حسابداری فرایند ثبت معاملات مالی مربوط به یک تجارت است. روند این کار شامل جمع بندی ، تجزیه و تحلیل و گزارش این معاملات به سازمان های نظارتی ، تنظیم کننده ها و سازمان های جمع آوری مالیات است. صورتهای مالی مورد استفاده در حسابداری ، خلاصه ای مختصر از معاملات مالی طی یک دوره حـسابداری است که خلاصه ای از عملکرد شرکت ، موقعیت مالی و جریان وجوه نقدی است. به طور دقیق تر فرایند ثبت منظم ، اندازه گیری و برقراری اطلاعات در مورد معاملات مالی است.
نحوه کار حسابدار
حسابداری یکی از کارکردهای اصلی برای تمامی مشاغل است. این ممکن است توسط یک حسابدار در آن مجموعه یا یک حسابدار در یک شرکت کوچک یا دپارتمان های مالی قابل توجه با ده ها کارمند در شرکت های بزرگتر اداره شود. گزارش های تولید شده توسط جریان های مختلف حسـابداری ، مانند حسـابداری هزینه و حسـابداری مدیریتی ، در کمک به مدیریت در تصمیم گیری های آگاهانه در زمینه تجارت بسیار ارزشمند است.
ویژگی های کیفی اطلاعات حسابداری برای استفاده کنندگان برون سازمانی
اطلاعات حسابداری که به تصمیم گیرندگان برون سازمانی ارایه میشود در قالب گزارش‌ها و صورتهای مالی است که شامل صورتحساب سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد است که به علت نقش نداشتن استفاده‌کنندگان در تهیه این گزارش‌ها، مجامع دولتی و موسسات علمی و حرفه‌ای حسابداری، واحدهای گزارشگر را به رعایت اصول و استانداردها موظف می کنند تا استفاده کنندگان با اعتماد کامل، این نوع اطلاعات و گزارش‌ها را برای تصمیم گیری مورد استفاده قرار دهند. همچنین این گزارش‌ها و اطلاعات باید از ویژگی‌های کیفی خاصی برخوردار باشند تا برای تصمیم گیری، مفید و قابل استفاده باشند.
ویژگی های یک حسابدار خوب
حسابداری یکی از سخت‌ترین مشاغلی ایست که در جامعه وجود دارد زیرا باید باتوجه به تمام پیچیدگی‌های مالی و فشار و استرسی که به شما وارد میشود بهترین گزارش آماری را ارائه دهید.برای این که بتوانید به یک حسابدار خوب تبدیل شوید ابتدا باید قدرت صبر و تمرکز را در خودتان بالا ببرید تا فشار ساعت‌ها کار نتواند شما را خسته کند و دقت شما را در کار پایین بیاورد.
دومین کاری که باید برای تبدیل شدن یک حسابدار موفق بکنید این است که روابط اجتماعی و قدرت برقراری ارتباط با دیگران را در خودتان تقویت کنید تا بتوانید در گفت وگو با مدیر و سایر اعضای شرکت و همچنین سازمان‌های مختلف بتوانید خوب عمل کنید.یادگیری نرم‌افزارهای آماری در کنار نرم افزار مالی سومین و یکی از مهم‌ترین کارهایی است که برای پیشرفت شغلی باید انجام دهید زیرا این نرم افزارها در بالابردن دقت و صحت گزارشات شما کمک بسیاری می‌کند. یادگیری نرم‌افزارهای آماری امروزه به‌قدری مورد توجه شرکت‌ها و کسب‌وکارهای مختلف قرار گرفته که به یک ملاک اصلی برای استخدام حسابداران تبدیل شده است.
تعریف شعبه
شعبه زیر مجموعه شرکت مادر است و از نظر مسئولیت حقوقی کاملا وابسته به شعبه مادر می باشد. در واقع شعبه قسمتی از شرکت اصلی است. شعب در خارج از شرکت اصلی ایجاد می شود. در واقع در زبان کسب و کار به واحد تجاری یا بازرگانی که از راه دور با سازمان مرکزی فعالیت و همکاری می کند را شعبه می گویند که اقدامات آن در راستای دستور العمل های صادره از سوی اداره مرکزی انجام می گردند.
