویژگی هایی که نیازهای شما را برآورده می کنند تحقیق کنید.
در مورد ویژگی های مورد استفاده در ابزارهای حسابداری با حوصله تحقیق کنید. اما اگر خود را متخصص در ارائه خدمات حسابداری می دانید، ممکن است هزینه های زیادی را که نیازی به آنها ندارید بپردازید. به لیست نیازهای اولویت دار خود برگردید و فقط نرم افزاری را ارزیابی کنید که اکثر این نیازها را برآورده می کند.
- - سوالات خود را درست و با دقت بپرسید.
اگر نرم افزاری را انتخاب می کنید که نیاز به روند فروش دارد، مهم است که سوالات خود را درست و با دقت بپرسید. در اینجا چند مورد برای پرسیدن وجود دارد:
"API شما چقدر ایمن است؟"
"چگونه از داده های خود، سیستم پشتیبان تهیه می کنید؟"
"چه هزینه ها یا هزینه های دیگری را باید انتظار داشته باشید؟"
"درباره پشتیبانی مشتری، اطلاعاتی کسب کنید. ساعات شما چقدر است و در صورت ارائه شماره یا سوال، با چه سرعتی باید انتظار داشته باشید که پاسخی دریافت کنید؟"
"آیا می توانید در مورد مشتری که با او کار کرده اید که مشابه تجارت شما است اطلاعاتی را در اختیار سایرین قرار دهید؟ آنها چه نکات مهمی را با نرم افزار شما تجربه کرده اند؟"
موارد موثر در استفاده از ابزارهای حسابداری
- راه حلی را انتخاب کنید که به رشد شما کند.
اگر راه حل شما برای شرکت شما کارساز نیست، باید هرچه زودتر راه حل جدیدی پیدا کنید. اما شما نمی خواهید در مدت شش ماه نرم افزار را عوض کنید، زیرا قبلاً از این نرم افزار استفاده کرده اید. پس بهترین کار این است که در مورد سرعت رشد کسب و کار خود واقع بین باشید و از نماینده فروش که با آن کار می کنید سوال کنید که محصول وی در مقیاس کسب و کار چقدر با مشتری رشد می کند. که در اینجا بهترین ابزارها و نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک ذکر شده است که شامل:
Intuit QuickBooks آنلاین
Xero
حسابداری GoDaddy
AccountEdge Pro
OneUp
OnPay
NetSuite ERP
کتاب های زیپ
- ابزاری که هر حسابدار نیاز دارد
• یک کامپیوتر با کیفیت
وقتی حسابدار شدید، رایانه و کامپیوتر شما بیشترین بار را هنگام کار به دوش می کشد و می تواند به عنوان ابزاری موثر برای حسابداری درنظر گرفته شود. به همین دلیل، شما به یکی از آنها نیاز خواهید داشت. حتماً رایانه ای خریداری کنید که دارای سیستم پردازشی باشد و بتواند نرم افزار مدیریت اسناد و مالیات شما را اجرا کند. برای حسابداران کامپیوتر، پایه و اساس سایر عناصر صنعت است.
پس از انتخاب یکی از آن ها، آن را حفظ کنید تا از عملکرد صحیح آن اطمینان حاصل کنید. با از بین بردن داده های قدیمی که دیگر به آنها نیازی ندارید، پاکسازی های منظم را انجام دهید. از بارگیری اسنادی که به احتمال زیاد سرعت آن را کم می کنند خودداری کنید و حتماً نرم افزار آنتی ویروس را نصب کنید.
- نرم افزار مدیریت پروژه
هنگام در نظر گرفتن ابزارهای لازم حسابداری، یک سیستم مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا منظم تر کار کنید. در صنعت حسابداری، احتمالاً موارد متعددی خواهید داشت که به طور همزمان روی آنها کار می کنید. یک سیستم مدیریت، اولویت بندی پروژه های شما را برای شما آسان می کند. اگر در یک محیط دفتری و با تیمی از حسابداران کار می کنید، پس استفاده از رایانه و کامپیوتر، به همه اعضای دفتر شما امکان دسترسی به حساب ها و سیستم های مشابه را می دهد. این ویژگی، ارتباط را راحت تر می کند. سیستم های مبتنی بر رایانه همواره باعث افزایش کارایی می شوند. می توانید از درخواست به روزرسانی وضعیت از سایر افرادی که روی همان پروژه کار می کنند، خودداری کنید که در این صورت، مجبور به اشتراک اطلاعات از طریق ایمیل یا کاغذ نخواهید شد.
- نرم افزار مالیاتی
امروز با ورود به صنعت حسابداری، از فناوری مدرن بهره مند خواهید شد. این امر شامل نرم افزار مالیاتی است. در گذشته، حسابداران، مالیات را با دست پردازش می کردند. این مشکل بزرگی بود که اشتباهات زیادی با آن صورت می گرفت و در مواردی مشتری فراموش می کرد که مدارک مهم مالیاتی را درج کند، زیرا در آن شرایط به حسابگر نیاز داشت تا شماره ها را به طور کامل پیکربندی کند.
با استفاده از نرم افزار مالیاتی، اشتباهات و اوراق از دست رفته به راحتی اصلاح می شوند، زیرا فقط باید ارقام موجود در سیستم را تنظیم کنید. این نرم افزار از بقیه امور مراقبت خواهد کرد. نرم افزار مالیاتی باعث صرفه جویی در وقت می شود و خطاها را کاهش می دهد زیرا کدگذاری IRS در برنامه گنجانده شده است.
- یک سیستم مدیریت اسناد بدون کاغذ
یک سیستم مدیریت اسناد بدون کاغذ، به عنوان ابزار کار یک حسابدار باعث افزایش کارایی می شود و در عین حال مشتری های شما می توانند پرونده های مهم خود را با شما به اشتراک بگذارند. این نوع تنظیمات به شما امکان می دهد بدون نگه داشتن پرونده های کاغذی کار کنید. بدون کاغذ، نیاز خود را به واحدهای ذخیره سازی فیزیکی کاهش می دهید. وقتی مشتری سوالی را در مورد مدارک خود دارد و با شما تماس می گیرد، تقریباً بلافاصله به اسناد دسترسی خواهید داشت تا به سوالات او پاسخ دهید. حتی می توانید پرونده های خود را از دستگاه های مختلف ارزیابی کنید، بنابراین اگر از دفتر کار دور باشید، همچنان می توانید به افراد کمک کنید. این سیستم همچنین در هنگام مسافرت، کار را برای شما آسان می کند.
- حسابداری پایه
در حالی که فناوری، بیشتر کارهای حسابداری را آسان می کند، اما نیاز به مجموعه اساسی تجهیزات و ابزارهای حسابداری قدیمی را فراموش نکنید. روی یک ماشین حساب خوب، یک جعبه مداد و دفترچه یادداشت با کیفیت بالا سرمایه گذاری کنید. با شروع کار حسابداری، متوجه خواهید شد که انجام کار در مورد گرفتن جزئیات درست است. برای این کار نمی خواهید فقط به نرم افزار اعتماد کنید. شاید لازم باشد درباره حسابی که در حال پردازش آن هستید یادداشت برداری کنید.
علاوه بر این، اگر مغایرتی مشاهده کردید، باید اسناد را با دست دوبار بررسی کنید. به خاطر داشته باشید که با مهارت، حرفه ای بودن و مهارت های حسابداری با کیفیت خود، مشتری ها را جذب خود خواهید کرد. با استفاده از ابزارهای حسابداری مناسب، شما آماده خواهید بود که به عنوان یک حسابدار حرفه ای سودمند و با ثباتی، کار خود را شروع کنید. به عنوان مثال، استفاده ازکتاب های زیپ کاملا رایگان است و گزینه خوبی برای مشاغل با نیازهای محدود حسابداری است. ابزارهای اصلی حسابداری را با آن دریافت خواهید کرد و می توانید مشتریان و فروشندگان نامحدود خود را با آن مدیریت کنید.