حسابداری شعب:
زمانی که یک سازمان و یا نهاد مالی فعالیت خود را گسترش می دهد، لازم است که از نظر جغرافیایی نیز اقداماتی انجام دهد. برای این توسعه، فعالیت خود را در مناطق دیگری نیز شروع می کند که اصطلاحا می گویند شعبه جدیدی ایجاد شده است.لازم است که در این شعبه ایجاد شده، اصولی قرار داده شوند که مدیریت مجموعه موظف به رعایت آنها می باشد. یکی از این اصول حسابداری شعب مورد نظر می باشد. حدود عملیات حسابداری شعب به رویکرد و نظر شرکت مربوط میشود. برهمین اساس روابط شرکت و شعب به انواع زیر قابل تفکیک است.
1- شعبی که دفاتر مستقل نگهداری نمی کنند :
مجموعه عملیات مالی این شعب در دفاتر موسسه مرکزی ثبت و نتایج حاصل از آن نیز از طریق مرکز استخراج می شود.این شعب موظفند گزارش فعالیت هایشان را متناسب با حجم کار خود ، روزانه ، هفتگی یا ماهانه به سازمان مرکزی فرستاده و وجوه نقدی حاصل از فروش یا وصول مطالبات خود را به حساب بانکی به نام مرکز واریز نموده یا نقداً ارسال دارند.این نوع شعب بیشتر به فعالیت های جزئی فروشی اشتغال داشته و کالای تجارتی آنها مستقیماً از یک انبار مرکزی توزیع شده و صورت حساب آن از مرکز ارسال می شود.
نحوه قیمت گذاری کالای ارسالی از مرکز برای شعب ، معمولاً به یکی از طرق زیر صورت می گیرد :
الف- به قیمت تمام شده ؛
ب- به قیمت تمام شده به اضافه چند درصد ؛
ج- به قیمت فروش ؛
الف-حسابداری ارسال کالای شعبه به قیمت تمام شده:
این روش یکی از ساده ترین روشها است و طرفداران این روش عقیده دارند که چون هنگام ارسال کالا به شعبه هیچ فروشی انجام نشده است، بنابراین ارسال کالا به شعبه باید به بهای تمام شده در دفاتر واحد مرکزی ثبت شود. همچنین در مواردی این روش مورد استفاده قرار می گیرد که نتوان قیمت فروش را تعیین کرد و یا امکان نگهداری کالا برای مدت طولانی امکان پذیر نباشد. (کالا فاسد شدنی باشد بعنوان مثال صنایع غذایی) و در این روش وجود حساب موجودی کالای شعبه، ثبت کلیه تغییرات کالای ارسالی در شعبه می باشد و به مانند حسابی است که عملکرد شعبه را مشخص می نماید.
مراحل بستن حساب ها در روش قیمت تمام شده:
• موجودی کالای شعبه، با حساب خلاصه سود و زیان شعبه بسته می شود.
• خلاصه سود و زیان شعبه، با حساب سود و زیان ویژه شعبه بسته می شود.
• سود و زیان ویژه شعبه، با حساب خلاصه سود و زیان مرکز بسته می شود.
• هزینه کالای ارسالی، با خلاصه سود و زیان مرکز بسته می شود.
حسابداری ارسال کالای شعبه به روش قیمت تمام شده به اضافه چند درصد:
روش قیمت تمام شده به اضافه چند درصد ، در مواردی اعمال می گردد که تعیین قیمت قطعی فروش به عللی از قبیل نوسان قیمت فروش در بازار ، انحصاری نبودن کالا در بازار و … میسر نباشد.
در این حالت سود ناویژه تقریبی برآورد و به قیمت تمام شده کالای ارسالی اضافه و به حساب شعبه منظور می گردد. به این ترتیب ، کنترلی بر قرار خواهد شد تا هر زمان جمع موجودی نقدی و کالای شعبه مانده حساب شعبه در دفاتر مرکز اختلاف چندانی نداشته باشد.
اگر شعبه کالا را بر مبنای قیمت تعیین شده از طرف مرکز بفروشد ، مانده حساب کالای شعبه در دفاتر مرکز با جمع موجودی نقدی و جنسی شعبه مطابقت خواهد شد ، در غیر این صورت اگر شعبه کالای تحویلی از مرکز را به قیمتی متفاوت با قیمت سیاهه بفروشد ، رقم حاصل به منزله سود و زیان ناویژه شعبه خواهد بود و به حسابی به نام حساب تعدیل کالای شعبه ( که روش ثبت آن در جدول بعد نشان داده می شود ) نقل می گردد.
در این روش ، کالای ارسالی به شعبه به قیمت سیاهه ( قیمت تمام شده به اضافه چند درصد ) به حساب کالای شعبه بدهکار و به قیمت تمام شده به حساب کالای ارسالی بستانکار و تفاوت آن ( قیمت تمام شده – قیمت سیاهه ) در حساب تعدیل کالای شعبه بستانکار می شود.حساب تعدیل کالای شعبه به منزله حساب سود و زیان ناویژه شعبه است.
در پایان دوره :
در پایان دوره مالی ، سود ناویژه تحصیل نشده ( سود ناویژه منظور شده در موجودی کالای فروش رفته ) به این حساب بدهکار و هر مبلغ سود یا زیان ناویژه حاصل از تغییر قیمت برآوردی به وسیله انتقال از حساب کالای شعبه به این حساب منتقل می شود.مانده نهایی حساب تعدیل کالای شعبه در این زمان نماینده سود ناویژه تحقق یافته معاملات شعبه خواهد بود که به حساب خلاصه سود و زیان شعبه منتقل می شود. ثبت حسابداری هزینه ها ، تخفیفات نقدی فروش مشابه روش قیمت تمام شده است.
در برخی موسسات ، برای ثبت روش قیمت تمام شده به اضافه چند درصد از دفاتر دو ستونی استفاده می نمانید که در یک ستون قیمت سیاهه و در ستون دوم قیمت تمام شده ثبت می شود.
مراحل بستن حساب ها در روش قیمت تمام شده + چند درصد سود:
• بستن موجودی کالای شعبه، با حساب تعدیل کالای شعبه
• بستن تعدیل کالای شعبه، با حساب خلاصه سود و زیان شعبه
• بستن خلاصه سود و زیان شعبه با حساب، خلاصه سود و زیان
حسابداری ارسال کالا به شعبه به روش قیمت فروش :
در مواردی که قیمت کالا در بازار نوسان قابل توجهی نداشته باشد ، بازار انحصاری ( بدون رقابت ) باشد ، کالا فاسد شدنی نباشد و موسسه در وضعیتی باشد که بتواند قیمت فروش کالای خود را ثابت نگه دارد ، کالای ارسالی به شعب به قیمت فروش ، سیاهه شده و ارسال می شود.در این جاست که کنترل موثری بر موجودی کالای شعبه برقرار خواهد شد و همواره مانده حساب کالای شعبه با جمع ارزش فروش موجودی کالا ( قیمت سیاهه ) و وجوه نقد موجود در شعبه برابر خواهد بود.
برای تعیین افزایش یا کاهش قیمت فروش شعبه که ناشی از تفاوت قیمت فروش شعبه با سیاهه ارسالی از مرکز است و همچنین محاسبه فروش شعبه در حساب کالای ارسالی و انتقال آن به حساب فروش شعبه ، لازم است حساب کالای ارسالی به مبلغ موجودی کالا به قیمت فروش بدهکار و حساب کالای شعبه به همان مبلغ بستانکار شده و یا رقم موجودی به طرف مقابل ذیل همان حساب ها برای شروع کار در ابتدای دوره مالی بعد منتقل شود.
البته این عمل لازم است ابتدا در دفتر روزنامه ثبت و از آن طریق به حساب های مربوطه منتقل شود و برای اصلاح حساب موجودی کالای اول و آخر دوره به قیمت تمام شده نیز می توان طبق روال معمول حسابداری از طریق حساب خلاصه سود و زیان اقدام کرد.
یادآوری :
ضمناً باید یادآوری کرد که در این روش حساب خلاصه سود و زیان شامل عملیات شعبه و مرکز بوده و قابل تفکیک از هم نیستند.
بستن حساب ها در روش قیمت فروش:
• موجودی کالای شعبه، با حساب کالای ارسالی به شعبه بسته می شود.
• کالای ارسالی به شعبه، با حساب خلاصه سود و زیان مرکز بسته می شود.
2- شعبی که دفاتر جداگانه نگهداری می کنند :
در صورتی که نگهداری حساب های شعب به عللی از قبیل بالا بودن حجم فعالیت ، بعد مسافت ، اعطای اختیارات بیشتر به روسای شعب و … توسط اداره مرکزی امکان پذیر نباشد ، شعب خود می توانند دفاتر حسابداری جداگانه داشته باشند و معاملات خود را نظیر یک موسسه تجاری مستقل که متعلق به اداره مرکزی است ، در آنها ثبت نمایند.
3- شعب خارجی :
این نوع شعب در خارج از کشور محل اقامت اداره مرکزی واقع شده اند و روش ثبت معاملات آنها مشابه دوایری است که دفاتر مستقل نگهداری می کنند با این تفاوت که معاملات خود را با پول رایج کشور محل اقامت خود انجام می دهند .
هزینه های شعب :
هزینه های شعبه معمولاً توسط اداره مرکزی پرداخت می شوند.اما مرکز شعبه مجاز به انجام هزینه باشد ، در بعضی مواقع این پرداخت ها را از محل تنخواه گردانی که اداره مرکزی در اختیارش قرار داده انجام داده و با ارسال مدارک و اسناد به مرکز طبق روش معمول تنخواه عمل و ثبت می شود.در مواقعی که شعبه تنخواهی در اختیار نداشته باشد و اجازه انجام هزینه را نیز دارا باشد ، پرداخت های خود را از محل وصولی های شعبه کسر و به مرکز گزارش می نماید تا مرکز در بدهکار حساب های مربوطه ثبت نماید.
لازم به یادآوری است که حساب کالای شعبه به منزله حساب خلاصه سود و زیان هر شعبه بوده و مانده این حساب در پایان دوره مالی تحت عنوان سود یا زیان ناویژه به حساب خلاصه سود و زیان شعبه منتقل می شود.سپس کلیه هزینه های شعبه به حساب خلاصه سود و زیان شعبه بسته شده و مانده این حساب ، به حساب خلاصه سود و زیان مرکز که نشان دهنده نتیجه کلیه فعالیت های مالی شعب و اداره مرکزی است ، منتقل می شود. کلیه این عملیات به علت عدم وجود دفاتر مستقل در شعبه ، در دفاتر مرکز انجام می گیرد.
سیستم حسابداری شعب متمرکز
اهم سر فصل حسابهای که در دفتر مرکزی برای شعبه افتتاح می شود
• موجودی کالای ابتدای دوره شعبه
• کالای ارسالی به شعبه
• موجودی کالای شعبه
• بانک شعبه
• بدهکاران شعبه
• هزینه های شعبه
• موجودی کالای پایان دوره شعبه
• خلاصه حساب سود و زیان شعبه
انتقال کالا بین شعب
در برخی موارد، شرایط اقتصادی ایجاب می کند که یک شعبه از محل کالاهای دریافتی از دفتر مرکزی، کالاهایی را به شعب های دیگر ارسال کند . در این قبیل موارد، لازم است هر یک از این شعب به ترتیبی رویداد مربوط را ثبت کند که آثار مرتبط بر حسابهای دفتر مرکزی نیز ملحوظ شود.
برای مثال، شعبه دریافت کننده کالا باید حساب دارایی دریافتی را بدهکار و حساب جاری دفتر مرکزی را پستانکار کند؛ یا به‌طور مشابه، شعبه ارسال کننده کالا باید حساب جاری دفتر مرکزی را بدهکار و موجودی کالای مربوط را پستانکار نماید. نگهداری حساب جاری توسط یک شعبه برای شعب دیگر معمولاً متداول نیست و همان طور که گفته شد، این گونه رویدادها از دیدگاه حساب دهی به دفتر مرکزی مورد تجزیه وتحلیل قرار می گیرد.
صورتهای مالی ترکیبی حسابداری شعب
اگرچه صورتهای مالی جداگانه شعب و دفتر مرکزی اطلاعات مفیدی را درباره عملیات هر بخش افشا می کند اما، اطلاعات تحلیلی با اهمیت را درباره کل واحد انتفاعی ارائه نمی نماید . برای مثال، منظور کردن یک رقم یگانه برای سود خالص شعبه، در صورتهای مالی دفتر مرکزی، از لحاظ استفاده کنندگان از اطلاعات مالی کافی نیست. افشای اطلاعات درباره جمع درآمد فروش، بهای تمام شده کالای فروش رفته و هزینه های عملیاتی کل واحد انتفاعی با معنی تر و مفیدتر از اطلاعات مربوط به شعب جداگانه و یا دفتر مرکزی است.
صورتهای مالی ترکیبی دفتر مرکزی و شعب مربوط، برای انعکاس آثار رویداد های مالی و مبادلات کل واحد انتفاعی، از دیدگاه استفاده کنندگان برون سازمانی ضروری است . بنابراین، آثار مبادلات بین دفتر مرکزی و شعب (یا بین شعب ) از لحاظ پرهیز از احتساب تکراری باید حذف شود . در صورتهای مالی ترکیبی، از اصل جایگزینی یعنی قرار دادن دارایی‌ها، بدهی‌ها و حسابهای عملیاتی شعبه به جای حساب جاری شعبه استفاده می شود . این عمل، در کاربرگ ترکیبی از طریق حذف حساب جاری شعبه در مقابل حساب جاری دفتر مرکزی انجام می پذیرد.
در مواردی که شواهدی دال بر مبادلات درون سازمانی وجود داشته باشد، لازم است آثار این مبادلات نیز حذف گردد. ثبت‌های حذفی، تنها در کاربرگ ترکیبی انعکاس می یابد و در دفاتر دفتر مرکزی یا شعب ثبت نمی شود. کاربرگ ترکیبی به سه بخش تفکیک می شود تا مبانی تهیه صورت سود و زیان، صورت سود (زیان ) انباشه و ترازنامه فراهم شود. حساب های متقابل حذف شده اند.
شایان ذکر است که اجزای تشکیل دهنده حساب بهای تمام شده کالای فروش رفته به طور جداگانه در کاربرگ منعکس شده است . ضمناً، در کاربرگ به سود انباشته شعبه نیز اشاره می شود در حالیکه شعب معمولاً سود یا زیان خود را در چنین حسابی انباشه نمی کنند و آن را تعدیلی در حساب جاری دفتر مرکزی به شمار می‌آورند . بنابراین، مانده اول دوره سود انباشت مربوط به شعبه همواره مساوی صفر است.
سایر سیستم‌های حسابداری شعب
در برخی موارد، دفتر مرکزی ممکن است ترجیح دهد که حسابهای تمامی شعب را به‌طور متمرکز در مدارک مالی خود نگهداری کند . در این قبیل موارد، لازم است تمامی شواهد و مستندات مربوط به رویدادهای مالی شعب به‌طور منظم به دفتر مرکزی ارائه شود تا در حسابهای مربوط ثبت کنند . چنین دستگاهی بسیار شبیه سیستم حسابداری بکار گرفته شده توسط نمایندگی‌ها است.
در برخی موارد دیگر، سیستم حسابداری ممکن است شامل نگهداری کامل سوابق توسط دفتر مرکزی و شعبه باشد. بدیهی است که انجام این گونه کارهای موازی، نارسایی‌هایی دارد. اما به‌طور کلی، ایجاد سیستم گزارشگری مطلوب و مبادله منظم اطلاعات موجب ارتقای کارآیی عملیاتی می شود و در مقایسه با سیستم متمرکز و انجام موازی امور، مرجع است.
